Dunia kerja berubah begitu cepat dengan adanya penyebaran Covid-19 yang kini berujung pada resesi. Mau tak mau, perusahaan harus membuat strategi efisiensi dalam bisnis agar mereka bisa bertahan dari krisis ini.
Akan tetapi, banyak pelaku usaha yang memilih melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK) karyawannya sebagai cara instan efisiensi bisnis. Tentu saja, keputusan PHK ini membawa dampak buruk baik bagi karyawan maupun perusahaan itu sendiri.
Meskipun PHK adalah cara tercepat untuk menstabilkan kondisi keuangan perusahaan, ada strategi efisiensi dalam bisnis lainnya yang sangat baik untuk dicoba.
Jadi, inilah beberapa strategi efisiensi dalam bisnis tanpa perlu melakukan PHK.
Strategi Meningkatkan Efisiensi dalam Bisnis Tanpa Harus PHK
Penerapan strategi efisiensi dalam bisnis sangat bergantung pada beberapa faktor, seperti model bisnis, industri, tujuan, dan sumber daya.
Berikut adalah beberapa strategi yang dapat Anda gunakan untuk mengurangi inefisiensi tanpa harus melakukan PHK:
1. Otomatisasi proses bisnis
Otomasi bisnis dapat membantu perusahaan memperoleh keuntungan yang lebih tinggi dari pesaing mereka dengan cara menghilangkan inefisiensi operasional.
Mengotomatiskan tugas bisnis yang biasanya dilakukan secara manual dapat memberikan beberapa manfaat, seperti mengurangi kesalahan, waktu penyelesaian, dan biaya pengoperasian.
Hal ini juga membantu karyawan untuk berkonsentrasi pada tugas-tugas yang lebih produktif yang memberi impact langsung pada hasil bisnis.
Menerapkan alat otomasi bisnis yang inovatif memang membutuhkan investasi awal yang besar. Namun, berbagai alat otomasi memberi manfaat jangka panjang karena membantu menurunkan pengeluaran bisnis.
Baca juga: Memahami Biaya Pengiriman dalam Akuntansi dan Jurnalnya
2. Lengkapi tim Anda dengan alat dan keterampilan yang tepat
Berikan tim Anda alat dan keterampilan yang tepat untuk menyelesaikan tugas mereka secara efisien. Anda dapat meminta manajer senior untuk melakukan pelatihan praktis di tempat kerja bagi karyawan junior untuk mendemonstrasikan nuansa tugas tertentu.
Begitu karyawan junior memahami proses bisnis, mereka dapat mengambil lebih banyak tanggung jawab, meningkatkan efisiensi proses di semua tingkatan.
Selain pelatihan praktis dan transfer pengetahuan, Anda juga dapat memberi anggota tim alat yang tepat untuk menyelesaikan berbagai tugas. Misalnya, menggunakan software akuntansi yang membantu proses pengelolaan keuangan bisnis.
3. Mempersingkat waktu rapat
Rapat tim yang tidak efisien dan terorganisir dengan buruk hanya akan membuang waktu karyawan dan mengurangi produktivitas. Daripada melakukan diskusi rapat yang panjang, Anda bisa melakukan rapat tim harian singkat untuk meningkatkan efisiensi.
Dikenal sebagai scrum, ini adalah rapat singkat yang biasanya berlangsung selama 10 hingga 15 menit dan diadakan di pagi hari, tepat sebelum karyawan memulai pekerjaan mereka hari itu.
Rapat scrum membantu tim untuk terus memperbarui apa yang sedang dikerjakan oleh anggota tim lainnya, mengidentifikasi potensi kendala, dan menyelesaikan pertanyaan atau masalah apa pun dari anggota tim.
Baca juga: 15 Tips Untuk Membuat Usaha Daycare yang Menguntungkan
4. Work form home (WFH)
Sebuah studi melaporkan bahwa sistem WFH maupun remote, dapat membantu bisnis melakukan penghematan. Jadi, untuk mengurangi pengeluaran biaya overhead, Anda bisa mendorong karyawan Anda untuk bekerja dari rumah.
Mengingat bahwa ini telah menjadi gaya hidup selama dua tahun ke belakang (karena covid-19), perusahaan yakin bahwa sebagian besar karyawan sudah bisa menyesuaikan diri dengan sistem tersebut..
Selain itu, laporan tahun 2020 menemukan bahwa bisnis dapat menghemat hingga US$11.000 per tahun karena menerapkan sistem remote. Bahkan, Google dilaporkan menghemat hingga US$1 miliar per tahun dengan menerapkan sistem kerja jarak jauh.
5. Gunakan software pemantauan kerja untuk karyawan remote
Software pemantauan kinerja karyawan bisa membantu Anda melacak staf dari jarak jauh.
Ini adalah solusi hebat untuk bisnis yang mempekerjakan pekerja jarak jauh, dari mana pun mereka bekerja. Software pemantauan kerja dari rumah membantu Anda untuk melacak:
- Presensi karyawan
- Berapa jam mereka telah bekerja
- Aplikasi, situs web, dan alat apa yang telah mereka gunakan
- Data produktivitas perusahaan
- Berapa banyak waktu yang dibutuhkan proyek tertentu dan seberapa sulit proyek tersebut diselesaikan.
Penggunaan software ini bisa menghapus keraguan yang Anda miliki tentang kemampuan dan produktivitas pekerja Anda dan tentu saja membantu menghemat uang perusahaan.
Dengan menggunakan sistem pelacakan kerja karyawan untuk melihat alat dan aplikasi yang mereka gunakan untuk bekerja, Anda dapat mendeteksi mana yang paling jarang digunakan dan membatalkan langganan yang tidak perlu.
Pemantauan karyawan juga memfasilitasi manajemen waktu dan sumber daya yang lebih baik. Anda dapat mencatat waktu persis yang dihabiskan pekerja per jam untuk mengerjakan tugas mereka, dan membayar mereka sesuai dengan itu.
Terakhir, layanan ini membantu menghilangkan kebutuhan kantor secara fisik dengan tetap menjaga produktivtas karyawan di mana pun mereka bekerja.
Saat ini, ada banyak software pemantauan kerja yang bisa Anda gunakan untuk melacak kinerja karyawan remote Anda. Salah satunya yakni GajiHub, software payroll dan HRIS yang menyediakan fitur presensi, penggajian, analisis kinerja dan manajemen pola kerja, dan maish banyak lagi.
Baca juga: Tips Membuka Usaha Apotek dan Modal yang Diperlukan
6. Tidak melakukan perekrutan karyawan baru
Alih-alih memecat karyawan yang ada, Anda bisa menghentikan proses perekrutan karyawan baru untuk sementara waktu. Misalnya, perusahaan induk Facebook, Meta baru-baru ini menutup lowongan perekrutan untuk posisi menengah hingga senior guna memangkas biaya pengeluaran.
7. Melakukan pemotongan gaji untuk sementara waktu
Daropada harus melakukan PHK, usulkan pemotongan gaji untuk semua orang di perusahaan, termasuk Anda sendiri.
Pemotongan gaji untuk sementara waktu dapat membantu perusahaan menghemat lebih banyak uang untuk beberapa bulan ke depan sambil mencari cara untuk memperlancar kembali aliran pendapatan perusahaan.
Baca juga: Apa Itu Budgeting? Berikut Adalah Penjelasan Lengkap dan 20 Tips Membuat Budgeting
8. Kurangi minggu atau jam kerja
Strategi lain untuk efisiensi dalam bisnis adalah dengan mengurangi jam atau hari kerja karyawan.
Presiden dan CEO perusahaan penasihat bisnis The Alternative Board, Jason Zickerman, mencatat dalam sebuah artikel bahwa mengurangi minggu kerja Anda dari lima hari menjadi empat hari dapat mengurangi biaya penggajian sebesar 20 persen.
Anda juga dapat membagi hari kerja di antara karyawan. Misalnya, jika ada tim yang terdiri dari empat orang karyawan, dua di antaranya dapat bekerja dari Senin hingga Rabu dan dua lainnya dapat bekerja dari Kamis hingga Jumat atau Sabtu. Dengan cara ini, Anda dapat mengurangi pengeluaran secara keseluruhan.
Baca juga: Mengetahui Beberapa Jenis Merger dan Contoh Nyatanya
9. Membangun proses komunikasi terbuka di tempat kerja
Bangun budaya tempat kerja yang menerapkan komunikasi terbuka di antara semua anggota tim, termasuk manajemen tingkat atas. Pastikan bahwa karyawan merasa nyaman berbagi keluhan, gagasan, dan mengajukan pertanyaan.
Komunikasi terbuka membantu karyawan merasa dihargai di tempat kerja, yang berkontribusi pada peningkatan produktivitas mereka.
Hal ini juga mencegah terjadinya miskomunikasi dan memungkinkan untuk berbagi umpan balik dan ide, membantu manajemen mengidentifikasi kelemahan dalam proses yang ada sambil mengambil peluang yang tersedia.
Selain mendorong komunikasi terbuka di antara anggota tim, Anda juga dapat meningkatkan efisiensi dengan mengajari karyawan menggunakan saluran komunikasi yang tepat.
Misalnya, email lebih cocok untuk pengingat rapat, sementara brainstorming ide dan solusi baru bekerja lebih baik selama rapat tatap muka di antara anggota tim yang penting.
10. Menghindari multitasking
Pekerjaan multitasking bisa menghambat produktivitas dan efisiensi. Berbeda dengan multitasking, di mana Anda melakukan banyak tugas secara bersamaan, single tasking adalah proses kerja yang berfokus hanya pada satu pekerjaan sampai Anda menyelesaikannya dengan baik.
Dengan sistem ini, karyawan bisa fokus pada tugas tertentu, membantu mereka lebih produktid dan meningkatkan efisiensi perusahaan dalam jangka panjang.
11. Ikuti proses yang telah dicoba dan diuji secara real time
Bereksperimen dengan proses baru pada proyek yang sedang berlangsung dapat menyebabkan konsekuensi yang tidak efisien atau negatif.
Hindari mencoba mempercepat tugas dengan mengambil jalan pintas atau tidak mengikuti uji proses. Proyek seringkali lebih efisien ketika anggota tim mengikuti proses yang telah dicoba dan disepakati.
Jika Anda ingin mengubah fungsi tertentu, pastikan Anda melakukannya hanya setelah berdiskusi dengan semua anggota tim dan menganalisis keuntungan dan kerugian dari saran yang diajukan.
Baca juga: Download Template Proposal Anggaran Beserta Tips Membuatnya
12. Bangun kepercayaan
Membangun kepercayaan di tempat kerja membantu membentuk hubungan yang lebih kuat antara anggota tim dan manajer.
Ketika pemimpin tim memercayai rekan satu timnya untuk melakukan pekerjaan mereka secara bertanggung jawab, hal tersebut membantu menciptakan budaya tempat kerja yang kuat di mana karyawan merasa termotivasi untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka.
Ketika manajer bersikap transparan dengan anggota tim mereka, karyawan lebih cenderung merespons secara positif dengan memberikan wawasan berharga tentang tugas, layanan, dan produk penting, yang berkontribusi pada efisiensi secara keseluruhan.
13. Fokus pada perbaikan berkelanjutan
Efisiensi dalam bisnis adalah proses yang berkelanjutan dan membutuhkan mindset berkembang. Anda dapat berupaya menjadikannya bagian dari budaya perusahaan dengan mendorong pembelajaran terus-menerus dan peningkatan berkelanjutan di tempat kerja.
Mendorong karyawan untuk mengambil risiko dan berinovasi, membantu membangun budaya perusahaan yang mengutamakan efisiensi dan pertumbuhan yang stabil.
Baca juga: 9 Rekomendasi Aplikasi Budgeting Terbaik Tahun ini
Berbagai Jenis Efisiensi dalam Bisnis
Berikut beberapa jenis strategi efisiensi dalam bisnis yang membantu Anda melacak meningkatkan produktivitas dan menghemat uang perusahaan
- Efisiensi keuangan mengukur seberapa efisien bisnis mengubah operasi menjadi laba atau menggunakan asetnya untuk menghasilkan pendapatan. Ini melacak metrik keuangan seperti profitabilitas, aset tetap, piutang, dan perputaran persediaan.
- Efisiensi karyawan mengukur output dari sumber daya manusia dalam suatu organisasi. Anda dapat melacak efisiensi karyawan dengan menggunakan software manajemen tugas untuk menghitung rata-rata berapa banyak pekerjaan yang diselesaikan karyawan per jam.
- Efisiensi operasional mengukur efisiensi proses bisnis inti. Misalnya, efisiensi operasional perusahaan manufaktur melacak output yang diproduksi setiap hari, mingguan, atau bulanan.
- Efisiensi proses mengukur efisiensi proses bisnis tertentu. Berdasarkan hasil, manajer dan anggota tim lainnya dapat bekerja untuk mengoptimalkan proses yang tidak efisien.
- Pengembalian investasi (ROI) mengukur efisiensi bisnis dalam kaitannya dengan investasi awal. Misalnya, melacak berapa banyak pendapatan yang dihasilkan perusahaan berdasarkan modal yang dimasukkan.
- Eko-efisiensi mengukur dampak perusahaan terhadap lingkungan. Ini melacak langkah-langkah keberlanjutan bisnis, membantu mengesankan pelanggan dan pemangku kepentingan dengan kredensialnya.
Baca juga: Tips Jualan Online Tanpa Modal dan Stok Barang, Cuan Berlimpah!
Kesimpulan
Demikian pembahasan mengenai strategi efisiensi dalam bisnis beserta jenis-jenisnya yang perlu Anda ketahui. Nah, salah satu strategi efisiensi ialah mengotomasikan tugas manual bisnis seperti pengelolaan keuangan dengan menggunakan software akuntansi.
Kledo merupakan software akuntansi online berbasis cloud yang bisa Anda gunakan sebagai solusi manajemen keuangan yang lebih baik.
Mengapa kok harus memilih Kledo? Sebab, Kledo memiliki fitur terlengkap yang mudah digunakan serta memiliki harga yang lebih terjangkau daripada software sejenis lainnya.
Jadi, tunggu apalagi? Yuk, dapatkan kesempatan freee trial Kledo selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
