Manfaat Batch Tracking, Strategi, dan Implementasinya

Mengertahui apa itu batch tracking sangat penting untuk Anda menjaga reputasi bisnis. Hal ini karena, reputasi bisnis dibuat dan hilang karena dua hal mendasar: kualitas produk dan layanan pelanggan.

Bahkan ketika pelanggan menerima produk yang cacat, bisnis mendapatkan kesempatan kedua untuk mendapatkan kepuasan mereka dengan mengganti produk yang rusak dengan cepat dalam proses yang lancar dan mulus.

Batch tracking, sebuah pendekatan manajemen inventaris, memainkan peran penting dalam skenario ini karena dampaknya terhadap kualitas produk dan layanan pelanggan.

Batch tracking adalah praktik manajemen persediaan di mana bisnis dapat melacak dan memantau riwayat sekelompok item dengan properti serupa saat item tersebut melalui saluran produksi dan distribusi, hingga sampai ke pelanggan.

Jika masalah kualitas muncul, batch tracking membantu mengidentifikasi sumber masalah dan menemukan item lain yang memiliki masalah yang sama.

Batch tracking juga berkontribusi pada kemampuan untuk menarik kembali item yang cacat atau berpotensi berbahaya dengan lancar dan efisien.

Dan dalam penggunaannya yang paling banyak digunakan, batch tracking membantu pemasok makanan mengelola penjualan mereka dari inventaris berdasarkan tanggal kedaluwarsa, meminimalkan pemborosan makanan, dan meningkatkan keuntungan pemasok.

Artikel ini menjelaskan proses batch tracking dan pentingnya proses tersebut, termasuk banyak manfaat yang didapatkan perusahaan yang menggunakan batch tracking dalam rantai pasokan dan proses manajemen inventaris mereka.

Apa Itu Batch Tracking?

Juga dikenal sebagai pelacakan lot, batch tracking adalah praktik yang digunakan dalam manajemen inventaris untuk mengelompokkan item dengan karakteristik produksi yang serupa, seperti tanggal kedaluwarsa, tanggal dan lokasi produksi, serta suku cadang atau bahan baku tertentu yang digunakan (dan sumber rantai pasokannya).

Batch tracking meningkatkan akurasi inventaris, menyediakan pelacakan yang lebih cepat untuk batch atau item tertentu bahkan setelah dijual, dan mendukung berbagai strategi pengurutan pengiriman – first in, first out (FIFO), last in, first out (LIFO) dan first expiring, first out (FEFO) – di antara kemampuan lainnya.

Baca juga: 7 KPI yang Harus Ada di Restoran Anda

Lebih jauh tentang batch tracking

Kecuali jika kita berbicara tentang bisnis kecil dengan produk buatan tangan, wajar untuk mengasumsikan bahwa item dalam inventaris tidak diproduksi secara individual.

batch tracking mengingat hal tersebut dan merupakan langkah maju dari pelacakan stok dasar.

Dalam pelacakan stok dasar, semua produk atau bahan yang sama yang tersedia dalam inventaris dikumpulkan, dengan setiap item menerima nomor unit penyimpanan stok (SKU) untuk pelacakan individual.

Batch tracking mengumpulkan item dengan properti yang sama – seperti sumber suku cadang yang digunakan atau tanggal dan lokasi produksi – dalam kelompok produk yang lebih besar.

Pengelompokan tersebut memudahkan untuk melacak produk yang cacat atau produk yang secara bersamaan mendekati tanggal kedaluwarsa, misalnya. Produk masih mendapatkan nomor SKU, tetapi juga nomor lot atau batch.

Ketika batch tracking digunakan, bisnis dapat mencatat detail yang tepat tentang item yang dapat dijual: bahan yang digunakan, lokasi perakitan, tanggal produk diterima, tanggal kedaluwarsa, dll.

Informasi tersebut dapat dilacak melalui nomor batch, dan dengan pencatatan yang baik dapat diakses bahkan ketika produk berada di tangan pelanggan.

Ketika produk didaftarkan oleh pemiliknya, informasi batch, yang dikombinasikan dengan informasi pendaftaran, bisa sangat menyederhanakan komunikasi jika ada cacat atau recall di kemudian hari.

Baca juga: Perencanaan Kapasitas: Pengertian, Jenis, Manfaat, dan Tipsnya

Mengapa Batch Tracking Penting bagi Bisnis?

Pentingnya batch tracking dan bagaimana hal ini memecahkan tantangan manajemen inventaris terletak pada nilai informasi yang diberikannya, dalam bentuk kemampuan untuk melacak sumber komponen dan karakteristik produksi produk dalam inventaris bisnis, bersama dengan distribusi produk jadi selanjutnya.

Untuk mengilustrasikan nilai informasi tersebut, misalkan pelanggan menerima barang yang cacat dan menghubungi perusahaan, meminta penukaran atau pengembalian dana.

Dengan batch tracking, mudah untuk mengetahui di mana produk tersebut bersumber atau diproduksi dan bahan apa yang digunakan untuk memproduksinya.

Produk yang tersisa dari batch yang sama dapat diperiksa untuk kontrol kualitas, dan perusahaan kemudian dapat menghapus produk yang cacat atau kedaluwarsa dari peredaran sebelum mencapai pelanggan lain.

Selanjutnya, perusahaan dapat menganalisis semua permintaan penukaran/pengembalian dana tersebut untuk menentukan tingkat pengembalian pada batch tertentu; jika mereka menemukan batch yang buruk, analisis lebih lanjut dapat mengidentifikasi sumber masalahnya, sehingga mencegah lebih banyak produk yang salah diproduksi.

Dukungan pelanggan juga mendapat manfaat dari batch tracking, karena informasi tentang lot barang dapat membantu perwakilan menjawab pertanyaan pelanggan.

Mengetahui bahwa suatu produk berasal dari batch yang tidak memadai juga mempercepat proses pengembalian/pengembalian dana, sehingga membuat pengalaman menjadi lebih mudah bagi pelanggan dan bisnis.

Batch tracking sangat penting bagi bisnis yang menjual barang yang mudah rusak, karena dukungannya terhadap beberapa strategi pengurutan inventaris, yang paling populer adalah FIFO, LIFO, dan FEFO.

Baca juga: Batch Picking: Pengertian, Cara Kerja, Manfaat, dan Contohnya

Bisnis Apa yang Perlu Menggunakan Batch Tracking?

Batch tracking bukanlah persyaratan untuk semua bisnis, meskipun sebagian besar operasi inventaris manufaktur, distribusi, dan ritel dapat memperoleh manfaat darinya.

Namun, untuk tujuan kepatuhan dan keamanan, batch tracking sangat diperlukan untuk beberapa industri, termasuk:

Makanan dan minuman

Bahkan makanan yang tidak mudah rusak seperti makanan kaleng atau makanan yang dapat disimpan di rak memiliki tanggal kedaluwarsa.

Meskipun beberapa masih aman untuk dikonsumsi, makanan tersebut tidak boleh dijual setelah tanggal “best by“.

Barang-barang yang mudah rusak seperti produk susu atau daging segar, buah-buahan dan sayuran berada di bawah aturan yang lebih ketat, dan industri makanan mengandalkan batch tracking untuk memastikan keamanan pelanggan.

Serupa dengan industri makanan, produsen dan distributor minuman melacak batch produk mereka untuk memantau tanggal kedaluwarsa atau menarik batch yang terkontaminasi dari pasar.

Misalnya, pada pertengahan tahun 2021, wabah Listeria monocytogenes memaksa hampir 4 juta kilogram ayam dilacak dan di recall. Berkat batch tracking, Layanan Keamanan dan Inspeksi Pangan (FSIS) Departemen Pertanian AS dapat memeriksa ulang informasi yang dikumpulkan dari orang yang sakit dengan data yang tercatat dari batch ayam yang dimasak.

FSIS mengidentifikasi lot yang tepat untuk ditarik dari pasar, serta fasilitas tempat produksinya.

Hal ini menyelamatkan pelanggan tambahan dari potensi bahaya dan membantu perusahaan kembali mematuhi peraturan dengan lebih cepat, sehingga dapat kembali menjual ayam yang aman.

Baca juga: Mind Mapping: Pengertian, Manfaat, Jenis, Contoh, dan Cara Membuatnya

Kesehatan dan kebugaran

Obat-obatan, alat pelindung diri (APD), produk kosmetik, suplemen, dan alat kesehatan semuanya memiliki seperangkat aturan kepatuhan yang harus mereka ikuti.

Misalnya, semua bahan tambahan warna pada kosmetik harus disetujui oleh Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM).

Batch tracking memastikan kepatuhan setiap batch sebelum masing-masing item sampai ke tangan pelanggan dan membantu melacak produk yang berpotensi berbahaya dengan lebih cepat jika perlu dilakukan penarikan.

Produk yang berasal dari bahan organik

Tanggal kedaluwarsa biasanya diperlukan jika bahan baku organik digunakan dalam pembuatan produk, seperti pigmen cat dan karet alam.

Batch tracking digunakan untuk memantau tanggal kedaluwarsa dan mencegah penjualan stok yang sudah tua. Cat berbasis minyak, misalnya, mengandung senyawa organik tingkat tinggi yang membatasi masa simpannya hingga sekitar dua tahun.

Ketertelusuran produk secara menyeluruh yang dibuka oleh batch tracking berguna untuk sebagian besar industri yang memproduksi atau mendistribusikan barang manufaktur.

Keamanan dan kontrol kualitas biasanya menjadi perhatian utama. Dalam produk elektronik, batch dengan baterai yang cacat mungkin perlu ditarik kembali.

Suku cadang dalam batch kendaraan tertentu mungkin perlu diganti untuk menghindari penarikan kendaraan dari pasar.

Batch tracking memungkinkan perusahaan untuk secara proaktif melacak dan menarik produk yang berpotensi berisiko dari pasar dan mengingatkan pelanggan yang membeli barang dari lot yang tidak memadai.

Baca juga: Takt Time: Pengertian, Manfaat, Cara Hitung, dan Contohnya

Manfaat Batch Tracking

Manfaat utama batch tracking berasal dari kemampuan penelusuran dari ujung ke ujung yang dimungkinkan.

Ketika bisnis memantau kualitas dan masa simpan produk mereka mulai dari bahan mentah hingga purnajual, mereka mendapatkan berbagai manfaat. Di antaranya:

Keamanan dan regulasi

Batch tracking merupakan pusat pemantauan inventaris untuk kontrol kualitas dan keamanan karena, ketika ditemukan masalah, semua item dalam lot terkait dapat ditunjukkan dengan cepat dan efisien.

Pelacakan tanggal kedaluwarsa

Data tanggal kedaluwarsa digunakan dalam strategi pengurutan pengiriman, serta untuk pemasaran dan promosi.

Batch tracking memudahkan untuk menetapkan tanggal kedaluwarsa untuk seluruh lot, alih-alih item individual, dan kemudian melacak stok yang akan segera kedaluwarsa sehingga, misalnya, promosi dapat diluncurkan untuk mempercepat penjualan.

Pengurutan inventaris otomatis

Dengan batch tracking, bisnis dapat mengatur strategi pengurutan inventaris otomatis seperti FIFO atau FEFO. Hal ini memaksimalkan nilai inventaris dengan meminimalkan potensi pemborosan.

Proses recall yang lebih lancar

Meskipun tidak ada yang ingin melakukan recall atau menarik produk dari pasar, melakukan hal tersebut sebelum masalah yang lebih besar muncul sangat penting untuk kepuasan pelanggan jangka panjang.

Ketika kebutuhan untuk penarikan muncul, perangkat lunak batch tracking dapat membantu bisnis dengan lebih cepat mengirimkan pesan yang sesuai ke rantai pasokan dan pelanggan yang terdampak.

Baca juga: Metode Analisis Persediaan atau Inventory Analysis, KPI, dan Tipsnya

Peningkatan kualitas produk

Ketika Anda mengetahui bahan apa saja yang digunakan untuk menghasilkan produk yang unggul, Anda dapat terus memesan dari pemasok terbaik dan menghindari pemasok yang memasok bahan yang tidak memadai.

Hal ini akan menghasilkan produk dengan kualitas yang lebih baik secara keseluruhan, meningkatkan kepuasan pelanggan dan meningkatkan pendapatan.

Rantai pasokan yang lebih baik

Kemampuan yang sama untuk mengidentifikasi batch unggul yang mengarah pada peningkatan kualitas produk juga dapat meningkatkan rantai pasokan Anda.

Batch tracking membantu pemilik bisnis mengidentifikasi dan bertransaksi lebih banyak bisnis dengan vendor terbaik dan paling efisien.

Pengurangan biaya

batch tracking mendukung keputusan dengan informasi yang lebih baik yang dapat menghemat biaya.

Dengan mengetahui waktu terbaik untuk menjual batch produk berdasarkan masa simpannya, Anda dapat menghindari stok yang menua melebihi tanggal jualnya.

Demikian juga, mengetahui kapan harus menarik kembali produk untuk menghindari biaya pengiriman pengganti dan potensi biaya hukum.

Lebih sedikit kesalahan akuntansi

Proses otomatis yang dimungkinkan oleh software akuntansi yang memiliki fitur batch tracking mengurangi kesalahan akuntansi atau kesalahan interpretasi data.

Visibilitas yang lebih baik memudahkan untuk memantau lokasi semua item dalam satu batch untuk menentukan apakah item tersebut masih dalam inventaris, dalam perjalanan, atau sudah terjual.

Belum menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur manajemen persediaan yang lengkap? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Biaya Persediaan (Inventory Costing): Pengertian, Metode dan Contohnya

Strategi Batch Tracking dalam Manajemen Persediaan

Juga dikenal sebagai pengurutan pengiriman atau fulfillment, FIFO, LIFO, dan FEFO adalah strategi manajemen inventaris yang paling umum yang dimungkinkan oleh batch tracking.

Artinya, dengan memantau masa simpan dan tanggal kedaluwarsa suatu batch, bisnis dapat membuat pengurutan otomatis untuk memindahkan inventaris mereka.

FIFO

Dengan pendekatan masuk pertama, keluar pertama, inventaris dengan umur tertua selalu dijual terlebih dahulu.

Berguna untuk perusahaan yang menjual produk yang bergerak cepat dan/atau produk makanan, strategi ini adalah yang paling terkenal – dan biasanya merupakan metode standar bisnis untuk pengendalian stok.

FIFO memastikan bahwa tidak ada produk yang berada di inventaris terlalu lama, terlepas dari umur simpan atau tanggal kedaluwarsa.

LIFO

Ketika produk tidak memiliki tanggal kedaluwarsa alami, Anda dapat memindahkan barang yang paling baru diproduksi atau diperoleh terlebih dahulu.

Namun strategi last in, first out ini jarang digunakan, dan biasanya hanya jika tidak ada cara – atau tidak ada cara yang mudah – untuk mengakses barang yang lebih lama tanpa memindahkan produk baru terlebih dahulu.

Contohnya: barang yang dapat ditumpuk seperti barang dalam kotak atau balok konstruksi; produk yang dijual dalam jumlah besar dan disimpan dalam tumpukan seperti pasir; atau produk yang disimpan di ruang bawah tanah atau kontainer yang hanya dapat diakses dari satu sisi.

Penting untuk dicatat bahwa meskipun LIFO hanya dapat digunakan di AS, metode ini dilarang di bawah Standar Pelaporan Keuangan Internasional (IFRS) termasuk di Indonesia.

Baca juga: Fifo, Lifo dan Average: Pengertian Lengkap dan Perbedaannya

FEFO

Untuk produk dengan tanggal kedaluwarsa yang jelas, beberapa perusahaan menggunakan FEFO, atau yang pertama kedaluwarsa, pertama keluar.

Terlepas dari kapan produk tersebut diproduksi atau diperoleh, produk dengan tanggal kedaluwarsa yang paling dekat dengan tanggal pembelian akan dijual, dikonsumsi, atau dibuang terlebih dahulu.

FEFO lebih disukai daripada FIFO untuk barang yang mudah rusak seperti buah segar, daging, dan produk susu.

Sebagai catatan, tanggal produksi dan tanggal kedaluwarsa tidak selalu sejalan – kesegaran bahan, misalnya, dapat menyebabkan tanggal kedaluwarsa dari batch kedua mendahului tanggal kedaluwarsa dari batch yang diproduksi lebih awal.

Sebagai contoh, misalkan produsen makanan kaleng menggunakan buncis yang lebih tua dalam batch yang dibuat minggu ini, tetapi menggunakan bahan-bahan yang jauh lebih segar pada batch minggu lalu.

Itu berarti bahwa batch minggu ini mungkin memerlukan tanggal kedaluwarsa yang lebih awal, meskipun diproduksi kemudian.

Dalam hal ini, jika FIFO digunakan sebagai pengganti FEFO, makanan kaleng dengan masa simpan yang lebih pendek akan disimpan lebih lama di gudang dan berpotensi melewati tanggal jualnya.

Meskipun ini adalah strategi pengurutan inventaris batch yang paling dikenal luas, ada beberapa strategi lain yang mempertimbangkan faktor tambahan.

Beberapa perusahaan, misalnya, lebih memilih first expiry, minimum available lifetime (FEMAL), yang memindahkan produk berdasarkan tanggal kedaluwarsa, seperti FEFO, tetapi untuk produk dengan kedaluwarsa yang sama, ia memilih produk dengan masa pakai yang paling pendek terlebih dahulu, selama masa pakai yang tersisa lebih besar dari “margin kedaluwarsa” minimum yang dihitung.

Sementara itu, FESAL – first expiry, shortest ambient lifetime – mempertimbangkan perubahan suhu yang dapat memperpendek sisa masa pakai produk.

Produk juga dapat diurutkan melalui strategi lowest in, first out (LOFO), atau berdasarkan highest in, first out (HIFO). LOFO dan HIFO mempertimbangkan fluktuasi harga.

Namun, strategi alternatif ini jarang digunakan, dan hanya dalam situasi yang sangat terbatas.

Aturan praktis yang biasa digunakan adalah menggunakan FIFO untuk produk yang bergerak cepat, FEFO untuk produk yang mudah rusak, dan LIFO ketika struktur penyimpanan tidak memungkinkan akses ke produk yang lebih tua.

Baca juga: Inventory Plan (Recana Persediaan): Proses dan Analisanya

Cara Mengatur Nomor Batch

Nomor batch (atau lot) adalah kode unik yang digunakan untuk mengidentifikasi kumpulan produk tertentu.

Jangan bingung dengan SKU – yang mengidentifikasi masing-masing produk dalam inventaris – nomor batch diberikan kepada semua produk yang berasal dari produsen yang sama pada tanggal yang sama, dibuat dengan bahan yang sama.

Jadi, jika muncul masalah dengan suatu item, bisnis dapat menggunakan nomor batch item tersebut untuk menyelidiki sumber masalah dan, jika perlu, menarik seluruh batch dari pasar.

Selain dari kebutuhan untuk menjadi unik, sebenarnya tidak ada aturan pasti untuk menentukan nomor batch.

Bisnis dapat memasukkan sebanyak atau sesedikit mungkin informasi yang mereka anggap sesuai. Berikut adalah beberapa pertimbangan utama untuk menetapkan nomor batch:

Tetapkan nomor

Satu-satunya cara agar bisnis dapat melacak batch tertentu secara akurat adalah dengan menetapkan nomor unik untuk setiap batch.

Persyaratan utama saat menetapkan nomor batch adalah memastikan tidak ada nomor yang duplikat dan kode tersebut dapat dipahami oleh semua orang yang relevan di dalam perusahaan.

Cantumkan tanggal pembuatan

Jika penting, tanggal dapat dimasukkan ke dalam nomor batch sehingga pekerja dapat mengidentifikasi berapa lama usia produk hanya dengan melihat kodenya.

Pertimbangkan tanggal kedaluwarsa

Jika sesuai, tanggal kedaluwarsa juga dapat dimasukkan ke dalam nomor batch.

Pertimbangkan karakteristik lainnya

Informasi tambahan, seperti bahan yang digunakan atau warna, juga dapat dicantumkan dalam nomor batch.

Buatlah deskripsi yang terperinci

Untuk setiap nomor batch yang unik, sistem manajemen inventaris Anda harus menyimpan catatan semua informasi yang sesuai tentang pemasok, bahan, dan lokasi yang terkait dengan setiap batch. Inilah yang menciptakan penelusuran dari ujung ke ujung.

Baca juga: Siklus Persediaan dan Pergudangan: Pengertian dan Cara Auditnya

Contoh Kasus

Untuk mengilustrasikan bagaimana cara membuat nomor batch ini, berikut ini adalah cara PT ABC yang memproduksi makanan kaleng untuk memberikan nomor batch.

PT ABC memulai setiap nomor batch dengan awalan dua digit yang mengidentifikasi rasa batch: 01 untuk rasa ayam bawang, 02 untuk ikan asap bawang putih, 03 untuk ayam semur… hingga 36 untuk makanan rasa gulai sapi.

Kemudian ada tujuh digit lagi yang mewakili tahun, tanggal kalender saat batch dibuat, dan dari batch mana hari itu dibuat.

Tanggal digunakan untuk nomor batch karena tidak memerlukan huruf apa pun.

Jadi, kode batch untuk batch keempat produk rasa ayam bawang yang dibuat pada 20 Oktober 2021 adalah 01-2129304; batch pertama makanan rasa ayam semur yang dibuat pada 10 Juni 2022 akan diberi kode 03-2216101.

Secara terpisah, PT ABC menyimpan catatan terperinci tentang nomor lot untuk semua bahan yang digunakan untuk membuat setiap batch dan menyimpan catatan tersebut sesuai dengan nomor batch.

Dan karena perusahaan mencantumkan tanggal “best by” yang terpisah pada setiap kontainer, perusahaan tidak memasukkan tanggal kedaluwarsa dalam nomor batch-nya.

Baca juga: Mengenal Berbagai Jenis Persediaan dalam Banyak Bisnis

Buat Batch Tracking Menjadi Mudah dengan Sistem Manajemen Persediaan

Meskipun memungkinkan bagi bisnis kecil untuk menetapkan nomor batch secara manual dan melacaknya sampai batas tertentu, software manajemen persediaan dan rantai pasokan sangat menyederhanakan prosesnya, menghemat waktu dan mengurangi kemungkinan kesalahan manusia.

Software akuntansi Kledo mengotomatiskan pelacakan inventaris dan meningkatkan ketertelusuran semua produk dengan penelusuran lot dan serial.

Dengan software akuntansi Kledo, bisnis dapat melacak inventaris dari pemasok dan bahan mentah hingga purnajual, serta melacak jumlah dan biaya setiap batch untuk tujuan transparansi dan pajak.

Anda juga bisa mencatat semua produk dengan lebih mudah karena Kledo sudah mendukung penggunaan barcode scanner dalam proses pencatatan inventaris.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.

Baca juga: Valuasi Persediaan: Pengertian, Metode, dan Contoh Penghitungannya

Kesimpulan

Meskipun ini merupakan persyaratan hukum hanya untuk beberapa industri, batch tracking menawarkan manfaat bagi sebagian besar organisasi.

Batch tracking meningkatkan visibilitas dan presisi pada manajemen persediaan, meningkatkan keamanan dan kontrol kualitas, serta menyediakan sarana untuk mengelola berbagai strategi pengurutan inventaris – seperti FIFO, LIFO, dan FEFO – yang membantu perusahaan menghindari kehilangan stok yang sudah terlalu lama untuk dijual.

Secara tidak langsung, batch tracking juga dapat membantu perusahaan mempertahankan atau meningkatkan kepuasan pelanggan dan bahkan meningkatkan kualitas produk.

Meskipun batch tracking secara manual dapat dilakukan, software manajemen persediaan yang baik diperlukan agar bisnis dapat memperoleh manfaat yang maksimal.