Mengenal Sistem Inventory dalam Bisnis dan Tips Memilihnya

Tidak peduli ukuran atau jenis bisnisnya, setiap pelaku usaha pastimembutuhkan sistem inventory atau sisteme manajemen persediaan yang baik. Sebab, sistem manajemen persediaan yang baik benar-benar merupakan tulang punggung bisnis yang sukses.

Sistem inventaris adalah solusi teknologi yang mengintegrasikan semua aspek tugas inventaris organisasi, termasuk pengiriman, pembelian, penerimaan, penyimpanan gudang, perputaran, pelacakan, dan pemesanan ulang.

Sistem kontrol inventaris membantu Anda melacak inventaris dan menyediakan data yang Anda butuhkan untuk mengontrol dan mengelolanya. Apa pun jenis sistem kontrol inventaris yang Anda pilih, pastikan sistem tersebut mencakup sistem untuk mengidentifikasi item inventaris.

Baca terus untuk mempelajari lebih lanjut tentang jenis inventaris dan jenis sistem inventory dan aplikasi manajemen inventaris yang dapat membantu perusahaan mengelola inventaris mereka secara lebih efisien.

Pengertian Sistem Inventory

Sistem inventory atau manajemen inventaris mengacu pada bagaimana bisnis mengelola stoknya saat ini, termasuk cara melacak dan mengelola jumlah produk saat mereka masuk, melintasi, dan keluar dari bisnis.

Sistem ini digunakan untuk memastikan tingkat dan jumlah stok yang tepat tersedia pada waktu yang tepat dan di lokasi yang benar. Ini juga dapat melibatkan proses seperti mengoptimalkan tata letak gudang dan mengidentifikasi inventaris yang berlebihan.

Sistem inventory berbeda dari pengendalian persediaan yang lebih berfokus pada proses yang terlibat dalam pembelian, pengiriman, dan penyimpanan persediaan.

Manajemen inventaris juga berarti melacak pergerakan untuk membantu mengidentifikasi produk yang berkinerja buruk untuk mencegah Anda memesan dan menyimpan stok yang tidak Anda butuhkan, dan juga, mengidentifikasi produk yang laris manis yang memerlukan pengisian ulang lebih sering sehingga Anda tidak kehabisan.

Kedengarannya sederhana, tetapi ada banyak proses harian penting yang diperlukan untuk mempertahankan inventaris yang terorganisir dan efisien.

Menjaga keseimbangan yang seimbang antara semua bagian yang bergerak dari sistem penyimpanan itu sulit. Faktanya, inventaris perusahaan ritel normal hanya akurat sekitar 63% dari waktu.

Adapun sistem inventory yang lengkap terdiri dari :

• Sistem untuk mengidentifikasi setiap item inventaris dan informasi terkaitnya, seperti label kode batang atau tag aset.
• Sistem manajemen inventaris
• Alat perangkat keras untuk membaca label kode batang, seperti pemindai kode batang genggam atau ponsel cerdas dengan aplikasi pemindaian kode batang.
• Perangkat lunak manajemen inventaris, yang menyediakan database pusat dan titik referensi untuk semua inventaris, ditambah dengan kemampuan untuk menganalisis data, menghasilkan laporan, memperkirakan permintaan di masa mendatang, dan banyak lagi.
• Proses dan kebijakan untuk pelabelan, dokumentasi, dan pelaporan. Ini harus mencakup teknik manajemen inventaris seperti Just in Time, Analisis ABC, First-In First-Out (FIFO), Stock Review, atau metodologi lain yang telah terbukti.
• Orang-orang yang terlatih untuk mengikuti kebijakan dan proses ini.

Baca juga: Inventaris Adalah: Pengertian, Teknik Manajemen, dan Tips Mengelolanya

Mengenal Berbagai Jenis Inventory (Persediaan)

Sebelum masuk ke rincian tentang jenis sistem pengendalian persediaan, penting untuk memahami berbagai jenis persediaan.

Secara umum, persediaan dapat dikelompokkan menjadi empat klasifikasi utama, yaitu:

Bahan Baku

Bahan baku adalah barang inventaris yang digunakan dalam proses manufaktur untuk membuat barang jadi. Apa yang dianggap sebagai bahan mentah bagi satu perusahaan dapat dianggap sebagai barang jadi bagi perusahaan lain.

Misalnya, perusahaan yang membuat suku cadang atau komponen untuk mesin atau peralatan akan mempertimbangkan komponen tersebut sebagai barang jadi.

Pabrikan yang membeli komponen tersebut untuk digunakan dalam proses manufaktur mereka akan mempertimbangkan komponen bahan baku yang sama. Bahan baku dapat terdiri dari hal-hal seperti kertas atau baja, mur dan baut, bahan kimia, roda, dan barang-barang lainnya.

Work in Progress

Persediaan work in progress (WIP) termasuk item yang sedang diproses. Persediaan WIP dapat mencakup bahan mentah dan komponen yang melalui proses manufaktur untuk menghasilkan barang jadi serta barang jadi yang menunggu pemeriksaan akhir atau kontrol kualitas.

Setelah langkah-langkah terakhir selesai, barang dalam proses ini akan dianggap barang jadi.

Baca juga: Work in Process: Pengertian, Rumus, Cara Penghitungan, dan Optimasinya

Barang Jadi

Barang jadi terdiri dari semua barang jadi yang siap dijual ke pelanggan akhir. Biasanya, barang jadi ini akan disimpan terlebih dahulu di gudang untuk kemudian disalurkan ke tangan konsumen.

Barang MRO

MRO adalah singkatan dari maintenance, repair, and operating supplies. Persediaan MRO terdiri dari barang-barang yang diperlukan untuk beroperasi, seperti peralatan dan mesin, dan barang-barang yang dibutuhkan untuk memelihara peralatan dan infrastruktur.

Itu berarti persediaan MRO juga dapat mencakup barang-barang yang terkadang dianggap sebagai bahan mentah tetapi dalam hal ini pada dasarnya adalah suku cadang.

Mur dan baut adalah contoh yang baik. Ketika mur dan baut siap untuk merakit produk jadi, mereka akan diklasifikasikan sebagai bahan mentah. Mur dan baut tambahan yang disimpan perusahaan untuk memperbaiki peralatan, di sisi lain, diklasifikasikan sebagai MRO.

Contoh lain dari persediaan MRO termasuk perlengkapan kebersihan seperti larutan pembersih, pel, dan sapu, peralatan, bahan kemasan, seragam dan sarung tangan, dan perlengkapan kantor seperti kertas, pena, kalkulator, tinta printer, dan barang-barang lainnya.

Persediaan dapat diklasifikasikan lebih lanjut dalam beberapa cara tergantung pada industri, operasi perusahaan, dan jenis persediaan yang dikelola perusahaan.

Perusahaan yang membeli barang jadi dan menjualnya kepada pelanggan dengan markup hanya memiliki satu jenis persediaan yang disebut persediaan barang dagangan.

Baca juga: Cara Efisiensi Bahan Baku untuk Bisnis yang Lebih Baik

Manfaat Sistem Inventory

Tanpa sistem manajemen persediaan, barang dan produk yang mengalir melalui suatu organisasi pasti akan kacau balau. Sistem inventory memungkinkan perusahaan untuk memelihara catatan terpusat dari setiap aset dan barang dalam kendali organisasi dan berbagai informasi penting lainnya.

Karena inventaris sering kali terdiri dari aset bergerak, sistem inventory sangat penting untuk mengawasi tingkat stok saat ini dan memahami item apa yang bergerak cepat dan item mana yang lebih lambat pergerakannya.

Yang pada gilirannya memungkinkan organisasi menentukan kapan waktunya untuk memesan ulang dengan akurasi yang lebih besar. Secara keseluruhan, sistem inventaris yang komprehensif menawarkan manfaat yang tak terhitung bagi perusahaan termasuk:

• Menjaga kelancaran arus kas
• Kemampuan pelaporan dan perkiraan yang lebih baik
• Pengurangan biaya penyimpanan (overhead)
• Mengurangi biaya tenaga kerja
• Pengurangan stok yang gagal jual
• Organisasi yang lebih baik
• Transparansi
• Meningkatkan hubungan pemasok, vendor, dan mitra

Baca juga: Daftar Inventaris: Pengertian, Jenis, Contoh, dan Cara Membuatnya

Tips Menerapkan Sistem Inventory

Sistem manajemen inventaris dapat memiliki efek dramatis pada produktivitas dan efisiensi bila diterapkan dengan benar.

Sebagian besar tantangan yang terkait dengan sistem manajemen inventaris muncul dari kegagalan mengikuti praktik terbaik atau mengandalkan metode yang sudah ketinggalan zaman, seperti dokumentasi manual dan tata letak dan proses penyimpanan yang tidak konsisten.

Dalam kasus ini, perombakan manajemen inventaris yang lengkap mungkin dilakukan untuk merampingkan manajemen inventaris dan menambah kejelasan dan konsistensi pada proses di seluruh perusahaan.

Sistem manajemen inventaris yang baik mengurangi kesalahan manusia dengan menghilangkan dokumentasi manual melalui penggunaan label kode batang, pemindai kode batang, dan perangkat lunak manajemen inventaris, sehingga mengurangi kesalahan yang merugikan seperti:

• Memiliki terlalu banyak persediaan yang bergerak lambat, menghabiskan ruang penyimpanan yang berharga dan memakan keuntungan perusahaan.
• Kehabisan stok item inventaris penting, yang dapat menunda rantai pasokan karena pesanan di belakang.
• Catatan yang tidak akurat (nomor bagian yang salah, jumlah persediaan yang salah) yang timbul dari kesalahan dokumentasi manual.
• Jam kerja yang terbuang sia-sia untuk melacak barang-barang yang disimpan di lokasi yang salah.
• Penyimpanan inventaris yang tidak dioptimalkan untuk efisiensi (karena tata letak gudang atau ruang penyimpanan yang buruk) juga dapat meningkatkan waktu pengambilan stok, yang juga meningkatkan biaya tenaga kerja.

Cara Kerja Sistem Inventory

Sistem kontrol inventaris, seperti aplikasi kontrol inventaris, menawarkan berbagai fungsi yang membantu perusahaan mengelola berbagai jenis inventaris.

Sistem inventory biasanya terdiri dari aplikasi manajemen inventaris yang dipasangkan dengan penandaan kode batang untuk mengidentifikasi aset inventaris, dan informasi tentang setiap item disimpan di database pusat.

Label kode batang berfungsi sebagai pelacak inventaris, memungkinkan pengguna memunculkan informasi tentang item tersebut di sistem komputer, seperti harga item, jumlah item dalam stok, lokasi item di dalam gudang, dan banyak lagi.

Aplikasi kontrol inventaris terbaik kompatibel dengan seluler, dengan aplikasi pendamping yang memungkinkan pengguna melacak dan mengelola inventaris saat mereka berpindah di seluruh fasilitas atau dari situs ke situs.

Saat mencari aplikasi manajemen inventaris, cari fitur yang mengakomodasi kebutuhan perusahaan Anda, seperti peringatan pemicu saat tingkat inventaris mencapai ambang batas yang ditentukan sebelumnya, kemampuan pemesanan ulang, serta analisis dan pelaporan untuk mendukung fungsi seperti perkiraan.

Beberapa perusahaan, seperti produsen, perlu mengelola berbagai inventaris dalam klasifikasi yang berbeda, sehingga pelacakan inventaris yang efisien menjadi suatu keharusan.

Untuk mengelola inventaris secara efektif, solusi pelacakan inventaris dipasangkan dengan aplikasi kontrol inventaris atau aplikasi manajemen inventaris.

Kledo merupakan software akuntansi yang bisa Anda jadikan sebagai pilihan terbaik untuk mengelola inventaris di perusahaan Anda. Dengan fitur manajemen, Anda bisa mengelola persediaan secara otomatis dan lebih mudah.

4 Jenis Sistem Inventory

Meskipun ada empat jenis utama sistem manajemen inventaris, mereka tidak saling eksklusif. Pelaku usaha dapat menggunakan kombinasi sistem tergantung pada jenis bisnis, operasi, dan ukuran.

Tipe 1: Sistem Inventory Periodik

Alih-alih melacak inventaris setiap hari, sistem inventaris berkala melacak inventaris pada akhir periode akuntansi. Ini bisa secara mingguan, bulanan, triwulanan, atau tahunan.

Sistem tidak memerlukan perangkat lunak manajemen inventaris. Sebaliknya, semua persediaan dihitung secara fisik dengan tangan dan dicatat secara manual dalam entri jurnal.

Menghitung Harga Pokok Penjualan (HPP) menggunakan sistem persediaan periodik sangat mudah dengan menggunakan rumus berikut ini:

HPP = Persediaan Awal + Pembelian Persediaan – Persediaan Akhir

Sistem inventaris berkala biasanya digunakan oleh bisnis yang menjual barang dalam jumlah kecil dan tidak memerlukan gambaran yang sangat akurat tentang tingkat inventaris mereka.

Misalnya, toko perhiasan yang menjual sejumlah kecil barang bernilai tinggi akan menggunakan sistem periodik karena tingkat persediaan mudah dicatat dan dilacak.

Keuntungan menggunakan sistem manajemen persediaan periodik adalah sangat mudah diterapkan dan dipantau. Ini membuatnya ideal untuk bisnis kecil yang tidak menyimpan inventaris dalam jumlah besar.

Namun, ini bisa menjadi sistem yang memberatkan bagi bisnis besar yang dijalankan dengan jumlah stok yang lebih besar karena kemungkinan ketidakakuratan yang lebih tinggi.

Sistem periodik terkenal tidak memiliki rekam jejak yang baik untuk dapat mengidentifikasi kesalahan dan penyusutan inventaris yang berasal dari kehilangan, pencurian, dan kerusakan.

Karena semuanya dicatat dengan tangan, sistem manajemen inventaris berkala juga tidak menyediakan tingkat stok dan inventaris terkini.

Tipe 2: Sistem Inventory Prepertual

Sistem manajemen inventaris perpetual melacak inventaris secara terus-menerus. Ini berarti bahwa pembaruan secara otomatis dibuat ke tingkat inventaris saat item dibeli dan inventaris baru diterima, dan pembelian serta pengembalian langsung dicatat di akun inventaris Anda.

Untuk menggunakan sistem perpetual, bisnis perlu menggunakan perangkat lunak, biasanya perangkat lunak manajemen inventaris.

Manfaat utama menggunakan sistem manajemen inventaris perpetual termasuk memiliki tampilan tingkat inventaris yang akurat dan terkini yang memungkinkan bisnis memesan jumlah stok yang tepat dan tidak perlu membuat entri penutup.

Sistem persediaan perpetual biasanya digunakan oleh bisnis yang lebih besar dan mereka yang memiliki unit persediaan dalam jumlah besar. Umumnya, penghitungan persediaan fisik masih diperlukan setahun sekali untuk memeriksa tingkat persediaan nyata terhadap yang dicatat oleh perangkat lunak.

Kelemahan dari metode ini adalah memerlukan investasi dalam teknologi dan perangkat lunak untuk melakukannya dengan benar.

Namun, untuk bisnis dengan tingkat inventaris yang tinggi, pengeluaran untuk sistem pelacakan inventaris adalah investasi yang akan membantu segala sesuatunya berjalan dengan lancar dan menghemat waktu pada pelacakan manual.

Tipe 3: Sistem Inventory Barcode

Sistem inventaris barcode menggunakan angka untuk mengidentifikasi setiap produk yang dijual. Nomor barcode dapat mewakili beberapa informasi berbeda yang terkait dengan item, termasuk pemasok dan produsen, lokasi produk, berat, jumlah setiap item dalam stok, dan sebagainya.

Ada dua jenis utama kode batang yang meliputi:

• Kode Produk Universal (UPC): UPC mencakup kode pabrik dan kode produk. Kode-kode ini dikoordinasikan melalui organisasi yang disebut GS1 (standar global) dan merupakan kode unik yang terkait dengan item tertentu.
• Unit Penyimpanan Stok (SKU): Pengecer individu membuat SKU mereka sendiri untuk digunakan sebagai kontrol stok internal mereka sendiri. SKU dapat berisi lebih banyak informasi daripada UPC standar, termasuk lokasi toko, departemen, kategori barang, ukuran, dan warna.

Sistem inventaris barcode dikaitkan dengan penghitungan inventaris perpetual. Ketika setiap produk dibeli, dijual, atau dipindahkan, kode batangnya masing-masing dapat dipindai ke dalam perangkat lunak inventaris, yang kemudian secara otomatis memperbarui tingkat dan informasi inventaris.

Untuk bisnis dengan item inventaris yang relatif sedikit, biaya perangkat keras dan perangkat lunak inventaris barcode mungkin tidak dapat dibenarkan.

Namun, untuk bisnis dengan tingkat inventaris yang besar, sistem inventaris barcode dapat menjadi tambahan yang disambut baik karena membantu mengurangi kesalahan yang dibuat oleh sistem manual dan membantu menangkap data inventaris yang paling akurat dan tepat waktu.

Tipe 4: Sistem Identifikasi Frekuensi Radio (RFID)

RFID adalah teknologi yang menggunakan gelombang radio antara tag (microchip kecil) dan perangkat membaca. Sistem akan membaca data dari tag, yang biasanya menyertakan nomor inventaris yang mengidentifikasi atau informasi terkait produk seperti nomor stok dan batch serta tanggal produksi.

Intinya, sistem inventaris RFID mengambil sistem barcode satu langkah lebih jauh. Mereka mampu membaca tag dari jarak 40 kaki dan tidak memerlukan pemindaian garis pandang.

Hal ini membuat sistem RFID menjadi pilihan yang baik untuk bisnis yang mengoperasikan gudang atau pusat distribusi dengan stok dalam jumlah besar dan menggunakan penyimpanan multi-level.

Sistem ini sering membutuhkan investasi yang signifikan dalam peralatan dan teknologi. Tag RFID harganya jauh lebih mahal daripada label barcode biasa dan membutuhkan pembaca khusus.

Baca juga: Apa itu Buku Induk Inventaris? Berikut Penjelasan Lengkapnya

Cara Memilih Strategi dan Sistem Inventory yang Tepat bagi Bisnis

Memilih strategi dan sistem manajemen inventaris yang paling pas bisa menjadi tugas yang menakutkan.

Ketika harus memilih metode periodik dan terus-menerus bersama dengan strategi penandaan kode batang atau RFID, ada beberapa pertanyaan yang harus ditanyakan pengguna pada diri mereka sendiri terlebih dahulu.

• Seberapa besar bisnis saya?
• Jenis inventaris apa yang saya gunakan?
• Berapa banyak ruang dalam anggaran yang ada untuk sistem manajemen baru?
• Strategi penerapan seperti apa yang harus saya adopsi?

Poin terakhir layak disebutkan sendiri. Penerapan di tempat dengan cepat kehilangan pijakan terhadap strategi berbasis cloud , dan untuk alasan yang baik. Memilih software berbasis cloud hadir dengan serangkaian manfaatnya sendiri yang sulit untuk diabaikan.

Pertama, banyak platform berbasis cloud menggunakan paket pembayaran berbasis langganan yang secara dramatis menurunkan biaya masuk untuk bisnis yang tertarik untuk mengadopsi platform manajemen inventaris.

Dengan cara ini, usaha kecil dapat memperoleh akses ke program yang kuat yang mungkin tidak mampu mereka beli di masa lalu.

Penerapan berbasis cloud juga tidak sulit untuk diintegrasikan, sedangkan strategi di lokasi bisa sangat memakan waktu dan mahal. Ini juga berlaku untuk pembaruan, sistem di tempat harus dimatikan untuk mengintegrasikan pembaruan baru sementara solusi berbasis cloud diperbarui secara real-time.

Keamanan adalah benefit terbesar lainnya dari cloud, karena dokumen penting operasi dapat disimpan dan dipanggil kembali dengan cepat tanpa khawatir akan rusak atau hilang.

Kledo merupakan software beebasis cloud yang akan memastikan bahwa data bisnis Anda tersimpan dengan aman. Dengan menggunakan Kledo, Anda bisa memantau performa bisnis dari mana saja dan kapan saja.

Bahkan, Anda bisa mengakses keadaan bisnis Anda melalui handphone Anda dan ini menjadi yang pertama di Indonesia.

Kesimpulan

Tidak ada aturan yang menentukan jenis sistem inventory mana yang harus Anda pilih, tetapi Anda perlu memastikan bahwa mana pun yang Anda pilih, itu membantu Anda untuk melacak inventaris dengan benar.

Jika Anda menangani inventaris dalam jumlah besar, Anda tidak perlu menangani tugas penting seperti itu secara manual. Software akuntansi seperti Kledo membantu merampingkan dan mengotomatiskan manajemen inventaris dan proses pengendalian inventaris sehingga Anda dapat fokus pada gambaran yang lebih besar.

Tak hanya itu, Kledo masih memiliki lebih dari 30 fitur akuntansi terbaik lainnya yang pastinya sangat mendukung manajemen keuangan bisnis Anda.

Dengan harga mulai dari 140 ribu, Anda sudah bisa menikmati fitur terlengkap dari Kledo. Yuk tinggalkan cara lama dan beralih menggunakan Kledo sekarang juga!

Jika Anda ingin mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari Anda bisa mengunjungi link ini.