Pentingnya Laporan Stok Barang bagi Bisnis dan Cara Menyusunnya

Laporan stok barang merupakan sebuah laporan yang sangat penting bagi bisnis. Khususnya, bagi perusahaan dagang dan manufaktur yang bisnisnya sangat tergantung dengan tingkat ketersediaan persediaan.

Mengapa perusahaan tersebut diharuskan membuat laporan tersebut? Hal ini dikarenakan melalui laporan tersebut, perusahaan bisa mengetahui berapa jumlah total barang dan beragam manfaat lainnya.

Perlu Anda ketahui, bahwa menyusun laporan stok ini dibutuhkan ketelitian, kecermatan, dan kehati-hatian agar tidak data informasi yang terlewat.

Untuk itu, artikel ini akan membahas perihal pengertian, manfaat, jenis, dan tips menyusun laporan stok barang yang bisa Anda praktikkan langsung dalam menjalankan bisnis.

Mengenal Pengertian Laporan Stok Barang

Laporan stok barang adalah laporang yang dibuat oleh seuatu perusahaan yang bertujuan guna mengetahui berapa banyak jumlah persediaan barang yang dimiliki oleh perusahaan.

Untuk memperoleh data aktual total persediaan barang, tim persediaan akan melakukan pengecekan secara berkala atau dalam jangka waktu tertentu.

Pengecekan tersebut bisa dilakukan secara manual dengan turun langsung ke gudang untuk kemudian menghitung secara fisik total persediaan yang ada. Untuk bisnis dengan skala besar, mereka cenderung menggunakan cara yang lebih modern misalnya dengan memanfaatkan barcode.

Hal tersebut dilakukan untuk mempersingkat waktu pengecakan serta mengurangi tingkat risiko kesalahan perthitungan secara manual.

Tak hanya menghitung total barang, tim persediaan juga akan memeriksa kemungkinan adanya barang yang rusak atau cacat. Dan juga, mereka akan mengecek barang apa saja yang stok-nya mulai menipis untuk kemudian dilakukan pemesanan ulang.

Baca juga: Personalized Marketing, Strategi Jitu Meningkatkan Penjualan

Pentingnya Laporan Stok Barang bagi Bisnis

Sebagaimana yang telah kami sampaikan di awal artikel ini, perusahaan perlu menyusun laporan stok barang dengan beberapa tujuan.

Tujuan pertama yakni guna mengetahui berapa total aktual barang yang tersedia. Selanjutnya, penyusunan laporan stok ini juga berguna untuk mengetahui apakah terjadi kelebihan atau kekurangan jenis persediaan tertentu.

Perusahaan dagang dan manufaktur merupakan dua bisnis yang wajib melakukan perhitungan stok barang. Dengan begitu, mereka bisa tahu, berapa total persediaan bahan baku, bahan setengah jadi, barang jadi, persediaan awal, dan juga barang siap dijual.

Baca juga: Mengenal Persamaan dan Perbedaan Hutang Piutang dalam Akuntansi

Manfaat Laporan Stok Barang bagi Bisnis

Laporan stok barang memiliki beberapa manfaat yang penting bagi bisnis. Apa saja ya?

1. Pencocokan Kuantitas Barang

Manfaat pertama laporan stok bagi bisnis ialah membantu perusahaan untuk mencocokkan berapa total barang yang ada di gudang dengan data di catatan pembukuan.

Apabila terjadi kekeliruan seperti kelebihan atau kekurangan total barang, maka perlu dilakukan penyesuaian pada catatan pembukuan.

2. Mengurangi Tingkat Risiko Kesalahan

Manfaat selanjutnya dari laporan stok ini adalah mengurangi risikoa kesalahan pencatatan jumlah barang. Laporan ini akan dijadikan sebagai pedoman apakah terdapat penyusutan atau justru penambahan barang.

Apabila terjadi kesalahan perhitungan, maka pencatatan harus segera diperbaiki.

3. Membantu Pengambilan Keputusan

Manfaat selanjutnya dari laporan stok adalah untuk memudahkan decision maker dalam mengambil keputusan. Misalnya saja, laporan stok akan menunjukkan barang mana yang sudah usang dan tidak diminati lagi oleh para pembeli.

Sehingga decision maker dapat mengambil keputusan untuk tidak memproduksi barang tersebut lagi.

4. Analisa Perkembangan Bisnis

Terakhir, laporan stok barang bisa menyediakan informasi perkembangan bisnis. Ini bisa terlihat dari jumlah perbedaan stok barang dari satu periode ke periode selanjutnya.

Baca juga: Fraud Laporan Keuangan: Pengertian, Deteksi, dan Pencegahan

Jenis-jenis Laporan Stok Barang

Sistem ini juga menawarkan kemampuan pelaporan yang kuat untuk membantu Anda melacak inventaris saat bergerak melalui berbagai saluran penjualan. Pelaporan adalah kunci utama untuk mengelola inventaris seakurat dan seoptimal mungkin.

Laporan stok barang sendiri terdiri dari beberapa jenis berikut ini:

1. Laporan Detail Inventaris

Laporan inventaris detail menyajikan data pada tingkat granular sehingga Anda dapat dengan cepat memastikan stok saat ini di tangan, jumlah stok yang berkomitmen untuk pesanan penjualan, biaya pemeliharaan stok, dan lokasi stok.

Laporan ini menggunakan apa yang dikenal sebagai  metode FIFO (First in First Out)  untuk menilai stok dan menunjukkan tingkat harga yang berbeda dari produk yang dibeli.

Dengan menggunakan filter, Anda dapat menelusuri lebih dalam data untuk mengungkap inventaris menurut gudang, kategori, jenis produk, atau tingkat produk pada tanggal tertentu.

Saat mencari item pada pesanan pembelian tertentu, Anda dapat kembali menggunakan filter untuk mencari berdasarkan nomor referensi PO. Laporan ini hanya akan menampilkan item yang tersedia pada saat dilihat.

2. Laporan Stock on Hand

Laporan stock on hand memberikan gambaran terperinci tentang total inventaris Anda—lengkap dengan daftar semua produk dan varian produk yang ada, nilai produk tersebut, dan daftar item yang kehabisan stok.

Sederhananya, laporan ini merupakan ukuran penting tentang berapa banyak modal yang Anda miliki, yang membantu menyusun ulang, memperkirakan, menganggarkan, dan perencanaan keuangan.

Pemilik bisnis harus selalu tahu berapa banyak barang dagangan yang mereka miliki. Jadi, jika ada satu laporan yang sering dijalankan, ini dia.

Untuk membawa pulang poin ini, pertimbangkan saja dampak negatifnya terhadap loyalitas pelanggan dan pembelian berulang saat barang habis.

Jika Anda secara konsisten (atau bahkan sesekali) kehabisan barang dagangan, pelanggan Anda akan segera kembali ke vendor alternatif. Ini berarti hilangnya pendapatan secara langsung dan berpotensi hilangnya konsumen lama yang melakukan pembelian ulang.

3. Laporan Pemesanan Ulang Stok

Laporan pemesanan ulang stok menyederhanakan proses pengisian persediaan ketika kriteria tingkat minimum terpenuhi.

Dalam laporan ini, Anda dapat melihat semua stok dan backorder serta melihat varian produk yang berada di bawah titik pemesanan ulang dan varian dengan stok negatif. Laporan tersebut juga mengidentifikasi pemasok produk.

Software akuntansi seperti Kledo mengirimkan peringatan saat produk mencapai tingkat persediaan minimum. Dan juga, Kledo akan memudahkan Anda dalam melakukan manajemen stok barang.

4. Laporan Stok Masuk

Laporan ini menawarkan ikhtisar tentang produk apa yang jatuh tempo dari pesanan pembelian terbuka dalam rentang tanggal tertentu.

Laporan Stok Masuk memberikan wawasan yang sangat dibutuhkan untuk melindungi Anda dari kelebihan atau kekurangan pemesanan stok. Ini juga menampilkan vendor utama setiap produk untuk kemudahan pemesanan.

Sebagai cadangan, laporan tersebut juga mengidentifikasi vendor alternatif jika pemasok tujuan Anda tidak dapat memenuhi pesanan.

5. Laporan Historis Inventaris

Ekspor data tingkat stok dan biaya rata-rata bergerak dengan mudah untuk setiap varian kapan saja dalam sejarah. Tujuan inti dari laporan historis inventaris berkadalah untuk menunjukkan jumlah dan nilai inventaris pada titik waktu tertentu.

Misalnya, untuk melihat jumlah dan nilai inventaris yang tepat per Oktober 2012, Anda dapat memilih tanggal ini sebagai tanggal akhir laporan. Laporan tersebut akan menghitung jumlah persediaan (dan nilainya yang dihormati) pada tanggal tersebut.

Pelaporan tentang tingkat dan biaya inventaris historis menyediakan kumpulan data yang kaya yang mendukung perkiraan inventaris yang akurat—dan, bahkan lebih baik, menghilangkan dugaan.

Dengan serangkaian metrik dan ukuran yang andal berdasarkan tren historis, laporan ini juga membantu pemilik menetapkan sasaran tingkat realisasi berbasis data yang realistis.

6. Laporan Lokasi Inventaris

Baik Anda mengikuti pendekatan multi atau omni-channel , mengetahui berapa banyak inventaris yang Anda miliki di setiap lokasi sangatlah penting.

Laporan Lokasi Inventaris memungkinkan Anda melacak stok secara real-time di seluruh gudang, pusat distribusi, dan pasar pihak ketiga—mendukung transparansi lengkap ke total aset Anda.

Mempertahankan tampilan inventaris berdasarkan lokasi saat ini memicu proses pemenuhan yang sangat efisien dan mengurangi risiko jumlah stok yang rendah atau negatif.

Misalnya, Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi satu atau beberapa lokasi yang kehabisan produk tertentu.

Berdasarkan data, Anda kemudian dapat memutuskan apakah Anda harus memesan ulang stok atau mentransfer inventaris dari gudang terdekat (jika metode ini terbukti lebih hemat biaya dan waktu).

7. Laporan Khusus Menurut Dimensi

Laporan khusus memungkinkan Anda memotong dan memotong data untuk mengekstrak informasi yang tepat. Buat laporan berdasarkan dimensi untuk mengidentifikasi stok dengan cepat berdasarkan lokasi, varian, pemasok, dan produk.

Tingkat perincian ini memungkinkan Anda melacak pergerakan stok dan sepenuhnya mengoptimalkan manajemen inventaris.

Baca juga: Target Penjualan: Pengertian, Manfaat, Cara Membuat dan Melampauinya

5 Langkah Menyusun Laporan Stok Barang

Setelah memahami penjelasan di atas, selanjutnya yaitu memaham langkah-langkah dalam mebuat laporan stok persediaan.

1. Mempersiapkan Data

Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah menyiapkan data sebagai dasar pembuatan laporan. Cara yang bisa dilakukan adalah dengan memantau perkembangan data transaksi penjualan bisnis secara berkala.

Dari data tersebut, Anda dapat memperkirakan strategi marketing yang tepat untuk bisnis Anda.

2. Melakukan Forecast

Melakuka forecast sangat berguna untuk memantau keadaan persediaan barang yang ada digudang dan juga yang ada di catatan pembukuan bisnis Anda.

3. Membuat Barcode

Menyertakan barcode di setiap barang akan memudahkan proses pencatatan stok barang. Pasalnya, pemantauan arus barang keluar dan masuk menjadi lebih mudah untuk dipantau.

4. Cek Persediaan

Melakukan pengecakan barang sebalum menyimpannya di gudang sangat penting untuk dilakukan. Sebab, ada kemungkinan terdapat barang yang rusak, cacata, bahkan gagal produksi.

Hal ini dilakukan untuk memisahkan antara produk yang tidak layang jual dengan produk yang berkualitas.

5. Memisahkan Stok Lama dan Baru

Terakhir, Anda perlu memisahkan antara stok barang lama dan stok barang baru. Selain itu, Anda juga perlu memisahkan antara stok produk yang laris dan tidak laris.

Baca juga: Stok Barang Persediaan: Pengertian, Jenis, dan Teknik Mengelolanya

Kesimpulan

Demikian informasi mengenai laporan stok barang yang perlu Anda ketahui. Pengelolaan stok barang menjdai kunci penting kesuksesan suatu bisnis. Oleh karenanya, pastikan bahwa Anda mengelola persediaan Anda dengan tepat.

Untuk itu, Anda memperlukan software akuntansi seperti Kledo yang akan membantu pengelolaaan persediaan Anda. Dengan Kledo, Anda bisa memantau stok secara real time karena Kledo menyediakan fitur stock opname guna memenuhi kebutuhan bisnis Anda.

Kledo juga menyediakan tools support barcode scanner guna mempercepat proses pencatatan penjualan dan penyusunan laporan stok barang. Dan pastinya, Kledo masih memiliki lebih dari 30 fitur akuntansi lainnya yang sangat bermanfaat bagi bisnis Anda.

Jadi, tunggu apalagi? Yuk gunakan Kledo sekarang juga! Jika Anda ingin mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari Anda bisa mengunjungi link ini.