Surat penawaran harga proyek merupakan dokumen yang digunakan kontraktor, vendor, atau penyedia jasa untuk mengajukan harga pekerjaan kepada calon klien.
Anda membutuhkan surat ini ketika ingin mengikuti tender, menawarkan jasa renovasi, mengajukan biaya instalasi, atau memenuhi permintaan pengadaan barang dari perusahaan lain.
Surat penawaran yang jelas membantu klien memahami rincian pekerjaan, biaya, dan ketentuan kerja sama sebelum mengambil keputusan.
Dalam artikel ini, Anda akan menemukan contoh surat penawaran harga proyek untuk berbagai kebutuhan, format penulisan yang profesional, serta tips menyusun penawaran agar lebih meyakinkan calon klien.
Apa Itu Surat Penawaran Harga Proyek?
Surat penawaran harga proyek adalah dokumen resmi yang berisi penawaran biaya untuk melaksanakan pekerjaan atau menyediakan barang dan jasa sesuai kebutuhan calon klien.
Dokumen ini biasanya dikirim sebelum menandatangani kesepakatan kontrak kerja.
Bagi kontraktor dan vendor, surat penawaran berfungsi untuk:
- Menjelaskan ruang lingkup pekerjaan dan spesifikasi yang ditawarkan.
- Memberikan rincian harga sebagai bahan pertimbangan klien.
- Menyampaikan jadwal pengerjaan, syarat pembayaran, dan ketentuan lainnya.
- Menjadi dasar negosiasi sebelum kedua pihak menyepakati kontrak.
Apa bedanya surat penawaran harga proyek dengan surat penawaran barang?
Surat penawaran barang umumnya mencakup jenis, jumlah, spesifikasi, dan harga produk saja. Sementara itu, surat penawaran harga proyek mencakup material, tenaga kerja, peralatan, durasi pengerjaan, serta tanggung jawab penyedia jasa.
Baca Juga: Download 10 Contoh Surat Penawaran Jasa Gratis
Apa Saja Isi Surat Penawaran Harga Proyek?
Surat penawaran harga proyek memuat informasi yang cukup agar klien bisa langsung menilai biaya, manfaat, dan ketentuan pekerjaan saat membacanya.
Berikut komponen yang perlu Anda cantumkan:
- Identitas perusahaan dan penerima: Nama perusahaan, alamat, kontak, serta nama atau jabatan pihak yang dituju.
- Nomor surat, tanggal, dan perihal: Memudahkan pencatatan dan penelusuran dokumen.
- Deskripsi pekerjaan: Jenis pekerjaan, lokasi proyek, spesifikasi, volume, dan batasan pekerjaan.
- Rincian harga: Nama item, kuantitas, satuan, harga satuan, dan subtotal setiap pekerjaan.
- Total penawaran: Jumlah keseluruhan, pajak jika berlaku, dan biaya tambahan yang relevan.
- Syarat pembayaran: Termin pembayaran, uang muka jika ada, dan pelunasan.
- Jadwal pelaksanaan: Perkiraan waktu mulai dan durasi pengerjaan.
- Masa berlaku penawaran: Batas waktu klien dapat menerima harga dan ketentuan yang ditawarkan.
- Penutup dan tanda tangan: Nama, jabatan, serta tanda tangan pihak yang berwenang mewakili perusahaan.
Baca Juga: Struktur Surat Penawaran Bisnis, Komponen, dan Contohnya
Contoh Surat Penawaran Harga Proyek yang Benar
Berikut beberapa contoh surat penawaran harga proyek yang bisa Anda jadikan referensi.
1. Contoh Surat Penawaran Harga Proyek Konstruksi
PT Tumbuh Seribu
Jl. Melati No. 15, Bandung
Telepon: (022) 1234567 | Email: [email protected]Bandung, 29 Oktober 2026
Nomor: 015/SPH/BKU/X/2026
Perihal: Penawaran Harga Pekerjaan KonstruksiYth. Manajer Pengadaan PT Tumbuh Seribu
di TempatDengan hormat,
Menindaklanjuti permintaan penawaran pekerjaan konstruksi gedung kantor, kami mengajukan penawaran harga dengan rincian sebagai berikut.
No. Pekerjaan Volume Harga satuan Jumlah 1 Pondasi 20 m³ Rp1.500.000 Rp30.000.000 2 Sruktur beton 30 m³ Rp2.000.000 Rp60.000.000 3 Dinding 100 m² Rp250.000 Rp25.000.000 Total Penawaran Rp115.000.000 Ketentuan penawaran:
- Durasi pengerjaan: 60 hari kalender sejak pekerjaan dimulai sesuai kesepakatan.
- Pembayaran: uang muka 30%, pembayaran progres 60%, dan pelunasan 10%.
- Masa berlaku penawaran: 30 hari sejak tanggal surat.
- Pekerjaan di luar rincian penawaran akan dibahas dan disepakati secara terpisah.
Demikian penawaran ini kami sampaikan. Kami berharap dapat bekerja sama dalam pelaksanaan proyek tersebut. Atas perhatian dan kesempatan yang diberikan, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT Tumbuh Seribu[Nama Penanggung Jawab]
[Jabatan]
2. Contoh Surat Penawaran Harga Proyek Jasa
PT Kreativyo
Jl. Pahlawan No. 20, JakartaJakarta, 29 Oktober 2026
Nomor: 042/SPH/SDK/X/2026
Perihal: Penawaran Jasa Pembuatan WebsiteYth. Bapak/Ibu [Nama Klien]
di TempatDengan hormat,
Berdasarkan kebutuhan pengembangan website perusahaan yang disampaikan, kami menawarkan layanan pembuatan website dengan rincian berikut.
No. Uraian Layanan Volume Harga Jumlah 1 Desain UI/UX website 1 paket Rp4.000.000 Rp4.000.000 2 Pengembangan website 1 paket Rp8.000.000 Rp8.000.000 3 Pengujian dan peluncuran 1 paket Rp2.000.000 Rp2.000.000 Total penawaran Rp14.000.000 Ketentuan layanan:
- Estimasi pengerjaan: 30 hari kerja setelah materi dan kebutuhan proyek diterima.
- Pembayaran: 40% di awal, 40% setelah tahap pengembangan, dan 20% setelah peluncuran.
- Revisi mencakup maksimal dua putaran pada tahap desain.
- Biaya domain, hosting, dan fitur tambahan di luar ruang lingkup akan dibahas terpisah.
- Masa berlaku penawaran: 14 hari.
Demikian penawaran ini kami sampaikan. Kami berharap dapat membantu memenuhi kebutuhan digital perusahaan Anda.
Hormat kami,
PT Kreativyo[Nama Penanggung Jawab]
[Jabatan]
3. Contoh Surat Penawaran Harga Proyek Melalui Email
Penawaran melalui email dapat dibuat lebih singkat selama informasi utama tetap jelas. Rincian biaya lengkap dapat dilampirkan dalam dokumen terpisah.
Subjek: Penawaran Harga Proyek [Nama Proyek] – [Nama Perusahaan]
Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima],
Terima kasih atas kesempatan yang diberikan kepada [Nama Perusahaan] untuk mengajukan penawaran proyek [nama proyek].
Berdasarkan kebutuhan yang telah disampaikan, berikut ringkasan penawaran kami:
- Ruang lingkup pekerjaan: [Ringkasan pekerjaan]
- Nilai penawaran: Rp[nominal]
- Estimasi pelaksanaan: [Durasi]
- Skema pembayaran: [Ketentuan pembayaran]
- Masa berlaku penawaran: [Tanggal kedaluwarsa]
Rincian pekerjaan, spesifikasi, dan biaya dapat dilihat pada dokumen penawaran terlampir.
Kami terbuka untuk berdiskusi apabila terdapat bagian yang perlu disesuaikan. Terima kasih atas perhatian dan kesempatan yang diberikan.
Hormat kami,
[Nama]
[Jabatan] – [Nama Perusahaan]
[Nomor telepon] | [Email]
Baca Juga: Yakinkan Pemilik Usaha dengan Contoh Surat Penawaran Barang Ini
Apa Perbedaan Surat Penawaran Harga, RAB, dan Invoice?
Surat penawaran harga, Rencana Anggaran Biaya (RAB), dan invoice memiliki fungsi yang berbeda meskipun ketiganya sama-sama berkaitan dengan biaya proyek.
| Dokumen | Fungsi utama | Waktu penggunaan |
|---|---|---|
| Surat penawaran harga | Menyampaikan harga dan ketentuan kepada calon klien | Sebelum kesepakatan |
| RAB | Merinci estimasi kebutuhan dan anggaran pekerjaan | Saat perencanaan dan penyusunan anggaran |
| Invoice | Menagih pembayaran atas barang atau jasa sesuai kesepakatan | Saat pembayaran ditagihkan |
RAB menjelaskan rincian anggaran pekerjaan, sedangkan surat penawaran menyampaikan harga beserta ketentuan kepada calon klien. Anda bisa melampirkan RAB ke dalam surat penawaran sebagai dasar perhitungan biaya.
Sementara itu, invoice berfungsi untuk menagih pembayaran berdasarkan transaksi atau termin yang telah disepakati.
Baca Juga: Strategi Penagihan Invoice untuk Arus Kas Bisnis Lebih Lancar
Tips Agar Surat Penawaran Harga Proyek Diterima Klien
Penawaran yang diterima klien adalah penawaran yang jelas, kompetitif, tepat, dan bisa dipenuhi perusahaan.
Berikut adalah tips agar surat penawaran harga proyek diterima oleh klien:
1. Sesuaikan penawaran dengan kebutuhan klien.
Pelajari kebutuhan dan spesifikasi proyek sebelum menentukan harga. Jika klien meminta renovasi bangunan, misalnya, pastikan penawaran mencakup jenis pekerjaan, material, dan hasil akhir yang diharapkan.
Intinya, buat penawaran Anda sespesifik mungkin.
2. Jelaskan ruang lingkup pekerjaan secara detail
Uraikan pekerjaan yang termasuk dalam penawaran, mulai dari material yang digunakan hingga hasil yang akan diserahkan.
Jelaskan juga pekerjaan yang tidak termasuk dalam harga, seperti biaya pengiriman, perizinan, atau pekerjaan tambahan jika memang dikecualikan.
3. Sajikan harga secara transparan.
Cantumkan volume, satuan, harga satuan, dan subtotal setiap pekerjaan agar klien dapat menilai dasar perhitungan. Jika ada pajak, biaya pengiriman, atau biaya tambahan lainnya, jelaskan apakah komponen tersebut sudah termasuk dalam total penawaran.
4. Tetapkan jadwal pengerjaan yang realistis.
Cantumkan estimasi waktu mulai, durasi pengerjaan, dan target penyelesaian proyek. Perhitungkan ketersediaan material, tenaga kerja, serta kondisi lapangan sebelum menetapkan jadwal.
Jika pengerjaan bergantung pada persetujuan desain atau pembayaran uang muka, jelaskan hal tersebut sebagai prasyarat dimulainya proyek.
5. Cantumkan garansi dan layanan purnajual jika relevan.
Untuk proyek konstruksi, instalasi, atau pengadaan barang tertentu, garansi dapat menjadi pertimbangan penting bagi klien.
Jadi, jelaskan durasi garansi, jenis kerusakan yang ditanggung, dan kondisi yang tidak termasuk dalam garansi.
6. Periksa kelengkapan penawaran sebelum dikirim.
Pastikan identitas penerima, nomor surat, spesifikasi pekerjaan, rincian harga, dan syarat pembayaran sudah benar. Periksa kembali perhitungan total serta kesesuaian angka pada surat dengan RAB atau lampiran lainnya, jangan sampai ada kesalahan tulis.
7. Follow up secara profesional.
Jika klien belum memberikan tanggapan, hubungi kembali sekitar 2–3 hari kerja setelah Anda mengirim penawaran untuk mengonfirmasi apakah mereka sudah menerima dokumennya.
Tanyakan apakah ada informasi yang perlu diperjelas atau komponen penawaran yang ingin didiskusikan. Jangan langsung menawarkan diskon, pahami dulu pertimbangan klien sebelum menegosiasikan harga atau ruang lingkup pekerjaan.
Baca Juga: Apa itu Manajemen Proyek? Berikut Pembahasan Lengkap dan Mendalam
Apa Dokumen Pendukung yang Perlu Disertakan dalam Penawaran Proyek?
Dokumen pendukung membantu klien menilai apakah biaya yang ditawarkan wajar, kualitas pekerjaan, dan kemampuan perusahaan menyelesaikan proyek.
Berikut beberapa contoh dokumen umum yang dilampirkan dalam penawaran:
- Rencana Anggaran Biaya (RAB): RAB merinci kebutuhan material, tenaga kerja, peralatan, dan komponen biaya lain yang membentuk anggaran proyek. Lampiran ini berguna ketika penawaran melibatkan banyak item pekerjaan atau membutuhkan perhitungan biaya yang terperinci.
- Profil perusahaan dan portofolio proyek: Profil perusahaan memberikan informasi mengenai bidang usaha, pengalaman, dan layanan yang tersedia. Sementara itu, portofolio menunjukkan contoh pekerjaan yang pernah diselesaikan dan relevan dengan proyek yang ditawarkan.
- Spesifikasi teknis dan daftar material: Lampiran ini menjelaskan material, ukuran, merek (jika dibutuhkan), standar kualitas, serta metode atau hasil pekerjaan yang ditawarkan. Dokumen tersebut penting agar klien tidak hanya membandingkan harga, tetapi juga memahami perbedaan spesifikasi antar penyedia. Jika ada alternatif material, jelaskan perbedaan harga dan karakteristiknya.
- Jadwal pelaksanaan proyek: Jadwal proyek menunjukkan tahapan pekerjaan, estimasi durasi, dan target penyelesaian.
- Dokumen legalitas perusahaan: Untuk proyek tertentu, klien mungkin meminta Nomor Induk Berusaha (NIB), sertifikasi badan usaha, sertifikat kompetensi, atau dokumen legalitas lainnya. Persyaratannya bergantung pada jenis pekerjaan, skala proyek, dan ketentuan pengadaan yang berlaku.
- Dokumen teknis atau administratif tambahan: Jika diperlukan, Anda juga bisa mengirim dokumen metode pelaksanaan, daftar tenaga ahli, surat dukungan pemasok, jadwal pengiriman, atau dokumen lain yang membuktikan kesiapan Anda.
Baca Juga: Download Tanda Terima PDF, Word, dan Excel Gratis
Kesimpulan
Surat penawaran harga proyek yang baik mencakup rincian pekerjaan, perhitungan biaya, jadwal pelaksanaan, dan syarat pembayaran yang jelas.
Karena itu, Anda perlu menghitung setiap komponen biaya dengan cermat dan menawarkan harga yang kompetitif sekaligus menjaga keuntungan bisnis. Lengkapi surat dengan dokumen pendukung yang relevan, lalu periksa kembali seluruh informasi sebelum mengirimkannya kepada klien.
Selama proyek berlangsung, pantau pengeluaran dan pemasukan agar biaya tetap terkendali dan keuntungan sesuai target.
Software akuntansi Kledo membantu Anda mencatat transaksi, memantau pengeluaran, dan menyusun laporan keuangan secara lebih praktis. Dengan pencatatan yang rapi, Anda dapat mengevaluasi biaya proyek dan menyusun penawaran berikutnya berdasarkan kondisi keuangan bisnis.
Coba Kledo dan semua fiturnya gratis selama 14 hari.
- Contoh Surat Penawaran Harga Proyek dan Cara Membuatnya - 4 November 2026
- 15 Ide Bisnis Rumahan yang Menjanjikan dan Patut Dicoba - 4 November 2026
- Korespondensi Bisnis: Pengertian, Jenis, Struktur, dan Contohnya - 4 November 2026