Contoh Pembukuan Hotel yang Rapi dan Cara Membuatnya

Dalam industri perhotelan, pengelolaan keuangan yang rapi dan terstruktur adalah salah satu kunci utama untuk menjaga kelangsungan bisnis.

Setiap transaksi, mulai dari pembayaran tamu, biaya operasional, hingga pengelolaan stok perlengkapan hotel, perlu dicatat secara akurat agar pemilik usaha dapat memantau kondisi keuangan secara real-time.

Sayangnya, masih banyak pelaku usaha hotel, khususnya skala kecil dan menengah, yang belum menerapkan sistem pembukuan yang baik.

Padahal, tanpa pencatatan yang jelas, risiko kesalahan perhitungan, kebocoran kas, hingga kesulitan dalam menyusun laporan keuangan bisa meningkat.

Artikel ini akan membahas contoh pembukuan hotel yang lengkap, mulai dari jurnal, buku besar, neraca saldo, hingga laporan keuangan.

Apa Itu Pembukuan Hotel dan Mengapa Penting?

Pembukuan hotel itu berbeda dari akuntansi hotel. Berikut penjelasannya:

• Pembukuan hotel: Merupakan salah satu proses akuntansi. Proses pencatatan seluruh transaksi keuangan yang terjadi dalam operasional hotel secara sistematis dan kronologis. Kegiatannya termasuk mencatat setiap pemasukan dan pengeluaran, mulai dari pembayaran tamu saat check-out, pembelian bahan baku dapur, hingga pembayaran gaji karyawan.
• Akuntansi hotel: Memiliki cakupan yang lebih luas. Selain mencatat transaksi, akuntansi juga mencakup proses pengklasifikasian, peringkasan, interpretasi, dan pelaporan data keuangan. Hasilnya adalah laporan keuangan yang bisa digunakan manajemen untuk mengambil keputusan strategis.

Singkatnya, pembukuan adalah bagian dari akuntansi. Pembukuan yang rapi adalah syarat utama agar proses akuntansi hotel bisa berjalan dengan benar.

Baca Juga: Akuntansi Perhotelan: Tantangan dan Hal yang Harus Diperhatikan

Apa Perbedaan Pembukuan Hotel dengan Bisnis Lainnya?

Banyak yang mengira pembukuan bisnis dimana-mana sama. Tapi, setiap bisnis biasanya memiliki karakteristik unik tersendiri.

Hotel sendiri memiliki 5 keunikan ini:

• Pendapatan dari berbagai sumber: Dalam satu hari, hotel bisa mencatat puluhan hingga ratusan transaksi dari berbagai departemen (kamar, restoran, laundry, parkir, dll). Semua ini harus dicatat secara terpisah setiap hari, tidak bisa dilakukan per minggu seperti retail.
• Konsep night audit: Hotel beroperasi 24 jam, sehingga ada proses night audit yaitu rekonsiliasi harian yang dilakukan di akhir setiap hari operasional.
• Pendapatan kamar dicatat sebagai liabilitas sebelum tamu check-in. Ketika tamu memesan dan membayar di muka, pendapatan tersebut belum bisa langsung diakui sebagai pemasukan, tapi dicatat dulu sebagai pendapatan diterima di muka. Baru setelah tamu menginap, pendapatan itu dipindahkan ke akun pendapatan kamar. Ini sesuai dengan prinsip pengakuan pendapatan dalam standar akuntansi (PSAK 72).
• Ada metrik keuangan khusus industri. Hotel menggunakan indikator kinerja seperti occupancy rate (tingkat hunian), Average Daily Rate (ADR), dan Revenue per Available Room (RevPAR) yang tidak ditemukan di bisnis lain. Angka-angka ini hanya bisa dihitung dengan benar jika pembukuan hotel dilakukan secara tertib.

Baca Juga: Cara Melakukan Analisis Profitabilitas Hotel dalam 7 Langkah

Apa Saja Komponen Utama dalam Pembukuan Hotel?

Ada 4 komponen utama dalam pembukuan hotel, yaitu: pendapatan, biaya operasional, akun COA, dan siklus akuntansi.

Keempat komponen ini berbeda dengan bisnis retail atau jasa pada umumnya, karena hotel memiliki struktur pendapatan dan biaya yang lebih kompleks.

1. Pendapatan Hotel

Pendapatan hotel tidak hanya berasal dari kamar. Secara umum, ada beberapa sumber pendapatan yang harus dicatat secara terpisah dalam pembukuan:

• Pendapatan kamar (room revenue) adalah sumber utama dan biasanya menyumbang 50–70% dari total pendapatan hotel. Ini mencakup harga kamar per malam, early check-in atau late check-out fee, serta upgrade kamar.
• Pendapatan Food & Beverage (F&B) berasal dari restoran, bar, room service, dan katering untuk acara. Segmen ini perlu dicatat terpisah karena memiliki struktur biaya tersendiri, terutama biaya bahan bakunya.
• Pendapatan departemen lain meliputi laundry tamu, penyewaan ruang meeting atau ballroom, spa dan kolam renang berbayar, serta parkir. Meski nilainya lebih kecil, setiap sumber pendapatan ini wajib masuk ke dalam jurnal secara terpisah agar laporan keuangan hotel mencerminkan kondisi yang sesungguhnya.
• Pendapatan lain-lain mencakup komisi dari agen perjalanan, pendapatan bunga, atau penjualan aset yang tidak terpakai.

2. Biaya Operasional Hotel

Biaya operasional ini terbagi menjadi biaya langsung dan biaya tidak langsung.

• Biaya departemen: Biaya yang langsung terkait dengan operasional tiap departemen. Contohnya: biaya amenities kamar, biaya laundry, gaji staf front office, dan bahan baku dapur untuk F&B.
• Biaya tidak langsung: Biaya yang mendukung seluruh operasional hotel namun tidak bisa dialokasikan ke satu departemen saja. Contoh: Biaya pemasaran dan iklan, biaya administrasi umum, biaya teknologi, serta biaya pemeliharaan gedung dan fasilitas.
• Biaya tetap: Pengeluaran yang jumlahnya relatif tidak berubah meski tingkat hunian naik atau turun, seperti cicilan pinjaman, asuransi properti, dan pajak bumi dan bangunan (PBB).
• Biaya variabel: Berubah sesuai dengan volume tamu, misalnya penggunaan listrik, air, dan konsumsi bahan makanan.
• Komisi OTA (Online Travel Agent): Seperti Booking.com, Traveloka, atau Tiket.com perlu dicatat sebagai beban tersendiri karena nilainya bisa signifikan, umumnya berkisar 10–25% dari harga kamar yang terjual melalui platform tersebut.

3. Akun-Akun dalam Chart of Accounts Hotel

Chart of accounts (CoA) atau daftar kode dan akun untuk mengelompokkan transaksi dalam sistem pembukuan.

Berikut adalah contoh kelompok akun utama di pembukuan hotel:

Hotel yang lebih besar umumnya menggunakan standar Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI) sebagai acuan penyusunan CoA.

USALI adalah standar akuntansi khusus untuk industri perhotelan dan bisa digunakan untuk membandingkan kinerja operasional antar satu hotel dengan yang lain.

4. Siklus Akuntansi Hotel

Siklus akuntansi hotel berjalan secara periodik dan berulang. Secara umum prosesnya adalah sebagai berikut:

• Setiap hari, staf akuntansi mencatat seluruh transaksi hingga pengeluaran operasional ke dalam jurnal harian.
• Di akhir bulan, semua jurnal dipindahkan ke buku besar
• Menyusun neraca saldo untuk memastikan tidak ada selisih.
• Menyusun laporan keuangan hotel (laba rugi, arus kas, dan neraca) dari neraca saldo.

Siklus ini harus berjalan konsisten setiap periode agar manajemen hotel bisa memantau kinerja keuangan secara real-time dan membuat keputusan bisnis yang tepat, misalnya menyesuaikan harga kamar berdasarkan RevPAR atau mengevaluasi efisiensi biaya per departemen.

Baca Juga: Manajemen Pendapatan Hotel: Metrik, Komponen, & Strateginya

Contoh Pembukuan Hotel: Template & Format Lengkap

Semua contoh di bagian ini menggunakan angka realistis dari hotel fiktif bernama Hotel Ndalem Srawung, sebuah hotel bintang 2 dengan 40 kamar di kota menengah.

1. Contoh Jurnal Umum Hotel

Jurnal umum adalah catatan pertama dari setiap transaksi keuangan.

Setiap transaksi dicatat dengan sistem double entry, artinya setiap pencatatan selalu melibatkan dua sisi: debit dan kredit, dengan jumlah yang sama.

Berikut contoh pembukuan jurnal umum Hotel Ndalem Srawung selama satu minggu operasional:

Perhatikan entri tanggal 7 November: uang muka dari tamu yang belum menginap dicatat sebagai pendapatan diterima di muka (liabilitas), bukan langsung sebagai pendapatan.

Ini penting agar laporan keuangan hotel tidak menyajikan angka yang lebih besar dari yang seharusnya.

2. Contoh Buku Besar Hotel

Setelah transaksi dicatat di jurnal umum, setiap entri dipindahkan ke buku besar (general ledger) berdasarkan akunnya masing-masing.

Berikut contoh pembukuan untuk akun Kas dan Pendapatan Kamar hotel Ndalem Srawung selama periode November:

Akun: Kas

Akun: Pendapatan Kamar

3. Contoh Neraca Saldo Hotel

Neraca saldo (trial balance) disusun di akhir periode untuk memastikan total debit sama dengan total kredit.

Neraca Saldo Hotel Ndalem Srawung: 30 November 2024

Total debit dan kredit harus selalu sama. Jika ada selisih, berarti ada kesalahan pencatatan yang perlu ditelusuri sebelum Anda menyusun laporan keuangan.

4. Contoh Laporan Laba Rugi Hotel

Laporan laba rugi menunjukkan apakah hotel menghasilkan keuntungan atau kerugian dalam satu periode.

Berikut contoh laporan laba rugi Hotel Ndalem Srawung untuk bulan November 2024:

Dari contoh ini, Hotel Ndalem Srawung mengalami kerugian tipis sebesar Rp630.000 di bulan November.

Ini bisa menjadi sinyal bagi manajemen untuk mengevaluasi struktur biaya, misalnya apakah beban gaji terlalu besar dibandingkan tingkat hunian bulan tersebut.

5. Contoh Laporan Arus Kas Hotel

Laporan arus kas (cash flow statement) menunjukkan pergerakan uang tunai selama satu periode, yang dibagi menjadi tiga aktivitas: operasional, investasi, dan pendanaan.

Laporan Arus Kas Hotel Ndalem Srawung November 2024

Perhatikan bahwa meskipun laporan laba rugi menunjukkan kerugian tipis, arus kas dari operasional masih positif (Rp3.770.000).

Ini menunjukkan hotel masih mampu menghasilkan uang tunai dari kegiatan sehari-hari. Penurunan saldo kas terjadi karena adanya pembelian peralatan dan cicilan pinjaman, bukan karena operasional yang buruk.

6. Contoh Neraca Hotel

Neraca atau laporan posisi keuangan menggambarkan kondisi aset, liabilitas, dan ekuitas hotel pada satu titik waktu tertentu.

Neraca Hotel Ndalem Srawung:

Total aset harus selalu sama dengan total liabilitas ditambah ekuitas. Jika tidak seimbang, ada kesalahan dalam proses pembukuan yang perlu segera ditelusuri.

Baca Juga: Contoh Laporan Keuangan Hotel dan Komponen di Dalamnya

Cara Membuat Pembukuan Hotel dalam 5 Langkah

Langkah 1: Tentukan Sistem Pembukuan yang Akan Digunakan

Ada 2 sistem pembukuan yang bisa Anda gunakan:

• Single entry: Hanya mencatat transaksi satu kali saja. Cocok untuk guest house atau penginapan kecil dengan volume transaksi rendah dan tidak membutuhkan laporan keuangan yang kompleks. Kelemahannya, tidak bisa mendeteksi kesalahan pencatatan dan tidak menghasilkan neraca.
• Double entry: Standar yang digunakan oleh hotel profesional dari skala kecil hingga besar. Setiap transaksi dicatat dua kali, satu di sisi debit, satu di sisi kredit.

Untuk hotel dengan 10 kamar ke atas, kami merekomendasikan sistem pembukuan double entry.

Langkah 2: Buat Chart of Accounts Khusus Hotel

Berikut tips untuk membuat COA khusus hotel:

• Gunakan kode akun yang terstruktur. Misalnya 1xxx untuk aset, 2xxx untuk liabilitas, 3xxx untuk ekuitas, 4xxx untuk pendapatan, dan 5xxx untuk beban. Ini memudahkan Anda untuk mencari akun, terutama karena daftar akun bisa terus bertambah.
• Pisahkan akun per departemen. Pendapatan kamar dan pendapatan F&B harus berada di akun yang berbeda. Begitu pula beban operasional tiap departemen. Tujuannya untuk menilai profitabilitas tiap lini bisnis secara terpisah.
• Sesuaikan dengan kebutuhan hotel Anda. Hotel kecil dengan kamar yang sedikit tidak membutuhkan CoA selengkap hotel bintang 5.
• Jadikan USALI sebagai referensi. Jika hotel Anda sudah di skala menengah ke atas, gunakan Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI) sebagai panduan agar lebih terstruktur.

Langkah 3: Catat Setiap Transaksi Harian Secara Konsisten

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pencatatan harian:

• Catat transaksi di hari yang sama saat terjadi. Jangan menunda pencatatan hingga akhir minggu atau akhir bulan, karena bisa saja ada detail transaksi yang hilang atau terlupakan.
• Pastikan setiap transaksi didukung bukti. Setiap jurnal harus memiliki dokumen pendukung: struk pembayaran, invoice supplier, slip transfer bank, atau kwitansi internal. Ini penting untuk keperluan audit dan pelaporan pajak.
• Lakukan night audit setiap hari. Night audit adalah proses rekonsiliasi harian yang memastikan semua transaksi sudah sesuai dengan catatan keuangan. Proses ini biasanya dilakukan oleh night auditor di penghujung hari operasional, sebelum sistem berganti ke tanggal baru.
• Pisahkan kas kecil dari kas utama. Hotel membutuhkan kas kecil (petty cash) untuk pengeluaran harian bernilai kecil seperti pembelian keperluan mendadak. Catat kas kecil secara terpisah dari kas utama agar tidak tercampur.

Langkah 4: Rekonsiliasi Bank dan Kas Setiap Akhir Bulan

Rekonsiliasi bank adalah proses mencocokkan catatan kas internal hotel dengan mutasi rekening bank yang diterbitkan oleh bank. Langkah ini wajib dilakukan setiap akhir bulan sebelum laporan keuangan disusun.

Proses rekonsiliasi bank hotel meliputi:

• Bandingkan saldo buku dengan saldo bank. Ambil mutasi rekening bank bulan berjalan, lalu cocokkan satu per satu dengan catatan kas di buku besar. Jika ada selisih, telusuri penyebabnya.
• Identifikasi transaksi yang belum tercatat. Selisih sering terjadi karena adanya biaya administrasi bank, bunga tabungan, atau transfer yang belum masuk dalam pencatatan hotel. Semua ini harus disesuaikan.
• Periksa outstanding check. Jika hotel mengeluarkan cek atau giro yang belum dicairkan oleh penerima, jumlah tersebut sudah tercatat di buku hotel tapi belum muncul di mutasi bank. Ini harus diperhitungkan dalam rekonsiliasi.
• Dokumentasikan hasil rekonsiliasi. Buat laporan rekonsiliasi bank yang ditandatangani oleh akuntan dan disetujui oleh manajemen sebagai bukti bahwa proses sudah dilakukan dengan benar.

Langkah 5: Susun Laporan Keuangan Bulanan dan Tahunan

Setelah rekonsiliasi selesai dan neraca saldo sudah seimbang, langkah terakhir adalah menyusun laporan keuangan hotel secara lengkap.

Urutan penyusunan laporan keuangan hotel yang benar adalah sebagai berikut:

• Laporan laba rugi
• Laporan arus kas
• Neraca
• Catatan atas Laporan Keuangan (untuk hotel besar atau yang melakukan audit eksternal)

Baca Juga: Contoh Laporan Laba Rugi Hotel dan Download Templatenya

Tantangan Pembukuan Hotel Manual dan Solusinya

Banyak hotel, terutama di skala kecil dan menengah, masih mengandalkan spreadsheet Excel atau bahkan buku catatan fisik untuk mengelola pembukuan sehari-hari.

Meski awalnya terasa murah dan mudah, tapi pembukuan manual ini bisa mengakibatkan tantangan jangka panjang seperti:

• Risiko human error yang tinggi: Salah mengetik satu angka bisa mengakibatkan seluruh neraca tidak seimbang. Lebih parahnya, kesalahan seperti ini sering baru terdeteksi berminggu-minggu kemudian, ketika penelusurannya sudah jauh lebih sulit dan memakan waktu.
• Tidak ada pemisahan tugas yang jelas. Pada sistem manual, seringkali satu orang menangani pencatatan sekaligus rekonsiliasi, sehingga potensi kecurangan (fraud) atau kesalahan yang tidak terdeteksi menjadi lebih besar.
• Sulit diakses oleh banyak pengguna sekaligus. Ketika manajer operasional, akuntan, dan pemilik hotel perlu melihat data keuangan di waktu yang sama, sistem manual tidak bisa mengakomodasi kebutuhan ini.
• Laporan keuangan memakan waktu lama untuk disusun. Dengan pembukuan manual, proses menyusun laporan laba rugi dan neraca bulanan bisa memakan waktu berhari-hari.

Solusi: Beralih ke Software Pembukuan

Solusi atas semua tantangan di atas bukan berarti harus langsung merekrut tim akuntan yang lebih besar atau berinvestasi pada sistem ERP yang mahal.

Software pembukuan modern sudah lebih dari cukup untuk mengotomatiskan pembukuan manual seperti pencatatan jurnal, rekonsiliasi bank, hingga penyusunan laporan keuangan.

Software pembukuan Kledo adalah salah satu solusi yang bisa memenuhi kebutuhan hotel Anda dengan mengusung fitur-fitur seperti:

• Laporan keuangan otomatis
• Rekonsiliasi bank otomatis
• Manajemen piutang dan utang
• Akses multi-pengguna dengan kontrol hak akses
• Sesuai standar pajak Indonesia

Baca Juga: Ingin Cari Software Akuntansi Hotel? Perhatikan Fitur Ini

Kesimpulan

Jadi, itulah pembahasan mengenai contoh pembukuan hotel, cara melakukannya, hingga tantangan yang biasa terjadi dan cara mengatasinya.

Pembukuan hotel harus dilakukan dengan cermat, karena ini akan menjadi dasar pembuatan laporan keuangan yang sangat penting.

Jika pembukuan hotel Anda masih menggunakan spreadsheet atau pembukuan manual, segeralah beralih ke software pembukuan seperti Kledo untuk meningkatkan ketepatan data dan pengelolaan keuangan.

Coba Kledo gratis selama 14 hari dan rasakan sendiri bagaimana pembukuan hotel bisa menjadi lebih mudah, akurat, dan efisien.

• About
• Latest Posts

salsabilanisa

Content Writer at Kledo Berhati Nyaman

Memulai bisnis dari sebuah warung kecil, saat ini saya sedang mengembangkan bisnis saya sambil menulis artikel tentang bisnis, pemasaran, dan manajemen sesuai pengalaman saya.

Latest posts by salsabilanisa (see all)

• Contoh Pembukuan Hotel yang Rapi dan Cara Membuatnya - 16 April 2026
• Apa Itu Microfinancing? Contoh dan Cara Mengajukannya - 16 April 2026
• Cara Membangun Ketahanan Supply Chain Planning Perusahaan - 16 April 2026