Inilah Contoh Purchasing Order yang Paling Sering Digunakan oleh Pebisnis

Sebagai seorang pebisnis, pernah nggak sih Kawan Kledo mengalami kesulitan menemukan supplier yang tepat untuk bisnis Kawan Kledo? Belum lagi harga yang berubah-ubah membuat bisnis Kawan Kledo terancam bangkrut. Dengan adanya perubahan harga ini membuat Kawan Kledo kesulitan membuat perbandingan.

Permasalahan seperti ini sebenarnya sering dialami oleh pebisnis, khususnya pebisnis pemula dan sebagian besar penyebabnya adalah tidak dibuatnya purchasing order saat membeli produk ke supplier.

Nah, jangan-jangan Kawan Kledo termasuk salah satu orang yang tidak membuat purchasing order atau malah nggak tahu purchasing order. Jadi, apa sih sebenarnya purchasing order itu?

Pengertian Purchasing Order

Purchasing order (PO) merupakan dokumen penawaran yang dikirimkan oleh seorang penjual kepada supplier. Di dalam purchasing order biasanya berisi barang apa saja yang ingin dibeli lengkap dengan jumlah yang akan dibeli beserta harga.

Dari purchasing order yang dibuat oleh penjual ini, pemasok atau supplier akan tahu apa saja yang dibutuhkan penjual dan semakin lengkap purchasing order maka supplier akan lebih mudah untuk mengirimkan produknya.

Fungsi Purchasing Order

Purchasing order mungkin akan membuat pemesanan lebih ribet dibandingkan ketika pesan secara langsung, namun dengan adanya purchasing order ini pemesanan akan jauh lebih aman, baik aman dari penipuan ataupun ketersediaan barang dengan harga yang diinginkan. Setelah mengetahui apa itu purchasing order, sebenarnya purchasing order berfungsi untuk apa saja sih? Berikut fungsi purchasing order yang harus Kawan Kledo ketahui sebagai pemilik bisnis:

• Sebagai pemesan, untuk itu mencantumkan identitas perusahaan di purchasing order merupakan suatu keharusan.
• Agar lebih jelas, cantumkan semua detail yang dipesan, mulai dari merek, nama barang, jumlah yang diinginkan, dan informasi-informasi lainnya.
• Cantumkan dengan jelas informasi produsen atau supplier yang dipilih.
• Cantumkan media tempat iklan produk yang ditawarkan jika memang ada.
• Pastikan penyebutan jumlah dan bentuk pesanan secara detail, jika perlu buatlah daftar dalam tabel agar lebih mudah penelusuran serta pelayanannya.
• Sebutkan juga cara pengiriman, waktu pengiriman, metode pembayaran, serta cara pengiriman yang diinginkan.
• Nomor PO atau purchasing order jangan lupa dicantumkan. Nomor ini memiliki fungsi melakukan penelusuran saat ada kesalahan ataupun kekeliruan.

Baca juga: Apa Fungsi Purchase Order untuk Bisnismu?

Aspek dalam Purchasing Order

Purchasing order berisi informasi detail perusahaan yang terlibat dan tanggal pesanan. Selain itu, purchasing order juga berisi rincian produk yang akan dibeli oleh pihak pembeli, yaitu termasuk nama produk, jumlah yang ingin dibeli, harga, dan ketentuan tambahan untuk penjualan seperti diskon.

Isi Purchasing Order

Seperti halnya dengan invoice, purchasing order berisi rincian yang ingin dibeli oleh pihak pembeli. Rincian tersebut antara lain:

• Nama pembeli atau pemesan
• Nama perusahaan pemesan
• Alamat pengiriman
• Alamat penagihan
• Tanggal pengiriman
• Nomor telepon
• Alamat email
• Nama produk yang dibeli
• Jumlah yang ingin dibeli
• Harga produk yang dibeli
• Metode pembayaran yang dipilih
• Cara pengiriman yang diinginkan
• Nomor pemesanan
• Syarat dan ketentuan dalam transaksi.

Perbedaan Purchasing Order dengan Invoice

Buat Kawan Kledo yang baru mempelajari tentang bisnis, pasti ketika mendengar purchasing order akan teringat dengan invoice dan bertanya-tanya apa sih perbedaan keduanya?

Jadi, perbedaan antara purchasing order dengan invoice adalah purchasing order dibuat untuk pembeli kepada penjual atau pemasok, sedangkan invoice dibuat oleh penjual setelah purchasing order disepakati dan dikirimkan ke pembeli agar mereka segera membayar barang yang sudah mereka beli. Baik purchasing order atau invoice, sama-sama dibutuhkan dan penting bagi jalannya sebuah bisnis.

Baca juga: 7 Tips Mengelola Purchase Order Management yang Efektif

Apa yang Terjadi Setelah Pengiriman Purchasing Order?

Setelah purchasing order dikirimkan oleh pembeli kepada penjual atau supplier, penjual atau supplier yang akan memutuskan apakah supplier diterima atau ditolak. Setelah penjual atau supplier menyetujui purchasing order sesuai dengan jumlah dan harga yang diminta oleh pembeli, selanjutnya adalah penjual atau supplier akan mengeluarkan invoice untuk diberikan ke pembeli berdasarkan purchasing order yang telah disetujui.

Kenapa Purchasing Order Diperlukan?

Ada beberapa alasan yang membuat perusahaan masih enggak menggunakan purchasing order, salah satunya adalah karena dokumen ini cukup merepotkan dan dapat memperlambat transaksi.

Alasan lainnya adalah karena perusahaan merasa sudah memiliki hubungan yang akrab dengan penjual atau pemasok, perusahaan bisa melakukan pemesanan melalui pesan singkat atau telepon.

Memang, pemesanan melalui pesan singkat atau telepon bisa dilakukan ketika bisnis yang Kawan Kledo miliki masih kecil. Namun untuk perusahaan yang sudah besar dan berkembang pesat, tanpa adanya purchasing order akan menimbulkan permasalahan karena kurang detailnya pesanan yang diterima.

Salah satu permasalahan yang bisa timbul karena tidak adanya purchasing order adalah ketika Kawan Kledo menerima pesanan dan tidak sesuai dengan apa yang Kawan Kledo yang diharapkan. Di sisi lain Kawan Kledo tidak memiliki dokumen yang bisa dijadikan sebagai rujukan.

Hal ini tentu dapat menyebabkan kesalahpahaman antara pembeli dengan penjual atau pemasok. Hubungan bisnis Kawan Kledo dengan pemasok juga bisa renggang karena hal ini. Semua itu tentunya tidak akan terjadi jika Kawan Kledo membuat purchasing order.

Purchasing order sangat penting karena berisi pesanan yang dibuat Kawan Kledo secara detail. PO ini sangat berguna terlebih buat Kawan Kledo yang melakukan pemesanan dalam jumlah besar.

PO bisa dijadikan sebagai kontrak pemesanan antara Kawan Kledo dengan pemasok dan menjadi titik acuan ketika ada masalah yang timbul, misalnya jumlah pesanan yang tidak sesuai dengan yang diharapkan.

Baca juga: Kirim Invoice dengan Cara Ini agar Tagihan Segera Dibayar oleh Pelanggan

Contoh Purchasing Order

Ada dua jenis purchasing order yang biasa digunakan oleh pebisnis untuk melakukan pemesanan ke pemasok atau penjual, yaitu PO manual dan PO digital.

Purchasing order manual merupakan PO yang menggunakan kertas dan dikirimkan secara langsung. Sedangkan purchasing order digital merupakan PO yang dibuat dalam bentuk file dan dikirimkan secara online.

Memang, menggunakan purchasing order manual akan terlihat baik-baik saja, namun cara ini sangat tidak efisien. Hal ini dikarenakan dalam sekali pembelian, banyak dokumen yang harus disertakan seperti rekuisisi, PO, penawaran, goods received note, faktur, dan lainnya.

Dengan menyimpannya dalam bentuk kertas, maka akan memiliki beberapa risiko, seperti rusak atau hilang. Jika ada permintaan atau pembelian ganda, kemungkinan Kawan Kledo akan kesulitan untuk menemukannya. Kawan Kledo juga bisa kehilangan dokumen tersebut sewaktu-waktu.

Berikut merupakan contoh dari purchasing order manual:

Berbeda dengan purchasing order manual, purchasing order digital merupakan bentuk PO yang telah maju dan mengikuti perkembangan zaman. Kawan Kledo yang melakukan PO tidak membutuhkan kertas dan juga mengirimkannya secara manual melalui kurir.

Kawan Kledo bisa melakukannya secara cepat dan efisien, pengirimkannya juga sangat cepat tanpe memerlukan kurir. Selain kemudahan tersebut, dengan purchasing order digital Kawan Kledo juga bisa membuat request for quotation, blanket order, persetujuan pembelian, dan dokumen-dokuman penting lainnya dengan purchasing order digital.

Semua data disimpan secara aman dan Kawan Kledo bisa melacaknya kapanpun Kawan Kledo membutuhkannya.

Berikut contoh purchasing order digital:

Membuat Purchasing Order Lebih Mudah di Kledo

Kledo merupakan software akuntansi yang akan memudahkan penggunanya dalam melakukan pengelolaan keuangan bisnis, termasuk dalam pembuatan dan pengiriman purchasing order.

Dengan Kledo, pembuatan dan pengiriman purchasing order jauh lebih mudah. Data PO yang telah dilakukan akan tercatat otomatis di Kledo karena Kledo merupakan software akuntansi berbasis cloud yang hanya membutuhkan koneksi internet untuk bisa mengaksesnya.

Untuk menggunakan semua kemudahan yang diberikan Kledo, Kawan Kledo bisa langsung mengunjungi Kledo dan daftar sekarang juga!

Kesimpulan

Dari penjelasan mengenai purchasing order di atas, Kawan Kledo sudah mengetahui pengertian purchasing order, fungsi, aspek, sampai contoh purchasing order.

Jika Kawan Kledo masih mengalami kesulitan dalam pembuatan purchasing order dan pengelolaan keuangan lainnya, Kawan Kledo bisa mendaftarkan bisnis Kawan Kledo di Kledo. Bersama Kledo, pengelolaan keuangan jauh lebih mudah dan bye-bye ribet!