Tips Efektif dalam Pengendalian Pengeluaran Bisnis

Sebelum membuat model keuangan yang menarik dan melakukan forecasting, Anda perlu mengetahui bagaimana uang masuk dan juga bagaimana uang keluar dengan melakukan pengendalian pengeluaran.

Pada artikel kali ini kami akan membahas secara lengkap apa itu pengendalian pengeluaran dalam bisnis beserta tips mengelolanya.

Apa yang Dimaksud dengan Pengendalian Pengeluaran?

Sederhananya, pengendalian pengeluaran menggambarkan tingkat manajemen dan pemantauan yang dimiliki bisnis atas pengeluarannya.

Semakin baik tim keuangan dapat mengendalikan pengeluaran perusahaan, semakin baik mereka dapat melindungi uang tunai yang berharga dan membuat perkiraan keuangan yang lebih tepat.

Catatan penting: pengendalian pengeluaran tidak harus berarti memotong biaya. Faktanya, pengeluaran strategis sangat penting untuk pertumbuhan perusahaan. Dan anggaran Anda ada karena suatu alasan.

Sebaliknya, pengendalian hanya memastikan bahwa Anda tahu apa yang Anda belanjakan, bahwa setiap pembelian disetujui, dan Anda dapat mematuhi anggaran yang telah Anda tetapkan.

Untuk mencapai pengendalian pengeluaran yang baik, tim keuangan membutuhkan visibilitas. Visibilitas atas ke mana uang pergi, dan siapa yang membelanjakannya.

Baca juga: Pengertian Diversifikasi Produk, Manfaat, Tahapan, dan Contohnya

Perbedaan Pengendalian Pengeluaran dan Pengendlaian Biaya

Berbeda dengan yang telah kami jelaskan di atas, “pengendalian biaya” hampir selalu mengacu pada pengurangan pengeluaran. Namun sebaliknya, pengendalian pengeluaran tidak harus demikian.

Namun kedua istilah tersebut memiliki banyak kesamaan, dan kita akan membahas “biaya” dan “pengeluaran” secara bergantian dalam artikel ini.

Untuk tujuan kita, kita lebih banyak berbicara tentang pengeluaran diskresioner. Tentu saja, gaji, sewa, dan utilitas adalah biaya dan perlu dikelola. Namun, biaya-biaya ini biasanya cukup konsisten, dan perusahaan memiliki pegangan yang baik pada pengeluaran operasional mereka secara umum.

Jadi, saat kita mengeksplorasi pengendalian pengeluaran, kita akan berbicara lebih banyak tentang biaya variabel yang selalu sulit dijabarkan oleh perusahaan.

Pengeluaran mempengaruhi berbagai proses

Faktanya, mari kita lihat beberapa dari biaya-biaya itu sekarang. Gagasan bahwa perusahaan (dan karyawan) perlu mengeluarkan biaya untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka.

Seperti yang telah disebutkan di atas, perusahaan mengeluarkan biaya di semua lini; menjalankan perusahaan itu mahal! Namun ada beberapa proses utama yang sering kali tidak memiliki kontrol yang tepat:

• Pengadaan dan hubungan dengan pemasok – terutama di perusahaan yang prosesnya informal dan tidak memiliki departemen pembelian.
• Pengeluaran ad hoc – sebagian besar perusahaan mengandalkan kejujuran dan akal sehat dari tim mereka, dan tidak memiliki cara yang baik untuk memantau pengeluaran.
• Langganan dan pembayaran online – dengan anggaran untuk alat SaaS yang meningkat dengan cepat, manajer keuangan dan anggaran kesulitan memantau setiap pembayaran yang keluar.
• Perjalanan bisnis – di masa-masa makmur, perusahaan menghabiskan banyak biaya untuk mengirim anggota tim mengunjungi klien, menghadiri konferensi, dan berpindah-pindah kantor.

Belum lagi pembukuan dan pengajuan pajak, yang bisa memakan waktu berminggu-minggu jika Anda tidak memiliki gambaran yang jelas tentang siapa yang melakukan pembelian.

Dan meskipun beberapa perusahaan memiliki pengendali keuangan untuk mengawasi hal ini, manajer lini dan staf non-keuangan lainnya memainkan peran penting.

Baca juga: Strategi Pengembangan Produk, Tahapan, dan Contohnya

Apakah Perusahaan Benar-Benar Perlu Melakukan Peengendalian Pengeluaran?

Jawabannya adalah: Ya.

Seperti yang telah kita lihat di bagian pendahuluan artikel ini, sebagian besar perusahaan tidak memiliki gambaran yang jelas tentang bagaimana uang perusahaan dibelanjakan.

Hal ini menjadi tantangan di saat-saat yang baik, dan menjadi mimpi buruk ketika arus kas menjadi masalah.

Menurut CFO Connect, manajemen arus kas diidentifikasi sebagai satu-satunya masalah terbesar bagi perusahaan selama krisis Covid-19.

Setelah satu dekade pertumbuhan ekonomi, perusahaan tiba-tiba harus mengelola setiap rupiah yang mereka belanjakan. Hal ini sangat sulit ketika Anda tidak sepenuhnya memegang kendali atas uang yang keluar masuk.

Dan ini masih menjadi masalah utama. Salah satu tugas utama tim keuangan – terutama pengontrol keuangan – adalah mencatat dan melaporkan uang masuk dan uang keluar.

Jadi, kemampuan Anda untuk mengendalikan keduanya sangat penting.

Baca juga: Penilaian Risiko: Matrik, Contoh, dan Tahapannya dalam Bisnis

5 Konsekuensi dari Pengeluaran yang Tidak Terkendali

Jadi, apa akibatnya bagi perusahaan-perusahaan yang kesulitan mengendalikan pengeluaran? Berikut adalah lima cara yang dapat memberikan dampak nyata.

1. Perencanaan keuangan yang buruk

Anggaran dan prakiraan adalah urusan serius bagi CFO dan tim keuangan. Dan mereka mengandalkan data yang baik untuk menyusunnya.

Namun, sangat sulit untuk mempersiapkan dan menerapkan anggaran jika Anda tidak memiliki pegangan yang kuat tentang ke mana uang perusahaan akan pergi.

Anggaran Anda untuk kuartal berikutnya hampir pasti akan mencerminkan pengeluaran selama beberapa kuartal terakhir. Dan jika Anda tidak dapat melaporkan hal ini secara akurat, penganggaran Anda akan sangat terpukul.

Dampak yang lebih serius terjadi setelah anggaran ditayangkan:

• Anda mungkin meremehkan apa yang dibutuhkan oleh masing-masing tim, sehingga menghambat dan memperlambat pertumbuhan perusahaan.
• Jika anggaran tidak cukup, tim mungkin akan membelanjakan anggaran tersebut. Dan tanpa kontrol pengeluaran yang baik, kemungkinan besar Anda tidak akan mengetahui hal ini tepat waktu.
• Jika anggaran terlalu tinggi, tim mungkin akan menghabiskannya secara sembrono, dan kemudian terkejut ketika mereka tidak memiliki kesempatan yang sama di masa depan.

Secara umum, Anda harus bertujuan untuk membuat anggaran yang baik berdasarkan data pengeluaran yang sebenarnya. Jika tidak, semua orang hanya akan menebak-nebak.

2. Proses administrasi yang melelahkan dan memakan waktu

Tanyakan kepada tim keuangan mana pun tentang periode kerja yang paling membuat mereka stres, dan mereka pasti akan mengatakan bahwa itu adalah proses tutup buku.

Mereka harus mencari-cari dan mengulang pencarian untuk mendapatkan semua informasi yang mereka butuhkan hanya untuk mencatat berapa banyak uang yang masuk dan keluar dari perusahaan pada bulan, kuartal, atau tahun itu.

Konsepnya sebenarnya cukup sederhana. Namun, yang membuatnya sangat melelahkan adalah data yang tidak lengkap yang harus mereka hadapi.

Hal ini termasuk pengeluaran tanpa tanda terima, pengeluaran yang tidak terkait dengan tim atau anggaran, dan tidak adanya persetujuan dari manajer.

Kurangnya kontrol biasanya diserahkan kepada tim keuangan (yaitu pengontrol keuangan) untuk mengisi kekosongan tersebut. Mereka akhirnya harus mengejar karyawan di seluruh bagian bisnis hanya untuk menyelesaikan pembayaran.

Proses pencatatan pengeluaran manual sangat merugikan, membunuh produktivitas dalam bisnis di seluruh dunia. Teruslah membaca artikel ini untuk mendapatkan solusi untuk masalah ini.

Baca juga: Manajemen Pengeluaran: Pengertian, Jenis, Contoh dan Tipsnya

3. Tingkat kesalahan yang tinggi

Sementara kita membahas tentang dokumen, proses manual seperti laporan pengeluaran adalah tempat yang paling sering terjadi untuk kesalahan manusia atau human error.

Hal ini akan berdampak secara alami. Tim keuangan Anda yang sudah sibuk harus memeriksa setiap klaim untuk memeriksa kesalahan (yang pasti akan mereka temukan), dan kemudian meluangkan waktu untuk memperbaikinya.

Atau mungkin mereka tidak menemukan kesalahan tersebut, yang dapat menyebabkan masalah serius pada saat pembayaran pajak.

Seperti yang akan kita bahas, pengendalian pengeluaran yang tepat sebenarnya menghilangkan sebagian besar pekerjaan manual. Hal ini tentu saja membuat proses menjadi lebih cepat, namun juga bebas dari masalah seperti ini.

Ketika proses pengeluaran utama tidak disederhanakan (dan diotomatisasi), jumlah kesalahan manusia akan meningkat. Sebaliknya, otomatisasi pengeluaran dapat mengatasi sebagian besar masalah ini sejak awal.

4. Risiko fraud yang serius

Sebagian besar bisnis mungkin tidak menyadari risiko yang muncul dari kebiasaan pencatatan pengeluaran manual mereka. Namun jika mereka tetap menggunakan pembuatan laporan pengeluaran manual, ini merupakan opsi dengan kontrol yang rendah – dan akan ada risiko besar disana.

Sejumlah karyawan mengaku memalsukan sebagian atau seluruh laporan pengeluaran – sebanyak 10%. Dan sebuah penelitian dari Amerika Serikat menemukan bahwa beberapa karyawan mencuri sebanyak $25.000 per tahun melalui kecurangan pengeluaran.

Banyak dari kasus-kasus ini tidak disengaja – atau setidaknya tidak bermaksud jahat. Mungkin karyawan hanya lupa apa yang dibelanjakan dan memberikan perkiraan kasar. Namun, meskipun tidak ada niat jahat, hal ini tetap berbahaya bagi perusahaan.

Kartu kredit adalah contoh kasus lainnya. Ketika kartu tersebut tersebar di internet, kemungkinan penipuan kartu kredit meningkat.

Penipuan kredit merupakan industri bernilai miliaran dolar di Amerika Serikat dan Inggris. Namun banyak perusahaan yang terus menggunakan kartu mereka seolah-olah tidak ada yang salah.

Baca juga: Pengertian Analisis Pengeluaran Bisnis, Tahapan, dan Manfaatnya

5. Stabilitas jangka panjang yang lebih sedikit

Pada akhirnya, pengendalian pengeluaran yang baik benar-benar sama dengan proses keuangan yang kuat dan praktik yang baik. Untuk menjaga bisnis tetap berjalan dalam jangka panjang, Anda perlu mengetahui bahwa pengeluaran terkendali.

Dengan adanya kontrol pengeluaran, Anda akan dapat mengelola landasan pacu kas secara efektif dan mengoptimalkan arus kas. Dan Anda akan siap menghadapi audit signifikan yang akan datang.

Dan seperti yang akan kita lihat, mencapai kontrol yang lebih baik tidak terlalu sulit, mahal, atau memakan waktu. Hanya saja sebagian besar perusahaan tidak mengetahui pilihan mereka.

6 Tips untuk Melakukan Pengendalian Pengeluaran Perusahaan

Semoga sudah sangat jelas bahwa pengendalian pengeluaran yang baik sangat penting untuk bisnis apa pun. Jadi bagaimana Anda bisa mencapainya?

Saat Anda mencari software, solusi, dan proses baru, berikut ini enam elemen penting.

1. Pilih metode pembayaran yang sesuai

Kami telah melihat beberapa kali masalah yang muncul karena mengandalkan laporan pengeluaran manual dan kartu kredit perusahaan. Ini adalah alat kuno yang tidak bisa mengikuti perkembangan dunia modern.

Solusi sederhananya adalah dengan memberikan setiap karyawan akses ke metode pengeluaran yang aman, efisien, dan terkendali.

Ini harus mencakup:

Kartu pengeluaran fisik dengan batas yang dapat disesuaikan khusus untuk setiap karyawan.

Ini berarti mereka tidak perlu membayar dengan uang mereka sendiri saat berada di lapangan, dan dengan demikian tidak perlu menyerahkan laporan pengeluaran.

Kartu kredit virtual untuk membayar secara online.

Ini menunjukkan kepada tim keuangan Anda semua pembayaran yang sedang berlangsung (langganan) kapan saja, dan mencegah Anda menggunakan kartu kredit perusahaan yang sama secara online.

Otomatisasi pengeluaran dan faktur.

Ini memungkinkan karyawan untuk mengirimkan faktur dan mengajukan biaya yang dikeluarkan sendiri melalui platform, bukan di atas kertas. Mereka memasukkan data sekali saja, dan data tersebut dapat dilihat oleh manajer dan tim keuangan secara instan.

Metode pembayaran Anda saat ini tidak benar-benar dirancang untuk perusahaan – mereka hanya solusi. Jadi, carilah opsi yang secara khusus dibuat untuk bisnis!

Baca juga: 11 Cara Melacak Pengeluaran Bisnis dan Tips Menguranginya

2. Visibilitas real-time atas pengeluaran

Opsi pembayaran dan pelaporan apa pun yang Anda pilih harus memastikan bahwa Anda bisa melacak pengeluaran secara real-time. Bagaimana Anda bisa mengontrol pengeluaran jika Anda tidak tahu apa yang telah dibelanjakan hingga terlambat?

Secara sederhana, ini berarti Anda memerlukan platform atau dasbor terpusat. Tim keuangan dan manajer Anda harus bisa masuk dan melihat setiap pembayaran, yang sudah lewat dan yang dijadwalkan.

Saat ini, Anda mungkin mengandalkan buku besar akuntansi Anda untuk melacak semua ini. Namun, buku besar ini tidak akan diperbarui hingga tagihan kartu kredit tiba dan klaim pengeluaran karyawan masuk.

Namun kontrol yang sebenarnya membutuhkan semua data ini pada saat pembayaran dibuat.

3. Pengumpulan tanda terima yang mudah

Kita telah membahas di atas betapa memakan waktunya proses tutup buku bagi tim keuangan. Dan penyebab terbesarnya adalah tanda terima yang hilang.

Tanpa tanda terima, pengeluaran tidak dapat divalidasi. Dan perusahaan harus menanggung biaya tersebut atau karyawan tidak mendapatkan bayaran – yang mana juga tidak adil.

Sebagai bagian dari solusi manajemen pengeluaran yang baru (dengan metode pembayaran yang sesuai), Anda harus mengadopsi cara yang mudah bagi karyawan untuk mendigitalkan tanda terima pada saat mereka menerimanya.

Ini biasanya berarti aplikasi seluler yang mudah digunakan. Mereka hanya perlu mengambil foto struk, dan aplikasi akan mencocokkannya dengan pembayaran pada laporan pengeluaran mereka.

Tujuannya adalah untuk membuat proses yang sangat mudah. Sedikit perencanaan yang cerdas akan menghilangkan banyak waktu yang terbuang untuk tim keuangan setiap bulannya.

Baca juga: Contoh Laporan Pengeluaran dan Pemasukan, Download Di Sini!

4. Kebijakan pengeluaran yang jelas

Kebijakan perjalanan dan pengeluaran yang baik adalah salah satu alat terbaik Anda untuk membantu mempertahankan kendali atas biaya. Kebijakan Anda harus menetapkan jenis pengeluaran yang diizinkan untuk karyawan Anda, dan bagaimana mereka harus melakukannya.

Namun, menulis kebijakan hanyalah setengah dari perjuangan. Karena ini adalah sebuah karya seni administratif yang pada dasarnya tidak ada gunanya jika anggota tim Anda tidak mengikutinya.

Dan inilah statistik yang harus menjadi perhatian Anda: dua pertiga karyawan belum membaca kebijakan pengeluaran perusahaan mereka. Jadi, mungkin mengandalkan kata-kata tertulis tidak akan cukup.

Pilihan terbaik Anda adalah membuat aturan dan batasan ke dalam metode pembayaran yang diandalkan karyawan Anda. Misalnya, jika tim penjualan Anda menggunakan kartu pengeluaran yang membuat mereka tetap berada dalam batas, atau mencegah mereka melakukan tindakan fraud, mereka tidak punya pilihan selain mengikuti aturan ini.

Anda bisa melakukan hal yang sama dengan kartu virtual untuk pembelanjaan online, dan bahkan menetapkan batas yang berlaku untuk semua metode pembayaran.

Jadi, manajer pemasaran Anda mungkin memiliki 10.000.000 per bulan untuk dibelanjakan untuk iklan, perjalanan, dan peralatan, dan ketika mereka mencapai batas tersebut, mereka harus secara resmi meminta lebih banyak.

Kebijakan yang jelas adalah kunci untuk menjaga pengeluaran tetap terkendali.

Namun, kebijakan terbaik tidak mengharuskan karyawan untuk menghafal aturan – mereka membuat kebijakan tersebut menjadi bagian dari metode pembayaran itu sendiri.

Untuk benar-benar mengendalikan pengeluaran, manajer dan tim keuangan harus bisa menyetujui atau menolak biaya di awal.

Merekalah yang seharusnya memantau anggaran, dan mereka harus memastikan bahwa setiap sen dibelanjakan secara bertanggung jawab.

5. Kemampuan yang mudah untuk menyetujui pengeluaran di muka

Namun melakukan hal ini secara manual untuk setiap pengeluaran kecil dapat membuat operasional bisnis terganggu.

Kami melihat berbagai macam pilihan. Tetapi hanya 10% bisnis yang memiliki sistem persetujuan otomatis. Angka yang terlalu rendah!

Saat ini, Anda sebenarnya bisa mengatur parameter untuk melakukan pra-persetujuan pengeluaran perusahaan. Jadi, selama karyawan memenuhi kriteria tertentu, mereka tidak perlu meminta izin setiap saat.

Hal ini dapat dikelola dan dicatat dalam aplikasi atau platform khusus. Dan apa pun yang berada di luar parameter ini bisa mendapatkan persetujuan manual – juga melalui aplikasi atau platform yang sama.

Salah satunya dengan menggunakan fitur approval pada software akuntansi Kledo yang memudahkan seluruh karyawan melakukan persetujuan pada pengeluaran dan biaya yang sudah Anda atur sebelumnya dan tingkat approvalnya.

Sebanyak 16% bisnis menggunakan metode ini. Manajer menerima notifikasi dan dapat menyetujui pengeluaran dari mana saja. Tidak perlu ada jejak email atau percakapan langsung.

Dan semakin sedikit Anda bergantung pada percakapan tatap muka untuk mengelola pengeluaran, semakin sehat proses pengeluaran Anda.

Jika tertarik menggunakan Kledo untuk proses pembukuan dan pengendalian pengeluaran yang lebih baik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Mengenal Berbagai Akun Pengeluaran dalam Akuntansi

6. Buat langkah yang jelas untuk memerangi fraud

Tahukah Anda:

• 85% karyawan mengaku berbohong dalam laporan pengeluaran (alias: melakukan fraud)
• Fraud kartu kredit adalah bentuk penipuan keuangan yang paling umum di Amerika Serikat

Jadi, bisnis yang mengandalkan laporan pengeluaran dan kartu kredit perusahaan – sebagian besar bisnis secara konsisten terpapar risiko fraud. Dan sebagian besar risiko berasal dari fakta bahwa metode pembayaran ini sangat sulit dilacak.

Pengendalian pengeluaran yang tepat seharusnya memungkinkan Anda menemukan pengeluaran yang tidak biasa dengan menyoroti kenaikan yang tidak terduga, pemasok atau pembelanja yang tidak disetujui, dan informasi transaksi yang tidak lengkap.

Namun, laporan pengeluaran dan kartu kredit perusahaan gagal karena Anda biasanya tidak tahu apa yang dibelanjakan hingga berminggu-minggu kemudian.

Dan dalam kasus laporan pengeluaran, Anda memiliki tanda terima, tetapi Anda tidak memiliki akses ke rekening bank karyawan. Jadi, Anda tidak akan pernah tahu ke mana uang itu pergi.

Solusi manajemen pengeluaran yang baik akan mencatat setiap transaksi pada saat transaksi tersebut dilakukan, dan memberikan data terkini kepada tim keuangan.

Yang paling penting, Anda akan dapat melihat lonjakan pengeluaran yang tidak terduga, pemasok yang tidak biasa, dan uang yang dibelanjakan dalam situasi yang mencurigakan.

Pada dasarnya, Anda akan memiliki lebih banyak visibilitas. Yang berarti lebih sedikit fraud, dan lebih banyak kontrol.

Baca juga: Pengeluaran Bisnis: Pengertian, Jenis, Cara Pencatatannya dan Menghematnya

Pada Intinya..

Seperti yang kita bahas diatas, pengendalian pengeluaran yang baik biasanya merupakan hasil dari visibilitas atas di mana dan bagaimana uang perusahaan dibelanjakan.

Jika Anda dapat dengan yakin mengatakan bahwa Anda tahu secara real time siapa yang membelanjakan uang, mengapa, dan berapa banyak, maka Anda mungkin memiliki kontrol keuangan yang baik.

Namun terlalu banyak bisnis yang mengandalkan metode pembayaran dan pencatatan keuangan yang sudah ketinggalan zaman yang hampir tidak memberikan visibilitas. Mereka menunggu hingga akhir bulan dan kemudian mencoba menyusunnya kembali.

Tanpa adanya pengendalian biaya dan pengendalian pengeluaran yang tepat, perusahaan dapat mengalami lebih banyak ancaman eksternal dan kemunduran internal yang dapat menghancurkan bisnis mereka.

Tidak menerapkan pengendalian pengeluaran dapat menyebabkan konsekuensi seperti pengeluaran yang berlebihan, sumber daya yang terkuras, dana yang tidak mencukupi, meningkatnya penipuan, hilangnya kepercayaan dan kredibilitas, dan dalam skenario terburuk, kebangkrutan bisnis.

Oleh sebab itu, pastikan Anda memiliki sistem yang memudahkan Anda dalam melakukan pengendalian pengeluaran dan pembukuan seperti menggunakan software akuntansi online Kledo yang bisa Anda coba secara gratis selama14 hari atau selamanya melalui tautan ini.