Tips Mengelola Tim Keuangan dan Akuntansi dalam Bisnis

Setiap bisnis kecil membutuhkan fungsi akuntansi dan keuangan. Berapa banyak orang dalam tim keuangan dan akuntansi dan apa saja tugas mereka bergantung pada ukuran bisnis dan kompleksitas keuangannya.

Laporan Fungsi Akuntansi & Keuangan Benchmarking 2022 dari firma staf akuntansi dan keuangan Robert Half merinci ukuran rata-rata fungsi keuangan di bisnis kecil.

Bisnis dengan pendapatan kurang dari $25 juta mempekerjakan rata-rata tiga orang di bagian keuangan. Bisnis dengan pendapatan antara $25 juta dan $99 juta mempekerjakan rata-rata enam profesional keuangan.

Cara lain untuk mengukur berapa banyak yang harus diinvestasikan dalam tim keuangan adalah dengan menghitung biaya sebagai persentase dari pendapatan. Untuk banyak bisnis, fungsi keuangan harus mengkonsumsi sekitar 1% dari pendapatan.

Pada perusahaan kecil, banyak fungsi keuangan yang dialihdayakan pada awalnya, mungkin ke akuntan paruh waktu atau spesialis pajak, atau melalui perusahaan pihak ketiga yang dapat menangani banyak peran.

Pada artikel kali ini kita akan membahas tugas tim keuangan dan akuntansi dan bagaimana tips mengelola departemen ini dengan baik.

Apa Saja Tanggung Jawab Utama Departemen Keuangan dan Akuntansi dalam Bisnis?

Tidak peduli berapa banyak orang yang melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan keuangan, tanggung jawab utama bersifat universal di seluruh bisnis.

Bergantung pada tingkat pengalaman dan sertifikasi profesional karyawan serta ukuran bisnis, tanggung jawab akuntansi yang tercantum di sini dapat digabungkan ke dalam satu peran atau mencakup beberapa peran.

Tugas-tugas tersebut meliputi tugas-tugas akuntansi dasar seperti:

Pencatatan utang usaha (AP)

Bagian ini melibatkan pencatatan semua pembayaran dan pengeluaran, termasuk pesanan pembelian dan faktur. Bagian utang usaha menyimpan catatan, memverifikasi entri jurnal, dan membandingkan laporan dari sistem dengan saldo aktual.

Bagian utang usaha juga memverifikasi laporan pengeluaran dan menyiapkan penggantian biaya kepada karyawan.

Anggota tim ini berkomunikasi dengan dan membayar vendor dengan menjadwalkan pembayaran dan memastikan semua kredit yang belum terbayar.

Baca juga: Cara Membuat Laporan Umur Hutang dan Contohnya

Pencatatan piutang uaha (AR)

Fungsi ini memastikan perusahaan menerima pembayaran untuk barang dan jasa yang dijualnya dan mencatat penerimaan ini.

Penagihan-yang mencakup pembuatan faktur dan laporan akun-sering kali merupakan tanggung jawab piutang.

Departemen piutang usaha melakukan rekonsiliasi akun, menyimpan semua file dan catatan, serta menindaklanjuti setiap penyimpangan.

Baca juga: Contoh Laporan Umur Piutang, Manfaat, dan Cara Membuatnya

Penggajian

Fungsi penggajian memproses gaji, merekonsiliasi sub-buku besar penggajian ke buku besar, mengirimkan pajak penggajian, mengelola pelaporan pemerintah dan kepatuhan terhadap undang-undang perpajakan, dan menyiapkan laporan penggajian.

Penggajian menjawab pertanyaan terkait penggajian dan menyediakan dokumentasi pajak kepada karyawan.

Baca juga: Payroll Accounting (Akuntansi Penggajian), Berikut Pembahasan Lengkapnya

Pembuatan laporan keuangan

Tim akuntansi – idealnya dengan bantuan perangkat lunak akuntansi – bertanggung jawab untuk membuat laporan keuangan yang memberi tahu bisnis apakah bisnis tersebut memperoleh laba, apa yang dimiliki dan dihutang, dan apakah bisnis tersebut memiliki kas yang cukup untuk menutupi kewajibannya.

Laporan keuangan ini mencakup laporan laba rugi, neraca, dan laporan arus kas. Laporan-laporan tersebut membantu bisnis melacak kemajuannya terhadap tujuan, memahami penyesuaian apa yang harus dilakukan, dan membuat perkiraan.

Baca juga: Beban Dibayar Dimuka: Pengertian, Manfaat, dan Contoh Jurnalnya

Kontrol keuangan

Setiap bisnis, kecil atau besar, publik atau swasta, membutuhkan kontrol keuangan yang kuat. Untuk bisnis kecil dan swasta, kontrol keuangan seperti memisahkan fungsi dalam departemen untuk memastikan satu orang tidak menyetujui pembayaran vendor dan memotong cek ke vendor, dapat melindungi dari penipuan.

Selain itu, dengan menyiapkan kontrol keuangan dan pelaporan yang kuat sejak awal, bisnis kecil siap untuk menghadapi peningkatan pengawasan yang akan terjadi seiring dengan pertumbuhannya.

Kontrol keuangan diwajibkan oleh hukum untuk perusahaan yang diperdagangkan secara publik. Hukuman karena tidak mematuhi proses, audit, kontrol, dan pelaporan yang diwajibkan oleh pemerintah dapat mencakup denda.

Pajak

Tim akuntansi dan keuangan memastikan perusahaan membayar pajak. Ini termasuk pajak penghasilan perusahaan, pajak daerah, pajak penghasilan, pajak penggajian dan pajak ekuitas (jika ada), pajak pertambahan nilai dan pajak pemotongan.

Bergantung pada kompleksitas bisnis, ada baiknya melibatkan Akuntan Publik Bersertifikat (CPA) dalam proses persiapan dan pengajuan pajak.

Baca juga: Financial Forecasting: Pengertian, Metode, Tahapan dan Manfaatnya

6 Posisi Kunci dalam Tim Akuntansi dan Keuangan Bisnis

Pada awalnya, karyawan yang Anda pekerjakan haruslah bookkeepers dan akuntan-tetapi seiring dengan berkembangnya basis pendapatan dan keputusan yang mulai berkisar pada pembiayaan dan forecasting, cara Anda mengembangkan tim keuangan akan bergeser ke arah keuangan.

1. Bookkeepers

Dalam bisnis kecil, pemegang buku atau bookkeepers sering kali menjadi karyawan pertama – dan yang paling penting.

Tanggung jawab orang ini bisa sangat bervariasi tergantung pada tingkat kematangan perusahaan, namun pemegang buku fokus pada tugas akuntansi harian.

Orang ini dapat bertanggung jawab untuk mencatat dan memantau semua transaksi keuangan perusahaan, termasuk hutang, piutang, arus kas, dan penggajian.

Mereka juga merekonsiliasi laporan bank dengan buku besar dan membantu menutup pembukuan setiap bulan.

2. Spesialis penagihan

Untuk perusahaan dengan proses penagihan yang kompleks, jam kerja yang dapat ditagih, atau volume tagihan yang besar, biasanya memiliki karyawan yang didedikasikan untuk fungsi penagihan.

Di firma hukum, misalnya, spesialis penagihan mengumpulkan jam kerja yang ditagih oleh pengacara untuk kasus klien dan memastikan semua klien telah ditagih dengan benar.

Spesialis penagihan bertanggung jawab atas pembuatan faktur. Mereka juga menjawab pertanyaan dari klien tentang tagihan.

Baca juga: 70+ Istilah Akuntansi dalam Bahasa Inggris

3. Spesialis penggajian

Orang ini memproses penggajian dan menyiapkan serta memelihara catatan dan laporan terkait penggajian, termasuk pelaporan akhir tahun dan dokumen pajak untuk karyawan.

Peran ini membutuhkan pengetahuan tentang peraturan seputar penggajian dan tunjangan. Sertifikasi membantu memastikan spesialis penggajian memiliki kompetensi ini.

4. Penyiap pajak

Seorang akuntan dapat menangani pengajuan pajak dan dapat melaporkan kepada Ditjen Pajak jika mereka mengaudit bisnis.

Namun, bisnis kecil juga dapat bekerja sama seorang penyiap pajak jika tidak memiliki seseorang yang memiliki kompetensi ini secara internal.

Seorang penyiap pajak melengkapi dan mengajukan pengembalian pajak bisnis, termasuk formulir 1770 SS, formulir 1770 S, dan formulir 1770. serta pengembalian yang sudah lewat jatuh tempo.

5. Manajer akuntansi

Bisnis dengan keuangan yang lebih kompleks yang membutuhkan sumber daya internal yang dapat menangani pengajuan pajak, laporan akhir tahun, dan dokumen pemerintah harus mempekerjakan manajer akuntansi.

Manajer akuntansi dapat mengelola bookkeepers dan menggunakan akuntansi harian yang akurat dari orang tersebut untuk mendapatkan wawasan tentang keuangan perusahaan, termasuk peluang untuk memangkas biaya dan atau mendapatkan efisiensi.

Seorang manajer akuntansi dapat berupa CPA, lisensi berbasis ujian untuk akuntan yang mencerminkan pelatihan dan pengalaman yang ketat di lapangan.

Baca juga: 6 Tahapan dalam Melakukan Automasi dalam Proses Akuntansi

6. Financial controller

Ketika bisnis menjadi lebih kompleks dan tim akuntansi berkembang, perusahaan mungkin perlu mempekerjakan seorang financial controller.

Financial controller mengambil pandangan yang lebih strategis tentang situasi keuangan bisnis daripada peran yang diuraikan di atas dan bertanggung jawab untuk membuat dan melembagakan prosedur keuangan.

Financial controller juga memiliki pandangan ke depan tentang bisnis, membuat anggaran dan perkiraan. Mereka juga dapat menegosiasikan perjanjian keuangan dengan bank, seperti pinjaman dan jalur kredit.

Bagan Organisasi Tim Keuangan dan Akuntansi Bisnis

Bisnis kecil biasanya tidak memiliki CFO. Jika ada pemimpin keuangan strategis, biasanya mereka adalah seorang pengawas, dan orang tersebut mengepalai organisasi keuangan dan akuntansi.

Berikut adalah bagan organisasi tim keuangan dan akuntansi yang biasanya ada dalam banyak bisnis.

Salah satu tantangan terbesar yang mungkin dihadapi bisnis kecil adalah menemukan orang yang memenuhi syarat untuk bekerja di departemen keuangan mereka karena permintaan akan orang-orang dengan keterampilan ini meningkat.

Baca juga: Mengenal Apa Itu Three Way Matching dalam Akuntansi

Tips Mengelola Tim Keungan dan Akuntansi yang Efektif

Tentukan tujuan dan peran tim

Dalam membangun Tim keuangan dan akuntansi yang efektif, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah menentukan tujuan dan peran tim secara jelas.

Definisikan dengan jelas tujuan dan objektif yang ingin dicapai oleh tim, serta tentukan peran dan tanggung jawab yang spesifik untuk mencapai tujuan tersebut.

Pertimbangkan peran seperti analis keuangan, akuntan, pembukuan, dan kontroler, yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Identifikasi keterampilan dan kualifikasi yang diperlukan

Selanjutnya, identifikasi keterampilan dan kualifikasi yang diperlukan dalam setiap peran dalam tim.

Pertimbangkan latar belakang pendidikan yang kuat di bidang keuangan, akuntansi, atau bidang terkait, serta sertifikasi seperti Certified Public Accountant (CPA) atau Chartered Financial Analyst (CFA) yang relevan dengan peran yang dibutuhkan.

Rekrut profesional yang berkualitas

Setelah itu, lakukan proses rekrutmen dan perekrutan untuk menarik profesional yang berkualitas.

Gunakan strategi rekrutmen yang efektif, seperti mengiklankan lowongan pekerjaan di platform yang relevan dan melakukan wawancara dan penilaian yang teliti terhadap calon karyawan.

Jika diperlukan, Anda juga dapat mengoutsourcing tugas-tugas tertentu atau mendapatkan bantuan dari agen perekrutan.

Fasilitasi lingkungan kerja yang kolaboratif dan positif

Fasilitasilah lingkungan kerja yang kolaboratif dan positif untuk tim Anda. Promosikan komunikasi terbuka dan kolaborasi dalam tim, dan dorong berbagi pengetahuan serta interaksi lintas fungsi untuk meningkatkan efisiensi dan pemecahan masalah.

Jangan lupa untuk mengenali dan menghargai pencapaian serta kontribusi dari anggota tim.

Baca juga: Software Akuntansi Desktop untuk Bisnis Anda

Investasikan dalam pengembangan profesional

Investasikan dalam pengembangan profesional tim Anda dengan memberikan kesempatan untuk pembelajaran berkelanjutan dan pengembangan keterampilan.

Tawarkan program pelatihan, lokakarya, atau sertifikasi keuangan yang relevan untuk membantu anggota tim meningkatkan keahlian mereka.

Selalu up-to-date dengan tren dan perkembangan industri untuk memastikan pengetahuan tim tetap terkini.

Tetapkan kontrol internal yang kuat

Pastikan Anda memiliki kontrol internal yang kuat dan langkah kepatuhan yang sesuai. Kembangkan dan terapkan prosedur kontrol internal yang kuat untuk melindungi aset perusahaan dan mencegah kecurangan.

Pastikan juga kepatuhan tim Anda terhadap regulasi keuangan dan peraturan yang berlaku.

Implementasikan sistem danP alat keuangan yang efektif

Implementasikan sistem dan alat keuangan yang efektif dalam tim Anda. Manfaatkan software akuntansi gratis dan alat manajemen keuangan seperti Kledo yang canggih dan mudah diguanakan untuk menyederhanakan proses dan meningkatkan akurasi.

Dengan menggunakan Kledo, Anda juga bisa mengautomatisasikan tugas-tugas yang berulang, seperti entri data dan pelaporan, untuk mengurangi kesalahan manual dan menghemat waktu.

Selalu evaluasi dan perbarui sistem secara berkala agar sesuai dengan kebutuhan tim dan perkembangan organisasi.

Jika tertarik menggunakan Kledo, Anda bisa mencobanya secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Mengenal Konsep Materialitas dalam Akuntansi dan Audit

Bagaimana Software Akuntansi Membantu Tim Keuangan dan Akuntansi Anda?

Survei Benchmarking Robert Half di tahun 2022 menemukan bahwa bisnis dari berbagai ukuran telah meningkatkan tingkat otomatisasi dalam proses akuntansi mereka selama setahun terakhir.

Sekitar 39% perusahaan dengan pendapatan kurang dari $500 juta menggunakan perangkat lunak otomatis, dengan fungsi yang paling mungkin diotomatisasi termasuk pembuatan faktur, pembuatan laporan keuangan, pengumpulan data dan penyimpanan dokumentasi dan kepatuhan.

Tidak mengherankan, bisnis yang lebih kecil adalah kelompok yang paling kecil kemungkinannya untuk memiliki kemampuan pengambilan keputusan keuangan, pelaporan prediktif, dan pemodelan keuangan secara otomatis.

Lebih dari separuh dari mereka yang disurvei mengatakan bahwa mereka menggunakan beberapa atau hanya software berbasis cloud untuk akuntansi dan keuangan, dan ketergantungan bisnis pada Microsoft Excel terus menurun, bahkan di antara bisnis yang lebih kecil.

Sebanyak 59% perusahaan dengan pendapatan kurang dari $25 juta mengatakan bahwa mereka menggunakan Excel untuk penganggaran dan perencanaan, tetapi angka tersebut 10 poin lebih rendah dari survei tahun 2018 dan hampir 20 poin lebih rendah dari survei tahun 2017.

Software akuntansi dapat meningkatkan kualitas dan meningkatkan efisiensi tim akuntansi bisnis kecil. Software keuangan dapat membantu mengotomatiskan entri data dan tugas rekonsiliasi akun, menghemat waktu staf dan mengurangi kesalahan.

Waktu yang dihemat dari entri data manual dapat digunakan untuk pekerjaan yang lebih strategis.

Mengotomatiskan hutang, misalnya, dapat menghasilkan pembayaran vendor yang lebih cepat, yang dapat membuat bisnis memenuhi syarat untuk mendapatkan pembayaran yang lebih baik.

Untuk piutang usaha, bisnis dapat menggunakan software untuk secara otomatis mengirimkan pengingat kepada pelanggan tentang tagihan yang belum dibayar dan laporan bulanan untuk mengurangi hari penjualan yang belum dibayar.

Software akuntansi telah membantu bisnis kecil mengurangi jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan laporan keuangan dari 13 hari menjadi 10 hari, menurut Robert Half.

Menyimpan semua informasi keuangan dalam satu platform tidak hanya mempermudah penyusunan laporan dan pengajuan pajak, namun juga memastikan akurasi dan kepatuhan.

Selain itu, software akuntansi dan keuangan seperti Kledo dapat membantu meningkatkan kontrol keuangan dengan akses dan izin berbasis peran yang memastikan hanya karyawan yang disetujui yang dapat mengakses data keuangan tertentu.

Jika tertarik menggunakan Kledo, Anda juga bisa mencobanya secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.