Efisiensi operasional adalah ilmu dalam mengoptimalkan setiap aspek bisnis untuk memberikan nilai maksimal kepada pelanggan sekaligus meminimalisir pengeluaran.
Bisnis yang mampu menerapkan efisiensi operasional sering kali lebih mampu bertahan, berkembang ,dan beradaptasi dengan perubahan pasar, menangkap peluang baru, serta mengungguli pesaing.
Namun, mencapai efisiensi operasional bukanlah hal yang mudah karena membutuhkan keberanian untuk berinovasi, pemahaman mendalam tentang proses bisnis, serta kemauan untuk memperbaiki diri.
Artikel ini akan membahas manfaat dan contoh efisiensi operasional beserta cara meningkatkannya pada bisnis Anda.
Manfaat Efisiensi Operasional
Ada banyak keuntungan yang bisa Anda peroleh ketika bisnis memiliki efisiensi operasional yang lebih tinggi dari pesaing.
Berikut ini adalah daftarnya:
- Menghemat Biaya: Operasi yang lebih efisien mengurangi pemborosan, menekan biaya tenaga kerja dan energi, serta banyak lagi. Sehingga, Anda dapat meningkatkan margin keuntungan tanpa perlu menaikkan harga di pasar yang sensitif terhadap harga.
- Bisnis Selangkah Lebih Maju: Efisiensi juga memungkinkan siklus pengembangan produk yang lebih singkat, produksi lebih cepat, dan layanan yang lebih sigap sehingga Anda bisa memanfaatkan tren lebih awal dibandingkan pesaing.
- Kepuasan Pelanggan yang Lebih Tinggi: Harga yang stabil, pengiriman lebih cepat, dan minim kesalahan membuat pelanggan lebih puas dan loyal.
- Skalabilitas yang Lebih Baik: Pertumbuhan bisnis akan lebih berkelanjutan dan menguntungkan dengan efisiensi operasional yang solid.
- Lebih Lincah: Operasi yang lebih ramping memudahkan bisnis untuk beradaptasi terhadap perubahan pasar, gangguan, atau permintaan pelanggan. Ini memberikan keunggulan kompetitif yang signifikan.
- Karyawan yang Lebih Terlibat: Operasi yang efisien membuat karyawan tidak terlalu terbebani dengan tugas repetitif yang membosankan. Mereka bisa fokus pada pekerjaan yang lebih penting, sehingga meningkatkan semangat kerja, inovasi, serta retensi.
Baca Juga: 10 Strategi Efisiensi dalam Bisnis Tanpa Harus PHK
5 Contoh Efisiensi Operasional pada Bisnis
1. Otomatisasi
Otomatisasi adalah strategi utama untuk meningkatkan efisiensi operasional di berbagai fungsi bisnis.
Dengan mengotomatisasi tugas-tugas repetitif, perusahaan dapat mengurangi pekerjaan manual, meminimalkan kesalahan, dan meningkatkan produktivitas.
Dengan begitu, perusahaan bisa mengalokasikan waktu dan sumber daya ke tugas-tugas yang lebih strategis.
Dalam akuntansi, misalnya, otomatisasi faktur, sistem pembayaran, dan pelaporan biaya dapat menyederhanakan proses, mengurangi kesalahan, dan menghemat waktu.
Contoh lain pemanfaatan otomatisasi untuk meningkatkan efisiensi operasional:
- Drone: Di gudang, drone dengan pemindai barcode atau RFID dapat menghitung stok secara otomatis. Drone juga digunakan untuk inspeksi infrastruktur, lahan pertanian, atau lokasi konstruksi. Misalnya, kontraktor atap menggunakan drone untuk memeriksa kondisi genteng tanpa harus naik ke bangunan.
- Kios layanan mandiri: Mengotomatisasi proses yang berhubungan langsung dengan pelanggan seperti pemesanan, check-in, dan pembayaran. Alat ini biasa ditemukan di rumah sakit, toko retail, atau restoran cepat saji. Pelanggan bisa melakukan check-in mandiri atau membeli dan membayar langsung dari mesin. Alat ini mengurangi antrian dan membebaskan staf untuk fokus pada layanan pelanggan.
2. Pelatihan karyawan
Investasi dalam pelatihan karyawan menunjukkan komitmen perusahaan terhadap pengembangan SDM, mendorong budaya belajar berkelanjutan, meningkatkan kepuasan kerja, mengurangi tingkat keluar-masuk karyawan, serta menarik talenta baru.
Karyawan yang terlatih cenderung lebih percaya diri, mandiri, dan mampu menangani lebih banyak tugas.
Dengan begitu meningkatkan produktivitas, kualitas, dan kinerja bisnis secara keseluruhan.
Tiga area utama pelatihan karyawan yang berpengaruh pada efisiensi operasional:
- Pemanfaatan karyawan: Efisiensi bukan berarti memanfaatkan tenaga kerja 100% tanpa jeda, karena hal ini justru tidak realistis maupun sehat. Namun, lebih ke mengoptimalkan keterampilan dan waktu karyawan melalui skills matching (menyesuaikan tugas dengan keahlian).
- Mencegah kelelahan kerja: Burnout menurunkan produktivitas, meningkatkan absensi, dan memperbesar tingkat turnover. Untuk mencegahnya, perusahaan harus mengelola beban kerja secara realistis, mendorong istirahat dan work-life balance, dan memberikan pelatihan manajemen stres.
- Mengetahui kapan harus merekrut: Bisnis juga harus menilai apakah perlu meningkatkan keterampilan karyawan yang ada, menggunakan kontraktor, atau merekrut pegawai baru. Antisipasi kebutuhan masa depan dan perekrutan proaktif membantu mencegah beban berlebih dan hambatan operasional.
3. Efisiensi energi
Anda tidak perlu investasi besar untuk efisiensi energi.
Fokus saja pada strategi yang terjangkau namun berdampak tinggi untuk menekan biaya operasional sekaligus meningkatkan citra bisnis.
Contoh penerapan: mengganti pencahayaan dengan lampu LED, menggunakan peralatan hemat energi, melakukan perawatan rutin, hingga mempertimbangkan energi terbarukan seperti panel surya.
Perubahan kecil yang murah dapat secara signifikan mengurangi konsumsi energi, dan pada akhirnya meningkatkan efisiensi operasional melalui:
- Pengurangan biaya: Konsumsi energi lebih rendah berarti biaya utilitas berkurang, yang meningkatkan profitabilitas.
- Umur peralatan lebih panjang: Peralatan hemat energi biasanya lebih awet karena beroperasi dengan beban lebih ringan. Hal ini mengurangi kebutuhan penggantian, downtime, dan biaya perawatan. Perawatan preventif secara rutin juga memperpanjang umur peralatan.
- Proses produksi lebih baik: Teknologi hemat energi sering meningkatkan kualitas dan konsistensi output. Hasilnya, limbah bisnis jadi lebih sedikit.
Baca Juga: 10 Metrik Untuk Mengukur Efisiensi Keuangan Bisnis & Rumusnya
4. Efisiensi pemasaran
Untuk mencapai efisiensi pemasaran, bisnis membutuhkan pendekatan 4P dalam marketing mix, yaitu produk, harga, distribusi, dan promosi.
Dengan ini, bisnis dapat meningkatkan efisiensi upaya pemasarannya sekaligus menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih mulus dan personal di setiap titik interaksi.
Hal ini dapat meningkatkan loyalitas pelanggan dan rasio konversi, yang keduanya menjadi indikator efisiensi pemasaran.
Berikut beberapa strategi untuk mengoptimalkan 4P:
- Produk: Kualitas produk yang baik, ukuran produk yang optimal, dan kemasan yang efisien bisa menghemat biaya dan melancarkan proses produksi. Lakukan riset pasar seperti focus group, survei, dan wawancara pelanggan untuk mengetahui preferensi dan kebutuhan target audiens, sehingga Anda bisa menbuat produk yang lebih sesuai.
- Harga: Dynamic pricing dapat membantu bisnis mengoptimalkan pemanfaatan inventaris dan memaksimalkan pendapatan. Dengan menyesuaikan harga berdasarkan permintaan, persaingan, dan faktor pasar lainnya, perusahaan dapat menjual produk pada titik harga yang paling efisien.
- Distribusi (Place): Menganalisis saluran penjualan dan mengidentifikasi saluran dengan tingkat konversi prospek-ke-pelanggan tertinggi dapat meningkatkan profitabilitas distribusi. Dengan analisis ini, perusahaan dapat fokus pada saluran yang paling efektif dan menghilangkan yang kurang berkinerja, sehingga mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.
- Promosi: Mengembangkan kampanye promosi yang terarah dan berbasis data membantu bisnis menjangkau audiens yang tepat dengan pesan yang tepat. Pendekatan ini menciptakan kampanye yang lebih efektif, meningkatkan konversi, dan memperbaiki ROI pemasaran.
5. Efisiensi proses
Efisiensi proses berfokus mengoptimalkan rangkaian langkah atau aktivitas yang diperlukan untuk menghasilkan suatu produk atau layanan.
Hal ini mencakup analisis proses yang sedang berjalan, mengidentifikasi hambatan atau ketidakefisienan, serta menerapkan perbaikan agar alur kerja menjadi lebih lancar dan efektif.
Berikut dua teknik yang saling berkaitan dalam meningkatkan efisiensi proses:
Pemetaan proses (Process Mapping):
Pemetaan proses adalah pendekatan visual untuk mendokumentasikan, menganalisis, dan meningkatkan proses bisnis.
Metode ini melibatkan pembuatan bagan alur atau diagram terperinci yang menunjukkan setiap langkah dalam suatu proses, termasuk input, output, titik pengambilan keputusan, serta tanggung jawab karyawan.
Manfaat process mapping:
- Perusahaan mengetahui gambaran jelas bagaimana pekerjaan sekarang dilakukan beserta area yang kompleks, serta mengetahui peluang perbaikan
- Membantu mengurangi silo antar departemen
- Mendorong kolaborasi
- Menciptakan visi bersama untuk peningkatan proses
- Menjadi alat komunikasi dan pelatihan yang berharga,
- Memastikan setiap anggota tim memahami peran mereka serta alur proses secara keseluruhan.
Perbaikan alur kerja (Workflow Improvement):
Perbaikan alur kerja adalah praktik mengoptimalkan urutan dan koordinasi tugas dalam suatu proses untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kualitas.
Ini mencakup analisis terhadap alur kerja saat ini untuk menemukan hambatan, kemudian mendesain ulang proses alur kerja yang lebih sederhana.
Manfaat perbaikan alur kerja:
- Bisnis dapat memperpendek siklus operasional
- Meminimalkan kesalahan dan pengerjaan ulang
- Meningkatkan kecepatan dan responsivitas operasional.
Baca Juga: Cara Menghemat Biaya Operasional Agar Bisnis Untung
Cara Meningkatkan Efisiensi Operasional
Seperti banyak pengusaha lainnya, Anda mungkin menduga ada ketidakefisienan dalam bisnis jika mengalami penurunan laba, kesulitan memenuhi permintaan, atau bahkan kerugian pendapatan.
Secara umum, langkah-langkah peningkatan efisiensi operasional adalah sebagai berikut:
1. Memahami kondisi saat ini
Langkah pertama adalah mendapatkan pemahaman yang jelas tentang kondisi perusahaan saat ini, seperti apa yang baik, yang buruk, dan yang bermasalah.
Penilaian kondisi saat ini biasanya mencakup:
- Meninjau kinerja keuangan
- Menghitung produktivitas karyawan dan membandingkannya dengan bisnis sejenis (misalnya menggunakan value creation index)
- Memahami visi, tujuan, strategi, dan budaya perusahaan, serta kebijakan serta struktur organisasi
- Menganalisis area pemborosan (usaha, waktu, pergerakan, sumber daya, atau ruang) dengan panduan prinsip lean
- Membuat skor efisiensi perusahaan dalam berbagai aspek seperti pengendalian kualitas, manajemen persediaan, dan metode kerja
- Mempelajari penyebab utama masalah dengan alat seperti root cause analysis dan analisis pareto
2. Menyusun proyek prioritas dan rencana aksi
Langkah berikutnya adalah menggunakan hasil penilaian kondisi saat ini untuk mengidentifikasi daftar solusi prioritas yang paling berdampak dalam mengatasi penyebab utama masalah.
Proyek biasanya dibagi menjadi dua kelompok:
- Quick wins: dapat diselesaikan dalam sekitar 4 minggu. Sebaiknya jalankan hingga tiga proyek secara bersamaan, dengan penanggung jawab senior yang memiliki wewenang membuat perubahan positif.
- Proyek jangka menengah–panjang: biasanya berlangsung 6–12 bulan, melibatkan perubahan di tingkat organisasi yang memengaruhi beberapa departemen. Semua pemangku kepentingan penting harus dilibatkan dan diberi kewenangan untuk memberikan rekomendasi serta melakukan perubahan.
Untuk kedua jenis proyek, buat rencana aksi yang jelas: siapa yang bertanggung jawab, jadwal penyelesaian, serta indikator kinerja utama (KPI) atau milestone untuk mengukur perkembangan dan dampaknya.
Baca Juga: Pengertian Analisis Operasional, Cara Kerja, Fungsi, & Tips Melakukannya
3. Menetapkan indikator kinerja yang tepat
Untuk mencapai target produksi, Anda memerlukan tujuan kinerja yang ambisius namun tetap realistis.
Jika tujuan tersebut tercapai, artinya tim telah bekerja dengan baik, dan pendekatan baru tersebut bisa menjadi standar.
Tapi jika tidak tercapai, cari tahu penyebabnya dan susun strategi bersama tim untuk mencapainya.
Berikut adalah beberapa KPI (key performance indicator) yang paling sering digunakan untuk mengukur efisiensi operasional:
- Kualitas: Kualitas biasanya diukur dengan melihat persentase produk cacat. Indikator ini sering dikombinasikan dengan indikator dari pelanggan, misalnya persentase retur atau jumlah keluhan pelanggan.
- Efisiensi: Indikator ini biasanya diukur dengan membandingkan anggaran waktu yang dialokasikan untuk menyelesaikan suatu tugas dengan waktu aktual yang digunakan untuk menyelesaikan tugas tersebut.
- Waktu pengiriman: Mengukur lama waktu dari pesanan diterima hingga produk dikirim. Tujuannya adalah secara signifikan mengurangi waktu produksi, pemborosan, dan kesalahan, sekaligus meningkatkan kepuasan pelanggan.
- Kesehatan dan keselamatan kerja: Perusahaan biasanya melacak jumlah hari tanpa kecelakaan atau insiden kecil.
4. Melaksanakan perubahan dan terus melakukan perbaikan
Sering kali, karyawan enggan untuk menerima perubahan.
Penting untuk memberikan tim Anda waktu, sumber daya, dan dukungan (termasuk informasi dan pelatihan) yang mereka butuhkan agar implementasi berjalan sukses.
- Mendapatkan dukungan: Jelaskan bagaimana perubahan dapat menyelesaikan masalah, mempermudah pekerjaan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
- Rapat rutin: Adakan rapat tim secara teratur untuk memantau kemajuan terhadap KPI atau milestone, meninjau dashboard, menindaklanjuti perencanaan produksi, memastikan semua bertanggung jawab, merayakan keberhasilan, dan mengidentifikasi area yang bisa ditingkatkan.
- Perbarui rencana: Setelah rencana aksi selesai, lakukan evaluasi kembali dan susun rencana baru untuk enam hingga dua belas bulan ke depan. Hal ini akan membangun budaya perbaikan berkelanjutan.
- Dorong partisipasi karyawan: Untuk mendorong keterlibatan karyawan, ukur jumlah perbaikan proses yang diusulkan tim. Penting juga melatih karyawan agar memahami dasar-dasar efisiensi operasional, seperti mengidentifikasi pemborosan dan menambah nilai.
Baca Juga: Cara Meningkatkan Efisiensi Departemen Keuangan dan Manfaatnya
5. Manfaatkan teknologi dan transformasi digital
Mengadopsi transformasi digital dan menggunakan teknologi terbaru dapat membantu Anda menyederhanakan operasional, meningkatkan komunikasi, dan mengotomatiskan tugas-tugas rutin.
Dengan menerapkan alat seperti software manajemen proyek, platform komunikasi, dan program analitik data, produktivitas dapat meningkat sekaligus memperkuat pengambilan keputusan.
Pertimbangkan proses mana yang dapat diotomatisasi agar anggota tim bisa lebih fokus pada aktivitas yang menghasilkan pendapatan.
6. Pertahankan prosedur yang konsisten
Konsistensi sangat erat kaitannya dengan efisiensi. Membuat dan menjaga prosedur yang konsisten di seluruh perusahaan memastikan setiap individu maupun tim memahami tugas dan tujuan mereka.
Standarisasi proses dan prosedur internal juga meminimalkan kebingungan serta mengoptimalkan waktu dengan mengurangi kebutuhan untuk mengulang tugas tertentu.
Selain itu, evaluasi ulang secara konsisten terhadap prosedur operasional dan model bisnis perusahaan penting dilakukan untuk menentukan apakah perlu penyusunan strategi baru atau penyesuaian yang diperlukan.
Baca Juga: Audit Operasional: Definisi,Tujuan, dan Tahapannya
Kesimpulan
Untuk meningkatkan efisiensi operasional, diperlukan proses berkelanjutan yang membutuhkan komitmen, evaluasi rutin, serta kesiapan untuk beradaptasi dengan perubahan.
Dengan memahami kondisi bisnis saat ini, menetapkan indikator kinerja yang tepat, melibatkan karyawan, hingga memanfaatkan teknologi digital, perusahaan dapat mencapai efisiensi operasional yang lebih baik.
Salah satu kunci keberhasilan dalam menjaga efisiensi adalah memiliki sistem yang mampu memberikan data akurat secara real-time untuk mendukung pengambilan keputusan seperti software akuntansi Kledo.
Dengan fitur-fitur seperti otomatisasi pencatatan transaksi, manajemen persediaan, hingga laporan keuangan yang komprehensif, Kledo membantu bisnis mengurangi pekerjaan manual yang repetitif, meminimalkan kesalahan, serta meningkatkan efisiensi operasional di semua lini.
Yuk, tingkatkan efisiensi operasional bisnis Anda dengan Kledo! Coba sekarang dengan klik tautan ini.
- 6 Cara Untuk Meningkatkan Efisiensi Operasional Bisnis - 9 September 2025
- Download Template Quotation Letter Gratis Untuk Bisnis - 9 September 2025
- Pengertian Strategi Cakupan Pasar, Cara Memilih, & Contohnya - 4 September 2025