Manajemen Piutang: Pengertian, Manfaat, dan Tips Melakukannya

manajemen piutang

Manajemen piutang adalah fungsi penting dari semua bisnis. Seberapa baik Anda mengelola piutang berdampak langsung pada arus kas dan, pada akhirnya, laba organisasi Anda.

Manfaat pengelolaan piutang yang efisien sudah jelas, tetapi banyak perusahaan yang masih ketinggalan zaman. Jangan biarkan praktik usang menghambat organisasi Anda.

Sebagai gantinya, pelajari cara meningkatkan proses manajemen piutang Anda sehingga tim Anda dapat tumbuh, menjadi proaktif, dan mengambil proyek yang lebih berarti yang tidak melibatkan mengejar faktur yang telah jatuh tempo.

Teruslah membaca untuk artikel ini untuk mempelajari cara meningkatkan manajemen piutang organisasi Anda. Panduan ini mencakup mengapa manajemen piutang penting, tantangan umum yang dihadapi perusahaan, dan praktik terbaik untuk mulai diterapkan sekarang.

Pengertian Manajemen Piutang

manajemen piutang

Manajemen piutang (AR) adalah praktik mendapatkan pembayaran pelanggan dalam periode waktu tertentu. Organisasi yang menjual produk dan layanan menggunakan manajemen AR untuk memastikan pelacakan dan pengelolaan yang tepat dari setiap langkah yang terlibat dalam mengumpulkan pembayaran setelah pelanggan melakukan pemesanan.

Ini adalah komponen penting dalam membangun likuiditas dan profitabilitas serta menghindari kredit macet—dan ini mencakup lebih dari sekadar menerima pembayaran atas tagihan.

Baca juga: Apa Itu Catatan Atas Laporan Keuangan? Ini Pembahasan Lengkapnya

Mengapa Manajemen Piutang Itu Penting?

Manajemen piutang usaha mencakup semua proses yang terlibat dalam penagihan pelanggan dan mengumpulkan pembayaran untuk barang atau jasa. 

Proses pengelolaan piutang yang efisien membantu menjaga arus kas yang sehat untuk menutupi biaya operasional dan meningkatkan skala bisnis Anda.

Sebaliknya, arus kas yang tidak memadai dapat mengakibatkan konsekuensi yang parah, seperti pertumbuhan terhambat atau bahkan kebangkrutan.

Proses Manajemen Piutang Usaha

Meskipun proses yang tepat dapat bervariasi dari satu bisnis ke bisnis lainnya, proses piutang setiap organisasi melibatkan dua fungsi penting, penagihan dan pengumpulan pembayaran.

Proses pengelolaan AR mungkin sedikit berbeda dari satu organisasi ke organisasi berikutnya, tetapi tentu saja ada beberapa tugas utama yang harus disertakan dalam setiap proses yang kuat:

1. Menentukan Kredit Pelanggan

Sebelum menyetujui syarat atau ketentuan apa pun atau menerima pelanggan baru, Anda harus terlebih dahulu mengidentifikasi apakah mereka benar-benar dapat membayar barang dan/atau jasa Anda.

Penentuan ini didasarkan pada informasi kredit pelanggan dan membantu Anda memutuskan apakah Anda perlu meminta pembayaran di muka daripada memperpanjang batas kredit.

2. Monitor Keterlambatan Pembayaran

Sangat penting untuk mengawasi secara teratur kapan setiap pembayaran jatuh tempo dan mengirimkan pengingat pembayaran yang sesuai. Komunikasi yang konsisten dengan pelanggan dapat mencegah non-pembayaran dan penagihan yang, pada gilirannya, memastikan arus kas yang sehat.

3. Mempertahankan Hubungan Pelanggan

Memberikan layanan pelanggan yang sangat baik dengan menangani setiap keluhan atau pertanyaan secara tepat waktu sangat penting untuk mengelola hubungan kerja yang solid.

4. Menjaga Saldo Akun

Anda pasti ingin memperbarui saldo pelanggan keakurat mencerminkan pembayaran sehingga tidak ada yang jatuh melalui celah-celah. Baik tim internal maupun pelanggan harus memiliki akses mudah ke saldo real-time.

Selain itu, ada dua proses manajemen AR yang sangat penting meliputi:

  • Penagihan – Pelanggan dikirimi faktur untuk memberi tahu mereka tentang tagihan yang belum dibayar.
  • Penagihan pembayaran – Pembayaran dikumpulkan dari pelanggan, dan faktur direkonsiliasi.

Realitas proses piutang tidak sesederhana itu. Melakukan dan mengelola fungsi inti ini melibatkan sejumlah tugas dan pertimbangan tambahan. 

Misalnya, yang terbaik adalah mengirim pengingat tepat waktu kepada pelanggan antara saat faktur dikirim dan saat jatuh tempo. Bagaimana Anda mengirim dan melacak pengingat ini juga merupakan bagian dari proses manajemen piutang. 

Selain penagihan dan penagihan, bagian penting lain dari manajemen piutang adalah pelaporan. Kemampuan untuk melihat gambaran keadaan kinerja saat ini sangat penting untuk manajemen piutang yang efektif.

Setiap saat, Anda harus memiliki akses mudah ke data akurat tentang metrik utama, seperti hari penjualan yang luar biasa atau rasio perputaran.

Baca juga: Jurnal Buku Besar Bentuk T dan Cara Membuatnya

Tantangan Manajemen Piutang

Bisnis saat ini menghadapi banyak tantangan dalam hal proses faktur dan piutang, yang berdampak negatif pada likuiditas. Beberapa tantangan piutang yang paling umum meliputi:

  • Kesalahan faktur
  • Pembayaran terlambat
  • Pengingat yang terlewatkan
  • Menghapus tagihan yang belum dibayar sebagai piutang tak tertagih
  • Mengalokasikan pembayaran secara tidak benar
  • Pengalaman pelanggan yang buruk?
  • Waktu karyawan terbatas

Jika bisnis Anda terhambat oleh tantangan-tantangan ini, periksa proses manajemen piutang Anda untuk mengidentifikasi titik kesulitan dan area peluang yang paling signifikan.

Baca juga: Mengenal Jenis Anggaran dalam Proses Bisnis

Manfaat Otomatisasi pada Manajemen Piutang Usaha

Cara paling efektif untuk meningkatkan manajemen piutang organisasi Anda adalah dengan mengotomatiskan proses Anda sebanyak mungkin. 

Solusi otomatisasi piutang yang komprehensif memungkinkan Anda memanfaatkan beberapa manfaat utama:

  • Akurasi lebih tinggi – Kesalahan manusia dapat menyebabkan masalah yang mahal. Otomatisasi mengurangi jumlah input manual yang diperlukan, yang membantu mencegah ketidakakuratan.
  • Penagihan dan penagihan lebih cepat – Otomatisasi membantu mempercepat proses piutang untuk membuat Anda dibayar lebih cepat. Faktur elektronik dapat diatur untuk dikirim saat penjualan dilakukan, dan pengingat otomatis dapat diprogram untuk mendorong pembayaran tepat waktu.
  • Peningkatan produktivitas karyawan – Otomatisasi secara dramatis mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk tugas penagihan dan pengumpulan manual, yang berarti karyawan Anda dapat menyelesaikan lebih banyak dan fokus pada proyek yang lebih besar.
  • Pelaporan dan perkiraan yang lebih baik – Dengan otomatisasi, Anda dapat dengan mudah mengumpulkan data yang diperlukan untuk melaporkan KPI. Sistem pelaporan otomatis juga dapat digunakan untuk memperkirakan secara akurat kapan Anda akan menerima pembayaran berdasarkan data historis.

Software akuntansi Kledo merupakan pilihan terbaik untuk mengotomasikan manajemen piutang bisnis Anda. Tak hanya itu, Kledo juga memiliki fitur invoice dengan pilihan 50 template invoice yang bisa Anda gunakan secara gratis.

Dengan menggunakan Kledo, membuat invoice dan faktur tak lagi rumit. Hanya dengan sekali klik, Anda sudah bisa membuat faktur secara otomatis dan mengirimkannya kepada pelanggan Anda.

Banner 1 kledo

Tips Terbaik Manajemen Piutang

manajemen piutang

Otomatiskan Faktur

Anda tidak dapat menerima pembayaran sampai Anda mengirim faktur, jadi penting untuk tidak membiarkan proses yang tidak efisien atau kesalahan manual menunda penagihan. Sebagai gantinya, coba solusi penagihan otomatis dengan menggunakan software seperti Kledo.

Alat penagihan otomatis dapat membuat faktur segera setelah penjualan dimasukkan ke dalam sistem. Alat-alat ini kemudian dapat diatur untuk mengirim faktur tersebut ke penerima secara elektronik dengan segera.

Ini menghilangkan kebutuhan untuk menghabiskan waktu berjam-jam secara manual membuat faktur untuk membantu Anda mendapatkan pembayaran lebih cepat.

Baca juga: Mengenal Persamaan dan Perbedaan Hutang Piutang dalam Akuntansi

Kirim dan Lacak Pengingat Multi Saluran

Pengingat adalah cara yang bagus untuk mendorong pelanggan membayar tagihan yang belum dibayar, tetapi Anda harus memiliki sistem yang terorganisir untuk memastikan pengingat tagihan Anda efektif.

Pertama, kirim pengingat melalui beberapa saluran. Anda mungkin mulai dengan email pengingat, tetapi Anda juga harus memiliki sistem untuk memasukkan surat fisik, panggilan telepon, dan bahkan pemberitahuan hukum ketika penanda tertentu dilewatkan.

Misalnya, pada keterlambatan 15 hari, email dikirim. Pada 30 hari, surat fisik dikirim. Setelah 45 hari, panggilan telepon dilakukan. 

Proses pengumpulan yang efektif tidak hanya mengandalkan satu metode komunikasi. Misalnya, pelanggan mungkin melewatkan email atau kehilangan surat, tetapi kemungkinan besar Anda akan mencapai target jika menggunakan berbagai titik kontak.

Kedua, setiap kali Anda menjangkau pelanggan, itu harus didokumentasikan. Ini akan membantu Anda meningkatkan pelacakan internal dan membuat jejak kertas jika tindakan hukum perlu diambil.

Baca juga: Komputerisasi Akuntansi: Pengertian Lengkap dan Manfaatnya bagi Bisnis

Membuat Pembayaran Lebih Mudah

Hambatan pembayaran dapat memperlambat proses invoice to cash dan membatasi arus kas. Oleh karena itu, demi kepentingan terbaik Anda, singkirkan sebanyak mungkin hambatan ini. Ini dimulai dengan membuatnya semudah mungkin bagi klien untuk mengirimkan pembayaran.

Perangkat lunak modern dapat memberikan solusi yang Anda butuhkan untuk mencapai tujuan ini, termasuk:

  • Buat portal pembayaran pelanggan swalayan
  • Terima berbagai opsi pembayaran
  • Aktifkan paket pembayaran atau penagihan langganan

Manfaatkan Peramalan

Data piutang tidak pernah lebih kuat. Informasi yang diperoleh dari proses faktur dan pembayaran Anda menawarkan wawasan unik tentang pelanggan dan peluang untuk melayani mereka dengan lebih baik.

Pastikan Anda memiliki kemampuan pengumpulan dan pelaporan data untuk memanfaatkan wawasan ini.

Pelaporan tingkat lanjut memungkinkan pemahaman yang lebih mendalam tentang siklus hidup invoice to cash dan secara signifikan dapat memengaruhi laba Anda.

Perkiraan akurat tentang arus kas dan kapan Anda dapat mengharapkan untuk menerima pembayaran dapat memandu peningkatan modal dengan lebih baik dan menghasilkan keputusan bisnis yang lebih tepat.

Baca juga: Pentingnya Laporan Stok Barang bagi Bisnis dan Cara Menyusunnya

Kesimpulan

Otomatisasi adalah kunci untuk meningkatkan manajemen piutang. Berikan tim Anda alat yang mereka butuhkan untuk memaksimalkan efisiensi dalam proses pembayaran, memahami pelanggan Anda, dan meningkatkan arus kas dengan memanfaatkan otomatisasi piutang.

Software akuntansi Kledo merupakan solusi terbaik yang bisa Anda gunakan untuk otomatisasi piutang bisnis Anda. Dengan fitur all in one, Kledo bisa membantu Anda melakukan tugas manajemen piutang mulai dari otomatisasi faktur, notice ke pelanggan, dan penerimaan pembayaran.

Tak hanya itu, Kledo juga memiliki lebih dari 30 fitur akuntansi terbaik yang sangat berguna bagi bisnis Anda. Jadi tunggu apalagi? Yuk tinggalkan cara lama dan beralih menggunakan Kledo sekarang juga.

Jika Anda ingin mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari Anda bisa mengunjungi link ini.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

eleven − 10 =