Manajemen Gudang: Pengertian, Manfaat, Proses dan Cara Optimasinya

Setiap bisnis yang menyimpan barang di gudang tahu bahwa manajemen gudang yang efektif adalah cara terbaik untuk memenuhi pesanan pelanggan dengan cepat dan akurat sambil menekan biaya dan meminimalisir keluhan pengiriman yang tertunda atau tidak akurat dan biaya operasi yang lebih tinggi.

Pada artikel ini kita akan membahas apa itu manajemen gudang, manfaat, proses, dan cara optimasi manajemen gudang untuk proses pengelolaan stok yang lebih baik.

Apa itu Manajemen Gudang?

Manajemen gudang mencakup prinsip-prinsip dan proses yang terlibat dalam menjalankan operasi sehari-hari gudang.

Pada tingkat tinggi, ini termasuk menerima dan mengatur ruang gudang, menjadwalkan tenaga kerja, mengelola inventaris, dan memenuhi pesanan.

Perbesar lebih dekat dan Anda akan melihat bahwa manajemen gudang yang efektif melibatkan pengoptimalan dan pengintegrasian setiap proses tersebut untuk memastikan semua aspek operasi gudang bekerja sama untuk meningkatkan produktivitas dan menjaga biaya tetap rendah.

Manfaat manajemen gudang

Sangat mudah untuk memahami mengapa menjaga barang-barang di gudang Anda lebih baik untuk bisnis daripada berantakan.

Tetapi memiliki dukungan yang efisien untuk manajemen gudang memiliki sejumlah keuntungan, semuanya bermanfaat untuk berbagai aspek operasi Anda.

Kecepatan

Pengambilan dan pengemasan adalah aktivitas yang memakan waktu dan dengan menggunakan manajemen gudang untuk mengoptimalkan rute pengambilan dan memfasilitasi pengambilan dengan misalnya pengambilan suara, banyak waktu yang dapat dihemat.

Ini pada gilirannya akan mengarah pada pengiriman yang lebih cepat dan kepuasan pelanggan yang lebih tinggi. Yang bagus untuk meningkatkan penjualan.

Ruang

Menganalisis pola pesanan dan perilaku pelanggan merupakan bagian penting dari manajemen gudang.

Informasi ini dapat digunakan untuk mengoptimalkan penyimpanan, misalnya dengan menempatkan barang-barang terlaris di dekat Anda dan barang-barang yang sering dibeli secara berdekatan.

Ini juga merupakan cara untuk memanfaatkan ruang gudang seefisien mungkin. Yang baik untuk menurunkan biaya properti.

Kualitas

Memilih kesalahan adalah biaya besar bagi banyak perusahaan, dan sumber penting ketidakpuasan pelanggan.

Manajemen gudang yang efisien tidak hanya membuat pengambilan lebih cepat, tetapi juga lebih akurat. Yang baik untuk meningkatkan tingkat pengembalian.

Lingkungan kerja

Sistem manajemen gudang mencakup banyak fungsi untuk membuat pekerjaan sehari-hari lebih mudah dan lebih ergonomis.

Tetapi juga untuk meningkatkan motivasi dan menurunkan frustrasi, dengan mengurangi pekerjaan yang tidak perlu dan membuat tugas lebih transparan. Yang baik untuk meningkatkan kepuasan karyawan.

Keberlanjutan

Menggunakan ruang dan sumber daya secara lebih efisien tidak hanya hemat biaya, tetapi juga cara untuk membuat bisnis Anda lebih ramah lingkungan.

Baca juga: Sistem Produksi Massal: Pengertian, Tahapan, Karakteristik, Kelebihan dan Kekurangannya

Prinsip Manajemen Gudang

Agar gudang dapat berjalan dengan sukses, pendekatan Anda harus didasarkan pada fondasi yang kokoh.

Mari kita uraikan prinsip-prinsip manajemen gudang utama yang perlu diingat saat Anda mengembangkan pendekatan Anda.

Berbasis data

Mungkin kesalahan terbesar yang dapat dilakukan manajer gudang adalah berasumsi bahwa segala sesuatunya berjalan semulus mungkin karena sepertinya tidak ada yang salah.

Meskipun tampaknya tidak ada masalah yang terjadi, itu tidak berarti gudang berjalan pada kapasitas tertingginya. P

ada kenyataannya, mungkin ada sejumlah perbaikan yang harus dilakukan pada proses tim yang diabaikan setiap hari.

Solusinya: Pastikan proses manajemen gudang Anda 100% didorong oleh data.

Penting untuk dicatat bahwa menjadi berdasarkan data berarti lebih dari sekadar “mempertimbangkan” data apa pun yang telah Anda kumpulkan yang mungkin atau mungkin tidak mengarahkan Anda ke keputusan yang lebih tepat.

Sebaliknya, manajemen gudang berbasis data melibatkan melihat data Anda terlebih dahulu, kemudian mengambil keputusan berdasarkan apa yang dikatakan data ini kepada Anda.

Dalam menyempurnakan pendekatan Anda terhadap manajemen gudang berdasarkan bukti kuat (bukan berdasarkan firasat), Anda akan memastikan bahwa setiap keputusan yang Anda buat akan menghasilkan produktivitas yang lebih tinggi.

Baca juga: Growth Strategy: Pengertian Lengkap dan Penerapannya dalam Bisnis Anda

Dapatkan kontrol

Untuk mengelola gudang Anda secara efektif, Anda harus memiliki kendali penuh atas semua kejadian di dalam gedung.

Pada dasarnya, jika Anda menemukan bahwa melakukan x, y, dan z akan menghasilkan lebih banyak produktivitas, Anda perlu tahu bahwa tim Anda akan menyelesaikan x, y, dan z — dan dilakukan dengan baik.

Bagian penting dari manajemen gudang adalah pembuatan alur kerja, proses, dan protokol yang sistematis untuk diikuti oleh tim Anda selama operasi harian mereka.

Dengan alur kerja yang tepat, anggota tim individu Anda akan selalu tahu apa yang menjadi tanggung jawab mereka pada waktu tertentu.

Jadilah fleksibel

Meskipun kontrol itu penting, penting juga untuk tetap fleksibel. Mengapa? Karena operasional gudang tidak terjadi dalam ruang hampa.

Alur kerja dan proses Anda mungkin menggambarkan cara “khas” (dan mungkin ideal) di mana gudang Anda beroperasi. Tetapi hal-hal tidak selalu berjalan sesuai rencana.

Terserah Anda, kemudian, untuk memungkinkan tim Anda memindahkan persneling atau mengubah arah “dengan cepat” setiap kali keadaan yang meringankan muncul.

Anda juga harus tetap fleksibel dalam arti yang lebih menyeluruh, meninjau kembali data Anda secara terus-menerus untuk melakukan peningkatan.

Dengan kata lain, proses gudang Anda tidak boleh sepenuhnya ditulis di atas batu. Jika data Anda menunjukkan bahwa perubahan perlu dilakukan, tim Anda harus mampu membuat perubahan dengan gesekan sesedikit mungkin.

Baca juga: Manajemen Mutu: Pengertian, Fungsi, Komponen, Prinsip dan Contohnya

Berinvestasi dalam teknologi

Yang pasti, ada berbagai macam alat yang tersedia untuk membantu Anda meningkatkan manajemen gudang Anda secara menyeluruh.

Dari gudang dan sistem manajemen inventaris hingga alat pengumpulan data (dan banyak lagi), berinvestasi dalam teknologi yang tepat dapat memungkinkan gudang Anda berjalan seefisien mungkin.

Namun, ini lebih dari menggunakan teknologi untuk kepentingan menggunakannya. Sebaliknya, penting untuk mencari alat khusus yang akan membantu tim gudang Anda dengan proses spesifik Anda.

Anda juga ingin mempertimbangkan bagaimana alat lain di tumpukan teknologi organisasi Anda akan terintegrasi dengan alat manajemen gudang Anda.

Jika Anda merasa software yang Anda pilih memiliki harga yang terlalu mahal, Anda bisa menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur multi gudang terlengkap seperti Kledo yang bisa Anda coba secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Perilaku Biaya: Pengertian Lengkap, Jenis, dan Cara Menghitungnya

6 Proses Utama Manajemen Gudang dan Cara Optimasinya

Enam proses dasar gudang terdiri dari penerimaan, penyimpanan, pemilihan, pengambilan, pengepakan, dan pengiriman. Mengoptimalkan enam proses ini akan memungkinkan Anda untuk merampingkan operasi gudang Anda, mengurangi biaya & kesalahan, dan mencapai tingkat pesanan sempurna yang lebih tinggi.

Mari kita bahas setiap proses dan tips optimasinya secara mendalam.

1. Penerimaan

Menerima adalah proses gudang pertama dan salah satu yang paling penting.

Untuk melakukan proses penerimaan dengan baik, gudang harus dapat memverifikasi bahwa ia telah menerima produk yang tepat, dalam jumlah yang tepat, dalam kondisi yang tepat, dan pada waktu yang tepat.

Kegagalan untuk melakukannya akan memiliki dampak konsekuen pada semua operasi berikutnya

Penerimaan juga melibatkan pemindahan tanggung jawab atas barang ke gudang. Hal ini menempatkan akuntabilitas pada gudang untuk menjaga kondisi barang sampai dikirim.

Menerima kargo dengan benar akan memungkinkan Anda menyaring barang yang rusak dan menghindari tanggung jawab atas barang tersebut.

Cara Mengoptimalkan:

Tujuan dari optimalisasi proses penerimaan gudang adalah untuk menerima kargo secara efisien dan benar serta menghindari penumpukan di tempat penerima.

Solusi seperti truk palet listrik dan konveyor akan memungkinkan Anda menurunkan muatan dan membersihkan area dok lebih cepat dan lebih efisien.

2. Pemindahan

Pemindahan merupakan proses gudang kedua dan merupakan perpindahan barang dari dock penerima ke lokasi penyimpanan gudang yang paling optimal.

Gagal menempatkan barang di lokasi yang paling ideal dapat mengganggu produktivitas operasi gudang. Ketika barang disimpan dengan benar, ada beberapa manfaat:

• Kargo disimpan lebih cepat dan lebih efisien
• Waktu perjalanan diminimalkan
• Keamanan barang dan karyawan terjamin
• Pemanfaatan ruang gudang dimaksimalkan
• Kargo lebih mudah dan lebih cepat untuk ditemukan, dilacak, dan diambil

Cara Mengoptimalkan:

Tujuan dari optimalisasi proses pemindahan adalah untuk memindahkan barang untuk disimpan ke lokasi yang paling optimal dengan cara yang cepat, efisien, dan efektif.

Anda bisa menggunakan software akuntansi Kledo untuk proses pengelolaan pemindahan barang ke multi gudang lebih baik, karena Kledo memiliki fitur tersebut.

Baca juga: Cara Meningkatkan Penjualan Tanpa Menurunkan Harga

3. Penyimpanan

Penyimpanan adalah proses gudang di mana barang ditempatkan ke dalam ruang penyimpanan yang paling sesuai.

Jika dilakukan dengan benar, proses penyimpanan akan memaksimalkan ruang yang tersedia di gudang Anda sepenuhnya dan meningkatkan efisiensi tenaga kerja.

Cara Mengoptimalkan

Mengoptimalkan proses penyimpanan Anda hanya mungkin jika KPI yang tepat dilacak dengan benar.

Memiliki perangkat lunak yang secara otomatis menghitung pemanfaatan penyimpanan gudang Anda dan melacak KPI penyimpanan yang tepat akan memungkinkan Anda menentukan seberapa efisien setiap aspek proses penyimpanan Anda.

Sistem pengoptimalan slot juga dapat membantu Anda dengan membantu alokasi lokasi penyimpanan terbaik untuk kargo tertentu. T

Terakhir, memanfaatkan sistem penyimpanan gudang yang tepat sesuai dengan ukuran fasilitas dan bauran produk Anda memungkinkan Anda memaksimalkan ruang horizontal dan vertikal sambil meningkatkan efisiensi gudang.

4. Pemilihan

Picking atau pemilihan adalah proses gudang yang mengumpulkan produk di gudang untuk memenuhi pesanan pelanggan.

Karena ini adalah proses yang paling mahal di gudang, yang mencakup sebanyak 55% dari total biaya operasional, mengoptimalkan proses ini akan memungkinkan Anda mengurangi biaya secara signifikan dan meningkatkan efisiensi gudang Anda.

Penyederhanaan proses ini juga harus fokus pada pencapaian akurasi yang lebih tinggi, karena kesalahan dapat berdampak langsung pada kepuasan pelanggan Anda.

Cara Mengoptimalkan:

Salah satu cara untuk mengoptimalkan proses pemilihan adalah dengan melakukan analisis ABC untuk meningkatkan tata letak gudang Anda, memilih metodologi pengambilan yang tepat, dan menggunakan perangkat lunak untuk memandu pegawai dalam menjalankan proses pengambilan dengan benar.

5. Pengemasan

Pengemasan adalah proses gudang yang menggabungkan barang-barang yang diambil dalam pesanan penjualan dan mempersiapkannya untuk dikirim ke pelanggan.

Salah satu tugas utama pengepakan adalah memastikan bahwa kerusakan diminimalkan sejak barang meninggalkan gudang. Selain itu, pengemasan harus cukup ringan agar tidak menambah berat barang dan cukup minimal untuk mengendalikan biaya pengemasan.

Cara Mengoptimalkan:

Optimalisasi proses pengemasan dengan memiliki semua data yang diperlukan, seperti dimensi dan berat.

Pastikan juga Anda memiliki sistem yang dapat secara otomatis menentukan jenis dan jumlah bahan pengemas yang akan menjaga barang tetap aman dan biaya pengepakan rendah.

Baca juga: Tips Jualan Makanan Online Ini Terbukti Sukses, Berani Coba?

6. Pengiriman

Pengiriman merupakan proses akhir gudang dan awal dari perjalanan barang dari gudang ke pelanggan.

Pengiriman dianggap berhasil hanya jika pesanan yang tepat telah disortir dan dimuat, dikirim ke pelanggan yang tepat, melakukan perjalanan melalui mode transit yang tepat, dan dikirimkan dengan aman dan tepat waktu.

Proses-proses sebelumnya, seperti penerimaan, penyimpanan, pemilihan, pengambilan, dan pengepakan juga penting untuk keberhasilan pengiriman karena sangat mempengaruhi apakah pesanan terpenuhi secara akurat dan aman.

Cara Mengoptimalkan:

Untuk mengoptimalkan proses pengiriman, memiliki sistem perangkat lunak untuk merampingkan banyak tugas sangat penting.

Anda juga memerlukan kerja sama dengan mitra logistik terbaik jika proses pengiriman Anda menggunakan pihak eksternal

Pastikan Anda memeriksa setiap review yang ada di internat tentang perusahaan logistik yang akan Anda gunakan agar tidak terjadi kesalahan di kemudian hari sehingga menyebabkan kerugian bagi Anda dan pelanggan Anda.

Kesimpulan

Itulah pembahasan manajemen gudang dan cara mengoptimalkannya dalam setiap tahap. Proses manajemen gudang sangat penting untuk bisnis yang melakukan pengelolaan inventory.

Jika Anda kesulitan dalam mengelola dan memantau setiap persediaan di banyak gudang, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo yang juga memiliki fitur multi gudang terbaik.

Dengan Kledo Anda tidak hanya akan mendaptkan kemudahan dalam proses pembukuan, tapi juga proses administrasi dan bisnis secara keseluruhan.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini,

.