Jika stok suatu produk habis namun toko atau perusahaan masih menerima pesanan barang yang banyak, mereka bisa menjalankan backorder.
Ini adalah skema di mana pelanggan bisa memesan barang yang kemudian akan dikirimkan dalam waktu tertentu.
Untuk pihak toko, skema backorders memang lebih rumit, tapi ini bisa jadi solusi yang lebih tepat daripada membiarkan pelanggan beralih ke kompetitor.
Lalu, bagaimana proses backorder dalam operasional bisnis, cara mencatatnya dalam akuntansi, dan cara meminimalisirnya?
Apa Itu Backorders?
“Backorders” berarti penjual tidak bisa langsung memenuhi permintaan pelanggan terhadap suatu barang karena stoknya sedang tidak tersedia. Namun, penjual sudah tahu kapan barang tersebut akan tersedia kembali.
Bisnis dapat menandai suatu produk sebagai “backorder” agar tetap bisa menjual produk tersebut meskipun stoknya sedang habis.
Biasanya, bisnis hanya akan menagih pembayaran kepada pelanggan untuk pesanan backorder ketika barang sudah tersedia dan siap dikirim.
Misalnya, toko menerima pesanan laptop 100 unit, namun stok yang tersedia hanya 60 unit. Artinya, 40 unit tercatat sebagai backorders.
Apa perbedaan stock out dan backorders?
Stock out berarti suatu barang sedang habis stoknya, tetapi bisnis tidak tahu kapan produk tersebut akan tersedia kembali.
Beberapa website e-commerce biasanya memiliki fitur mengirim notifikasi kepada pelanggan ketika barang yang habis stok kembali tersedia.
Baca Juga: Manajemen Stok: Pengertian, Manfaat, Teknik, dan Tips Melakukannya
Bagaimana Proses Terjadinya Backorders dalam Operasional Bisnis?
Backorder terjadi ketika permintaan pelanggan melebihi stok yang tersedia. Berikut ini merupakan prosesnya:
- Ketika sebuah perusahaan menerima pesanan untuk produk yang sedang tidak tersedia di stok, berarti perusahaan tersebut menerima backorder.
- Sistem yang bisnis gunakan mengubah backorder menjadi purchase order (PO) dan mengirimkannya ke departemen internal yang terkait, vendor, atau distributor.
- Tim CS memberikan perkiraan kepada pembeli mengenai kapan pesanan mereka akan tersedia serta bagaimana proses pembayarannya.
- Toko memenuhi pesanan backorder setelah stok tersedia.
Untuk memenuhi pesanan backorder, toko bisa melakukannya dalam berbagai cara, seperti meminta supplier langsung mengirimkan barang ke pelanggan, atau toko sendiri yang mengirimnya ke pelanggan setelah menerima pembayaran dan mengubah backorder menjadi sales order.
Jika jumlah pesanan masih bisa dikelola, maka proses ini biasanya tidak rumit. Namun, jika jumlah backorder semakin banyak, maka toko bisa kesulitan, apalagi jika masih memproses pemesanan secara manual.
Sebab, mereka harus mencocokkan setiap purchase order dengan sales order yang ada saat menyelesaikan proses pemenuhan pesanan.
Baca Juga: 9 Strategi Kelola Stok Bisnis Retail Paling Efektif
Apa Penyebab Backorders?
Sebisa mungkin, Anda harus meminimalisir kemungkinan pelanggan harus menunggu dengan mengurangi backorder.
Berikut beberapa penyebab umum terjadinya backorder:
1. Permintaan yang melebihi persediaan
Situasi tak terduga seperti cuaca ekstrem dapat menyebabkan lonjakan permintaan. Misalnya, hujan dan badai terus-terusan bisa meningkatkan pembelian jas hujan dan payung.
2. Lead time yang terlalu lama
Lead time adalah total waktu yang dibutuhkan dari awal pesanan hingga barang selesai atau sampai di tangan pelanggan.
Lead time yang panjang dapat menyebabkan backorder ketika pemasok tidak dapat mengirimkan produk cukup cepat untuk memenuhi permintaan pelanggan.
Akibatnya, stok menjadi terbatas dan proses pemenuhan pesanan pun tertunda.
3. Perkiraan permintaan yang tidak akurat
Demand forecasting yang kurang tepat dapat menyebabkan toko menyiapkan safety stock yang terlalu rendah, sehingga memicu kehabisan stok dan lalu backorder.
4. Masalah pada pemasok atau proses produksi
Gangguan dalam rantai pasok, seperti penutupan pabrik atau kekurangan bahan baku, dapat membuat ketersediaan produk terganggu.
5. Keterlambatan pemesanan ulang
Toko yang sudah melakukan pemesanan berdasarkan perhitungan safety stock tapi masih harus meninjau purchase order secara manual berisiko mengalami keterlambatan restock.
Kondisi ini bisa menjadi masalah ketika tiba-tiba terjadi lonjakan pesanan. Keterlambatan juga dapat terjadi jika pemasok perusahaan belum mengisi kembali stok mereka.
6. Kesalahan manusia
Kesalahan manusia juga bisa menyebabkan backorder. Misalnya, toko gagal memperhitungkan peningkatan permintaan yang sebenarnya dapat diprediksi, seperti lonjakan penjualan pada musim tertentu.
Selain itu, tidak segera mengisi ulang stok yang akan cepat habis sementara permintaannya diperkirakan akan stabil bahkan terus naik juga bisa menimbulkan backorder.
Hal ini bisa diminimalisir dengan software yang memiliki fitur persediaan seperti software akuntansi cloud Kledo, karena bisa mengirimkan notifikasi restock saat produk mencapai jumlah tertentu.
Baca Juga: Stok Barang Persediaan: Pengertian, Jenis, dan Teknik Mengelolanya
Bagaimana Cara Mencatat Backorder dalam Akuntansi?
Perlu diingat, backorder adalah pesanan yang belum selesai karena barangnya belum tersedia. Oleh karena itu, pencatatannya berbeda dengan penjualan biasa:
1. Saat pesanan backorder diterima (barang belum tersedia)
Ketika pelanggan memesan barang tetapi stok belum tersedia, penjualan belum boleh diakui sebagai pendapatan.
Anda hanya bisa mencatatnya sebagai pesanan pelanggan dalam sistem, bukan sebagai transaksi akuntansi.
Pada tahap ini biasanya tidak ada jurnal akuntansi, kecuali jika pelanggan sudah membayar uang muka.
2. Jika pelanggan membayar uang muka
Jika pelanggan sudah melakukan pembayaran sebelum barang tersedia, maka pembayaran tersebut dicatat sebagai liabilitas (utang) karena barang belum diserahkan.
Artinya, perusahaan masih memiliki kewajiban untuk mengirimkan barang tersebut.
Contoh jurnalnya:
| Tanggal | Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|---|
| xx/xx/xxxx | Kas/Bank | Rp10.000.000 | |
| Pendapatan diterima dimuka | Rp10.000.000 |
3. Saat barang tersedia dan dikirim
Ketika stok sudah tersedia dan barang dikirim kepada pelanggan, barulah transaksi diakui sebagai penjualan.
Contoh jurnal:
| Tanggal | Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|---|
| xx/xx/xxxx | Pendapatan diterima dimuka | Rp10.000.000 | |
| Penjualan | Rp10.000.000 |
Baca Juga: Manajemen Procurement Retail: Langkah-Langkah dan Tipsnya
Bagaimana Cara Meminimalisir Backorder?
1. Ketahui apa yang diinginkan dan dibutuhkan pelanggan
Dengan memprioritaskan item persediaan berdasarkan tingkat kepentingannya bagi pelanggan, Anda bisa lebih selektif dalam menentukan produk mana yang perlu memiliki safety stock lebih banyak.
Misalnya, Anda mengelola bisnis restoran masakan Jawa. Di restoran ini, Anda lebih memprioritaskan bahan dasar seperti nasi daripada kentang atau buah yang bisa diganti dengan bahan lain.
Namun, jika menu yang populer membutuhkan bahan yang mahal dan sulit didapat, Anda mungkin perlu membuat banyak backorder. Dalam situasi seperti ini, Anda perlu memastikan rantai pasok yang stabil dan handal.
2. Gunakan data dan laporan secara real-time
Pastikan data persediaan Anda akurat dan bisa diakses secara real-time. Ini membawa manfaat seperti:
- Gudang dapat segera mengetahui kapan harus melakukan restock sehingga mengurangi risiko keterlambatan pembelian yang bisa menyebabkan backorder.
- Pelanggan dapat segera diberi tahu bahwa suatu barang sedang dalam status backorder, sehingga mereka dapat memutuskan apakah tetap ingin memesan atau memilih produk lain.
3. Diversifikasi pemasok
Produsen atau pemasok juga bisa mengalami lonjakan permintaan, baik yang sudah diperkirakan maupun yang tidak terduga.
Untuk mengantisipasi ini, Anda bisa memesan barang dari beberapa pemasok berbeda. Dengan memiliki lebih dari satu pemasok, risiko keterlambatan stok yang memicu backorder bisa berkurang.
Jangan lupa untuk memantau kinerja pemasok, seperti produktivitas, biaya, tingkat pemenuhan pesanan (fill rate), ketepatan waktu pengiriman, serta tingkat kepuasan pelanggan.
4. Menggunakan metode dropshipping
Untuk mengurangi keterlambatan akibat backlog pesanan, Anda bisa mempercepat proses pengiriman dan pemrosesan dengan memotong beberapa tahapan dalam manajemen persediaan melalui metode dropshipping.
Dalam sistem dropshipping, bisnis tetap menerima pesanan dari pelanggan tetapi tidak menyimpan stok barang sendiri.
Sebagai gantinya, pesanan tersebut langsung diteruskan ke pemasok, produsen, atau toko lain yang akan memproses pesanan dan mengirimkan barang langsung kepada pelanggan.
Penggunaan dropshipping dapat menghilangkan beberapa tahapan tambahan dalam proses pemenuhan pesanan. Pemasok tidak perlu mengirim barang terlebih dahulu ke bisnis Anda, sehingga menghemat waktu.
Selain itu, Anda juga tidak perlu menerima, menyimpan, atau memproses barang di gudang. Dengan demikian, produk tidak perlu melalui beberapa tahap pengiriman sebelum akhirnya sampai ke pelanggan.
5. Just-in-time (JIT)
JIT adalah sistem persediaan di mana Anda hanya menyediakan stok saat dibutuhkan saja. Jadi, sistem ini memang fokus mengurangi pemborosan agar proses menjadi lebih sederhana dan efisien.
Metode ini memiliki beberapa manfaat:
- Menekan jumlah stok yang disimpan
- Membantu mengidentifikasi dan menghilangkan berbagai ketidakefisienan yang menyebabkan kekurangan stok
- Membantu perusahaan fokus pada masalah persediaan yang ada, seperti pemborosan bahan, produk cacat, kerusakan mesin, atau desain proses yang kurang baik.
Dengan pendekatan JIT, masalah-masalah tersebut menjadi lebih terlihat sehingga perusahaan dapat memperbaikinya dan menyusun jadwal produksi yang lebih akurat di masa depan.
Baca Juga: Metode Analisis Persediaan atau Inventory Analysis, KPI, dan Tipsnya
Apa Saja Tantangan dalam Memproses Backorders?
Perusahaan menangani backorders agar bisa segera mengantarkan pesanan pelanggan dengan sesegera dan seakurat mungkin.
Namun dalam prosesnya, perusahaan bisa mengalami berbagai tantangan, seperti yang dijelaskan oleh Ritesh Thakur dalam penelitiannya yang berjudul “Conquering Backorder Challenges: Insights from a Scheduler’s Viewpoint”.
Lebih lanjut, penelitian yang dimuat dalam International Scientific Journal of Engineering and Management ini menjelaskan 3 tantangan utama dalam memproses backorders meliputi:
1. Carrying Costs dan Lot Size
Lot size adalah jumlah barang yang diproduksi atau dibeli oleh perusahaan dalam satu waktu. Misalnya, sebuah pabrik memutuskan untuk memproduksi 1.000 unit produk sekaligus untuk memenuhi pesanan pelanggan.
Namun, semakin banyak barang yang diproduksi atau dibeli sekaligus, semakin besar juga biaya penyimpanannya. Biaya ini disebut carrying costs, yaitu biaya untuk menyimpan persediaan di gudang, seperti biaya sewa gudang, listrik, keamanan, dan risiko barang rusak atau usang.
Masalahnya, jika perusahaan memproduksi terlalu sedikit barang, biaya produksi bisa menjadi lebih mahal karena proses produksi harus dilakukan lebih sering. Tetapi jika memproduksi terlalu banyak, biaya penyimpanan akan meningkat.
Karena itu, perusahaan harus mencari jumlah produksi yang paling efisien agar bisa memenuhi pesanan tanpa menanggung biaya penyimpanan yang terlalu besar. Biasanya keputusan ini dibuat oleh manajer yang memahami proses produksi perusahaan.
2. Lead Time
Lead time adalah waktu yang dibutuhkan sejak perusahaan memesan barang ke pemasok sampai barang tersebut benar-benar sampai di gudang.
Contohnya, jika sebuah toko memesan produk hari ini dan barang baru tiba 10 hari kemudian, maka lead time-nya adalah 10 hari.
Jika lead time terlalu lama, bisa muncul masalah. Misalnya, ketika stok habis tetapi pelanggan sudah memesan barang (backorders), mereka harus menunggu lebih lama dan bisa merasa kecewa.
Untuk mengatasi hal ini, perusahaan biasanya melakukan beberapa hal, seperti:
- Menyimpan stok lebih banyak untuk barang yang lama datangnya
- Bekerja sama dengan pemasok yang lokasinya lebih dekat
- Membayar biaya pengiriman lebih mahal agar barang datang lebih cepat
Dengan cara tersebut, perusahaan bisa mengurangi risiko keterlambatan dalam memenuhi pesanan pelanggan.
Baca Juga: Pentingnya Laporan Stok Barang bagi Bisnis dan Cara Menyusunnya
Kesimpulan
Untuk menghadapi tantangan yang muncul dari backorder, bisnis perlu memiliki sistem manajemen persediaan yang kuat dan terkontrol.
Kledo dengan fitur inventarisnya adalah tool yang tepat untuk membantu Anda memproses dan mengelola pesanan dengan cepat dan memenuhi kebutuhan pelanggan.
Meski stok Anda tersebar di beberapa gudang sekaligus, Anda kini bisa memantaunya secara real-time melalui aplikasi Anda.
Dengan Kledo, Anda bisa mengelola inventaris dengan lebih efisien dan akurat, sehingga meminimalisir backorders.
Coba langsung fitur Kledo sekarang lewat tautan ini.
- 5 Rekomendasi Bootcamp Finance Terbaik untuk Career Switcher - 12 Maret 2026
- Gaji Habis Terus Buat Utang? Ini Tips Mengatasinya - 12 Maret 2026
- Apa Itu Backorders dan Bagaimana Cara Menghindarinya? - 12 Maret 2026