Jika Anda menjalankan toko online, Anda perlu sistem akuntansi untuk melacak arus keuangan bisnis.
Berapa besar pengeluaran Anda? Berapa keuntungan yang diperoleh? Apakah arus kas sehat? Apakah pengeluaran sejauh ini masih sesuai dengan anggaran?
Akuntansi toko online menggunakan proses-proses yang telah umum dikenal untuk mencatat data keuangan dan transaksi bisnis, serta memastikan Anda selalu mengikuti perkembangan terkait pajak, penggajian, dan keuntungan.
Dengan menerapkan akuntansi toko online, Anda dapat menilai kesehatan keuangan bisnis, mengelola arus kas dengan lebih baik, serta membuat proyeksi keuangan yang lebih akurat seiring pertumbuhan bisnis Anda.
Apa Itu Akuntansi Toko Online?
Pada dasarnya, akuntansi adalah proses melacak dan mencatat transaksi serta mengelompokkannya sebagai pendapatan atau beban.
Jadi, akuntansi toko online adalah praktik mencatat, mengorganisir, dan mengelola seluruh data keuangan serta transaksi toko online Anda.
Seperti akuntansi bisnis pada umumnya, akuntansi toko online mencakup:
- Pembukuan dasar seperti pengelolaan faktur, penggajian, dan neraca
- Penyusunan laporan keuangan dan perencanaan pajak strategis
- Pengelolaan pajak, pembukuan, dan perencanaan pertumbuhan sebagai tiga fokus utama
1. Pengelolaan Pajak
Kegiatan pengelolaan pajak meliputi:
- Menghitung pajak yang harus dibayarkan
- Melapor pajak
- Laporan akhir tahun
- Penyetoran pajak
Ingat, toko online di marketplace seperti Shopee dan Tokopedia harus membayar PPh Final sebesar 0,5% dari omzet bruto, sesuai PMK Nomor 37 Tahun 2025.
Ini tidak berlaku untuk toko dengan omzet tahunan di bawah Rp500 juta. Namun jika omzet di atas Rp500 juta, maka seluruh kelebihannya dikenai pajak 0,5%.
Untuk penjelasan selengkapnya bisa Anda baca melalui artikel DJP ini.
2. Pembukuan
Pembukuan dalam toko online mencakup kegiatan seperti:
- Mencatat dan mengelompokkan pendapatan serta beban
- Manajemen persediaan
- Meninjau neraca
- Mencatat retur pelanggan
3. Perencanaan Pertumbuhan
Untuk mengembangkan toko online Anda, Anda perlu informasi mengenai kondisi bisnis Anda, yang bisa Anda dapatkan dari proses akuntansi.
Dengan akuntansi, Anda dapat menganalisis:
- Produk atau layanan mana yang paling menguntungkan
- Perubahan laba dari waktu ke waktu
- Beban dan kewajiban terbesar
- Peluang untuk meningkatkan margin keuntungan
Selain itu, akuntansi juga membantu Anda memahami tolok ukur (benchmarking) keuangan untuk menilai keberhasilan tindakan atau kampanye yang baru Anda lakukan.
Misalnya, seperti menghitung return on investment (ROI) dari kampanye pemasaran, kapan waktu penjualan tertinggi dan apakah toko online Anda siap membuka gudang baru.
Nah, untuk melakukan hal-hal di atas, Anda perlu menyusun laporan keuangan seperti laporan laba rugi dan laporan arus kas.
Laporan ini dapat dianggap sebagai “guide” bisnis Anda, karena berisi seluruh informasi penting tentang kondisi dan kinerja toko.
Jika Anda menggunakan software akuntansi toko online seperti Kledo, Anda tidak perlu lagi menyusun laporan keuangan secara manual.
Kledo menyajikan laporan yang bisa diakses kapan saja dan dimana saja, serta sudah terintegrasi dengan berbagai ecommerce dan marketplace seperti Shopee, Tokopedia, dan WooCommerce.
Artinya, semua data penjualan Anda akan langsung masuk ke Kledo, tanpa perlu mencatat semuanya secara manual satu-satu.
Baca Juga: 8 Cara Mengelola Toko Online Secara Efektif, Dijamin Laris!
Metode Akuntansi Apa yang Bisa Digunakan untuk Toko Online
Ada dua metode akuntansi utama yang bisa Anda gunakan untuk pembukuan, yaitu metode kas (cash basis) dan metode akrual (accrual basis).
Metode akrual adalah yang paling umum digunakan, dan bisa menjadi wajib tergantung pada skala serta jenis bisnis Anda.
Perbedaan utama dari kedua metode ini adalah pada kapan transaksi diakui.
Metode Basis Kas
Dalam metode kas, transaksi diakui saat uang benar-benar diterima atau dibayarkan.
Sebagai contoh:
- Saat Anda membayar tagihan, maka langsung dicatat sebagai beban.
- Jika Anda menerima tagihan di bulan Januari tetapi baru membayarnya di bulan Maret, maka beban tersebut dicatat di bulan Maret.
Pendapatan juga dicatat dengan cara yang sama. Misalnya, Anda melakukan penjualan dan pelanggan membayar dengan sistem cicilan selama empat bulan.
Dengan metode kas, pendapatan dicatat setiap bulan saat uang benar-benar diterima.
Metode Basis Akrual
Dalam metode akrual, transaksi diakui ketika aktivitas ekonomi terjadi, bukan saat kas diterima atau dibayarkan.
Contohnya:
- Anda membeli perlengkapan kantor di bulan Januari menggunakan kartu kredit. Barang langsung diterima di Januari, tetapi pembayarannya dilakukan di Februari.
- Dalam metode akrual, transaksi tersebut tetap dicatat sebagai beban di bulan Januari, karena barang sudah diterima dan digunakan.
Hal yang sama berlaku untuk pendapatan. Jika Anda melakukan penjualan hari ini, maka seluruh nilai penjualan langsung diakui sebagai pendapatan, meskipun pembayaran diterima secara bertahap di masa depan.
Metode Mana yang Lebih Baik untuk Toko Online?
Metode akrual umumnya lebih unggul, karena memberikan gambaran yang lebih akurat tentang biaya dan pendapatan pada periode yang tepat.
Misalnya:
- Jika Anda membeli barang di bulan Agustus, maka biaya tersebut memang merupakan bagian dari operasional bulan Agustus, bukan saat Anda membayarnya.
- Jika terjadi penjualan di bulan Mei, maka pendapatan tersebut harus diakui di bulan Mei, bukan saat uang diterima.
Metode ini juga sangat cocok untuk pengelolaan persediaan dalam bisnis toko online.
Contoh kasus:
- Anda membeli stok barang senilai Rp30.000.000 di bulan September dan menjualnya selama empat bulan berikutnya.
- Dalam metode kas, seluruh pembelian dicatat sebagai beban di bulan September.
- Dalam metode akrual, biaya tersebut dicatat secara bertahap sesuai dengan penjualan barang.
Jika menggunakan metode kas, laporan keuangan bisa terlihat tidak akurat, misalnya beban besar di bulan September, lalu margin keuntungan tampak sangat tinggi di bulan berikutnya karena tidak ada pencatatan harga pokok penjualan.
Sebaliknya, metode akrual memungkinkan Anda mencocokkan pendapatan dan biaya setiap bulan, sehingga Anda dapat melihat dengan jelas bulan mana yang menghasilkan margin keuntungan tertinggi.
Baca Juga: 22 Strategi Promosi Toko Online Beserta Contohnya
9 Metrik Keuangan Penting dalam Akuntansi Toko Online
Dalam toko online, ada 9 metrik keuangan yang harus Anda lacak: pendapatan, margin kontribusi, laba, rasio konversi, biaya akuisisi pelanggan, customer lifetime value, average order value, cart abandonment rate, dan refund rate.
1. Pendapatan
Pendapatan adalah total penerimaan kotor sebelum dikurangi biaya apa pun. Metrik ini relatif mudah dilacak, tetapi jika dilihat sendiri, belum memberikan gambaran lengkap tentang keuangan toko.
Banyak pemilik bisnis hanya fokus pada jumlah pendapatan. Padahal, pendapatan tinggi tidak selalu berarti bisnis sehat jika biaya juga tinggi.
Jadi, pendapatan harus dianalisis bersama metrik lain seperti profit dan margin.
2. Margin Kontribusi
Margin kontribusi adalah harga jual dikurangi biaya langsung untuk menjual produk tersebut.
Ini mirip dengan HPP (Harga Pokok Penjualan), tetapi dihitung per produk dan belum termasuk biaya operasional.
Metrik ini sangat penting untuk mengetahui produk mana yang benar-benar menghasilkan keuntungan dan membantu Anda menentukan produk mana yang layak diprioritaskan atau bahkan dihentikan.
3. Laba
Laba adalah hasil akhir setelah semua biaya dikurangi dari pendapatan, termasuk biaya operasional dan pemasaran.
Jika pendapatan tinggi tetapi laba rendah, artinya ada masalah pada struktur biaya. Anda perlu mengevaluasi apakah harus menaikkan harga, menekan biaya, atau mengoptimalkan strategi marketing.
4. Rasio Konversi/Conversion Rate
Ini adalah persentase pengunjung toko online yang benar-benar melakukan pembelian.
Conversion rate yang rendah bisa menunjukkan masalah pada website, harga, atau kepercayaan pelanggan.
5. Biaya Akuisisi Pelanggan/Customer Acquisition Cost (CAC)
CAC adalah biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan satu pelanggan baru.
Biasanya, mempertahankan pelanggan lama jauh lebih murah dibandingkan mendapatkan pelanggan baru.
Jika CAC tinggi, Anda bisa:
- Mengoptimalkan strategi marketing
- Fokus meningkatkan penjualan ke pelanggan lama
Dalam akuntansi toko online, CAC harus dibandingkan dengan nilai pelanggan (CLV).
6. Customer Lifetime Value (CLV)
CLV adalah estimasi total pendapatan yang dihasilkan dari satu pelanggan selama mereka bertransaksi dengan bisnis Anda.
Metrik ini sangat penting untuk menentukan apakah biaya marketing Anda masih masuk akal. Jika CLV jauh lebih tinggi dari CAC, maka strategi Anda masih menguntungkan.
7. Average Order Value (AOV)
AOV adalah rata-rata nilai transaksi setiap kali pelanggan melakukan pembelian.
Untuk bisnis yang masih baru, AOV biasanya lebih relevan dari CLV. Misalnya, jika biaya mendapatkan pelanggan Rp150.000 dan rata-rata mereka belanja Rp400.000, maka masih ada margin untuk profit, selama biaya lain terkendali.
Strategi meningkatkan AOV termasuk upselling dan bundling produk.
8. Cart Abandonment Rate
Ini adalah persentase pelanggan yang sudah memasukkan produk ke keranjang tetapi tidak menyelesaikan pembelian.
Jika tingkat abandonment-nya tinggi, Anda bisa mengirim email pengingat otomatis untuk mengingatkan pelanggan agar segera check out.
9. Customer Refund & Return Rate
Metrik ini menunjukkan seberapa sering pelanggan mengembalikan produk atau meminta refund.
Tingkat retur yang tinggi bisa menjadi tanda adanya masalah, seperti:
- Kualitas produk buruk
- Deskripsi produk tidak akurat
- Ekspektasi pelanggan tidak sesuai
Retur yang tidak dikelola dengan baik bisa mengganggu laporan keuangan, stok, dan bahkan perhitungan pajak.
Baca Juga: 15 Strategi Pemasaran Toko Online yang Terbukti Efektif
5 Tips Penting untuk Akuntansi Toko Online
Berikut 5 tips yang bisa Anda lakukan untuk membangun sistem akuntansi toko online yang baik:
1. Pisahkan Rekening Bank Bisnis
Banyak pemilik bisnis toko online sering mengabaikan hal ini karena fokus pada aspek lain saat memulai usaha.
Namun, pencatatan keuangan akan menjadi sangat sulit jika Anda mencampur transaksi pribadi dengan bisnis atau menggunakan rekening pribadi untuk operasional usaha. Rekening bisnis harus digunakan untuk semua pengeluaran dan penerimaan dari penjualan.
Ada berbagai jenis rekening bisnis yang bisa Anda diskusikan dengan bank. Untuk membukanya, biasanya Anda memerlukan NPWP atau identitas pajak bisnis.
2. Gunakan Software Akuntansi
Jika toko Anda menangani ratusan bahkan ribuan transaksi per bulannya, segera beralihlah ke software akuntansi.
Karena di titik ini, pembukuan menggunakan Excel atau Spreadsheet akan terlalu menyita waktu dan rentan kesalahan.
Software akuntansi toko online dapat mengotomatiskan sebagian besar tugas penting, seperti:
- Mencatat dan menyimpan data keuangan
- Mengelola transaksi
- Menyusun laporan keuangan secara otomatis
Tips: Carilah software yang bisa diintegrasikan dengan platform toko online untuk sinkronisasi data yang lebih mudah.
3. Simpan Semua Bukti Transaksi
Dalam prinsip akuntansi, hanya transaksi yang memiliki bukti yang boleh dicatat.
Artinya, jika Anda tidak memiliki bukti transaksi, maka transaksi tersebut tidak dapat diakui sebagai pendapatan atau beban.
Bahkan, mengklaim pengurangan pajak tanpa bukti bisa dianggap sebagai pelanggaran.
Pastikan Anda:
- Menyimpan struk fisik
- Mendokumentasikan struk dalam bentuk digital (foto atau scan)
- Mengarsipkan invoice dan bukti pembayaran dalam folder khusus
Baca Juga: 10 Cara Membuat Toko Online Sendiri bagi Pemula
4. Pahami Kewajiban Pajak
Kewajiban pajak bisa berbeda-beda tergantung jenis bisnis dan lokasi operasional.
Anda perlu memahami berbagai jenis pajak seperti:
- Pajak penjualan
- Pajak impor (jika ada transaksi internasional)
- Pajak penghasilan
- Pajak berkala (bulanan atau tahunan)
Semua kewajiban pajak ini akan memengaruhi laporan keuangan Anda. Oleh karena itu, sangat disarankan untuk berkonsultasi dengan profesional pajak agar Anda mengikuti prosedur yang benar.
5. Menghitung Persediaan
Prinsip dasar lain dalam akuntansi toko online adalah memahami cara menghitung persediaan.
Banyak biaya yang termasuk dalam nilai persediaan, seperti bahan baku, produksi, pengemasan, penyimpanan, pengiriman, dan lainnya.
Menjaga arus kas tetap sehat tidak hanya dengan mengetahui total biaya, tetapi juga memahami detailnya. Anda perlu mengetahui:
- Nilai produk yang dijual
- Jumlah produk yang terjual dibandingkan dengan yang diproduksi
- Jumlah stok yang tersedia secara akurat setiap saat
6. Mengetahui Harga Pokok Penjualan (HPP)
Harga Pokok Penjualan (HPP) adalah total biaya yang dikeluarkan untuk memproduksi barang, termasuk bahan, tenaga kerja, distribusi, dan biaya terkait lainnya.
Hitunglah HPP sebelum menjual produk agar Anda dapat menentukan harga jual yang tepat dan mengoptimalkan keuntungan.
Software akuntansi yang tepat dapat membantu melacak semua biaya ini secara otomatis, sehingga bisnis Anda memiliki data keuangan yang akurat setiap saat.
7. Menghitung dan Mengelola Biaya
Biaya bisnis mencakup berbagai pengeluaran seperti biaya operasional, utilitas, penyimpanan, properti, biaya persediaan, hingga biaya marketplace seperti Shopee dan Tokopedia.
Beberapa biaya bersifat tetap, seperti sewa dan ongkos kirim tertentu, sementara biaya lainnya bersifat variabel dan dapat berubah sepanjang tahun. Biaya variabel ini bisa berdampak besar pada arus kas.
Dalam akuntansi toko online, penting untuk selalu mempertimbangkan perubahan signifikan pada biaya seperti pengembangan bisnis atau anggaran iklan dalam perhitungan total pengeluaran.
Secara keseluruhan, pengelolaan biaya yang rapi sangat penting untuk:
- Mengontrol pengeluaran
- Menjaga arus kas tetap stabil
- Mengidentifikasi potensi penghematan
- Memaksimalkan pengurangan pajak (tax deduction)
Baca Juga: Tips Melakukan Pembukuan Toko Online Beserta Contohnya
Kesimpulan
Akuntansi adalah proses paling penting dalam pengelolaan bisnis, tak terkecuali untuk toko online.
Dengan menerapkan akuntansi serta pembukuan yang baik, Anda bisa mengawasi kesehatan toko sekaligus mengambil keputusan penting berbasiskan data.
Untuk membantu proses akuntansi toko online Anda, gunakan software akuntansi yang terintegrasi dengan ecommerce dan marketplace seperti Kledo.
Coba Kledo dan rasakan sendiri kemudahannya dalam mengelola toko online Anda.
- 7 Tips Pengelolaan Akuntansi Toko Online danMetriknya - 17 April 2026
- Contoh Pembukuan Hotel yang Rapi dan Cara Membuatnya - 16 April 2026
- Apa Itu Microfinancing? Contoh dan Cara Mengajukannya - 16 April 2026