Cara Memperbaiki Selisih Kas, Dampak, dan Jurnalnya dalam Pembukuan

Selisih kas merupakan salah satu masalah keuangan yang sering ditemui di dalam bisnis atau organisasi.

Perbedaan antara jumlah uang kas yang seharusnya ada dan jumlah uang kas yang sebenarnya ada di dalam kas dapat menjadi indikasi adanya ketidakakuratan atau bahkan tindakan yang tidak sah dalam pengelolaan keuangan.

Oleh karena itu, penting bagi setiap perusahaan atau organisasi untuk memahami penyebab dan dampak dari selisih kas, serta menerapkan tindakan yang tepat untuk mengatasi masalah ini.

Artikel ini akan membahas lebih lanjut tentang selisih kas, termasuk penyebabnya, dampak dan cara menghindarinya, serta memberikan contoh jurnalnya kepada Anda.

Apa itu Selisih Kas?

Selisih kas adalah perbedaan antara jumlah uang kas yang seharusnya ada dan jumlah uang kas yang sebenarnya ada di dalam kas atau laci. Selisih kas dapat terjadi karena beberapa faktor yang akan kita akan kita bahas di bawah.

Di dalam proses pencatatan akuntansi, selisih kas dicatat dalam akun kelebihan atau kekurangan kas, atau biasa disebut cash over atau short.

Cash over dan short adalah akun laporan laba rugi yang digunakan untuk melacak perbedaan pengumpulan kas dari yang diharapkan dan yang sebenarnya.

Akun ini digunakan dalam bisnis yang menggunakan uang tunai dalam operasi sehari-hari, misalnya, toko ritel dan restoran. Cash Over and Short merekonsiliasi apa yang ada di laci kas vs. apa yang menurut catatan mesin kasir seharusnya ada di laci kas.

Cash over dan short bertindak seperti akun pendapatan (cash over) atau akun pengeluaran (cash short). Ketika terlalu banyak uang tunai di mesin kasir dibandingkan dengan catatan mesin kasir, uang tunai tersebut menjadi jumlah “pendapatan lainnya”.

Ketika terlalu sedikit uang yang ada di kasir dibandingkan dengan catatan kasir, kekurangan tersebut menjadi “biaya lain-lain”.

Akun kelebihan dan kekurangan kas juga digunakan untuk kelebihan dan kekurangan kas kecil.

Baca juga: Pendapatan Marginal (Marginal Revenue) Adalah: Ini Pembahasan Lengkapnya

Penyebab yang Sering Menjadi Pemicu Selisih Kas

Anda dapat mulai memahami alasan perbedaan kas pada laporan laba rugi dengan memeriksa penanganan kas dalam bisnis Anda.

Jika jumlahnya jauh lebih kecil daripada kenyataan, Anda mungkin memiliki kasir atau petugas kasir yang melakukan kesalahan.

Karyawan yang tidak jujur mungkin mengambil jumlah yang kecil juga untuk menutupi kekurangan dengan membuatnya terlihat seperti kesalahan.

Perketat kontrol penanganan uang Anda di titik pembelian dan latih kembali karyawan yang memiliki masalah penanganan uang tunai yang kronis.

Disisi lain, berikut adalah beberapa penyebab terjadinya selisih kas pada banyak bisnis:

Diskon yang tidak dilaporkan

Anda mungkin mengalami perbedaan kas pada laporan laba rugi karena karyawan memberikan diskon tanpa mendokumentasikannya.

Anda akan menampilkan jumlah pembayaran yang diharapkan untuk suatu produk namun yang diterima kurang dari itu.

Pastikan semua diskon diotorisasi oleh manajemen dan didokumentasikan oleh karyawan yang memberikan diskon, sehingga Anda dapat menyeimbangkan akun Kas Kurang dan Lebih.

Adanya biaya tambahan yang tidak dilaporkan

Anda akan mengalami kelebihan kas jika pelanggan ditagih untuk layanan atau produk tambahan dan karyawan tidak melaporkannya.

Perkiraan kas Anda terkait dengan penjualan, dan jika pelanggan membayar lebih dari yang ditunjukkan oleh slip penjualan atau faktur, Anda akan memiliki lebih banyak uang daripada yang diperkirakan oleh pencatatan pembukan Anda. Pastikan semua transaksi didokumentasikan.

Baca juga: Mengenal Berbagai Jenis Persediaan dalam Banyak Bisnis

Adanya tagihan yang belum dibayar

Jika Anda menerima faktur bertanda “lunas” dan uangnya tidak benar-benar terkumpul, Anda akan melihat adanya perbedaan nilai kas.

Ini adalah kesalahan pembukuan, dan Anda harus menerapkan kontrol kas yang memastikan bahwa penagihan hanya dihitung ketika pembayaran benar-benar diterima.

Cash back atas pembelian kredit

Jika Anda memberikan kredit kepada pelanggan, karyawan harus mengetahui bagaimana cara memberikan pengembalian uang atau pengembalian sebagian.

Jika karyawan memberikan pengembalian uang tunai setelah pelanggan melakukan pembelian kredit, Anda akan mengalami kekurangan uang tunai.

Baca juga: Balanced Scorecard: Pengertian Lengkap dan Cara Membuatnya

Kredit macet

Kredit macet harus dikeluarkan dari penerimaan kas Anda. Jika seorang karyawan tidak melakukannya, Anda akan menunjukkan kas yang lebih sedikit dari yang seharusnya.

Hal ini terjadi karena cek asli dihitung dalam setoran, tetapi cek yang dikembalikan tidak dikurangi dari penerimaan kas.

Baca juga: Solvabilitas dan Likuiditas: Pengertian dan Perbedaanya dalam Keuangan Bisnis

Penggunaan uang kas yang tidak tercatat dengan benar

Penggunaan uang kas yang tidak tercatat dengan benar juga dapat menyebabkan selisih kas.

Misalnya, jika seseorang dalam organisasi menggunakan uang kas untuk kepentingan pribadi atau melakukan pembelian yang tidak direkam dengan benar dalam buku kas.

Kesalahan dalam pengelolaan persediaan barang

Kesalahan dalam pengelolaan persediaan barang juga dapat menyebabkan selisih kas.

Misalnya, jika jumlah barang yang seharusnya ada di dalam persediaan tidak tercatat dengan benar, maka hal ini dapat menyebabkan kesalahan dalam mencatat jumlah uang kas yang seharusnya ada.

Baca juga: 10 Aplikasi Cetak Struk yang Memudahkan Bisnis Anda

Dampak Selisih Kas dalam Bisnis

Selisih kas dapat memiliki dampak yang signifikan pada bisnis atau organisasi. Dampaknya bisa beragam, tergantung dari jumlah selisih, frekuensi terjadinya, dan akar masalahnya.

Beberapa dampak dari selisih kas adalah sebagai berikut:

Kerugian finansial

Kekurangan dan kelebihan kas dapat mengakibatkan kerugian finansial bagi bisnis atau organisasi.

Kekurangan dapat menyebabkan masalah arus kas dan menghambat operasional bisnis, sedangkan kelebihan dapat mengakibatkan laporan keuangan yang salah dan pelaporan keuangan yang tidak akurat.

Kerusakan reputasi

Kekurangan dan kelebihan kas juga dapat menyebabkan kerusakan reputasi bagi bisnis atau organisasi.

Jika masalah ini disebabkan oleh pencurian atau fraud internal, hal ini dapat mengikis kepercayaan di antara karyawan dan merusak reputasi bisnis atau organisasi dengan pelanggan, pemasok, dan pemangku kepentingan lainnya.

Konsekuensi hukum

Kekurangan dan kelebihan kas juga dapat mengakibatkan konsekuensi hukum dan peraturan.

Tergantung pada sifat dan tingkat keparahan masalahnya, bisnis atau organisasi dapat menghadapi denda, tindakan hukum, atau sanksi peraturan.

Gangguan operasional

Kekurangan dan kelebihan kas juga dapat mengganggu operasional bisnis. Jika masalah ini tidak diselesaikan dengan cepat dan efektif, maka dapat menyebabkan penundaan pembayaran kepada pemasok, mempengaruhi gaji karyawan, dan menghambat kemampuan bisnis untuk membayar tagihan dan utang.

Baca juga: Cara Menghitung Saldo Piutang dan Contoh Kasusnya

Jurnal Pencatatan Selisih Kas

Ayat jurnal untuk mencatat kelebihan kas

Ketika uang di mesin kasir lebih banyak daripada catatan mesin kasir, uang tunai tersebut dicatat sebagai pendapatan.

Sebagai contoh, catatan mesin kasir menunjukkan 125.000 adalah jumlah uang yang seharusnya ada di mesin kasir.

Penghitungan uang tunai yang sebenarnya menunjukkan uang tunai di mesin kasir adalah 126.0000. Uang tunai tersebut lebih besar 1.000

Untuk mencatat kelebihan tersebut, ayat jurnal berikut ini dibuat:

Kas	1.000
Kelebihan dan kekurangan kas		1.000

Dalam kasus ini, Kas Lebih dan Kurang bertindak seperti akun Pendapatan.

Ayat jurnal kekurangan kas

Ketika kas di mesin kasir lebih kecil dari catatan mesin kasir, maka kas tersebut dicatat sebagai biaya.

Sebagai contoh, catatan mesin kasir menunjukkan 125.000 adalah jumlah uang yang seharusnya ada di mesin kasir.

Penghitungan uang yang sebenarnya menunjukkan uang di mesin kasir adalah 124.000, yang berarti uang kurang sebesar 1.000

Untuk mencatat kekurangan tersebut, ayat jurnal berikut ini dibuat:

Kelebihan dan kekurangan kas	1.000
kas		1.000

Dalam kasus ini, kas lebih dan murang bertindak seperti akun beban.

Baca juga: Jurnal Modal dalam Akuntansi dan Contoh Kasusnya

Mencatat total penjualan dengan selisih lebih kas

Jika sebuah perusahaan mencatat penjualan sehari penuh sebagai ayat jurnal, dan ada kelebihan kas, jumlah tersebut dapat dimasukkan dalam entri jurnal yang sama.

Sebagai contoh, total penjualan tunai untuk hari itu adalah 2.500.000, mesin kasir menunjukkan kelebihan uang tunai sebesar 100.000.

Entri jurnal untuk mencatat transaksi tersebut adalah:

Kas	2.500.000
Kelebihan dan kekurangan kas		100.000
Penjualan		2.600.000

Kas lebih dan kurang bertindak sebagai akun pendapatan ketika ada kelebihan.

Anggap saja ini seperti menemukan uang di jalan umum. Ini adalah “pendapatan lain” untuk Anda, bukan sumber pendapatan normal seperti dari nilai penjualan Anda.

Mencatat total penjualan dengan selisih kurang kas

Jika sebuah perusahaan mencatat penjualan sehari penuh sebagai ayat jurnal, dan ada kekurangan uan, jumlah tersebut dapat dimasukkan dalam entri jurnal yang sama.

Sebagai contoh, total penjualan tunai untuk hari itu adalah 2.500.000. Mesin kasir menunjukkan kekurangan uang tunai sebesar 100.000. Ayat jurnal untuk mencatat transaksi tersebut adalah:

Kas	2.400.000
Kelebihan dan kekurangan kas	100.000
Penjualan		2.500.000

Kas lebih dan kurang bertindak sebagai akun beban ketika ada kekurangan. Anggap saja hal ini sebagai kehilangan uang di lapangan.

Ini adalah “pengeluaran lain” untuk Anda, bukan pengeluaran normal seperti membayar tagihan.

Baca juga: Memahami Prosedur Penerimaan Kas dalam Akuntansi dan Bisnis

Cara Meminimalisir Selisih Kas

Untuk mengurangi dampak dari kekurangan dan kelebihan kas, bisnis dan organisasi harus mengambil langkah-langkah berikut:

Menerapkan kbijakan dan prosedur manajemen kas yang Ketat

Menerapkan kebijakan dan prosedur manajemen kas yang kuat dapat membantu mencegah kekurangan dan kelebihan kas.

Bisnis dan organisasi harus menetapkan prosedur yang jelas untuk menangani uang tunai, termasuk pemisahan tugas, langkah-langkah keamanan, serta penghitungan dan rekonsiliasi uang tunai secara teratur.

Lakukan audit rutin

Audit rutin dapat membantu mengidentifikasi dan mencegah kekurangan dan kelebihan kas.

Perusahaan dan organisasi harus melakukan audit internal secara berkala terhadap prosedur penanganan kas mereka untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur, mengidentifikasi kelemahan dalam sistem, dan mengatasi masalah sebelum menjadi masalah besar.

Berikan pelatihan dan edukasi

Pelatihan dan pendidikan dapat membantu karyawan memahami pentingnya prosedur penanganan uang tunai yang tepat dan mengurangi risiko kekurangan dan kelebihan uang tunai.

Perusahaan dan organisasi harus memberikan pelatihan kepada semua karyawan yang terlibat dalam penanganan uang tunai, termasuk kasir, manajer, dan anggota staf lainnya.

Gunakan teknologi

Penggunaan teknologi dapat membantu mencegah dan mendeteksi kekurangan dan kelebihan kas.

Mesin kasir dan sistem point of sale (POS) atau software akuntansi dapat membantu mengotomatiskan proses penanganan pencatatan transaksi, sehingga mengurangi risiko kesalahan manusia.

Jika Anda sedang mencari solusi pencaatatan transaksi dan proses pembukuan yang lebih baik, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi online Kledo yang memiliki fitur terlengkap dan mudah digunakan,

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Sistem pembayaran elektronik juga dapat mengurangi kebutuhan penanganan uang tunai, sehingga mengurangi risiko kekurangan dan kelebihan uang tunai.

Baca juga: Pahami Analisis Arus Kas (Cash Flow Analysis) untuk Bisnis

Kesimpulan

Melacak selisih kas adalah bagian penting dalam melindungi aset paling berharga perusahaan dari pencurian dan penyalahgunaan.

Ini mungkin tampak seperti item kecil untuk dilacak, tetapi pikirkanlah dari sudut pandang pemilik bisnis di mana jutaan rupiah melewati mesin kasir setiap hari.

Setiap kali mesin kasir dan pencatatan laporan keuangan mengalami kekurangan, pengeluaran perusahaan meningkat dan keuntungan berkurang.

Serangkaian kelebihan dan kekurangan pada arus kas bisa jadi merupakan tanda adanya fraud atau masalah lain di perusahaan.

Oleh sebab itu, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi seperti Kledo yang bisa digunakan kapan saja dan dimana saja sehingga memudahkan Anda dalam mengontrol kesehatan keuangan bisnis Anda kapanpun Anda mau.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.