Pengelolaan piutang usaha perusahaan adalah masalah yang sangat penting, dan mengurangi DSO sangat penting untuk kesehatan arus kas bisnis Anda.
DSO atau Days Sales Outstanding adalah indikator keuangan utama untuk menilai apakah perusahaan menagih pembayaran pelanggannya secara efisien, atau apakah ada kekurangan yang membebani modal kerja.
Oleh sebab itu sangat penting bagi bisnis mengetahui cara mengurangi DSO tanpa harus mengorbankan hubungan baik dengan klien atau pelanggan Anda.
Artikel ini ditujukan untuk pemilik bisnis, CFO, manajer kredit, dan jabatan fungsi keuangan lainnya dalam pengelolaan DSO yang efisien dan optimal.
Kami akan merinci metode 10 tips untuk mengurangi DSO dan menerapkan metode manajemen piutang yang efektif dan sudah teruji. Kemudian kita akan melihat pengalaman sebuah perusahaan yang telah menerapkan beberapa praktik terbaik ini.
Apa yang Dimaksud dengan DSO?
Akronim DSO adalah singkatan dari Days Sales Outstanding, dengan kata lain, waktu rata-rata antara saat pelanggan ditagih dan saat tagihan dibayar. DSO adalah indikator keuangan utama yang mencerminkan kesehatan keuangan perusahaan.
Bagaimana cara menghiung DSO?
DSO dihitung sebagai berikut:
Piutang termasuk PPN X Jumlah hari / Penjualan.
Namun perlu diingat bahwa indikator ini sangat fluktuatif, dan kami sarankan Anda menginterpretasikannya dalam periode 6 bulan.
Bagaimana Anda dapat mengurangi piutang usaha?
Mengurangi piutang usaha akan membantu Anda mengamankan arus kas Anda, mengurangi risiko gagal bayar, dan meningkatkan hubungan Anda dengan pelanggan.
Untuk mengontrol dan mengurangi piutang usaha, disarankan untuk memantau DSO perusahaan Anda. Artikel ini menjelaskan caranya.
Baca juga: Cash Shortage: Pengertian, Penyebab, Konsekuensi, dan Solusinya
Pentingnya Mengurangi DSO (Days Sales Outstanding)
DSO adalah indikator kesehatan keuangan perusahaan, yang mencerminkan waktu yang berlalu antara saat pelanggan ditagih dan saat tagihan dibayar.
DSO memiliki dampak langsung pada WCR atau working capital requirement perusahaan, karena ini menunjukkan waktu yang dibutuhkan untuk menagih piutang.
Semakin cepat perusahaan menagih piutang usaha, semakin cepat perusahaan memiliki uang tunai yang tersedia. Hal ini akan mengurangi WCR (dengan asumsi persediaan dan pembayaran pemasok tetap sama), dan meningkatkan keamanan finansial dan kapasitas investasinya.
Baca juga: Etalase Digital: Manfaat, Fitur, dan Tips Membuatnya Menarik
Tips dan Langkah Untuk Mengurangi DSO
1. Menunjuk seorang manajer
Dengan menunjuk seseorang untuk bertanggung jawab dalam meningkatkan siklus order-to-cash, Anda memastikan bahwa pengurangan DSO tetap terkendali.
Hal ini semakin penting jika Anda tidak memiliki manajer kredit. Orang ini akan menjamin keberhasilan strategi pengurangan DSO Anda, dan akan bertanggung jawab untuk mengimplementasikan poin-poin yang akan kami jelaskan selanjutnya.
2. Tentukan indikator yang akan diukur
Berhenti pada DSO saja dapat menyebabkan analisis yang keliru, tergantung pada pasar Anda, musim dan cara bisnis Anda beroperasi.
Ada beberapa indikator sekunder untuk mengukur kinerja penagihan: indikator ini akan membantu Anda meningkatkan analisis dan menetapkan tujuan yang lebih tepat.
Pertama, BP DSO, yang merupakan singkatan dari Best Possible DSO. Indikator ini berfokus pada faktur saat ini, daripada mengukur waktu yang dibutuhkan untuk membayar faktur saat ini dan faktur yang telah jatuh tempo, seperti yang dilakukan oleh DSO klasik.
Oleh karena itu, indikator ini mengasumsikan bahwa semua faktur dibayar tepat waktu. Menganalisis delta antara DSO dan BP DSO akan memungkinkan Anda untuk menetapkan target yang sedikit lebih ambisius, berdasarkan asumsi bahwa strategi penagihan kas hulu Anda efektif (kita akan membahas lebih detail di poin 5 dan 6).
Anda juga dapat menghitung DSO yang jatuh tempo (atau “menghitung mundur”). Prinsipnya adalah mengurangi penjualan (termasuk PPN) dari saldo piutang usaha setiap bulan, dan menjumlahkan hari yang sesuai sampai saldo habis. Pendekatan ini memperhitungkan musim dan variasi penjualan.
Baca juga: Rasio Sales to Working Capital: Pengertian, Rumus, dan Contoh Kasus
3. Tetapkan tujuan yang jelas
Setelah mengetahui indikator mana yang ingin Anda ukur, Anda dapat menetapkan tujuan yang terukur dengan jangka waktu yang jelas.
Jangan ragu untuk menyesuaikan tujuan ini sesuai dengan kesenjangan antara apa yang Anda rencanakan dan kenyataan.
Contoh: mengurangi DSO perusahaan sebesar 10% dalam waktu 6 bulan. Jangan lupa untuk membuat sub-tujuan untuk membantu Anda mencapai tujuan utama.
4. Memahami konteks
Ada 2 area utama yang akan membantu Anda memahami cara mengurangi DSO Anda:
- Pasar tempat perusahaan Anda beroperasi
- Portofolio pelanggan Anda dan kesehatannya
Beberapa pasar bersifat sangat musiman. Hal ini berdampak pada tren produksi dan penjualan, dan sering kali menyebabkan pengelompokan piutang pada periode yang sama, yang dapat membuat perusahaan Anda mengalami kesulitan.
Mengidentifikasi musim yang dialami di pasar Anda akan memungkinkan Anda untuk mengantisipasi perbedaan besar antara arus kas keluar untuk produksi dan arus kas masuk.
Tentukan persyaratan pembayaran yang menguntungkan dengan pemasok Anda, tawarkan opsi pembayaran kepada pelanggan, dan dorong tim penjualan Anda untuk membayar pesanan daripada hanya menandatangani penawaran.
Analisis pelanggan sering kali diremehkan dan sangat bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya.
Mulailah dengan menganalisis 10 hingga 20 pelanggan teratas Anda berdasarkan penjualan dan periksa apakah mereka membayar tagihan tepat waktu.
Perhatikan skor kredit mereka. Dan jangan ragu untuk menghubungi tim keuangan atau penjualan mereka untuk lebih memahami prospek pertumbuhan dan kesehatan keuangan mereka.
Jika Anda mengetahui, misalnya, bahwa margin mereka berada dalam masalah, hal ini meningkatkan kemungkinan mereka akan mengurangi persyaratan pembayaran pemasok untuk meningkatkan arus kas.
Kemudian, analisislah asal muasal faktur utama yang telah jatuh tempo dan belum dibayar. Memiliki gambaran yang jelas tentang bagaimana portofolio pelanggan Anda bekerja akan membantu Anda menilai segmen pasar utama Anda.
Baca juga: Cara Hitung Sales Growth Rate, Rumus, dan Contohnya
5. Fokus pada front end
Hal pertama yang terlintas dalam pikiran ketika kita berbicara tentang mengurangi DSO sering kali adalah penagihan faktur yang belum dibayar.
Gagasan yang terbentuk sebelumnya ini membuat banyak perusahaan mengabaikan pengelolaan piutang pelanggan secara keseluruhan, khususnya periode antara penandatanganan penawaran harga dan tanggal jatuh tempo faktur.
Kami menyarankan agar Anda mengerahkan 50 hingga 75% sumber daya Anda untuk mengoptimalkan bagian hulu, yaitu apa yang terjadi sebelum faktur jatuh tempo. Berikut adalah beberapa praktik terbaik:
- Latih staf penjualan Anda. Mereka harus memiliki pemahaman yang sama tentang budaya kas seperti halnya tim keuangan Anda. Tetapkan batasan saat menegosiasikan syarat dan ketentuan pembayaran.
- Ubah proses penjualan, penawaran, dan pesanan pembelian Anda sehingga secara sistematis menyertakan uang muka.
- Otomatiskan pembuatan faktur dan pengingat: mulai dari mengirim faktur hingga mengirim email atau surat pengingat. Jangan lupa untuk mengirimkan email yang mengingatkan mereka tentang tanggal jatuh tempo faktur, dan tingkatkan mitigasi pencegahan Anda. Pastikan Anda berbicara dengan orang yang tepat, dan pertimbangkan untuk menggunakan saluran lain jika Anda tidak mendapatkan tanggapan (misalnya telepon).
- Kurangi waktu tunggu pembuatan faktur. Ukur waktu rata-rata dari pesanan hingga faktur dan cobalah untuk menguranginya sebanyak mungkin. Beralihlah dari faktur bulanan ke faktur mingguan, misalnya.
- Ingatlah untuk memeriksa risiko pelanggan dan kelayakan kredit.
Jika Anda kesulitan dalam membuat faktur dan memerlukan pengingat otomatis dalam proses penagihan, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo.
Dengan menggunakan Kledo, Anda tidak hanya mendapatkan fitur akuntansi terintegrasi, namun juga proses pembuatan faktur yang lebih mudah, pengingat pembayaran, manajemen pelanggan, manajemen stok, dan masih banyak lagi.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
6. Buat pengingat tertulis yang sistematis
Banyak perusahaan cenderung menghindar dari pengingat karena takut mengganggu pelanggan dan merusak hubungan bisnis mereka.
Namun, dalam sebagian besar kasus, faktur yang belum dibayar adalah hasil dari kekeliruan atau tagihan yang dikirim ke orang yang salah.
Kami menyarankan agar pengingat tertulis dikirimkan secara sistematis, bahkan sebagai tindakan pencegahan untuk menindaklanjuti poin 7, dan bahkan bersamaan dengan panggilan telepon.
Penggunaan tools dengan pengingat pembayaran ke email dapat menjadi hal yang baik dalam mengingatkan pelanggan Anda sekaligus menjaga hubungan komersial Anda, karena ini akan dengan jelas menunjukkan kepada pelanggan Anda bahwa email tersebut adalah hasil dari proses otomatis.
Baca juga: Pengertian Days Sales Inventory (DSI), Cara Hitung, dan Manfaatnya
7. Siapkan rencana jika tidak ada pembayaran
Buatlah strategi yang jelas jika terjadi gagal bayar, untuk mencegah hal ini membuat bisnis Anda mengalami kesulitan. Solusi pasti ada:
- Menahan pesanan
- Mengirim surat tercatat dengan tanda terima
- Meningkatkan tone email Anda
- Menunjuk agen penagihan
Dalam semua kasus, pertahankan komunikasi yang jelas dan teratur dengan pelanggan dan tim penjualan Anda untuk mencoba memahami apa yang menghalangi pembayaran dan mencari solusinya.
8. Mendigitalkan proses order-to-cash
Hal ini akan memungkinkan Anda untuk memusatkan semua informasi pelanggan, kontak, dan status faktur, sehingga memberikan Anda penelusuran yang lebih baik terhadap kebiasaan pembayaran mereka.
Jika memungkinkan, hindari penggunaan kertas, atau pindai dokumen cetak untuk menyimpan semua informasi Anda di satu tempat.
Baca juga: Sales Pipeline: Pengertian, Manfaat, Tahapan, Metrik, dan Penerapannya
9. Memusatkan informasi dalam satu platform
Sebagai tindak lanjut dari poin sebelumnya, memiliki semua data di satu tempat akan memudahkan Anda untuk mengelola dan menganalisis akun pelanggan.
Memunculkan informasi seperti daftar pelanggan, manajer penjualan mereka, rincian kontak untuk penawaran, pembayaran faktur, transaksi bank untuk merekonsiliasi faktur, tindakan penagihan yang diambil dan dampaknya.
Jenis alat ini memberikan pandangan analitis atas piutang usaha Anda, menyoroti area yang perlu ditingkatkan atau pelanggan yang berisiko di dasbor yang mudah dimengerti seperti, dasbor Kledo.
Kledo juga dapat digunakan untuk menandai faktur yang belum dibayar, sehingga pengingat dapat dikeluarkan secara teratur kepada pelanggan Anda.
Hemat waktu dan mudahkan analisis keuangan bisnis Anda sekarang dengan menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
10. Rutinkan pelaporan
Setidaknya sebulan sekali, luangkan waktu untuk menganalisis dasbor yang memungkinkan Anda menilai dampak dari strategi pengurangan DSO dan menyesuaikan kembali tujuan atau metode Anda jika perlu.
Orang yang bertanggung jawab untuk mengurangi DSO kemudian dapat membuat laporan yang menyoroti hasil strateginya, memperbarui indikator utama, dan membaginya dengan staf keuangan/manajemen umum dan penjualan.
Jangan ragu untuk menyertakan dalam laporan ini daftar debitur utama, lama periode tunggakan, jumlah tunggakan, dan kemajuan tindakan penagihan, sehingga Anda dapat menanganinya berdasarkan kasus per kasus dengan tim penjualan.
Baca juga: Cara Membuat Sales Funnel yang Efektif untuk Bisnis Anda
Pada Intinya…
Mengurangi DSO adalah bagian penting dari manajemen piutang, yang membutuhkan pendekatan metodis dan penggunaan alat yang tepat. Kledo telah mengembangkan fungsi akuntansi yang terintegrasi dengan pembuatan faktur sampai penagihan untuk memudahkan Anda dalam mengelola pencatatan transaksi yang terintegrasi dari A sampai Z.
Berpikirlah jangka panjang: otomatisasi akan menghemat waktu Anda yang berharga saat ini, namun terlebih lagi dalam waktu 5 tahun, ketika bisnis Anda telah berkembang, menarik lebih banyak pelanggan, merekrut staf penjualan baru, dengan produk baru dan mungkin lebih kompleks.
- 8 Cara Mengatasi Pembayaran Duplikat dalam Bisnis - 13 September 2024
- Vendor Fraud: Pengertian, Contoh, dan Cara Mengatasinya - 13 September 2024
- 5 Bank yang Menyediakan Corporate Card Terbaik di Indonesia! - 13 September 2024