Cloud based invoice atau faktur berbasis cloud dengan cepat mengembangkan pangsa pasarnya dalam hal solusi digital tanpa kertas. Pangsa invoice konvensional manual yang digunakan dalam bisnis berkurang dengan cepat. Penggunaannya terbatas pada beberapa bank besar, institusi pemerintah, dan merek ritel yang sudah mapan.
Masa depan pengelolaan invoice mengarah pada otomatisasi dan inovasi, dan cara tradisional yang tidak praktis dalam menangani proses pembayaran akan ditinggalkan.
Langkah pertama untuk menuju masa depan adalah dengan mendapatkan software cloud based invoice yang tepat untuk bisnis Anda. Software faktur yang terintegrasi memungkinkan bisnis kecil Anda menangani lebih banyak pelanggan dalam rentang waktu yang lebih singkat dengan biaya yang lebih rendah sehingga menghasilkan siklus pembayaran yang lebih cepat.
Menurut Research and Markets, pasar invoice elektronik global akan tumbuh dari $11,2 miliar pada tahun 2022 menjadi $35,9 miliar pada tahun 2028 dengan CAGR tahunan sebesar 21,4%.
Di artikel ini, kami akan membahas pentingnya teknologi cloud based invoice dalam menghadirkan efisiensi yang belum pernah terjadi sebelumnya pada industri penagihan dan pembayaran serta bagaimana bisnis dapat memanfaatkan keunggulan ini untuk meningkatkan keuntungan mereka.
1. Kelola klien Secara Efektif dengan Software Cloud Based Invoice
Tujuan setiap bisnis adalah memiliki layanan pelanggan yang luar biasa. Dalam hal pembuatan faktur atau invoice, cara yang baik untuk menjamin kepuasan pelanggan Anda adalah dengan memastikan mereka tidak pernah ketinggalan informasi dengan memberikan informasi yang cepat mengenai perkiraan harga, pernyataan akun, dan laporan biaya, di antaranya. Anda dapat melakukan hal ini dengan meminta bantuan perangkat lunak faktur terbaik untuk bisnis kecil.
Selain itu, salah satu manfaat software penagihan dan invoice berbasis cloud juga memiliki akses informasi yang cepat dan tanpa hambatan, sehingga Anda dapat dengan cepat dan mudah memberikan laporan yang relevan kepada klien.
Transparansi adalah faktor besar dalam meningkatkan kepercayaan, dan platform yang tepat dapat menginspirasi dan mendorong pelanggan untuk lebih mengandalkan bisnis Anda. Semua ini memastikan bahwa Anda dibayar lebih cepat.
Baca juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Kasir Android Terbaik
2. Transparansi Keuangan Bisnis tanpa Harus Bergantung Pada Invoice Kertas
Manajemen arus kas sangat penting dalam menjalankan bisnis kecil. Ini semua tentang uang yang masuk dan keluar dari perusahaan Anda. Jika uang yang masuk lebih besar daripada uang yang keluar, Anda dapat mengatakan bahwa usaha Anda sehat secara finansial.
Anda dapat dengan mudah membuat dan menganalisis hal ini dengan software akuntansi untuk bisnis kecil. Ketika organisasi menganalisis arus kas mereka, mereka mendiskusikannya berdasarkan operasi, investasi, dan juga aktivitas keuangan.
Software akuntansi dengan fitur cloud based invoice seperti Kledo dapat menyempurnakan proses pencatatan perusahaan Anda dengan memberikan angka-angka yang tepat dan up to date tentang arus kas Anda.
Fitur di Kledo ditargetkan untuk membuat manajemen kas bebas dari stres bagi pengguna, sehingga mereka dapat fokus pada hal yang paling penting: menjalankan bisnis dengan sukses dan menyediakan barang dan layanan terbaik bagi pelanggan mereka.
Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: Cara Atasi Invoice Tidak Terbayar dan Dampaknya Pada Arus Kas
3. Memudahkan Pelacakan Waktu dan Pengeluaran Berbasis Cloud
Platform penagihan yang baik melakukan lebih dari sekadar membuat faktur untuk bisnis kecil. Platform ini juga dapat melacak waktu dan biaya yang berkaitan dengan barang atau layanan Anda, memfasilitasi manajemen proyek yang lebih mudah.
Software akuntansi dan faktur terbaik memungkinkan Anda mengawasi waktu yang Anda habiskan untuk menyelesaikan pekerjaan Anda.
Fungsi pelacakan waktu mudah dipahami: setelah pengguna siap untuk memulai tugas mereka, mereka cukup menekan pengatur waktu. Ketika mereka perlu beristirahat, mereka dapat menghentikannya, dan jika mereka tidak puas dengan pekerjaan mereka, mereka dapat memilih untuk memulai lagi. Setelah tugas selesai, mereka dapat menyelesaikan entri dan mematikan waktu.
Dengan adanya pandemi global kemarin, fitur ini pasti dapat membantu karyawan menyelesaikan masalah kinerja mereka tentang cara bekerja dari rumah.
Fitur ini juga sangat penting jika Anda adalah bisnis kecil yang mengenakan biaya berdasarkan waktu yang dapat ditagih. Anda bisa menggunakan waktu yang tercatat untuk menagih klien secara adil, yang menyederhanakan proses pelacakan dan meningkatkan transparansi pelanggan dan kepercayaan klien.
Untuk biaya, software faktur sederhana dapat memantau biaya untuk buku besar usaha Anda dan dengan mudah mengonversi biaya untuk menagih klien Anda. Dengan platform yang andal, Anda dapat menyimpan informasi penting yang terkait dengan biaya dengan melampirkan dokumen dan menyortirnya dengan label yang sesuai.
Anda bahkan dapat memasukkan pajak untuk penagihan yang lebih tepat, dan setelah pembayaran ditagih, Anda dapat dengan mudah mengklasifikasikan entri sebagai tagihan tanpa membuat pernyataan yang tidak perlu.
Baca juga: E-Invoice: Pengertian, Manfaat, Standar, Bedanya dengan Invoice Digital
4. Mengawasi Komitmen dalam Proses Penagihan
Agar tidak melewatkan pembayaran yang jatuh tempo, Anda dapat mengandalkan software cloud based invoice untuk secara otomatis menindaklanjuti transaksi yang belum selesai sesuai dengan preferensi penagihan Anda.
Aplikasi ini juga dapat secara otomatis mengirimkan pengingat pembayaran kepada pelanggan Anda, sehingga Anda tidak perlu lagi khawatir akan keterlambatan pembayaran atau mengejar pelanggan. Jika pembayaran tertunda, aplikasi Anda juga dapat menjadwalkan pengingat pembayaran otomatis.
Selain itu, Anda juga dapat menggunakan fitur platform Anda untuk meningkatkan arus kas Anda dengan memantau tanggal transaksi, profil pelanggan, jumlah yang harus dibayar, jumlah yang telah dibayar, serta pembayaran parsial dan pembayaran yang tertunda.
Salah satu keuntungan utama menggunakan tools pembuatan invoice terintegrasi adalah kemampuan untuk mengotomatiskan beberapa aspek proses penagihan: Anda dapat dengan mudah menangani penagihan langganan (juga disebut sebagai penagihan berulang) dan pembayaran berulang sesuai jadwal, dengan menggunakan faktur berulang.
Karena tidak ada proses manual atau faktur kertas yang harus ditangani, hal ini juga membuatnya lebih mudah untuk menangani faktur tak terbatas.
Baca juga: Barang Sudah Dikirim, Tapi Invoice Telat Dibayar? Coba Solusi Ini!
5. Mengawasi Staf dan Perusahaan Lebih Efisien dengan Satu Platform
Mengurus penagihan dan faktur bukanlah tugas yang mudah. Beban kerja yang begitu berat menuntut kerja sama tim, yang dapat Anda fasilitasi dan kembangkan melalui perangkat lunak penagihan yang sederhana.
Salah satu manfaat software cloud based invoice bagi pemilik usaha kecil adalah kemampuan untuk memberikan tugas penagihan dengan cepat dan mudah kepada staf. Anda tidak perlu lagi berpindah-pindah dari satu departemen ke departemen lain atau secara manual mengirim email ke setiap anggota tim.
Dengan software akuntansi Kledo misalnya, Anda bisa menggunakan fitur approval sehingga dapat memberikan peran penting kepada staf Anda yang sesuai dengan tingkat akses mereka. Anda dapat menunjuk anggota untuk menjadi administrator, kontraktor, dan manajer, sehingga operasi Anda tetap memiliki hirarki yang kokoh.
Selain itu, software faktur terbaik untuk bisnis kecil diarahkan untuk kolaborasi dan memastikan pekerjaan bebas stres bagi staf Anda. Solusinya memungkinkan Anda membagikan tagihan, faktur, dan prediksi biaya kepada staf Anda dan menyediakan ruang untuk mendiskusikan file-file terkait.
Jika Anda adalah usaha kecil dengan banyak perusahaan, software cloud based invoice terbaik dapat menangani keuangan perusahaan Anda hanya dengan satu akun, sehingga Anda tidak perlu membeli platform lain atau membuat profil baru untuk usaha Anda yang lain.
Baca juga: Disputed Invoices: Pengertian, Penyebab, dan Solusi
6. Mengakomodasi Pembayaran Online dan Juga Transaksi Offline
Banyak organisasi dan konsumen mencari opsi pembayaran instan seperti kartu kredit atau QRIS. Perusahaan yang menawarkan berbagai metode pembayaran menerima pembayaran lebih cepat, sesuai dengan tren bisnis saat ini.
Untuk mengikuti tren ini, Anda perlu mendapatkan perangkat lunak faktur berbasis cloud terbaik untuk bisnis kecil yang memungkinkan Anda menerima pembayaran online, menggunakan gateway pembayaran seperti Paypal, QRIS, dan berbagai payment gateway, untuk melayani pelanggan lebih baik.
Anda hanya perlu memilih layanan yang sesuai dengan perusahaan, dan Anda bisa langsung membuat faktur untuk bisnis kecil Anda. Anda juga bisa menerima dan menggabungkan beberapa payment gateway untuk meningkatkan peluang pembayaran tepat waktu.
Retailer yang telah mendalami dunia pembayaran online juga tahu bahwa konsumen selalu mengkhawatirkan keamanan mereka secara online. Software akuntansi dan faktur terbaik untuk bisnis kecil telah menangani hal tersebut dengan menerapkan protokol keamanan dan langkah-langkah yang beroperasi pada tingkat yang sama dengan bank online. Dengan begitu, Anda dapat menjamin bahwa data Anda terlindungi dari pengintaian dan entitas yang tidak diinginkan.
Untuk pelanggan yang membutuhkan atau lebih suka menyelesaikan transaksi mereka tanpa intervensi digital, software akuntansi dan faktur terbaik juga memungkinkan Anda untuk menerima pembayaran tunai dan cek, yang dapat Anda dokumentasikan bersamaan dengan penyelesaian online Anda.
Jika Anda menggunakan software penagihan berbasis cloud untuk memberikan faktur, Anda dapat dengan mudah memberikan opsi pembayaran. Ini merupakan bonus bagi pengalaman pembelian pelanggan, dan sangat berguna bagi bisnis kecil yang rentan mengalami masalah arus kas yang berasal dari keterlambatan pembayaran.
Baca juga: 10 Tips dalam Membuat Desain Invoice Terbaik dan Contohnya
7. Menghilangkan Proses Instalasi dengan Software Berbasis Cloud
Terakhir, karena software cloud based invoice di-host di server penyedia layanan, Anda dapat mengakses platform secara online di mana saja dan kapan saja. Anda juga dapat melewatkan proses instalasi software yang disertakan dengan solusi lokal.
Manfaat Bagi Konsumen
Meskipun semua perusahaan memiliki produk dan tujuan masing-masing, mereka disatukan oleh benang merah: pelanggan yang membayar.
Pelanggan mereka memerlukan tagihan dan faktur untuk barang yang mereka beli atau layanan yang mereka sewa, itulah sebabnya jika Anda benar-benar ingin memberikan yang terbaik untuk pembeli, Anda harus benar-benar mempertimbangkan untuk melengkapi bisnis kecil Anda dengan perangkat lunak penagihan dan faktur.
Jika Anda baru memulai atau belum berekspansi, kami sarankan Anda untuk membeli perangkat lunak penagihan berbasis cloud yang sederhana karena hanya itu yang Anda butuhkan.
Cara Memilih Solusi Faktur dan Otomatisasi Pembayaran Cloud yang Tepat
Jika Anda hanya ingin berpindah ke solusi software cloud based invoice atau mempertimbangkan untuk mencari vendor alternatif, beberapa petunjuk berikut ini akan memastikan kerja sama yang produktif dan efisiensi praktik e-penagihan Anda:
- Pastikan sistem pembayaran memiliki semua fitur & fungsionalitas yang dibutuhkan untuk bisnis Anda.
- Periksa kompatibilitas tumpukan teknologi Anda yang sudah ada dengan penyedia baru, karena perusahaan modern menawarkan opsi integrasi yang mulus dan cepat.
- Skalabilitas dan kustomisasi adalah aspek penting lainnya sehingga Anda dapat dengan mudah meningkatkan atau menurunkan paket harga tergantung pada jumlah transaksi atau fitur tertentu.
- Standar keamanan dan kepatuhan harus selaras dengan semua persyaratan utama dalam geografi operasional Anda.
- Dukungan pelanggan yang kuat dan orientasi akan membantu tim Anda mengintegrasikan dan menguasai teknologi baru tanpa memengaruhi bisnis saat ini.
Baca juga: Commercial Invoice: Arti, Jenis, Komponen, dan Download Template Gratis
Pada Intinya…
Software akuntansi yang memiliki fitur cloud based invoice merupakan langkah strategis yang mendukung Anda dalam pengelolaan kesehatan keuangan organisasi lebih baik dan mendukung tujuan bisnis tingkat tinggi.
Ketika Anda beralih ke otomatisasi akuntansi dan penagihan, Anda akan merasakan manfaat operasional langsung dan membuka jalan untuk mengotomatiskan seluruh alur kerja pembukuan dan keuangan pada bisnis.
Jika Anda belum menggunakan cloud based invoice atau software akuntansi dalam bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur terlengkap dan mudah digunakan seperti Kledo.
Kledo adalah software akuntansi online berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 75 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia. Hanya dengan 4.500/hari, Anda bisa mendapatkan fitur pembukuan komplit, manajemen aset dan persediaan, integrasi pembukuan dengan POS dan payroll, dan masih banyak lagi.
Jika Anda tertarik, Anda bisa memcoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- Cara Mencegah dan Mendeteksi Invoice Fraud pada Bisnis - 18 September 2024
- Cara Melakukan Manajemen Dokumentasi Utang dalam Bisnis - 18 September 2024
- 8 Cara Mengatasi Pembayaran Duplikat dalam Bisnis - 13 September 2024