Pengendalian Anggaran: Tahapan, Tujuan, dan Tekniknya

Pengendalian anggaran adalah proses sistematis yang membantu organisasi memantau dan mengelola kinerja keuangan mereka dengan membandingkan hasil aktual dengan anggaran yang direncanakan.

Hal ini memungkinkan bisnis untuk melacak pengeluaran, mengidentifikasi varians, dan mengambil tindakan korektif untuk memastikan tujuan keuangan terpenuhi.

Di sini Anda akan memahami apa itu pengendalian anggaran dalam akuntansi manajemen beserta konsep-konsep yang terkait.

Pengendalian anggaran adalah teknik keuangan yang melibatkan pembuatan anggaran terperinci dan secara teratur memantau pendapatan dan pengeluaran. Ini mengidentifikasi penyimpangan dan memungkinkan tindakan korektif untuk mencapai tujuan keuangan.

Dalam artikel ini memahami anggaran dan penganggaran konsep-konsep penting yang terlibat dalam pengendalian anggaran dan juga tekniknya.

Apa yang Dimaksud dengan Anggaran?

Anggaran adalah rencana pengeluaran keuangan yang menunjukkan pemasukan dan pengeluaran. Ini menunjukkan berapa banyak uang yang akan Anda hasilkan dan belanjakan selama beberapa waktu.

Membuat anggaran adalah mengelola keuangan pribadi atau organisasi secara efektif dengan memprediksi aktivitas keuangan di masa depan dan menetapkan batas pengeluaran.

Alat ini membantu Anda melacak pengeluaran Anda, mengidentifikasi area di mana Anda dapat menghemat uang, dan membuat keputusan investasi dan tabungan yang tepat. Bisnis dan organisasi dapat menyiapkan anggaran mereka secara bulanan, triwulanan, atau tahunan.

Baca juga: Laporan Anggaran (Budget Report): Fungsi, Format, dan Cara Buatnya

Anggaran menurut para ahli

Definisi utama anggaran dirangkum sebagai berikut:

Brown dan Howard: “Anggaran adalah pernyataan kebijakan manajemen yang telah ditetapkan sebelumnya selama periode tertentu yang menyediakan standar untuk dibandingkan dengan hasil yang sebenarnya dicapai.”

George R. Terry: “Anggaran adalah suatu taksiran kebutuhan di masa yang akan datang yang disusun menurut suatu dasar yang teratur yang meliputi sebagian atau seluruh kegiatan perusahaan untuk jangka waktu tertentu.”

Harry L. Wyllie: “Anggaran adalah produk jadi… Anggaran adalah program formal dari operasi masa depan dan hasil yang diharapkan. Anggaran merupakan hasil dari pemikiran dan perencanaan ke depan.”

Hemass C. Heiser: “Anggaran adalah cetak biru keseluruhan dari rencana operasi dan tindakan yang komprehensif yang dinyatakan dalam istilah keuangan.”

Baca juga: Cara Melakukan Analisis Persaingan dalam Bisnis dan Contohnya

Apa yang Dimaksud dengan Penganggaran?

Penganggaran adalah proses membuat rencana untuk membelanjakan uang. Membuat rencana pengeluaran ini membantu perusahaan untuk menentukan apakah mereka memiliki cukup uang untuk melakukan hal-hal yang mereka butuhkan atau ingin lakukan.

Jika pengeluaran Anda melebihi pemasukan, Anda dapat menggunakan proses perencanaan untuk memprioritaskan hal-hal yang lebih penting. Proses ini melibatkan pembuatan daftar pengeluaran yang komprehensif atau fokus pada beberapa kategori.

Beberapa perusahaan biasa menyiapkan anggaran menggunakan spreadsheet, sementara perusahaan lain menggunakan aplikasi penganggaran.

Penganggaran adalah teknik pengendalian biaya di mana biaya aktual dibandingkan dengan biaya yang dianggarkan dan dengan demikian bertujuan untuk mendapatkan keuntungan.

Baca juga: 6 Tips untuk Mengelola Budget Klien Lebih Hemat dan Efektif

Apa yang Dimaksud dengan Pengendalian Anggaran?

Pengendalian anggaran dalam akuntansi manajemen adalah prosedur yang memastikan bahwa pendapatan dan pengeluaran aktual organisasi sesuai dengan rencana keuangan atau tidak.

Sistem ini mengontrol anggaran dengan berkoordinasi dengan berbagai departemen dan menetapkan serta membandingkannya dengan hasil aktual.

Hal ini berarti secara teratur membandingkan pengeluaran aktual dengan pendapatan dan pengeluaran yang direncanakan. Persiapan bertujuan untuk memastikan langkah-langkah perbaikan jika terjadi perbedaan.

Baca juga: Brand Management: Definisi, Prinsip, Strategi, dan Manfaatnya

Langkah-langkah dalam Proses Pengendalian Anggaran

Menetapkan tujuan keuangan

Langkah pertama dalam proses pengendalian anggaran adalah menentukan tujuan keuangan organisasi.

Hal ini dapat mencakup meningkatkan pendapatan, mengurangi biaya, meningkatkan arus kas, atau meningkatkan margin keuntungan.

Mengembangkan anggaran

Langkah selanjutnya adalah mengembangkan anggaran komprehensif yang menguraikan pendapatan dan pengeluaran yang diharapkan untuk periode tertentu.

Hal ini dapat mencakup pembuatan anggaran terpisah untuk departemen, produk, atau proyek yang berbeda.

Menerapkan anggaran

Setelah anggaran dikembangkan, anggaran harus diimplementasikan di dalam organisasi.

Hal ini dapat mencakup mengkomunikasikan anggaran kepada karyawan, membuat sistem untuk memantau dan mengontrol pengeluaran, dan membuat perubahan yang diperlukan berdasarkan umpan balik dari karyawan.

Baca juga: Proses Penyusunan Anggaran, Tips, dan Tantangannya

Memantau kinerja terhadap anggaran

Langkah terakhir dalam proses pengendalian anggaran adalah memantau kinerja terhadap anggaran.

Hal ini dapat dilakukan dengan membandingkan pengeluaran dan pendapatan aktual dengan jumlah yang dianggarkan, melacak arus kas, dan meninjau laporan keuangan.

Mengambil tindakan korektif

Jika organisasi tidak mencapai target yang dianggarkan, mungkin perlu dilakukan tindakan perbaikan. Hal ini mungkin melibatkan pengurangan pengeluaran, peningkatan pendapatan, atau mengubah anggaran itu sendiri.

Baca juga: Laporan Anggaran (Budget Report): Fungsi, Format, dan Cara Buatnya

Tujuan Pengendalian Anggaran

Sistem penganggaran yang efektif memainkan peran penting dalam keberhasilan organisasi bisnis.

Sistem penganggaran memiliki tujuan berikut, yang sangat penting dalam efisiensi dan efektivitas organisasi bisnis secara keseluruhan.

Tujuan-tujuan ini dibahas di bawah ini.

Perencanaan

Perencanaan diperlukan untuk melakukan pekerjaan apa pun secara teratur.

Rencana yang dipersiapkan dengan baik membantu organisasi untuk menggunakan sumber daya yang langka secara efisien dan dengan demikian mencapai target yang telah ditentukan menjadi

Anggaran selalu disiapkan untuk periode mendatang dan menetapkan target mengenai berbagai aspek seperti pembelian, produksi, penjualan, perencanaan tenaga kerja, dll. Hal ini secara otomatis memudahkan perencanaan.

Koordinasi

Untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, selain perencanaan, diperlukan upaya yang terkoordinasi.

Penganggaran memfasilitasi koordinasi dalam arti bahwa anggaran tidak dapat dikembangkan secara terpisah.

Sebagai contoh, ketika mengembangkan anggaran produksi, manajer produksi harus berkonsultasi dengan manajer penjualan untuk ramalan penjualan dan manajer pembelian untuk ketersediaan bahan baku.

Anggaran produksi tidak dapat dikembangkan secara terpisah.

Demikian pula, anggaran pembelian dan penjualan, serta anggaran fungsional lainnya seperti kas, belanja modal, perencanaan tenaga kerja, dll, tidak dapat dikembangkan tanpa mempertimbangkan fungsi-fungsi lainnya. Oleh karena itu, koordinasi secara otomatis difasilitasi.

Pengendalian

Perencanaan melihat ke depan, sementara pengendalian melihat ke belakang.

Penyusunan anggaran melibatkan perencanaan rinci tentang berbagai kegiatan seperti pembelian, penjualan, produksi, dan fungsi lain seperti pemasaran, promosi penjualan, perencanaan tenaga kerja. Tetapi perencanaan saja tidak cukup.

Harus ada sistem pengendalian yang tepat yang akan memastikan bahwa pekerjaan berjalan sesuai rencana.

Anggaran memberikan dasar untuk pengendalian tersebut dalam arti bahwa kinerja aktual dapat dibandingkan dengan kinerja yang dianggarkan.

Setiap penyimpangan antara keduanya dapat ditemukan dan dianalisis untuk memastikan alasan di balik penyimpangan tersebut sehingga tindakan korektif yang diperlukan dapat diambil untuk memperbaiki hal yang sama.

Dengan demikian, penganggaran sangat membantu dalam fungsi pengendalian.

Baca juga: Performance Budgeting Adalah: Tujuan, Ciri, dan Prosesnya

Hal-hal Penting dalam Sistem Pengendalian Anggaran yang Baik

Sistem pengendalian anggaran yang baik bergantung pada kondisi-kondisi berikut ini:

Dukungan dari manajemen puncak

Implementasi yang efektif dari sistem pengendalian anggaran tergantung pada sikap dan persepsi manajemen terhadap sistem tersebut.

Jika eksekutif puncak menganggap penganggaran hanya sebagai pekerjaan rutin dan tidak menaruh perhatian pada pelaksanaannya, maka hal ini akan menjadi sia-sia.

Kuantifikasi tujuan organisasi

Tujuan organisasi harus dinyatakan dengan jelas dan terukur. Jangan sampai ada kesalahpahaman dan kebingungan di benak karyawan mengenai tujuan yang ingin dicapai.

Penciptaan pusat tanggung jawab

Seluruh organisasi harus dibagi menjadi beberapa bagian dan subbagian dengan penugasan tugas dan tanggung jawab yang jelas untuk masing-masing bagian.

Pembagian tujuan organisasi

Tujuan setiap departemen atau pusat tanggung jawab harus dijabarkan ke arah pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Tujuan fungsional harus sesuai dengan tujuan organisasi.

Realistis

Target yang akan ditetapkan dalam anggaran harus dapat dicapai secara wajar.

Jika ditetapkan pada tingkat di luar kemampuan karyawan, mereka akan kehilangan minat dalam pelaksanaannya, sebaliknya, jika ditetapkan pada tingkat yang sangat rendah, tidak akan ada artinya karena pekerjaan akan tetap dilakukan.

Partisipasi

Semua karyawan kunci harus dilibatkan dalam penyusunan anggaran. Partisipasi akan menghasilkan komitmen. Komitmen meningkatkan efisiensi dan produktivitas karyawan.

Baca juga: 9 Rekomendasi Aplikasi Budgeting Terbaik Tahun ini

Sistem akuntansi yang baik

Sistem akuntansi harus dirancang sedemikian rupa sehingga kinerja aktual dari berbagai pusat pertanggungjawaban dapat dengan mudah tersedia untuk dibandingkan dengan target.

Untuk menciptkan sistem akuntansi yang baik, Anda bisa menggunakan software akuntansi online seperti Kledo untuk memudahkan Anda dalam pengendalian anggaran sekaligus memantau kesehatan keuangan dalam bisnis secara real time.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Cakupan

Untuk memperoleh manfaat dari sistem pengendalian anggaran, sistem ini harus mencakup semua area organisasi. Tidak boleh diterapkan secara parsial.

Penciptaan lingkungan yang kondusif untuk pengendalian anggaran
Lingkungan yang tepat harus dikembangkan dalam organisasi untuk keberhasilan pelaksanaan pengendalian anggaran. Para karyawan harus dididik tentang kegunaan sistem tersebut.

Mereka harus diyakinkan bahwa sistem ini bukan merupakan alat untuk menekan mereka agar bekerja lebih keras, tetapi merupakan cara untuk mencapai kemakmuran organisasi yang pada akhirnya akan menguntungkan mereka.

Koordinasi

Koordinasi adalah persyaratan penting” dari pengendalian anggaran. Hal ini membawa pemikiran yang sama, rasa saling percaya, dan keyakinan di antara berbagai departemen.

Fleksibilitas

Anggaran harus dapat diubah jika situasi yang berubah menuntut demikian.

Sistem pelaporan

Keberhasilan pengendalian anggaran tergantung pada sistem pelaporan yang baik. Kinerja aktual dibandingkan dengan target harus terus dilaporkan kepada manajemen agar mereka dapat mengambil tindakan korektif di area yang kinerjanya kurang baik.

Baca juga: Download Template Budgeting dan Contohnya

Langkah-langkah Pengendalian Anggaran

Pengendalian anggaran memiliki beberapa tahapan sebagai berikut.

Mengembangkan anggaran

Tahap pertama dalam pengendalian anggaran adalah mengembangkan berbagai anggaran. Penting untuk mengidentifikasi pusat-pusat anggaran dalam organisasi dan anggaran harus dikembangkan untuk masing-masing pusat anggaran tersebut.

Dengan demikian anggaran dikembangkan untuk fungsi-fungsi seperti pembelian, penjualan, produksi, perencanaan tenaga kerja serta untuk uang tunai, pengeluaran modal, jam kerja mesin, jam kerja tenaga kerja dan sebagainya.

Kehati-hatian harus dilakukan saat mengembangkan anggaran. Faktor-faktor yang mempengaruhi perencanaan harus dipelajari dengan hati-hati dan anggaran harus dikembangkan setelah mempelajari hal yang sama secara menyeluruh.

Mencatat kinerja aktual

Harus ada sistem yang tepat untuk mencatat kinerja aktual yang dicapai. Hal ini akan memudahkan perbandingan antara anggaran dan kinerja aktual.

Sistem akuntansi dan akuntansi biaya yang efisien akan membantu mencatat kinerja aktual secara efektif.

Membandingkan kinerja yang dianggarkan dan kinerja aktual

Salah satu aspek terpenting dalam pengendalian anggaran adalah perbandingan antara kinerja yang dianggarkan dan kinerja aktual.

Tujuan dari perbandingan tersebut adalah untuk mengetahui penyimpangan antara keduanya dan memberikan dasar untuk mengambil tindakan korektif.

Tindakan korektif

Mengambil tindakan korektif yang tepat berdasarkan perbandingan antara hasil yang dianggarkan dan hasil aktual adalah inti dari penganggaran.

Anggaran selalu disiapkan untuk masa depan dan karenanya mungkin ada variasi antara hasil yang dianggarkan dan hasil aktual.

Untuk itu perlu dilakukan investigasi terhadap hal tersebut dan mengambil tindakan yang tepat agar penyimpangan tidak terulang kembali di masa yang akan datang.

Tanggung jawab dapat ditetapkan pada orang yang tepat sehingga mereka dapat bertanggung jawab atas penyimpangan tersebut.

Baca juga: Perbedaan Budgeting dan Forecasting dalam Proses Pengelolaan Keuangan

Jenis Teknik dalam Pengendalian Anggaran

Berbagai jenis anggaran adalah sebagai berikut

Anggaran pendapatan dan biaya

Anggaran yang paling umum menguraikan rencana pendapatan dan biaya operasional dalam bentuk nilai moneter. Anggaran pendapatan yang paling mendasar adalah anggaran penjualan yang merupakan ekspresi formal dan terperinci dari ramalan penjualan.

Pendapatan dari penjualan produk atau jasa memberikan pendapatan utama untuk membayar biaya operasional dan menghasilkan laba.

Anggaran biaya dapat berhubungan dengan item-item pengeluaran individual, seperti perjalanan, pemrosesan data, hiburan, iklan, telepon, dan asuransi.

Anggaran waktu, ruang, bahan, dan produk

Banyak anggaran yang lebih baik dinyatakan dalam jumlah daripada dalam bentuk uang. Misalnya jam kerja langsung, jam kerja mesin, unit bahan, kaki persegi yang dialokasikan, dan unit yang diproduksi.

Biaya dalam nilai uang tidak akan secara akurat mengukur sumber daya yang digunakan atau hasil yang diinginkan.

Anggaran belanja modal

Anggaran belanja modal menguraikan secara khusus pengeluaran modal untuk pabrik, mesin, peralatan, persediaan, dan barang-barang lainnya.

Anggaran ini memerlukan kehati-hatian karena anggaran ini memberikan bentuk yang pasti pada rencana penggunaan dana perusahaan.

Karena sebuah bisnis membutuhkan waktu yang lama untuk memulihkan investasinya dalam pabrik dan peralatan, (Payback period) anggaran pengeluaran modal biasanya harus dikaitkan dengan perencanaan jangka panjang.

Anggaran kas

Anggaran kas hanyalah perkiraan penerimaan dan pengeluaran kas yang digunakan untuk mengukur “pengalaman” kas aktual.

Ketersediaan kas untuk memenuhi kewajiban saat jatuh tempo adalah persyaratan pertama untuk eksistensi, dan keuntungan bisnis yang besar tidak akan banyak membantu jika terikat dalam inventaris, mesin, atau aset non-tunai lainnya.

Anggaran variabel

Anggaran variabel didasarkan pada analisis item-item biaya untuk menentukan bagaimana biaya individu harus bervariasi dengan volume output.

Beberapa biaya tidak bervariasi dengan volume, terutama dalam periode yang singkat seperti 1 bulan, 6 bulan, atau setahun.

Di antaranya adalah penyusutan, pajak properti dan asuransi, pemeliharaan pabrik dan peralatan, dan biaya untuk mempertahankan jumlah staf pengawas dan personil kunci lainnya.

Biaya yang bervariasi dengan volume output berkisar dari biaya yang sepenuhnya variabel hingga biaya yang hanya sedikit variabel.

Tugas penganggaran variabel melibatkan pemilihan beberapa unit ukuran yang mencerminkan volume; memeriksa berbagai kategori biaya (biasanya dengan mengacu pada bagan akun); dan, melalui studi statistik, metode analisis teknik, dan cara lain, menentukan bagaimana biaya-biaya ini harus bervariasi dengan volume output.

Anggaran berbasis nol (Zero Based Budget)

Ide di balik teknik ini adalah membagi program perusahaan menjadi “paket” yang terdiri dari tujuan, aktivitas, dan sumber daya yang dibutuhkan, kemudian menghitung biaya untuk setiap paket dari awal.

Dengan memulai anggaran setiap paket dari titik nol, penyusun anggaran menghitung biaya baru untuk setiap periode anggaran; dengan demikian mereka menghindari kecenderungan umum dalam penyusunan anggaran yang hanya melihat perubahan dari periode sebelumnya.

Baca juga: Activity Based Budgeting (ABB): Pengertian, Cara Hitung, dan Contohnya

Kesimpulan

Pengendalian anggaran adalah aspek penting dalam mengelola keuangan bisnis. Organisasi dapat meningkatkan kemampuan perencanaan dan peramalan mereka dengan menetapkan anggaran, memantau kinerja terhadap anggaran tersebut, dan mengambil tindakan korektif.

Sistem ini memungkinkan organisasi untuk menggunakan sumber daya keuangan mereka secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan mereka.

Namun, penting untuk dicatat bahwa pengendalian anggaran bukanlah proses sekali jadi. Hal ini membutuhkan pemantauan dan penyesuaian yang berkelanjutan agar tetap relevan dan efektif.

Keterlibatan para pemangku kepentingan yang relevan, termasuk karyawan, manajer, dan pemangku kepentingan, juga diperlukan. Hal ini untuk memastikan bahwa setiap orang mengetahui anggaran, target keuangan, dan peran mereka dalam mencapainya.

Lalu untuk memastikan anggaran Anda sesuai dengan perencanaan bisnis, gunakanlah software akuntansi untuk menganalisis setiap pos pemasukan dan pengeluaran dalam bisnis Anda.

Salah satu software akuntansi yang bisa Anda coba adalah software akuntansi Kledo yang bisa Anda coba secara gratis melalui tautan ini.