Pelajari apa yang dimaksud dengan menerapkan pengendalian kas internal untuk mencegah fraud arus kas di semua tingkatan di perusahaan Anda.
Dengan penerapan COSO framework dan dukungan tools modern, Anda akan mendapatkan keuntungan strategis dari proses pengendalian arus kas, terutama bagi para pemangku kepentingan dan investor.
Apakah bisnis Anda mendukung pembayaran secara langsung menggunakan laci kas dan tanda terima bernomor, atau beroperasi melalui e-commerce menggunakan pembayaran elektronik dan dokumentasi digital, semua ini berfungsi sebagai kontrol internal.
Pengendalian kas adalah sistem internal yang digunakan untuk mencegah pembayaran yang tidak disetujui, pencurian, dan fraud.
Sistem ini mencakup prosedur pada langkah-langkah yang telah ditetapkan untuk membuat segmentasi tugas dan memperkenalkan pemeriksaan dalam proses untuk mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan. Pengendalian kas juga mencakup sistem pelacakan untuk mendukung rekonsiliasi akun dan audit.
5 Hal Penting dalam Melakukan Pengendalian Kas Internal
Ada beberapa hal yang harus Anda lakukan untuk melakukan pengendalian dan pengelolaan kas yang optimal dalam sebuah bisnis.
Proses ini biasanya dimulai dari tindakan internal bisnis untuk memastikan setiap transaksi tercatat dengan faktual dan mitigasi risiko atas tindakan fraud.
Melindungi aset
Lindungi uang kas organisasi dengan menempatkannya di lemari atau laci yang terkunci dengan akses terbatas (atau lebih baik lagi di brankas). Hal ini harus dipantau untuk memastikan hanya personil yang tepat yang memiliki akses untuk menangani uang tunai.
Sebagai contoh, kas kecil dan/atau cek kosong harus disimpan di laci terkunci dengan akses terbatas dan hanya personil yang berwenang yang memiliki kombinasi atau kuncinya.
Baca juga: Cara Menghitung Tingkat Realisasi Pendapatan dalam Bisnis
Pemisahan tugas
Otorisasi transaksi, pencatatan transaksi, dan penjagaan aset terkait harus dilakukan oleh personil yang berbeda. Jika tugas penanganan kas dilakukan oleh karyawan yang berbeda, hal ini membantu memastikan bahwa tidak ada satu orang pun yang memiliki kendali penuh atas proses penanganan kas.
Untuk pembelian yang lebih kecil, ini dapat berupa batasan pada kartu perusahaan dengan kategori barang yang telah disetujui sebelumnya yang dapat dibeli oleh karyawan.
Seorang manajer meninjau pembelian ini secara teratur untuk memastikan pedoman perusahaan dipatuhi. Untuk pembelian yang lebih besar, dokumen permintaan pembelian dilengkapi dan diberikan kepada penyelia untuk disetujui sebelum penggantian biaya.
Akuntabilitas
Pastikan semua transaksi tunai telah diotorisasi, telah dicatat dengan benar, dan telah didokumentasikan dengan baik. Memastikan akuntabilitas di antara karyawan juga membantu mengurangi risiko kehilangan atau pencurian tanda terima kas dan pencatatan transaksi yang salah.
Pengendalian tambahan atas pengeluaran kas meliputi: pencocokan dokumen tiga arah untuk pembayaran vendor, validasi vendor dan tinjauan akurasi akun, meminta karyawan baru menandatangani perjanjian pengeluaran-pedoman yang dinyatakan dengan jelas-selama proses orientasi.
Baca juga: Bagaimana Cara Melakukan Penilaian Aset dalam Sebuah Bisnis?
Rekonsiliasi
Penting untuk melakukan rekonsiliasi semua rekening bank setiap bulan untuk memastikan semua transaksi dicatat secara akurat dan lengkap.
Selain rekonsiliasi bank, organisasi juga harus melakukan rekonsiliasi sistem program dengan sistem akuntansi, dan melakukan penghitungan kas di tangan secara berkala.
Karyawan yang pernah bekerja di laci kasir di lokasi ritel akan terbiasa dengan proses menghitung uang yang masuk dan keluar dari laci di awal dan akhir shift.
Ini adalah proses yang menetapkan nilai awal yang harus dimiliki laci dan harus dikembalikan pada akhir shift; selisih jumlah saat seorang karyawan menghitung laci harus sama dengan catatan elektronik penjualan pada hari itu di samping tanda terima kartu kredit.
Jumlah uang tunai ini kemudian dikumpulkan oleh supervisor dan disimpan di brankas atau brankas hingga penyetoran dilakukan. Melakukan penyetoran secara teratur memastikan tidak pernah ada uang tunai dalam jumlah besar.
Penting juga untuk mencocokkan laporan bank dengan jumlah yang ada di buku besar. Untuk membantu menjaga pemisahan tugas, orang yang merekonsiliasi rekening bank dan membuat entri jurnal akan berbeda dengan kasir dan supervisor.
Selanjutnya, akses ke elemen-elemen yang diamankan dalam proses tersebut akan dibatasi, dan bisnis biasanya akan memiliki asuransi ikatan karyawan.
Pemantauan
Proses peninjauan ulang sangat penting untuk memastikan bahwa kontrol telah tersedia dan berjalan secara efektif. Manajemen harus meninjau dan memantau secara teratur dan menyelidiki aktivitas yang tidak biasa. Proses ini akan membantu menentukan apakah suatu kontrol tidak berfungsi dengan baik atau perlu diubah atau diperbarui.
Baca juga: Manajemen Kasir: Komponen, Manfaat, dan Pengelolaannya
COSO Framwork untuk Praktik Terbaik Pengendalian Kas
Apa itu COSO?
Fraud dalam bisnis bukanlah hal yang main-main dan menjadi pusat perhatian pada akhir tahun 90-an ketika perusahaan-perusahaan besar ditemukan melakukan kecurangan yang menyebabkan kerugian miliaran dolar.
Pada tahun 2002, Sarbanes-Oxley Act (SOX) disahkan yang mewajibkan perusahaan publik untuk menjalani audit tahunan agar tetap patuh terhadap catatan keuangan.
Untuk membantu perusahaan menangkal kecurangan dan membangun kerangka kerja praktik terbaik untuk pencegahan, Committee of Sponsoring Organizations (COSO) didirikan.
Komisi ini terdiri dari American Accounting Association (AAA), American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), Financial Executives International (FEI), The Institute of Internal Auditors (IIA), dan National Association of Accountants (sekarang Institute of Management Accountants [IMA]).
Baca juga: Prosedur Tutup Kasir yang Tepat dan Wajib Dilakukan
Apa saja elemen dalam COSO framework dalam pengendalian kas dan ERM?
COSO menyediakan kerangka kerja yang dapat diikuti oleh perusahaan untuk membangun, mengevaluasi, dan meningkatkan pengendalian kas internal dan manajemen risiko perusahaan atau enterprise risk management (ERM).
Kerangka kerja ini dikembangkan sebagai tambahan dari serangkaian laporan yang telah diterbitkan untuk pengendalian internal – yang pertama kali diterbitkan pada tahun 1992 dengan pembaruan pada tahun 2013 dan 2020 – dan ERM – yang pertama kali diterbitkan pada tahun 2004 dan diperbarui pada tahun 2017.
Secara visual, kerangka kerja COSO adalah sebuah model yang disajikan sebagai sebuah kubus berwarna-warni dan tersegmentasi yang melapisi tujuan, komponen, dan struktur organisasi. Untuk ketiga tujuan pengendalian internal, terdapat 5 komponen yang dapat diterapkan di 4 struktur organisasi.
Apa saja 3 tujuan pengendalian internal COSO?
- Operasi. Tujuan ini melihat bagaimana pengendalian internal diimplementasikan di dalam perusahaan. Apakah kontrol tersebut digunakan oleh karyawan? Apakah mereka efektif dan realistis?
- Pelaporan. Tujuan ini melihat laporan yang disediakan oleh perusahaan. Apakah laporan tersebut konsisten, dapat diandalkan, dan akurat?
- Kepatuhan. Tujuan ini melihat legalitas operasi bisnis. Apakah peraturan negara bagian dan lokal dipatuhi?
Baca juga: Penyebab dan Cara Mengatasi Arus Kas Negatif dalam Bisnis
Apa saja 5 komponen pengendalian internal COSO?
Masing-masing dari 5 komponen yang tercantum dapat dirinci lebih lanjut menjadi total 17 prinsip, dan disini kami akan membahas rangkuman 5 komponennya saja.
Untuk penjelasan lengkap tentang COSO Framework, Anda bisa membaca di artikel ini.
Lingkungan pengendalian
Dewan direksi menentukan pendekatan terhadap pengendalian internal serta nilai-nilai etika dan tujuan perusahaan. Hal ini kemudian diterjemahkan oleh manajemen melalui proses dan kebijakan kepada karyawan.
Perusahaan juga secara aktif bekerja untuk mempekerjakan individu yang akan menerapkan, menjunjung tinggi, dan bertanggung jawab, membantu perusahaan menjaga etika dan mempromosikan tujuan mereka.
Penilaian risiko
Kemungkinan risiko terhadap tujuan perusahaan diidentifikasi termasuk kemungkinan internal dan eksternal.
Manajemen mempertimbangkan bagaimana implementasi dari setiap perubahan pada operasi internal atau eksternal dapat berdampak negatif terhadap perusahaan khususnya yang berkaitan dengan pengendalian internal.
Aktivitas pengendalian
Semua tingkatan dalam perusahaan mencakup kegiatan pengendalian, baik untuk mencegah dan memperbaiki risiko dalam pengendalian internal, melalui proses manual maupun otomatis.
Pemisahan tugas dalam pengendalian internal adalah salah satu cara terbaik untuk membangun pencegahan risiko di semua tingkatan.
Informasi & komunikasi
Komunikasi dan transparansi merupakan landasan untuk mempertahankan pengendalian internal. Manajemen menggunakan informasi yang dapat diandalkan dan akurat terkait dengan proses dan prosedur pengendalian.
Informasi ini dikomunikasikan secara internal dan eksternal sebagaimana diperlukan untuk mengetahui penilaian dan mitigasi risiko.
Kegiatan pemantauan
Perusahaan dengan sengaja melakukan pemantauan internal dan eksternal pada frekuensi yang teratur atau dapat diprediksi untuk menentukan apakah risiko dalam lingkungan pengendalian secara efektif dicegah atau diperbaiki. Audit dan rekonsiliasi CPA independen adalah contoh kegiatan pemantauan.
Baca juga: Free Cash Flow Conversion: Pengertian, Cara Hitung, dan Contoh Kasus
Apa saja 4 struktur organisasi pengendalian internal COSO?
Struktur perusahaan ditunjukkan pada kerangka kerja kubus COSO untuk menggambarkan bahwa kontrol internal harus ada di semua tingkatan untuk pencegahan tindakan fraud.
Kontrol pada tingkat dasar lebih rinci sementara kontrol pada tingkat yang lebih tinggi memiliki dampak yang lebih luas dan menyeluruh terhadap bisnis.
Tingkat entitas
Tingkat eksekutif bisnis termasuk dewan direksi. Contoh pengendalian tingkat entitas adalah kode etik perusahaan yang berdampak pada semua tingkat struktur.
Divisi
Divisi dalam sebuah perusahaan juga dapat digambarkan sebagai departemen yang berbeda: akuntansi, operasi, penjualan, dll. Pengendalian tingkat divisi bersifat spesifik untuk setiap departemen.
Sebagai contoh, formulir permintaan pengadaan yang diajukan oleh anggota tim penjualan tidak akan dikirim ke manajer gudang untuk mendapatkan persetujuan.
Unit operasi
Unit operasi memecah lebih lanjut sebuah departemen menjadi beberapa tim. Pada tingkat struktur ini, tujuannya sangat spesifik, hanya berkaitan dengan satu elemen dalam bisnis secara keseluruhan, seperti tim pemasaran yang bertanggung jawab atas keberhasilan produk tertentu.
Fungsi
Pada dasar struktur organisasi adalah karyawan secara individu. Pengendalian internal pada tingkat ini akan bersifat spesifik untuk setiap tugas.
Seorang kasir yang mengisi formulir sambil menghitung laci masuk dan keluar mendukung pengendalian penerimaan kas.
Baca juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Kasir Minimarket dan Tips Memilihnya
Kesimpulan
Memiliki pengendalian kas internal yang tepat dapat membantu mencegah skema transfer dan penagihan palsu, pencurian gaji dan persediaan, dan bahkan meminimalisir tindakan fraud secara keseluruhan.
Dengan memahami pentingnya pengendalian internal untuk penerimaan kas serta prinsip-prinsip yang disediakan oleh kerangka kerja COSO, bisnis Anda akan memiliki keuntungan yang dibutuhkan untuk tetap mematuhi aturan dan beroperasi dengan aman, mendapatkan kepercayaan dan dukungan dari para pemangku kepentingan dan investor.
Untuk mendukung proses pencatatan kas yang aman dan transparan, ada baiknya juga Anda menggunakan sistem akuntansi modern sehingga memudahkan Anda melakukan pemantauan keuangan bisnis kapanpun.
Salah satu sistem akuntansi yang bisa Anda gunakan adalah dengan menggunakan software akuntansi Kledo yang sudah dipercaya oleh lebih dari 75 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia.
Kledo adalah software akuntansi buatan Indonesia yang memiliki fitur akuntansi terlengkap dan terintegrasi dengan fitur manajemen persediaan, manajemen aset, marketplace dan sistem HR juga payroll.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- 7 Masalah Departemen Keuangan dan Juga Solusi Mengatasinya - 6 September 2024
- Decoy Effect pada Marketing: Definisi, Contoh, Cara Melakukannya - 6 September 2024
- Terminal Growth Rate: Pengertian, Rumus dan Cara Hitungnya - 4 September 2024