Dalam menjalankan bisnis, tidak semua transaksi selalu disertai bukti pembayaran seperti nota, kuitansi, atau bukti transfer.
Ada transaksi tertentu yang tetap perlu dicatat dalam pembukuan meskipun tidak terjadi penerimaan atau pengeluaran kas secara langsung, seperti penyusutan aset, koreksi kesalahan pencatatan, dan penyesuaian beban.
Agar transaksi tersebut tetap memiliki dasar pencatatan yang jelas, perusahaan dapat menggunakan bukti memorial.
Artikel ini akan membahas pengertian, contoh, hingga cara membuat bukti memorial yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.
Apa Itu Bukti Memorial?
Bukti memorial adalah dokumen internal perusahaan yang digunakan sebagai dasar pencatatan transaksi tertentu ke dalam pembukuan.
Dokumen ini membantu menjelaskan transaksi yang tidak memiliki bukti transaksi kas seperti kuitansi atau bukti pembayaran.
Contohnya, bisnis mencatat penyusutan peralatan sebesar Rp1 juta. Tidak ada uang yang berpindah saat penyusutan, tetapi transaksi tersebut tetap harus dibukukan.
Nah, bukti memorial dapat digunakan untuk mendokumentasikan pencatatan tersebut.
Bukti memorial berkaitan dengan jurnal memorial, tetapi keduanya berbeda. Bukti memorial merupakan dokumen pendukung, sedangkan jurnal memorial merupakan pencatatan transaksi dalam jurnal berdasarkan informasi dari dokumen tersebut.
Kapan Bukti Memorial Digunakan?
Anda dapat menggunakan bukti memorial saat ada transaksi yang perlu dicatat tetapi tidak memiliki bukti kas masuk atau kas keluar.
Beberapa contohnya adalah:
- Penyesuaian akuntansi, seperti mencatat penyusutan aset atau beban yang masih harus dibayar.
- Koreksi pencatatan, ketika terdapat kesalahan pada transaksi yang sudah dibukukan.
- Transaksi nonkas, yaitu transaksi yang memengaruhi akun tetapi tidak melibatkan perpindahan kas secara langsung.
- Pencatatan internal, ketika perusahaan membutuhkan dokumen untuk menjelaskan dasar suatu pencatatan.
Baca Juga: Bukti Kas Masuk: Pembahasan Lengkap dan Cara Penjurnalannya
Apa Manfaat Bukti Memorial bagi Perusahaan?
Bukti memorial membantu memastikan transaksi yang tidak memiliki bukti kas tetap terdokumentasi dengan baik.
Beberapa manfaat lainnya adalah:
- Mendokumentasikan transaksi internal sehingga setiap pencatatan memiliki bukti yang jelas.
- Memperjelas dasar pencatatan dengan mencantumkan alasan, nominal, dan akun yang terpengaruh.
- Mendukung proses verifikasi karena pencatatan dapat diperiksa dan disetujui oleh pihak yang berwenang.
- Memudahkan pemeriksaan dokumen ketika bisnis perlu menelusuri kembali transaksi tertentu.
- Menjaga kelengkapan arsip akuntansi sehingga dokumen pendukung pembukuan tersimpan secara lebih teratur.
Dengan arsip bukti memorial yang rapi, Anda bisa memahami mengapa suatu transaksi terjadi dan bagaimana pencatatan tersebut dilakukan.
Baca Juga: Bukti Pembayaran: Pengertian, Manfaat dan Download Contohnya
Bagaimana Bentuk Bukti Memorial?
Bentuk bukti memorial pada dasarnya cukup sederhana dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing bisnis.
Yang penting, dokumen tersebut memuat informasi yang menjelaskan transaksi serta pencatatan debit dan kreditnya.
Informasi yang bisa tercantum dalam bukti memorial sebagai berikut:
| Informasi | Fungsi |
|---|---|
| Nomor bukti memorial | Mengidentifikasi dokumen |
| Tanggal | Menunjukkan waktu transaksi |
| Keterangan | Menjelaskan alasan pencatatan |
| Akun | Menunjukkan akun yang terpengaruh |
| Debit | Mencatat nilai pada sisi debit |
| Kredit | Mencatat nilai pada sisi kredit |
| Dokumen pendukung | Memperkuat dasar transaksi |
| Dibuat oleh | Menunjukkan penyusun dokumen |
| Diperiksa oleh | Menunjukkan proses verifikasi |
| Disetujui oleh | Menunjukkan pihak yang memberikan otorisasi |
Berikut contoh format bukti memorial yang dapat digunakan sebagai acuan:
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| Beban Penyusutan Peralatan | Rp1.000.000 | — |
| Akumulasi Penyusutan Peralatan | — | Rp1.000.000 |
| Total | Rp1.000.000 | Rp1.000.000 |
Format tersebut dapat diubah sesuai kebutuhan bisnis. Misalnya, Anda dapat menambahkan dokumen pendukung, departemen, proyek, atau kolom catatan jika diperlukan.
Yang terpenting, bukti memorial dapat menunjukkan transaksi apa yang dicatat, kapan pencatatan dilakukan, akun yang terpengaruh, nilai debit dan kredit, serta pihak yang bertanggung jawab atas pencatatan tersebut.
Baca Juga: Cara Mencatat Transaksi Harian di Buku Kas
Apa Contoh Bukti Memorial?
Bukti memorial dapat digunakan untuk berbagai transaksi yang tidak disertai arus kas langsung. Berikut beberapa contoh yang umum ditemukan dalam pembukuan bisnis.
Contoh Bukti Memorial Penyusutan Aset Tetap
Misalnya, bisnis memiliki peralatan senilai Rp12 juta yang disusutkan Rp1 juta per bulan. Bukti memorial dapat mencantumkan:
- Identitas aset: Peralatan produksi.
- Dasar perhitungan: Metode garis lurus dengan masa manfaat 1 tahun.
- Nilai penyusutan: Rp1.000.000.
- Akun: Beban Penyusutan dan Akumulasi Penyusutan.
Dengan informasi ini, pencatatan penyusutan memiliki dasar yang jelas dan dapat diperiksa kembali.
Contoh Bukti Memorial Koreksi Kesalahan Pencatatan
Misalnya, pembelian perlengkapan Rp2 juta sebelumnya tercatat sebagai beban operasional. Bukti memorial koreksi dapat memuat:
- Kesalahan yang ditemukan: Transaksi dicatat pada akun yang tidak sesuai.
- Pencatatan yang perlu diperbaiki: Memindahkan pencatatan ke akun perlengkapan.
- Alasan koreksi: Menyesuaikan pencatatan dengan jenis transaksi sebenarnya.
- Persetujuan koreksi: Pihak yang memeriksa dan menyetujui koreksi.
Contoh Bukti Memorial Penyesuaian Beban
Contohnya, bisnis sudah menggunakan jasa listrik selama September tetapi tagihannya baru akan dibayar pada Oktober. Bukti memorial dapat mencantumkan:
- Beban yang masih harus dibayar: Beban listrik.
- Periode transaksi: September 2026.
- Nilai penyesuaian: Rp3 juta.
- Dokumen pendukung: Estimasi tagihan atau dokumen terkait penggunaan listrik.
Contoh Bukti Memorial Penghapusan Piutang
Jika terdapat piutang pelanggan yang tidak dapat ditagih dan memenuhi kebijakan penghapusan perusahaan, bukti memorial dapat berisi:
- Identitas piutang: Nama pelanggan dan nomor transaksi.
- Nilai piutang: Rp2 juta.
- Alasan penghapusan: Piutang tidak tertagih berdasarkan hasil peninjauan.
- Otorisasi penghapusan: Persetujuan pihak yang berwenang.
Dengan mencatat alasan dan dasar penghapusan secara jelas, bisnis memiliki dokumentasi yang lebih rapi ketika melakukan pemeriksaan atas piutang.
Baca Juga: Bukti Transaksi Internal dan Eksternal: Pengertian dan Contohnya
Bagaimana Cara Membuat Bukti Memorial?
Membuat bukti memorial tidak harus rumit. Yang penting, dokumen dapat menjelaskan transaksi, alasan pencatatan, akun yang terpengaruh, dan pihak yang bertanggung jawab. Berikut langkah sederhananya:
- Identifikasi transaksi yang perlu dibuatkan bukti memorial, misalnya penyusutan, koreksi, atau penyesuaian beban.
- Kumpulkan dokumen pendukung yang berkaitan dengan transaksi, seperti perhitungan penyusutan atau dokumen tagihan.
- Tulis tanggal dan nomor dokumen agar bukti memorial mudah diidentifikasi dan ditelusuri.
- Jelaskan alasan transaksi secara singkat dan spesifik agar pihak lain memahami dasar pencatatannya.
- Cantumkan akun yang terpengaruh, termasuk akun debit dan kredit.
- Masukkan nominal transaksi dan pastikan total debit sama dengan total kredit.
- Lengkapi kolom pembuat, pemeriksa, dan penyetuju sesuai alur otorisasi di bisnis.
- Simpan bukti memorial sebagai arsip bersama dokumen pendukung agar mudah ditemukan saat diperlukan.
Baca Juga: Bukti Kas Keluar: Tujuan, Fungsi, Jenis, dan Bedanya dengan Bukti Kas Masuk
Apa Perbedaan Bukti Memorial dan Jurnal Memorial?
Meskipun namanya mirip, bukti memorial dan jurnal memorial memiliki fungsi yang berbeda. Bukti memorial merupakan dokumen yang mendasari pencatatan, sedangkan jurnal memorial digunakan untuk mencatat transaksi tersebut dalam pembukuan.
| Aspek | Bukti Memorial | Jurnal Memorial |
|---|---|---|
| Bentuk | Dokumen atau formulir | Catatan jurnal |
| Fungsi | Mendokumentasikan dasar transaksi | Mencatat transaksi secara akuntansi |
| Isi | Informasi transaksi dan otorisasi | Akun, debit, kredit, dan keterangan |
| Penggunaan | Dokumen sumber/internal | Proses pencatatan akuntansi |
Contohnya, saat bisnis melakukan penyusutan aset, bukti memorial menjelaskan aset yang disusutkan, dasar perhitungan, dan nilai penyusutannya.
Informasi tersebut kemudian digunakan untuk membuat jurnal memorial yang mencatat beban penyusutan dan akumulasi penyusutan.
Baca Juga: Jurnal Penyusutan: Pengertian, Metode, dan Contohnya
Apa Perbedaan Bukti Memorial dengan Bukti Transaksi Lain?
Perbedaan utamanya terletak pada jenis transaksi yang didokumentasikan. Bukti memorial umumnya digunakan untuk transaksi internal atau transaksi yang tidak secara langsung melibatkan penerimaan maupun pengeluaran kas.
Bukti Memorial vs Bukti Kas Masuk
Bukti kas masuk digunakan untuk mendokumentasikan penerimaan uang oleh bisnis, misalnya pembayaran dari pelanggan.
Sementara itu, bukti memorial digunakan untuk transaksi yang tidak menghasilkan penerimaan kas secara langsung, seperti pencatatan penyusutan atau koreksi transaksi.
Bukti Memorial vs Bukti Kas Keluar
Bukti kas keluar menjadi dokumen atas pengeluaran uang bisnis, seperti pembayaran kepada pemasok atau pembayaran biaya operasional.
Sebaliknya, bukti memorial dapat digunakan ketika pencatatan tidak disertai pengeluaran kas secara langsung, misalnya penyesuaian beban yang masih harus dibayar.
Bukti Memorial vs Faktur
Faktur merupakan dokumen yang berkaitan dengan transaksi penjualan atau pembelian dan biasanya memuat informasi barang atau jasa, jumlah, harga, serta pihak yang bertransaksi.
Bukti memorial lebih berfokus pada dokumentasi transaksi atau penyesuaian internal sebagai dasar pencatatan akuntansi.
Bukti Memorial vs Nota
Nota umumnya digunakan sebagai bukti transaksi pembelian atau penjualan, terutama pada transaksi bisnis sehari-hari.
Sementara itu, bukti memorial dibuat untuk mendokumentasikan transaksi tertentu yang membutuhkan pencatatan internal tetapi tidak selalu memiliki nota atau bukti transaksi seperti pembelian maupun penjualan.
Baca Juga: Ini Cara Menganalisis Bukti Transaksi Akuntansi, Valid!
Kesimpulan
Bukti memorial membantu bisnis mendokumentasikan transaksi internal, penyesuaian, maupun koreksi yang tidak selalu memiliki bukti transaksi seperti kuitansi atau nota. Dengan arsip yang rapi, pencatatan keuangan menjadi lebih mudah ditelusuri dan diperiksa.
Namun, semakin banyak transaksi bisnis, semakin sulit jika seluruh pencatatan dilakukan secara manual.
Menggunakan software akuntansi seperti Kledo dapat membantu Anda mencatat transaksi, mengelola pembukuan, dan menghasilkan laporan keuangan dalam satu sistem sehingga pengelolaan keuangan menjadi lebih praktis.
Coba Kledo lewat tautan ini untuk pencatatan transaksi bisnis yang lebih baik.
- Contoh Bukti Memorial Akuntansi dan Cara Membuatnya - 8 September 2026
- Jenis Model Pendapatan Berulang dan Cara Mengelolanya - 8 September 2026
- Contoh Laporan Perubahan Modal dan Cara Membacanya - 8 September 2026