Purchasing Order: Contoh dan Template yang Bisa Didownload

Sebagai seorang pebisnis, pernah nggak sih Kawan Kledo mengalami kesulitan menemukan supplier yang tepat untuk bisnis Kawan Kledo?

Belum lagi harga yang berubah-ubah membuat bisnis Kawan Kledo terancam merugi. Adanya perubahan harga ini membuat Kawan Kledo kesulitan membandingkan harga.

Permasalahan seperti ini sebenarnya sering dialami oleh pebisnis, khususnya pebisnis pemula. Sebagian besar penyebabnya adalah tidak membuat purchasing order saat membeli produk ke supplier.

Nah, jangan-jangan Kawan Kledo termasuk salah satu orang yang tidak membuat purchasing order atau malah nggak tahu apa itu purchasing order. Jadi, apa sih sebenarnya purchasing order itu?

Artikel ini akan membahas pengertian, contoh, jenis, perbedaan purchasing order dengan dokumen lain, hingga template yang bisa Anda unduh.

Pengertian Purchasing Order

Purchasing order (PO) adalah dokumen yang mengikat secara hukum yang diterbitkan oleh pembeli untuk penjual.

Kawan Kledo pasti pernah berbelanja di situs e-commerce kan? Jika ya, Anda pasti tahu fitur keranjang belanja. Nah, PO mirip seperti itu.

Pada dasarnya, purchase order mirip adalah daftar barang yang ingin Anda beli. Dokumen ini mencantumkan informasi seperti:

• Detail pesanan (termasuk jumlah dan jenis produk yang dibutuhkan pembeli)
• Syarat pembayaran dan detail pengiriman

Singkatnya, purchase order memberikan penjelasan mengenai kesepakatan di awal, sehingga kedua belah pihak tahu pasti apa yang mereka harapkan dari transaksi ini.

Purchase order berfungsi sebagai kontrak antara pembeli dan penjual. Dengan mengajukan pesanan, pembeli berkomitmen untuk membeli barang atau jasa sesuai jumlah yang disepakati.

Baca Juga: Apa itu PO? Berikut Pengertian Lengkap & Perbedaannya dengan Invoice

Manfaat Purchasing Order Bagi Pembeli dan Penjual

Purchasing order mungkin akan membuat pemesanan lebih ribet dibandingkan ketika pesan secara langsung.

Namun dengan adanya purchasing order ini, pemesanan akan jauh lebih aman dari penipuan dan pembeli bisa memastikan ketersediaan barang dengan harga yang diinginkan.

Berikut manfaat purchasing order bagi pembeli dan penjual, yang harus Kawan Kledo ketahui sebagai pemilik bisnis:

Bagi pembeli:

• Melacak persediaan dan riwayat pembelian dengan lebih efisien.
• Memesan barang terlebih dahulu tanpa harus melakukan pembayaran langsung.
• Membantu mengelola anggaran dengan memastikan pembelian sesuai dengan dana yang tersedia.

Bagi penjual:

• Menyederhanakan manajemen persediaan dan memantau pesanan berulang.
• Memberikan perlindungan hukum serta memastikan pembeli berkomitmen melakukan pembayaran setelah pesanan dipenuhi.
• Membangun hubungan yang lebih baik dengan pelanggan melalui informasi pesanan yang lebih rinci dan terdokumentasi dengan baik.

Baca juga: Apa Fungsi Purchase Order untuk Bisnismu?

Komponen yang Harus Ada Dalam Purchasing Order

Meskipun ada banyak jenis purchasing order yang tersedia, komponen utama dari sebuah PO adalah sebagai berikut:

• Informasi pembeli: Nama resmi, alamat, dan detail kontak perusahaan Anda, yaitu perusahaan yang menerbitkan purchase order.
• Nomor PO: Nomor unik sebagai pengenal purchase order untuk memudahkan pelacakan.
• Tanggal pesanan: Tanggal saat pesanan dibuat.
• Tanggal pengiriman atau penyerahan: Tanggal yang diperkirakan penjual untuk mengirimkan barang atau layanan.
• Metode pengiriman: Misalnya melalui darat, laut, atau udara.
• Syarat pengiriman: Ketentuan pengiriman, seperti “Free on Board” (FOB) titik pengiriman atau FOB tujuan, yang menunjukkan kapan penjual memindahkan tanggung jawab dan kepemilikan barang kepada pembeli.
• Informasi vendor: Nama resmi, alamat, dan detail kontak penjual atau pemasok barang dan jasa.
• Alamat pengiriman: Alamat tujuan pengiriman barang.
• Alamat penagihan: Alamat yang digunakan penjual untuk mengirimkan tagihan/invoice.
• Deskripsi item: Rincian produk atau layanan yang dipesan, termasuk pengenal unik atau nomor item, jumlah, harga per unit, dan total biaya.
• Total pesanan: Jumlah total harga pesanan.
• Syarat pembayaran: Ketentuan pembayaran yang disepakati, misalnya net 30 atau net 60.
• Ketentuan diskon: Diskon yang berlaku untuk pesanan.
• Tanda tangan yang berwenang: Tanda tangan dari pihak yang berwenang melakukan pembelian, biasanya dari departemen pengadaan atau pembelian.

Baca Juga: Purchasing Management: Pengertian, Manfaat, Tahapan, dan Tipsnya

Jenis-Jenis Purchasing Order

PO yang Anda gunakan bergantung pada kebutuhan bisnis Anda dan tingkat komitmen dengan pemasok.

Memahami alasan dan waktu yang tepat untuk menggunakan masing-masing jenis PO akan membantu memastikan bahwa purchase order Anda akurat, efisien, dan selaras dengan strategi pembelian.

Berikut adalah empat jenis utama purchase order dan kapan sebaiknya digunakan:

1. Standard Purchase Order (SPO)

SPO adalah jenis pesanan yang paling umum digunakan untuk pembelian sekali, karena memuat detail yang jelas dan terdefinisi.

Dokumen ini mencantumkan spesifikasi seperti jumlah, harga, dan tanggal pengiriman.

Contoh: Anda ingin mengganti kursi di kantor dan memesan 50 kursi kantor dari pemasok furnitur yang harus dikirim dalam 5 hari.

2. Planned Purchase Order (PPO)

PPO mirip dengan SPO, tetapi menggunakan perkiraan jumlah pesanan dan tanggal. PPO membantu bisnis merencanakan dan memproyeksikan pembelian di masa depan.

Dokumen jenis ini ideal ketika Anda sudah tahu produk atau layanan apa yang dibutuhkan tetapi belum memiliki jadwal pengiriman yang pasti.

Contoh: Anda mengelola restoran dan perlu memperkirakan pesanan bulanan untuk bahan makanan segar.

3. Blanket Purchase Order (BPO)

Dikenal juga sebagai standing order, BPO cocok untuk pembelian yang berulang dalam jangka waktu tertentu.

Harga dan ketentuan ditetapkan di awal, tetapi jumlah pasti dan tanggal pengiriman bisa ditentukan kemudian.

Jika bisnis Anda memiliki hubungan berkelanjutan dengan pemasok, BPO dapat menyederhanakan proses purchase order dan memastikan pasokan selalu tersedia.

Contoh: Anda menjalankan perusahaan percetakan yang secara rutin membutuhkan kertas dalam jumlah besar sepanjang tahun.

Daripada membuat banyak pesanan secara terpisah, Anda bisa menggunakan BPO untuk menyederhanakan proses sekaligus membayar biaya dengan jumlah tetap.

4. Contract Purchase Order (CPO)

CPO adalah jenis PO yang paling fleksibel. Dokumen ini menetapkan perjanjian jangka panjang dengan pemasok, tetapi tidak menentukan jumlah pesanan secara pasti di awal.

CPO biasanya digunakan ketika bisnis berencana melakukan beberapa kali pembelian dari pemasok yang sama dalam periode tertentu, tetapi detailnya belum ditentukan.

Contoh: Anda menangani akuntansi perusahaan konstruksi yang bermitra dengan pemasok untuk berbagai proyek pembangunan.

Karena kebutuhan material berbeda-beda setiap proyek, CPO menjaga hubungan tetap berjalan tanpa harus langsung berkomitmen pada jumlah tertentu.

---

Jenis purchase order yang tepat sangat bergantung pada frekuensi pembelian, hubungan dengan pemasok, serta tingkat fleksibilitas yang dibutuhkan.

Memilih jenis PO yang sesuai akan membuat proses pembelian lebih terorganisir, efisien, dan tidak merepotkan.

Baca Juga: Apa itu Open Order? + Istilah Jual Beli Online Lainnya

Perbedaan Purchasing Order dengan Dokumen Lainnya

Purchase Order dan Invoice

Karena purchase order dan invoice sama-sama merupakan dokumen keuangan yang mengikat secara hukum dan dipertukarkan antara penjual serta pembeli, tidak heran jika keduanya sering tertukar.

Keduanya juga saling terhubung, sebab purchase order sering digunakan sebagai acuan untuk membuat invoice, yaitu sebagai referensi barang yang dibeli beserta harganya.

Namun, setiap dokumen digunakan pada tahap yang berbeda dalam proses pembelian, dan juga oleh pihak yang berbeda.

Berikut adalah daftar perbedaan yang perlu Anda ketahui terkait PO dan invoice:

Purchase Order (PO)

• Dibuat oleh pembeli
• Dibuat sebelum pembelian
• Berisi daftar barang yang dibutuhkan
• Memuat rincian pembayaran yang diajukan

Invoice

• Dibuat oleh penjual
• Dibuat setelah pembelian
• Mengonfirmasi barang yang telah dikirimkan
• Meminta pembayaran pada tanggal tertentu

Purchase Order dan Purchase Requisition

Apa itu Purchase Requisition? Setiap kali seorang karyawan perlu membeli barang atau jasa untuk keperluan perusahaan, mereka harus mendapatkan izin terlebih dahulu dari departemen keuangan.

Permintaan izin ini disebut purchase requisition. Pembelian bisa berupa alat tulis kantor, persediaan, bahan untuk produksi, dan sebagainya.

Untuk melakukan sesuatu atas nama perusahaan, karyawan harus memperoleh persetujuan dari pihak yang berwenang terlebih dahulu.

Formulir purchase requisition berfungsi menciptakan jejak audit dan memastikan transparansi dalam seluruh proses.

Purchase Order:

• Menunjukkan bahwa departemen terkait telah menyetujui pembelian material dari vendor.
• Merupakan konfirmasi pesanan yang diberikan oleh kepala departemen.
• Dikirim secara eksternal dari karyawan (perusahaan) kepada vendor.

Purchase Requisition:

• Digunakan untuk memberi tahu departemen terkait bahwa ada kebutuhan akan suatu barang atau material.
• Merupakan dokumen permintaan pembelian yang diajukan oleh karyawan.
• Dikirim secara internal dari satu karyawan ke karyawan lain/departemen terkait.
  

Baca juga: 7 Tips Mengelola Purchase Order Management yang Efektif

Cara Kerja Purchase Order

Berikut adalah tahapan umum dalam proses purchase order beserta poin-poin penting yang perlu Anda perhatikan di setiap langkahnya:

1. Pembeli membuat purchase order

Proses dimulai ketika pembeli menyusun PO dalam sistem procurement berdasarkan purchase requisition dari salah satu departemen perusahaan.

Misalnya, departemen IT mengajukan permintaan pembelian peralatan komputer baru, atau departemen marketing ingin menyewa vendor desain eksternal.

Sebagian besar PO mencantumkan informasi pengiriman, ketentuan diskon dan pembayaran, serta nama dan alamat pembeli maupun penjual.

Setiap PO memiliki nomor unik yang memudahkan pelacakan dan referensi di masa mendatang.

2. Penjual meninjau purchase order

Setelah menerima PO, penjual meninjaunya untuk memastikan semua detail sesuai dengan kemampuan dan persediaan.

Penjual biasanya memeriksa kembali deskripsi item, jumlah, harga, serta jadwal pengiriman.

Jika ada ketidaksesuaian atau masalah, penjual dapat meminta perubahan pada PO atau bahkan menolak pesanan tersebut.

3. Penjual menyetujui atau menolak purchase order

Jika penjual menyetujui ketentuan yang ada, mereka akan memberikan persetujuan formal.

Dalam sistem digital, ini bisa dilakukan dengan menekan tombol “Approve”, sedangkan dalam proses manual bisa berupa tanda tangan di dokumen fisik atau persetujuan tertulis melalui email.

Persetujuan ini menjadikan PO sebagai kontrak yang mengikat secara hukum, mewajibkan penjual untuk menyediakan barang atau layanan sesuai kesepakatan.

Jika ketentuan tidak dapat diterima (misalnya karena stok terbatas atau perbedaan harga), penjual dapat meminta perubahan atau membatalkan pesanan.

4. Penjual membuat invoice

Setelah memenuhi pesanan, penjual membuat invoice yang merinci total biaya, termasuk harga barang atau jasa, pajak yang berlaku, serta biaya pengiriman.

Invoice juga mencantumkan ketentuan pembayaran, misalnya pembayaran segera setelah pengiriman atau dalam jangka waktu tertentu (contoh: net 30).

Biasanya nomor PO ditambahkan ke dalam invoice agar pembeli mudah mencocokkannya dengan detail pesanan.

5. Pembeli mencocokkan invoice dengan purchase order

Setelah menerima invoice, pembeli akan membandingkannya dengan PO asli untuk memastikan kesesuaian barang/jasa yang dipesan serta harga yang disepakati.

Jika terdapat perbedaan, pembeli dan penjual harus menyelesaikan masalah tersebut sebelum invoice disetujui untuk dibayar.

Proses pencocokan ini bisa dilakukan dengan berbagai metode, mulai dari two-way matching (PO dan invoice) hingga four-way matching yang juga melibatkan laporan penerimaan barang dan surat jalan.

6. Pembeli menyetujui atau menolak invoice

Jika invoice sesuai dengan PO dan ketentuannya disetujui, pembeli akan menyetujuinya.

Hal ini menciptakan kewajiban pembayaran yang masuk ke sistem accounts payable automation dan memicu proses pembayaran.

Pada tahap ini, pembeli terikat secara hukum untuk membayar sesuai dengan ketentuan dalam invoice dan PO.

Namun, jika terdapat perbedaan, pembeli berhak menolak invoice dan meminta perbaikan kepada penjual.

Salah satu praktik terbaik dalam manajemen vendor adalah menjaga komunikasi yang jelas antara kedua belah pihak, sehingga penting untuk menyampaikan permasalahan dengan baik agar hubungan kerja tetap terjalin positif.

Baca juga: Kirim Invoice dengan Cara Ini agar Tagihan Segera Dibayar oleh Pelanggan

Contoh Purchasing Order

Ada dua jenis purchasing order yang biasa digunakan oleh pebisnis untuk melakukan pemesanan ke pemasok atau penjual, yaitu PO manual dan PO digital.

Purchasing order manual merupakan PO yang menggunakan kertas dan dikirimkan secara langsung. Sedangkan purchasing order digital merupakan PO yang dibuat dalam bentuk file dan dikirimkan secara online.

Memang, menggunakan purchasing order manual akan terlihat baik-baik saja, namun cara ini sangat tidak efisien.

Sebab, dalam sekali pembelian, banyak dokumen yang harus disertakan seperti rekuisisi, PO, penawaran, goods received note, faktur, dan lainnya.

Dengan menyimpannya dalam bentuk kertas, maka akan memiliki beberapa risiko, seperti rusak atau hilang.

Jika ada permintaan atau pembelian ganda, kemungkinan Kawan Kledo akan kesulitan untuk menemukannya. Kawan Kledo juga bisa kehilangan dokumen tersebut sewaktu-waktu.

Berikut merupakan contoh dari purchasing order manual:

Berbeda dengan purchasing order manual, purchasing order digital merupakan bentuk PO yang telah maju dan mengikuti perkembangan zaman.

Kawan Kledo yang melakukan PO tidak membutuhkan kertas dan juga tidak perlu mengirimkannya secara manual melalui kurir.

Kawan Kledo bisa melakukannya secara cepat dan efisien, pengirimkannya juga sangat cepat tanpe memerlukan kurir.

Selain kemudahan tersebut, dengan purchasing order digital Kawan Kledo juga bisa membuat request for quotation, blanket order, persetujuan pembelian, dan dokumen-dokuman penting lainnya dengan purchasing order digital.

Semua data disimpan secara aman dan Kawan Kledo bisa melacaknya kapanpun Kawan Kledo membutuhkannya.

Berikut contoh purchasing order digital:

Anda bisa membuat purchasing order digital dengan Kledo. Untuk langkah-langkahnya, bisa Anda simak di video ini:

Baca Juga: RFQ (Request for Quotation): Arti, Jenis, Format, dan Manfaatnya

Tips Mengelola Purchase Order

1. Membuat catatan yang akurat

Ada berbagai cara untuk melacak purchase order, salah satunya menggunakan Spreadsheet Excel.

Namun, kelemahannya adalah Anda harus melakukan input data secara manual, dan kemungkinan terjadi kesalahan semakin besar.

Apalagi, jika Anda lupa memperbaru informasi setelah PO diterbitkan, disetujui, atau dikonversi menjadi invoice.

2. Standarisasi proses

Gunakan template yang dapat digunakan kembali untuk purchase requisition dan purchase order, sehingga setiap pembeli memiliki data dengan format yang sama, seperti SKU, kode GL, Incoterms, serta perkiraan tanggal kedatangan.

Template yang terstandarisasi terbukti memangkas waktu yang diperlukan untuk setiap siklus PO.

3. Melacak kinerja pemasok

Berikan penilaian bulanan kepada vendor berdasarkan ketepatan pengiriman, keandalan lead time, dan tingkat cacat produk.

Dengan begitu, Anda bisa mengidentifikasi masalah lebih awal, sebelum melakukan pemesanan ulang.

Menurut survei, 58% perusahaan gagal memenuhi target ketepatan pengiriman atau akurasi selama musim puncak, yang membuktikan bahwa metrik nyata jauh lebih efektif dibandingkan hanya mengandalkan intuisi.

Baca Juga: 5 Peran Supplier dalam Rantai Pasok Bisnis dan Cara Memilihnya

Download Template Purchasing Order

Berikut ini adalah template purchasing order yang bisa Anda unduh dalam bentuk PDF dan XSL:

Baca Juga: Contoh Template Invoice Terbaik untuk Bisnis, Gratis!

Kesimpulan

Dari penjelasan mengenai purchasing order di atas, Kawan Kledo sudah mengetahui pengertian purchasing order, manfaat, komponen, cara kerja, sampai contoh purchasing order.

Jika Kawan Kledo masih mengalami kesulitan dalam pembuatan purchasing order, Kawan Kledo bisa menggunakan software akuntansi Kledo untuk membuat PO secara digital.

Kledo merupakan software akuntansi yang akan memudahkan penggunanya dalam melakukan pengelolaan keuangan bisnis, termasuk dalam pembuatan dan pengiriman purchasing order.

Dengan Kledo, pembuatan dan pengiriman purchasing order jauh lebih mudah. Data PO yang telah dilakukan akan tercatat otomatis di Kledo karena Kledo merupakan software akuntansi berbasis cloud yang hanya membutuhkan koneksi internet untuk bisa mengaksesnya.

Untuk menggunakan semua kemudahan yang diberikan Kledo, Kawan Kledo bisa langsung mengunjungi Kledo dan daftar sekarang juga!

Bersama Kledo, pengelolaan keuangan jauh lebih mudah tidak ribet!