Disputed Invoices: Pengertian, Penyebab, dan Solusi

Apakah Anda pernah menerima faktur yang tidak sesuai dengan kesepakatan awal, baik dalam jumlah, kualitas, atau harga? Situasi seperti ini dikenal sebagai disputed invoices, dan dapat menimbulkan masalah yang cukup besar bagi bisnis Anda.

Terlebih lagi, menangani disputed invoices dapat menjadi pekerjaan yang memakan waktu dan sumber daya yang berharga.

Oleh karena itu, dalam artikel ini, kami akan membahas tentang disputed invoices dan memberikan solusi untuk menangani situasi ini dengan baik.

Mulai dari pengertian disputed invoices, penyebabnya, hingga cara mengatasi masalah tersebut, semuanya akan dibahas secara detail.

Jadi, jangan lewatkan artikel ini jika Anda ingin menghindari masalah yang mungkin terjadi akibat disputed invoices.

Apa itu Disputed Invoices?

Invoice dispute atau disputed invoice adalah situasi ketika pihak pembeli dan pihak penjual atau pemasok tidak sepakat mengenai isi atau jumlah yang tercantum dalam faktur atau tagihan yang diterbitkan.

Disputed invoice bisa terjadi karena beberapa alasan seperti kesalahan dalam kuantitas atau kualitas barang, perselisihan atas harga, kesalahan dalam faktur, penundaan pengiriman, dan sebagainya.

Ketika terjadi invoice dispute, pihak pembeli akan menolak untuk membayar tagihan yang tertera dalam faktur sampai masalah diselesaikan.

Oleh karena itu, solusi untuk mengatasi invoice dispute adalah dengan mencari solusi yang dapat diterima oleh kedua belah pihak, seperti revisi faktur, diskon harga, atau penggantian barang.

Dalam bisnis, menangani invoice dispute dengan cepat dan efektif sangat penting untuk menjaga hubungan baik dengan pelanggan atau pemasok.

Baca juga: 10 Contoh Software Akuntansi Desktop untuk Bisnis Anda

Dampak Kerugian yang Ditimbulkan Disputed Invoices

Invoice dispute atau perselisihan tagihan adalah masalah yang kerap terjadi dalam bisnis.

Masalah ini dapat terjadi akibat kesalahan dalam faktur, barang yang tidak sesuai dengan permintaan, atau bahkan terkait dengan harga.

Terlepas dari penyebabnya, invoice dispute dapat berdampak buruk pada bisnis Anda, seperti:

Penundaan pembayaran

Ketika terjadi invoice dispute, pembayaran dapat ditunda sampai masalah diselesaikan, bahkan jika pihak pembeli sudah menerima barang atau layanan. Hal ini dapat berdampak pada cashflow bisnis Anda.

Waktu dan sumber daya yang terbuang

Menangani invoice dispute memerlukan waktu dan sumber daya yang berharga, baik untuk pihak pembeli maupun pihak penjual atau pemasok.

Pihak pembeli harus mengeluarkan waktu untuk menyelidiki dan menyelesaikan masalah.

Sementara pihak penjual atau pemasok harus mengeluarkan sumber daya untuk merevisi faktur, mengganti barang, atau memberikan diskon.

Kerugian finansial

Dalam beberapa kasus, invoice dispute dapat berdampak pada kerugian finansial yang signifikan.

Sebagai contoh, jika terjadi perselisihan atas harga, maka perbedaan harga tersebut dapat berarti kerugian finansial yang signifikan bagi pihak penjual atau pemasok.

Baca juga: Mengenal Konsep Materialitas dalam Akuntansi dan Audit

Data Kerugian Akibat Invoice Dispute

Menurut sebuah survei yang dilakukan oleh Basware pada tahun 2020, 60% dari semua tagihan bisnis yang diterima oleh perusahaan di seluruh dunia terjadi perselisihan.

Dari jumlah tersebut, 36% tagihan yang diterima mengalami penundaan pembayaran karena adanya perselisihan.

Lebih jauh lagi, survei yang sama juga menemukan bahwa waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan perselisihan tagihan rata-rata adalah 43 hari.

Selama periode tersebut, bisnis harus menunggu untuk mendapatkan pembayaran yang seharusnya mereka dapatkan.

Berdasarkan laporan dari The Balance pada tahun 2021, invoice dispute dapat menyebabkan bisnis kehilangan rata-rata 20% dari nilai tagihan.

Dengan kata lain, jika bisnis Anda mengeluarkan tagihan senilai $10.000 dalam sebulan, maka potensi kerugian akibat perselisihan tagihan dapat mencapai $2.000.

Baca juga: Cara Menghitung Persentase Diskon Beserta Rumus dan Contoh Kasusnya

Penyebab Terjadinya Disputed Invoices pada Bisnis

Perselisihan tagihan dapat terjadi karena berbagai alasan, seperti kesalahan dalam faktur, barang yang tidak sesuai dengan permintaan, atau bahkan terkait dengan harga.

Berikut pembahasan lengkapnya:

Kesalahan dalam faktur

Kesalahan dalam faktur merupakan salah satu penyebab utama terjadinya disputed invoices pada bisnis.

Hal ini dapat terjadi karena kesalahan manusia, seperti salah pengetikan, kesalahan dalam menghitung harga atau kuantitas, dan sebagainya.

Kesalahan dalam faktur dapat menyebabkan perbedaan antara jumlah yang seharusnya dibayar dan jumlah yang tertera pada faktur, yang dapat memicu perselisihan antara pihak pembeli dan penjual.

Ketidaksesuaian barang atau layanan

Ketidaksesuaian barang atau layanan yang diterima dengan permintaan dapat menyebabkan terjadinya perselisihan antara pembeli dan penjual.

Hal ini dapat terjadi karena barang atau layanan yang diterima tidak sesuai dengan spesifikasi yang telah disepakati sebelumnya.

Misalnya, ketika pihak pembeli memesan produk dengan spesifikasi tertentu, tetapi barang yang diterima tidak sesuai dengan spesifikasi tersebut.

Perselisihan harga

Perselisihan harga juga merupakan penyebab umum terjadinya disputed invoices. Hal ini terjadi ketika pihak pembeli dan penjual tidak sepakat mengenai harga yang tertera pada faktur.

Perselisihan harga dapat terjadi karena perbedaan interpretasi atau penafsiran atas kesepakatan harga yang telah disepakati sebelumnya.

Penundaan pengiriman

Penundaan pengiriman juga dapat menyebabkan terjadinya perselisihan tagihan antara pembeli dan penjual.

Hal ini terjadi ketika barang atau layanan yang dipesan tidak tiba tepat waktu atau terlambat sampai pada pihak pembeli.

Ketidakmampuan pihak penjual atau pemasok dalam memenuhi waktu pengiriman yang telah disepakati sebelumnya dapat memicu perselisihan dan menunda pembayaran.

Masalah kualitas

Masalah kualitas barang atau layanan yang diterima juga dapat menyebabkan terjadinya perselisihan tagihan.

Hal ini terjadi ketika barang atau layanan yang diterima tidak sesuai dengan kualitas yang diharapkan oleh pihak pembeli.

Misalnya, ketika pihak pembeli memesan produk dengan kualitas tertentu, tetapi barang yang diterima tidak sesuai dengan kualitas yang telah dijanjikan.

Baca juga: Cost Pool: Pengertian Lengkap, Manfaat, dan Contohnya

Cara Menyelesaikan Masalah Disputed Invoices pada Bisnis

Disputed invoices atau perselisihan tagihan adalah masalah yang dapat mengganggu arus kas dan kerja sama antara pihak pembeli dan penjual.

Jika tidak ditangani dengan baik, masalah ini dapat berdampak negatif pada reputasi bisnis Anda.

Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk menyelesaikan masalah disputed invoices dengan cepat dan tepat. Berikut adalah beberapa cara yang dapat membantu Anda menyelesaikan masalah tersebut.

Komunikasi yang jelas dan terbuka

Komunikasi yang jelas dan terbuka antara pihak pembeli dan penjual sangat penting untuk menyelesaikan masalah disputed invoices.

Pihak penjual harus mendengarkan keluhan dari pihak pembeli dan berusaha memahami masalah yang dihadapi.

Selain itu, pihak penjual juga harus memberikan penjelasan yang jelas dan transparan mengenai faktur atau tagihan yang diperselisihkan.

Periksa kembali faktur atau tagihan

Sebelum menyelesaikan masalah disputed invoices, penting bagi pihak penjual untuk memeriksa kembali faktur atau tagihan yang diperselisihkan.

Periksa apakah terdapat kesalahan dalam faktur atau tagihan, seperti kesalahan dalam pengetikan, kesalahan dalam menghitung harga, atau ketidaksesuaian antara barang dan layanan yang dipesan dengan yang diterima.

Jangan tunda menyelesaikan masalah

Jangan biarkan masalah disputed invoices berlarut-larut. Selesaikan masalah tersebut secepat mungkin untuk menghindari kerugian yang lebih besar dan menjaga hubungan bisnis yang baik antara pihak pembeli dan penjual.

Dalam hal ini, penting bagi pihak penjual untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah tersebut secepat mungkin.

Ajukan tawaran atau kompensasi

Jika ditemukan kesalahan dalam faktur atau barang yang diterima tidak sesuai dengan permintaan, pihak penjual dapat mengajukan tawaran kompensasi sebagai solusi untuk menyelesaikan masalah.

Tawaran kompensasi ini dapat berupa pengurangan harga, penggantian barang atau layanan, atau tindakan lain yang dianggap tepat oleh kedua belah pihak.

Gunakan jasa mediator

Jika kesepakatan tidak dapat dicapai melalui komunikasi langsung antara pihak pembeli dan penjual, Anda dapat menggunakan jasa mediator atau penengah.

Mediator dapat membantu kedua belah pihak mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan dan menghindari perselisihan yang lebih besar.

Baca juga: Pengertian Order Management, Siklus, dan Contoh Softwarenya

Batas Waktu Penyelesaian Disputed Invoice: Berapa Lama?

Perselisihan tagihan seringkali terjadi dalam bisnis, dan dapat memakan waktu untuk menyelesaikannya.

Namun, penting untuk mengetahui berapa lama batas waktu penyelesaian masalah ini agar tidak berdampak negatif pada arus kas bisnis Anda.

Berikut adalah penjelasan mengenai batas waktu penyelesaian disputed invoice.

Batas waktu yang ditentukan oleh pihak pembeli

Batas waktu penyelesaian disputed invoice dapat ditentukan oleh pihak pembeli dalam kontrak atau perjanjian yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.

Dalam hal ini, pihak penjual harus memperhatikan dan mematuhi batas waktu yang telah ditentukan agar tidak melanggar kesepakatan tersebut.

Batas waktu yang ditentukan oleh hukum

Beberapa negara memiliki undang-undang yang mengatur batas waktu penyelesaian disputed invoice.

Misalnya, di Amerika Serikat, pihak penjual memiliki waktu 60 hari setelah tanggal faktur untuk menyelesaikan perselisihan tagihan dengan pihak pembeli.

Jika masalah tersebut tidak diselesaikan dalam waktu 60 hari, pihak pembeli dapat mengajukan tuntutan hukum terhadap pihak penjual.

Batas waktu yang ditentukan oleh kebijakan bisnis

Batas waktu penyelesaian disputed invoice juga dapat ditentukan oleh kebijakan bisnis pihak penjual.

Kebijakan tersebut dapat mencakup waktu penyelesaian perselisihan, batas waktu pembayaran, atau batas waktu pengembalian barang dan layanan.

Pihak penjual harus memperhatikan dan mematuhi kebijakan tersebut untuk menjaga hubungan bisnis yang baik dengan pihak pembeli.

Baca juga: Pengertian ROIC, Manfaat, dan Cara Menghitungnya

Kledo, Solusi Bisnis untuk Disputed Invoices

Disputed invoice dapat mengakibatkan hilangnya pendapatan jika klien atau pelanggan menolak membayar tagihan yang diperselisihkan. Hal ini dapat menyebabkan kekurangan kas dan mengganggu arus kas bisnis.

Untuk mengatasi masalah disputed invoice, software akuntansi dapat membantu dalam mengatasi masalah disputed invoice.

Kledo adalah software akuntansi online yang dirancang untuk membantu bisnis dalam mengelola keuangan dan akuntansi secara efisien.

Salah satu fitur dari Kledo adalah manajemen tagihan atau invoice, yang memungkinkan pengguna untuk membuat, mengirim, dan memonitor faktur.

Meskipun tidak secara langsung menyelesaikan masalah disputed invoice, Kledo dapat membantu dalam proses penyelesaian masalah tersebut dengan fitur-fitur berikut:

Monitoring tagihan

Kledo memungkinkan pengguna untuk memonitor status tagihan, seperti tagihan yang belum dibayar atau tagihan yang sudah lewat jatuh tempo.

Dengan memantau status tagihan secara teratur, pengguna dapat mengidentifikasi kemungkinan masalah dan mengambil tindakan secepat mungkin.

Bukti transaksi

Kledo menyimpan rekam jejak transaksi yang terjadi, termasuk transaksi pembayaran tagihan.

Jika terjadi perselisihan, pengguna dapat menggunakan bukti transaksi ini sebagai bukti pembayaran yang sah.

Pelacakan klien

Kledo memungkinkan pengguna untuk memantau riwayat pembayaran dari klien atau pelanggan.

Dengan memantau pembayaran yang dilakukan oleh klien, pengguna dapat memperkirakan kemungkinan terjadinya masalah pembayaran di masa depan dan mengambil tindakan pencegahan.

Dengan fitur-fitur di atas, Kledo dapat membantu pengguna dalam mengelola dan memantau tagihan bisnis serta mempercepat proses penyelesaian masalah disputed invoice.

Tak hanya itu, Kledo juga dilengkapi dengan fitur pendukung bisnis lainnya seperti otomatisasi 30 jenis laporan keuangan, manajemen inventory, pajak, dan masih banyak lagi.

Jadi, tunggu apalagi? Yuk buktikan sendiri dengan mencoba Kledo gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.