Manajemen persediaan merupakan salah satu aspek paling krusial dalam operasional bisnis, namun juga penuh tantangan.
Mulai dari permintaan yang sulit diprediksi hingga risiko kehabisan stok atau justru menumpuknya barang, semua bisa memengaruhi kelancaran aliran barang dan kesehatan keuangan perusahaan.
Jika tidak ditangani dengan tepat, masalah-masalah ini dapat berujung pada meningkatnya biaya operasional, hilangnya peluang penjualan, bahkan turunnya kepuasan pelanggan.
Oleh karena itu, artikel ini akan membantu Anda memahami 10 tantangan dalam manajemen persediaan dan solusinya agar bisnis tetap kompetitif.
Tantangan 1: Menyeimbangkan Tingkat Persediaan
Salah satu masalah paling umum dalam manajemen persediaan adalah ketidakseimbangan jumlah yang mengakibatkan antara overstock atau stockout.
- Overstock atau kelebihan stok mengikat modal dan memakan ruang gudang yang berharga.
- Stock out atau kehabisan stok menyebabkan hilangnya pendapatan, pesanan tertunda, hingga turunnya kepercayaan pelanggan.
Keduanya sama-sama merugikan dan sering kali terjadi pada bisnis.
Penyebab keduanya adalah beberapa alasan berikut:
- Data persediaan yang tidak akurat
- Tidak bisa melihat data permintaan pelanggan
- Masih bergantung pada pencatatan manual atau spreadsheet yang tidak konsisten
- Mengisi persediaan berdasarkan data lama atau mengira-ngira
Solusi
- Gunakan data akurat dan real time. Beralihlah dari pencatatan manual ke sistem yang langsung mencatat pergerakan stok saat itu juga. Pilihlah alat dengan integrasi barcode atau RFID untuk membuat proses ini lebih mulus.
- Lakukan demand forecasting dengan mempertimbangkan kalender pemasaran, tren musiman, dan lead time pemasok untuk gambaran permintaan yang lebih lengkap.
- Otomatiskan reorder point yang dinamis, karena batasan stok statis cenderung tidak relevan di lingkungan yang fluktuatif. Gunakan software persediaan yang menyesuaikan titik pemesanan ulang berdasarkan kecepatan penjualan saat ini.
- Prioritaskan produk fast-moving. Produk dengan permintaan tinggi perlu dipantau lebih ketat dan diisi ulang lebih cepat.
- Disiplinkan proses. Bahkan dengan software terbaik, input data yang salah atau penghitungan siklus yang terlewat bisa membuat angka jadi tidak akurat. Standarisasi alur kerja dan lakukan audit secara berkala.
Baca Juga: Akuntansi Persediaan: Pengertian, Jenis Valuasi, dan Manfaatnya
Tantangan 2: Ketepatan Forecasting
Peramalan bukan sekadar menebak apa yang pelanggan inginkan, tapi ini juga menjadi dasar pengambilan keputusan besar terkait pengadaan, arus kas, dan pemenuhan pesanan.
Tantangannya adalah permintaan tidak pernah statis.
Promosi, musim, keterlambatan rantai pasok, dan perubahan kebiasaan konsumen membuat prediksi kebutuhan stok dalam dua minggu mendatang saja sulit, apalagi untuk kuartal berikutnya.
Sebagian besar tim terlalu mengandalkan data penjualan historis tanpa menyesuaikan dengan variabel nyata di lapangan.
Akibatnya? Rak penuh dengan produk yang salah, atau justru kehabisan stok untuk produk yang paling dicari.
Solusi
- Gunakan model peramalan adaptif. Tinggalkan spreadsheet dasar. Gunakan alat peramalan yang mampu mempertimbangkan faktor musiman, tren terbaru, hingga agenda pemasaran sehingga hasilnya lebih akurat seiring waktu.
- Bedakan permintaan berdasarkan channel. Segmentasi per kanal (misalnya DTC vs grosir) memberi kontrol lebih baik untuk mengalokasikan stok.
- Bangun buffer stock berdasarkan analisis risiko, bukan aturan tetap. Rumus safety stock yang kaku tidak mencerminkan volatilitas sebenarnya. Gunakan riwayat performa dan keandalan pemasok untuk menentukan di mana cadangan tambahan diperlukan.
- Kolaborasi dengan tim sales dan marketing. Algoritme saja tidak cukup. Tim sales tahu pipeline penjualan, sementara tim marketing tahu momen yang akan meningkatkan permintaan. Peramalan jadi lebih cerdas jika antar tim tidak bekerja dalam silo.
- Perbarui peramalan secara rutin. Forecast bukan pekerjaan sekali jadi. Tinjau secara berkala—bahkan mingguan jika perlu—dan sesuaikan dengan kondisi terkini di sistem maupun di lapangan.
Baca Juga: Apa itu Forecast dalam Bisnis? Berikut Adalah Penjelasannya
Tantangan 3: Melacak Inventaris Secara Real-Time
Tanpa pelacakan real-time, mungkin akan teradi kesulitan dalam hal-hal ini:
- Tidak bisa memenuhi pesanan dengan efisien
- Sulit merencanakan pengisian ulang secara akurat
- Sulit mendeteksi selisih stok sebelum masalah membesar.
Penyebab masalah ini biasanya karena data inventaris tersebar di berbagai platform—software gudang, kanal penjualan, portal pemasok—yang tidak selalu sinkron atau diperbarui secara real time.
Selain itu, jika dikerjakan secara manual, maka ada kemungkinan keterlambatan sekaligus kesalahan manusia.
Solusi
- Sentralisasi data persediaan. Gunakan sistem manajemen persediaan yang berfungsi sebagai single source of truth, menghubungkan gudang, kanal penjualan, dan operasi pemenuhan dalam satu platform.
- Otomatisasi pelacakan pergerakan. Pemindaian barcode, tag RFID, atau sensor IoT dapat meningkatkan akurasi lokasi dan memperbarui jumlah persediaan secara real time.
- Hilangkan pembaruan batch. Sinkronkan pergerakan persediaan secara otomatis, bukan dengan unggahan CSV manual atau pembaruan harian. Pelacakan real time hanya efektif jika sistem benar-benar live.
- Latih konsistensi. Sistem terbaik tetap membutuhkan kedisiplinan pengguna. Buat SOP yang jelas untuk penerimaan barang, transfer, dan cycle count.
- Audit persediaan berisiko tinggi lebih sering. Jika Anda tahu SKU atau lokasi penyimpanan tertentu lebih rawan kesalahan, lakukan pengecekan berkala.
Tantangan 4: Menghubungkan Rantai Pasok Secara Menyeluruh
Tantangan manajemen persediaan selanjutnya adalah kurangnya visibilitas, yang memang biasa terjadi di dunia pergudangan dan menyita banyak biaya.
Anda mungkin tahu jumlah barang di gudang utama, tetapi bagaimana dengan retur yang sedang dikirim? Stok yang belum diperiksa? Atau barang yang berada di gudang mitra logistik di kota lain?
Tanpa pandangan yang jelas dan terpadu atas persediaan di semua lokasi dan tahap, pemenuhan jadi melambat, terjadi overselling, dan pelanggan akhirnya kecewa.
Akar masalah biasanya berasal dari sistem yang tidak terhubung, data yang tidak lengkap, atau proses pencatatan persediaan yang tidak konsisten.
Solusi
- Gunakan sistem dengan visibilitas multi-lokasi. Pilih software yang bisa menampilkan persediaan Anda, mana yang dalam perjalanan, dan sedang di pesan di seluruh node rantai pasok Anda.
- Integrasikan dengan ERP atau WMS. Data persediaan tidak boleh terpisah. Sinkronkan sistem persediaan dengan ERP atau warehouse management system sehingga semua pihak menggunakan angka yang sama.
- Tandai dan lacak persediaan di setiap tahap. Gunakan RFID atau barcode untuk melacak SKU mulai dari penerimaan, penyimpanan, pengambilan, hingga pengiriman.
- Dokumentasikan pergerakan secara konsisten. Buat protokol dokumentasi yang jelas dan audit secara rutin.
Baca Juga: Inventory Tracking: Pengertian, Tantangan, dan Tips Mengelolanya
Tantangan 5: Menghadapi Gangguan Rantai Pasok
Pesanan yang terlambat, keterlambatan bahan baku, atau pemasok yang berhenti beroperasi bisa melumpuhkan seluruh bisnis.
Masalah utamanya bukan hanya gangguan itu sendiri, tetapi seberapa rentan sistem persediaan Anda terhadap gangguan kecil sekalipun.
Gangguan kecil dari rantai pasok dapat menyebabkan efek domino yang lebih besar dan mengganggu operasional Anda.
Solusi
- Diversifikasi supplier: Tujuannya agar Anda punya alternatif dan tidak banyak terpengaruh jika ada masalah pada satu supplier.
- Gunakan alat pelacakan. Lacak logistik agar Anda tahu jika ada pengiriman yang tertunda dan alasannya.
- Terapkan safety stock dinamis. Hitung stok pengaman berdasarkan variasi lead time dan volatilitas permintaan. Ini memberikan cadangan nyata, bukan sekadar tebakan.
- Fleksibel dalam pengadaan. Kontrak jangka panjang yang kaku bisa merugikan saat kondisi berubah. Mintalah fleksibilitas jika memungkinkan.
Gangguan akan selalu terjadi. Mungkin Anda tidak bisa menghindarinya sepenuhnya, tetapi persiapan ini memastikan bisnis Anda tidak lengah saat gangguan datang.
Tantangan 6: Persediaan Hilang dan Kedaluwarsa
Tantangan manajemen persediaan selanjutnya adalah persediaan yang hilang karena barang rusak, kedaluwarsa, salah tempat, atau tidak tersentuh hingga akhirnya menjadi usang.
Kerugian ini perlahan menggerus margin, dan seringkali tidak terlacak sampai sudah terlambat.
Untungnya, sebagian besar masalah ini sebenarnya berakar pada celah proses yang bisa dicegah, yaitu:
- Minimnya visibilitas SKU
- Perhitungan siklus yang tidak konsisten
- Rotasi stok yang buruk
- Data masa simpan yang hilang.
Solusi
- Pantau kehilangan sebagai metrik tersendiri. Jangan satukan ke dalam “penyesuaian persediaan.” Pisahkan penyusutan, kerusakan, kedaluwarsa, dan keusangan agar akar masalah bisa diperbaiki.
- Jalankan laporan umur persediaan bulanan. SKU yang tidak bergerak dalam 60–90 hari harus ditinjau. Tandai stok lama lebih awal, jauh sebelum tidak dapat dijual.
- Gunakan FIFO atau pelacakan lot untuk barang mudah rusak. First-in, first-out seharusnya menjadi standar. Untuk barang dengan masa simpan atau tekanan regulasi, pelacakan lot menjadikannya lebih terkontrol.
- Otomatiskan hitung siklus. Jangan tunggu sampai audit akhir tahun. Lakukan pemeriksaan acak pada SKU bernilai tinggi atau dengan perputaran cepat untuk membantu menemukan pola kerugian lebih awal.
- Lakukan likuidasi secara strategis. Jangan biarkan dead stock membebani persediaan. Gunakan bundling atau flash sale untuk menggerakkan barang lambat sebelum nilainya nol.
Baca Juga: Tips Melakuan Inventory Monitoring, Metode, dan Tahapannya
Tantangan 7: Proliferasi SKU
Bisnis yang bertumbuh biasanya akan menambah jenis barang yang mereka jual.
Namun, hal ini juga berarti mereka harus mengelola, menyimpan, dan memprediksi lebih banyak SKU.
Ketika jumlah SKU tumbuh lebih cepat dari sistem atau proses yang ada, maka biasanya bisnis akan menghadapi kesulitan ini:
- Penurunan ketepatan SKU
- Meningkatnya kompleksitas manajemen persediaan
- Perhitungan siklus melambat.
- Titik pemesanan ulang menjadi tidak jelas.
- Tim gudang menghabiskan lebih banyak waktu mencari barang
Solusi
- Jalankan audit kinerja SKU. Identifikasi SKU yang lambat bergerak atau margin rendah yang tidak sepadan dengan ruang penyimpanan. Hapus atau konsolidasikan jika memungkinkan.
- Kelompokkan variasi bila memungkinkan. Pertimbangkan untuk menggabungkan SKU serupa (misalnya ukuran atau warna) di bawah satu kode induk agar pelacakan lebih sederhana.
- Segmentasikan penanganan persediaan. SKU dengan perputaran cepat butuh pengawasan ketat dan penempatan prioritas. SKU dengan perputaran lambat tidak. Bangun strategi bertingkat berdasarkan kecepatan dan margin SKU.
- Batasi kompleksitas bundel. Paket dan bundel bagus untuk meningkatkan average order value, tetapi setiap bundel baru berarti SKU baru. Gunakan bundling virtual (sistem menyusun paket secara otomatis) untuk mengurangi beban.
- Tetapkan aturan penciptaan SKU. Siapa yang boleh membuat SKU baru? Bagaimana cara penamaannya, pelacakannya, dan penghapusannya? Buat aturan agar pertumbuhan produk tidak menciptakan beban operasional.
Tantangan 8: Manajemen Biaya
Persediaan menelan biaya modal, penyimpanan, penanganan, pengiriman, retur, hingga asuransi.
Jika tidak mengukur biaya-biaya ini, maka kemungkinan besar mereka bisa membengkak.
Solusi
- Pantau total landed cost, bukan hanya harga per unit. Sertakan ongkos kirim, bea masuk, dan penanganan agar dapat membandingkan pemasok dan SKU secara akurat.
- Gunakan analisis ABC untuk memprioritaskan sumber daya. Tidak semua persediaan perlu diperlakukan sama. Fokuskan optimasi pada barang kategori A (nilai tinggi, perputaran cepat) di mana biaya paling besar.
- Tinjau ulang tata letak gudang dan alur kerja. Penempatan yang buruk dan rute pengambilan yang tidak efisien menciptakan biaya tenaga kerja yang tidak perlu. Sistem manajemen gudang yang baik bisa membantu menyeimbangkan ulang.
- Otomatiskan area dengan ROI jelas. Otomatisasi pencetakan label, daftar pengambilan, atau pemicu pemesanan ulang dapat mengurangi kesalahan manual dan beban kerja.
- Negosiasikan lebih cerdas, bukan hanya lebih murah. Harga per unit yang lebih rendah bisa berarti waktu tunggu lebih lama atau tingkat pemenuhan tidak konsisten. Pertimbangkan penghematan jangka pendek versus keandalan jangka panjang.
- Pantau biaya penyimpanan setiap bulan. Termasuk penyimpanan, penyusutan, asuransi, dan depresiasi. Ini membantu mendeteksi inefisiensi sebelum menjadi beban finansial.
Baca Juga: Holding Cost: Pengertian, Rumus Hitung, Contoh, & Tips Menurunkannya
Tantangan 9: Menghadapi Perubahan Permintaan Musiman
Menghadapi permintaan musiman yang cenderung berubah-ubah adalah tantangan manajemen persediaan selanjutnya.
Kesalahan kecil dalam perhitungan bisa membuat bisnis menanggung stok mati setelah musim berakhir, atau justru kehilangan peluang karena kehabisan stok saat permintaan memuncak.
Solusi
- Gunakan model peramalan tersegmentasi. Pisahkan produk musiman dari produk reguler dengan aturan forecasting yang berbeda.
- Atur waktu kedatangan stok dengan cermat. Produk musiman sebaiknya masuk tepat sebelum puncak permintaan, bukan terlalu jauh sebelumnya.
- Lakukan evaluasi pasca-musim dengan membandingkan hasil penjualan aktual dengan forecast, termasuk data stok habis, diskon, dan retur.
Tantangan 10: Alur Kerja yang Tidak Teratur
Jika alur kerja gudang tidak tertata dengan baik, bisnis bisa kehilangan waktu, uang, dan bahkan pelanggan.
Proses penerimaan barang yang lambat, rak yang tidak teratur, metode picking yang inkonsisten, hingga tata ruang gudang yang tidak optimal menyebabkan biaya tenaga kerja meningkat dan pemenuhan pesanan tertunda.
Solusi
- Tempatkan SKU dengan pergerakan cepat di area yang mudah diakses, misalnya dekat jalur utama atau stasiun pengepakan.
- Tinjau kembali metode picking sudah sesuai dengan volume pesanan dan keragaman SKU.
- Optimalkan proses penerimaan barang dengan prosedur jelas untuk pemeriksaan, pelabelan, dan penyimpanan sehingga kesalahan dan keterlambatan dapat diminimalkan.
- Lakukan audit tata letak gudang secara berkala, setidaknya setiap kuartal, karena pertumbuhan bisnis seringkali lebih cepat daripada perencanaan tata ruang.
Baca Juga: Manajemen Gudang: Pengertian, Manfaat, Proses dan Cara Optimasinya
Kesimpulan
Berbagai tantangan dalam manajemen persediaan, mulai dari variasi permintaan musiman, kehilangan persediaan, hingga manajemen biaya bisa berdampak langsung pada biaya operasional dan kepuasan pelanggan.
Banyak bisnis yang hanya mengandalkan spreadsheet atau sistem manual, padahal pekerjaan ini begitu kompleks dan membutuhkan alat yang lebih handal.
Jika Anda menginginkan solusi untuk bisnis Anda, Anda bisa mencoba software akuntansi Kledo.
Dengan fitur pengelolaan stok yang terintegrasi dengan laporan keuangan, Kledo membantu bisnis memantau arus barang secara real-time, memastikan akurasi data untuk kebutuhan audit maupun regulasi, serta memberikan insight yang dibutuhkan untuk meningkatkan efisiensi gudang.
Tertarik dengan software akuntansi Kledo? Klik tautan ini untuk mencobanya.
- 9 Strategi Kelola Stok Bisnis Retail Paling Efektif - 25 September 2025
- 8 Strategi Marketing Efektif untuk Bisnis Retail - 23 September 2025
- 10 KPI Keuangan Bisnis FnB yang Harus Anda Tahu - 22 September 2025