Proses rekonsiliasi dilakukan sebagai bagian dari kegiatan penutupan buku pada akhir bulan sebelum penerbitan laporan keuangan. Terkadang kesalahan besar dapat terlewatkan dalam laporan keuangan jika tidak dilakukan rekonsiliasi. Rekonsiliasi buku besar pembantu dan buku besar umum membantu dalam menyisir potensi kesalahan, salah satunya adalah melakukan proses rekonsiliasi piutang.
Proses rekonsiliasi piutang memastikan bisnis tidak memiliki piutang yang lupa ditagih sehingga memastikan penerimaan bisnis sehingga keuntungan bisnis menjadi maksimal.
Jika dilakukan secara manual, proses ini memakan banyak waktu dan membosankan, oleh sebab itu banyak bisnis yang melakukan proses rekonsiliasi dengan menggunakan sistem modern seperti software akuntansi.
Pada artikel kali ini, kita akan membahas secara mendalam apa itu rekonsiliasi piutang, tahapan, cara melakukan, dan manfaat yang akan Anda dapatkan jika melakukan rekonsiliasi piutang secara rutin dalam bisnis Anda
Apa yang Dimaksud dengan Rekonsiliasi Piutang?
Rekonsiliasi piutang adalah proses memverifikasi kecocokan saldo di akun perusahaan dan akun pelanggan dengan mencocokkan tagihan pelanggan yang belum dibayar dengan total di buku besar. Proses ini membantu memastikan akurasi dan transparansi dalam pelaporan keuangan.
Ini adalah proses mencocokkan dan memvalidasi saldo di buku besar (GL) dengan sumber eksternal dan internal atau perhitungan independen lainnya untuk memastikan penutupan akhir bulan dan akhir tahun yang akurat.
Proses ini penting karena membuktikan bahwa angka buku besar untuk piutang dapat dipertanggungjawabkan. Dua sumber informasi untuk rekonsiliasi ini adalah sebagai berikut:
- Buku besar
Catatan akuntansi berisi pembukuan dua kali pencatatan yang memungkinkan bisnis untuk melacak kredit dan debit. Dalam buku besar, akun secara khusus didedikasikan untuk piutang usaha, saldo akhir yang dihasilkan dalam buku besar adalah ringkasan total yang akan diverifikasi melalui rekonsiliasi. - Rincian piutang
Daftar rincian tagihan pelanggan yang belum dibayar harus sesuai dengan saldo akhir di buku besar yang biasanya dicatat dalam buku besar penjualan anak perusahaan. Cetaklah piutang yang sudah jatuh tempo (AR), dan bandingkan laporan ini dengan total piutang di buku besar.
Baca juga: Cara Melakukan Optimasi Arus Kas Bagi Para Pemilik Bisnis
Apa Tujuan Rekonsiliasi Piutang Usaha?
Rekonsiliasi piutang usaha merupakan proses penting dalam akuntansi yang bertujuan untuk mencocokkan transaksi yang telah disetujui dengan catatan yang ada di buku besar perusahaan.
Proses ini tidak hanya membantu dalam pengelolaan piutang, tetapi juga memberikan sejumlah manfaat penting bagi kesehatan keuangan perusahaan. Berikut adalah penjelasan mengenai tujuan rekonsiliasi piutang usaha lebih jauh:
Menjaga akurasi laporan keuangan
Salah satu tujuan utama dari rekonsiliasi piutang usaha adalah memastikan bahwa laporan keuangan perusahaan tetap akurat dan dapat dipercaya. Dengan melakukan rekonsiliasi, perusahaan dapat memverifikasi bahwa setiap transaksi yang dicatat sesuai dengan dokumen pendukung yang sah, seperti faktur atau bukti pembayaran.
Hal ini mencegah kesalahan pencatatan, seperti transaksi yang terlewat atau duplikasi, yang dapat menyebabkan ketidakakuratan dan bias informasi dalam laporan keuangan. Dengan laporan keuangan yang akurat, manajemen dapat membuat keputusan bisnis yang lebih tepat dan cepat.
Memastikan pelaporan pajak yang tepat
Proses rekonsiliasi juga berperan penting dalam pelaporan pajak. Dengan mencocokkan semua transaksi yang tercatat dengan buku besar, perusahaan dapat memastikan bahwa tidak ada transaksi kena pajak yang terlewat.
Ini sangat penting untuk mematuhi peraturan perpajakan dan menghindari potensi denda dari Ditjen pajak. Rekonsiliasi yang tepat membantu perusahaan dalam menyusun laporan pajak yang akurat, sehingga seluruh kewajiban pajak dapat terpenuhi sesuai dengan aturan yang berlaku.
Baca juga: Tahapan Proses Audit Akuntansi dan Hal yang Harus Diperhatikan
Pengendalian dan pencegahan fraud
Rekonsiliasi piutang usaha juga memiliki peran dalam pengendalian internal perusahaan, khususnya dalam mencegah kecurangan dan tindakan fraud. Dengan secara rutin mencocokkan catatan transaksi dengan dokumen asli, perusahaan dapat mendeteksi transaksi yang tidak sah atau mencurigakan.
Hal ini membantu dalam mengidentifikasi upaya fraud atau manipulasi yang mungkin dilakukan oleh karyawan atau pihak lain yang memiliki akses ke sistem keuangan perusahaan. Melalui rekonsiliasi yang ketat, perusahaan dapat menjaga integritas keuangannya dan mencegah kerugian yang disebabkan oleh tindakan kecurangan.
Baca juga: Mengetahui Siklus Penerimaan Piutang Usaha dalam Bisnis
Memperbaiki hubungan dengan pelanggan
Selain manfaat internal, rekonsiliasi piutang usaha juga dapat membantu memperbaiki hubungan dengan pelanggan. Dengan memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan benar dan tepat waktu, perusahaan dapat menghindari kesalahpahaman terkait jumlah yang harus dibayar oleh pelanggan.
Hal ini penting untuk menjaga kepercayaan dan hubungan baik dengan pelanggan, yang pada akhirnya dapat meningkatkan loyalitas dan kepuasan mereka.
Meningkatkan efisiensi operasional
Melakukan rekonsiliasi secara rutin juga dapat meningkatkan efisiensi operasional perusahaan. Dengan memiliki catatan yang akurat dan terkini, perusahaan dapat lebih mudah melacak dan mengelola piutang, sehingga proses penagihan dapat dilakukan dengan lebih cepat dan efektif.
Ini membantu dalam meningkatkan arus kas perusahaan dan memastikan bahwa dana yang menjadi hak perusahaan dapat diterima tepat waktu.
Baca juga: Proses dan Cara Melakukan Rekonsiliasi Buku Besar
Tahapan dalam Proses Rekonsiliasi Piutang Usaha
Rekonsiliasi piutang usaha adalah proses penting yang dilakukan oleh perusahaan untuk memastikan bahwa jumlah yang tercatat dalam buku besar perusahaan sesuai dengan laporan dari pelanggan.
Proses ini sangat krusial untuk menjaga kesehatan keuangan perusahaan dan menghindari potensi kerugian akibat selisih yang tidak terdeteksi. Berikut adalah langkah-langkah penting dalam proses rekonsiliasi piutang usaha:
Langkah 1: Mengumpulkan laporan utang usaha dari pelanggan
Langkah pertama dalam proses rekonsiliasi adalah mengumpulkan laporan hutang usaha (accounts payable) dari pelanggan. Laporan ini menjadi dasar untuk melakukan perbandingan dengan catatan piutang yang dimiliki perusahaan.
Mengumpulkan laporan ini dengan tepat waktu adalah kunci, karena akan mempengaruhi seluruh proses rekonsiliasi. Dengan memiliki laporan yang akurat, perusahaan dapat memastikan bahwa tidak ada transaksi yang terlewat atau salah catat.
Langkah 2: Membuat laporan piutang usaha yang Lengkap
Setelah laporan hutang usaha dari pelanggan terkumpul, langkah berikutnya adalah membuat laporan piutang usaha (accounts receivable) yang lengkap untuk periode yang sama. Laporan ini mencakup semua transaksi piutang yang terjadi selama periode tersebut.
Dengan memiliki data yang komprehensif, perusahaan dapat mulai melakukan perbandingan antara catatan mereka dengan laporan dari pelanggan. Laporan piutang usaha ini harus disiapkan secara teliti untuk memastikan bahwa semua transaksi telah tercatat dengan benar.
Langkah 3: Mengidentifikasi dan mengatasi selisih
Selama proses rekonsiliasi, perusahaan mungkin menemukan selisih antara jumlah yang tercatat dalam laporan pelanggan dengan catatan mereka sendiri. Misalnya, jika laporan hutang pelanggan menunjukkan jumlah 200.000.000, sementara catatan perusahaan menunjukkan 220.000.000, terdapat selisih sebesar 20.000.000 yang harus segera direkonsiliasi.
Selisih seperti ini bisa terjadi karena berbagai alasan, termasuk kesalahan pencatatan, pembayaran yang tidak disertakan, atau pengembalian yang belum diproses. Mengidentifikasi dan mengatasi selisih ini adalah langkah krusial untuk menghindari potensi kerugian finansial.
Baca juga: Rekonsiliasi Neraca Saldo: Proses, Contoh dan Tips Melakukannya
Langkah 4: Mengidentifikasi deduction dan short pays yang tidak diizinkan
Setelah kedua laporan direkonsiliasi, langkah berikutnya adalah mengidentifikasi potongan harga (deduction) yang tidak diizinkan dan short pays yang dilakukan oleh pelanggan.
Kesalahan entri atau potongan yang tidak sah seringkali menjadi sumber utama selisih dalam rekonsiliasi piutang usaha. Oleh karena itu, perusahaan harus teliti dalam meninjau setiap transaksi dan memastikan bahwa semua potongan yang diterapkan oleh pelanggan telah disetujui.
Jika ditemukan deduction atau short pays yang tidak sesuai, perusahaan harus segera menghubungi pelanggan untuk memperbaikinya.
Langkah 5: Memberikan daftar detail kepada pelanggan
Langkah terakhir dalam proses rekonsiliasi adalah memberikan daftar detail kepada pelanggan yang mencakup semua kewajiban yang belum diselesaikan, faktur yang belum dibayar, pembayaran singkat, dan perbedaan yang ditemukan dalam buku besar.
Langkah ini penting untuk menjaga transparansi antara perusahaan dan pelanggan, serta untuk memastikan bahwa semua pihak memahami kewajiban mereka. Dengan memberikan daftar ini, perusahaan juga membantu pelanggan dalam mengelola kewajiban mereka, yang pada akhirnya dapat meningkatkan hubungan bisnis.
Baca juga: Cara Membuat Jurnal Penyesuaian Rekonsiliasi Bank
Bagaimana Otomatisasi dapat Membantu Menyederhanakan Proses Rekonsiliasi Piutang?
Pertama-tama, mari kita pahami cara kerja metode penagihan piutang tradisional. Tugas membuat dan mengirim faktur, pemeriksaan kredit, penagihan, dan melacak seluruh proses biasanya dilakukan secara manual oleh akuntan atau manajer bisnis. Semua ini memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan manusia.
Dengan kemajuan teknologi, proses ini dialihkan ke mode digital dan adopsi otomasi dengan berbagai software akuntansi membuat prosesnya menjadi lebih efisien. Namun, proses ini masih dikelola oleh manusia dengan entri data dan penagihan yang dilakukan secara manual.
Namun dengan kemajuan teknologi saat ini, proses penagihan piutang telah mengambil langkah maju dalam mencapai efisiensi yang tinggi dengan kesalahan seminimal mungkin melalui otomatisasi.
Berbicara tentang bagaimana otomatisasi piutang membantu dalam rekonsiliasi, kita perlu memahami apa yang salah tanpa adanya otomatisasi.
- Email tidak dibaca: Menurut Forbes, 65% email diabaikan dan karena sebagian besar detail piutang dibagikan melalui email, melewatkan satu atau dua email dapat mengakibatkan kegagalan seluruh proses rekonsiliasi.
- Mengurangi alasan pembayaran: “Saya tidak mendapatkan faktur” atau “Faktur berisi informasi yang salah” adalah beberapa frasa yang paling sering digunakan oleh pelanggan dalam hal pembayaran, yang berakibat pada keterlambatan pembayaran, dan informasi yang diperlukan untuk rekonsiliasi yang tepat hilang dalam masalah tersebut.
Hambatan yang disebutkan di atas dihadapi oleh bisnis saat melakukan rekonsiliasi piutang secara tradisional dan manual, masalah seperti itu jarang terlihat di antara bisnis yang memiliki sistem khusus yang mengotomatiskan seluruh proses penagihan piutang, yang membantu mereka dalam membuat faktur yang rumit, dan penagihan, serta menyusun rencana pembayaran terbaik.
Jika Anda kesulitan dalam melakukan proses penagihan piutang dan rekonsiliasi transaksi dalam bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan sotware akuntansi online seperti Kledo. Dengan menggunakan Kledo Anda bisa dengan mudah melakukan pembuatan faktur, mengirim pengingat tagihan melalui whatsapp atau email, dan memiliki fitur rekonsiliasi otomatis.
Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- Cara Mencegah dan Mendeteksi Invoice Fraud pada Bisnis - 18 September 2024
- Cara Melakukan Manajemen Dokumentasi Utang dalam Bisnis - 18 September 2024
- 8 Cara Mengatasi Pembayaran Duplikat dalam Bisnis - 13 September 2024