Mengetahui Manfaat Otomatisasi Akuntansi dalam Sebuah Bisnis

Otomatisasi akuntansi dapat menjadi cara yang ampuh bagi pemilik bisnis untuk digunakan saat menghilangkan masalah akuntansi manual.

Namun, sementara banyak profesional akuntansi menyambut baik prospek pendekatan yang lebih ramping untuk prinsip-prinsip akuntansi, ada orang-orang yang takut bahwa mereka akan kehilangan pekerjaan mereka untuk teknologi perangkat lunak ini. Padahal ini salah besar.

Mirip dengan asisten otomatis yang dapat diandalkan, software otomatisasi akuntansi pasti dapat membantu profesional keuangan melakukan tugas mereka dengan lebih akurat dan efisien. Namun, tugas penting untuk menganalisis dan menafsirkan data yang dihasilkan oleh perangkat lunak akan selalu menjadi milik akuntan.

Jadi pada artikel ini, kita akan membahas beberapa tantangan yang Anda dapatkan jika menggunakan proses akuntansi manual dan juga manfaat yang Anda dapatkan dari otomatisasi akuntansi dalam bisnis.

Apa itu Otomatisasi Akuntansi?

Otomatisasi akuntansi menghilangkan elemen paling manual dari proses kerja akuntan dan melakukannya secara otomatis, seringkali secara instan.

Kadang-kadang juga dikenal sebagai software akuntansi terkomputerisasi, sistem ini melakukan penghitungan angka dan pelacakan transaksi untuk Anda.

Anda tidak perlu lagi membuat catatan buku besar yang rumit dan memasukkan baris data yang tak terhitung jumlahnya. Rumus kunci sudah ada di dalamnya, dan Anda dapat membuat laporan hanya dengan beberapa klik.

Tujuan otomatisasi akuntansi adalah untuk menyederhanakan hal-hal yang sebelumnya terlalu rumit, dan untuk membuat proses akuntansi lebih lancar secara keseluruhan.

Baca juga: Sistem Informasi Akuntansi: Pengertian, Manfaat, Komponen dan Jenisnya

Tantangan Akuntansi Manual

Orang-orang yang menjalankan bisnis dan mengikuti teknik akuntansi konvensional dan manual tahu betapa sulitnya situasi ini bagi semua orang yang terlibat. Kemungkinan kesalahan dapat menyebabkan banyak masalah bagi bisnis.

Tidak diragukan lagi, akuntansi manual memiliki kelemahannya sendiri yang bahkan mungkin tidak disadari oleh pemilik bisnis baru.

Berikut adalah beberapa tantangan yang akan Anda dapatkan jika Anda menggunakan proses akuntansi manual.

Akuntansi manual memakan banyak waktu

Meskipun menjalankan bisnis kecil, pemilik tidak boleh membuat kesalahan dengan melakukan tugas akuntansi mereka sendiri.

Kegiatan seperti menetapkan anggaran dan membeli kebutuhan dapat mengelabui orang untuk berpikir bahwa pembukuan itua mudah dilakukan.

Namun, ada banyak aspek yang perlu dipertimbangkan ketika menangani keuangan bisnis.

Menghitung pengurangan pajak dan menyimpan tanda terima untuk referensi di masa mendatang hanyalah beberapa hal yang dilakukan akuntan untuk membantu menjaga bisnis tetap bertahan. Itulah mengapa akuntansi tradisional membutuhkan banyak waktu.

Mencoba mengelola akun bisnis, sambil juga menjalankan operasinya sehari-hari, bisa sangat melelahkan begitu penjualan mulai masuk. Pemilik akan semakin kewalahan begitu waktu untuk penghitungan pajak tiba.

Baca juga: Accounts Receivable Turnover: Pengertian Lengkap dan Cara Hitungnya

Akuntansi manual rentan kesalahan

Dalam proses akuntansi manual, kesalahan bisa sering terjadi. Beberapa kesalahan yang paling umum termasuk secara tidak sengaja memasukkan informasi yang salah ke akun tertentu, lupa mencatat transaksi, atau kesalahan penulisan angka.

Meskipun masalah ini juga dapat terjadi dalam sistem akuntansi modern, masalah ini lebih sering terjadi dalam akuntansi manual, dan tidak ada sistem otomatis untuk melakukan pemeriksaan dan keseimbangan internal.

Akuntan yang ditugaskan untuk mengidentifikasi kesalahan dapat menghabiskan beberapa jam untuk menemukan dan memperbaiki entri ini.

Kurangnya keamanan dalam akuntansi manual

Data keuangan adalah hal penting dan menyimpan catatan keuangan dalam aplikasi komputer bukanlah pendekatan teraman untuk mengamankan data penting perusahaan.

Setiap tahun, banyak usaha kecil menjadi target serangan siber, sehingga menempatkan data pelanggan, karyawan, dan informasi bisnis sensitif dalam risiko.

Demikian juga, pengarsipan dokumen kertas secara manual bahkan bisa menjadi kurang aman karena dokumen mudah salah tempat.

Setiap klien mengharapkan informasi yang mereka berikan aman di tangan perusahaan mitra mereka.

Mereka yang gagal memenuhi keamanan data berisiko merusak reputasi mereka dan kehilangan bisnis mereka kepada orang lain.

Baca juga: Akun Pendapatan Dalam Akuntansi: Pengertian, Jenis, Dan Cara Mencatatnya

Apa Saja Manfaat Otomatisasi Akuntansi Dalam Membantu Bisnis Anda?

Otomatisasi dalam akuntansi menyelesaikan banyak masalah umum yang disebutkan di atas melalui solusi software akuntansi yang dapat dengan mudah mengambil peran tersebut.

Berikut adalah beberapa cara otomatisasi akuntansi dapat menguntungkan perusahaan saat ini.

Membantu menghindari krisis arus kas

Salah mengelola dana adalah masalah utama yang dapat membuat bisnis apa pun bangkrut.

Ini adalah hasil dari prses akuntansi yang tidak sehat yang pada akhirnya menghentikan perusahaan dari proses pengembangan dan ekspansi.

Ketika tugas akuntansi tertentu diotomatisasi, pemilik bisnis dapat segera mendapatkan gambaran lengkap tentang arus kas mereka.

Mereka tidak perlu lagi memilah-milah semua transaksi mereka secara manual untuk mengetahui status keuangan mereka.

Aktivitas otomatisasi juga memungkinkan pemilik untuk melihat dengan cepat berapa banyak yang mereka hasilkan, pos pengeluaran mana yang paling banyak mereka belanjakan, dan kapan mereka dapat mengharapkan keuntungan mereka tercapai.

Jenis visibilitas ini berkontribusi untuk membantu pemilik bisnis membuat keputusan cerdas saat diperlukan.

Menghemat waktu

Otomatisasi dalam akuntansi sepert di software akuntansi Kledo memungkinkan akuntan dan pemilik bisnis dengan mudah memasukkan kredit, debit, informasi klien, dan detail keuangan penting lainnya.

Dalam proses manual, akuntan perlu mengakses berbagai buku catatan keuangan dan kemudian menginterpretasikan masing-masing data untuk menemukan hubungannya.

Kledo memproses informasi yang diterimanya secara otomatis dan menghubungkannya dengan semua catatan yang ada dalam sistemnya. Nantinya, Kledo menghasilkan laporan keuangan dengan struktur yang relevan dan sesuai waktu yang ditetapkan dari semua data terkait.

Otomatisasi akuntansi bahkan dapat mengotomatisasi sebagian besar transaksi dan menghilangkan entri data manual sepenuhnya.

Kebutuhan untuk melakukan konfigurasi data secara manual juga dapat diotomatisasi di masa mendatang.

Anda juga bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Pengertian Biaya Total dan Cara Menghitungnya dalam Bisnis

Memiliki akses Cloud

Orang yang telah menggunakan program berbasis cloud tahu betapa mudahnya bekerja ketika mereka dapat langsung mengakses dan berbagi dokumen.

Akuntan dapat dengan cepat memproses transaksi atau menganalisis dokumen yang diperlukan dimana saja, kapan saja.

Sistem seperti Kledo, menawarkan platform cloud yang aman untuk memeriksa proses akuntansi dan dibuat khusus untuk profesional keuangan juga dapat diakses sepanjang waktu.

Sistem ini menggunakan keamanan setara Bank untuk memastikan bahwa standar tertinggi dalam kelangsungan bisnis dan keselamatan terpenuhi.

Sistemnya fleksibel

Software otomatisasi akuntansi yang baik seringkali cukup mudah beradaptasi untuk memenuhi persyaratan yang dibutuhkan oleh bisnis.

Terlepas dari pemformatan standar yang digunakan untuk referensi mudah, program ini juga menawarkan berbagai templat untuk buku besar bisnis yang berbeda.

Kualitas ini membuat sistem otomasi akuntansi sangat fleksibel untuk berbagai industri.

Melakukan penyimpanan data penting

Software akuntansi otomatis memungkinkan departemen keuangan untuk melampaui kemampuan mereka saat mereka melakukan pencatatan manual.

Memberikan akurasi dalam entri data, pemrosesan, dan penyimpanan membuatnya jauh lebih nyaman untuk mengetahui di mana menemukan informasi penting tertentu.

Selain itu, otomatisasi menjamin penyimpanan detail tanpa batas waktu setelah dimasukkan ke dalam database.

Sistem, seperti software akuntansi cloud Kledo, juga dapat melakukan pencadangan otomatis dan reguler untuk mencegah hilangnya informasi bisnis penting.

Baca juga: Mengetahui Akun Prive dalam Akuntansi dan Contohnya

Menawarkan keamanan yang terus ditingkatkan

Otomatisasi akuntansi menggunakan teknologi enkripsi serta fitur keamanan canggih lainnya.

Sistem ini memastikan perlindungan maksimum atas catatan dan data perusahaan, membantu melindungi dari serangan siber.

Selain itu, pemilik bisnis akan memiliki kontrol lebih besar atas individu mana dalam bisnis atau back office mereka yang dapat mengakses informasi keuangan tertentu.

Kemampuan ini membantu meminimalkan risiko data tertentu digunakan karyawan yang tidak berwenang.

Memungkinkan pengambilan data dengan cepat

Banyak akuntan tahu sulitnya menyimpan file di area penyimpanan fisik yang berisi catatan yang tak terhitung jumlahnya.

Untuk mengambil atau meninjau dokumen, seseorang harus mencarinya di ruangan lain, atau lebih buruk lagi, di gedung sebelah.

Saat ini, sangat mudah untuk menemukan file yang dibutuhkan secara virtual. Entri atau catatan tertentu dalam perangkat lunak otomatisasi akuntansi dapat ditemukan hampir seketika.

Program akuntansi otomatis dirancang untuk membuat buku besar dan dokumen lebih mudah diberi nama, dikategorikan, dan disimpan dengan aman. Sifat-sifat ini membuat pencarian catatan bisnis penting menjadi mudah.

Memberikan analisis komprehensif

Selain memberikan organisasi dan keamanan yang lebih baik, otomatisasi akuntansi juga memungkinkan penyajian dan distribusi data keuangan yang akurat dengan cepat.

Semua laporan tersedia untuk siapa saja di perusahaan yang membutuhkannya, membantu menyederhanakan rekonsiliasi audit dan catatan.

Selain itu, software tersebut menyediakan cara yang lebih akurat untuk menganalisis tren, varians, dan prediktabilitas.

Karena mereka memiliki akses ke laporan keuangan yang tersedia, akuntan dapat melakukan pekerjaan mereka lebih baik dengan memungkinkan mereka membuat keputusan bisnis yang lebih cepat.

Dapat mempersiapkan xatatan untuk pengurangan pajak

Pemilik bisnis yang berjuang untuk mendapatkan pemotongan pajak penjualan tahu betapa stresnya saat musim pajak datang.

Mereka yang berusaha secara keras untuk melacak pengeluaran dan penerimaan dapat menyebabkan kesalahan yang dapat memiliki konsekuensi serius.

Dengan pembukuan otomatis, hal semacam ini bisa dihilangkan. Sistem ini secara otomatis memperbarui catatan setiap kali transaksi dilakukan.

Akuntan tidak perlu khawatir memasukkan informasi setiap saat karena sistem akuntansi secara real time melakukannya untuk mereka. Akuntan hanya perlu memeriksa detail ini nanti untuk mengonfirmasi keakuratannya.

Sistem pembukuan otomatis juga dapat membantu dalam menentukan pengurangan, memberi tahu pemilik bisnis berapa banyak yang diharapkan selama waktu persiapan pajak segera setelah transaksi masuk.

Baca juga: Jurnal Pembelian Kredit dalam Akuntansi: Pengertian dan Contoh Kasusnya

Memungkinkan untuk pengembangan profesional

Poses manual dan berulang dalam proses akuntansi dapat diotomatisasi menggunakan alat yang tepat. Sehingga tugas yang diselesaikan oleh akuntan dapat lebih cepat dan mereka bisa memperoleh manfaat yang signifikan dari otomatisasi.

Perubahan semacam ini diperlukan bagi seorang akuntan untuk menjadi lebih produktif dan efisien, sekaligus menghadirkan peluang untuk pengembangan pribadi.

Karena aplikasi akuntansi tidak dapat melakukan semuanya sendiri, akuntan yang cerdas diperlukan untuk menggerakkan sistem ini dan memastikan semuanya bekerja dengan semestinya.

Otomatisasi sebenarnya merupakan titik balik yang menentukan bagi para akuntan. Program-program ini membantu akuntan untuk memperkaya pengalaman kerja mereka, berbagi pengetahuan mereka, dan meningkatkan nilai yang mereka rasakan dalam suatu organisasi.

Ketika diterapkan dengan benar, otomatisasi akuntansi harus dapat menghilangkan sebagian besar bagian pekerjaan akuntansi yang membuat frustrasi dan membosankan.

Skenario ini akan memberi mereka lebih banyak waktu untuk mengelola rekening bank, mengembangkan strategi, dan berkomunikasi lebih baik dengan rekan kerja.

Baca juga: Mengetahui Apa Itu Hutang Jangka Panjang dan Jangka Pendek Dalam Bisnis

Kesimpulan

Kesalahan manusia adalah salah satu tantangan terbesar yang dihadapi akuntan dalam pembukuan tradisional. Tugas rutin yang dilakukan akuntan secara manual bisa lambat, berulang, dan membosankan.

Proses akuntansi ini adalah tempat banyak kesalahan dibuat dan alasan utama mengapa otomatisasi diperlukan.

Menggunakan program otomatisasi untuk tugas akuntansi yang membosankan membantu menjaga catatan akuntansi selalu faktual, meminimalkan kesalahan dalam entri data untuk piutang dan hutang, dan mempercepat proses akuntansi secara keseluruhan.

Selanjutnya, konfigurasi dalam perangkat lunak akuntansi membuat catatan keuangan selaras dengan prinsip-prinsip yang ditetapkan.

Jika Anda ingin merasakan otomatisasi akuntansi memudahkan proses pembukuan, pencatatan transaksi, pembuatan faktur, hingga membuat laporan keuangan yang lebih mudah, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi gratis seperti Kledo.

Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis 14 hari melalui tautan ini.