Di sektor bisnis grosir dan ritel, banyak perusahaan mengukur tingkat pengisian atau fill rate mereka. Metrik ini sangat penting untuk memahami seberapa efisien rantai pasokan beroperasi untuk memenuhi pesanan pelanggan.
Fill rate juga merupakan indikator penting dari kepuasan pelanggan, karena mengukur seberapa cepat pelanggan dapat mengharapkan untuk menerima pembelian dari bisnis.
Dalam lanskap bisnis yang serba cepat dan berpusat pada pelanggan saat ini, memenuhi harapan pelanggan adalah hal yang terpenting. Dan salah satu aspek kunci untuk mencapai tujuan ini terletak pada pemahaman dan penguasaan konsep fill rate.
Tetapi, apa sebenarnya fill rate itu? Pada dasarnya, fill rate adalah persentase pesanan pelanggan yang berhasil dipenuhi oleh perusahaan sepenuhnya dari inventaris yang tersedia.
Dalam artikel ini, kita akan mempelajari lebih dalam tentang fill rate – mulai dari definisi dan perhitungannya hingga jenis-jenisnya yang berbeda dan peran penting yang dimainkannya dalam mengukur efisiensi pemenuhan pesanan.
Apa yang Dimaksud dengan Fill Rate?
Fill rate dalam bisnis grosir dan ritel adalah persentase pesanan pelanggan yang dapat dipenuhi oleh perusahaan tanpa kehabisan persediaan untuk memenuhi pesanan pelanggan.
Anda dapat mengukur fill rate perusahaan Anda kapan saja sepanjang tahun untuk menentukan seberapa efisien manajemen rantai pasokan memenuhi permintaan pesanan.
Perusahaan biasanya mengukur tingkat pemenuhan pesanan, yang merupakan metrik umum yang mengevaluasi kemampuan bisnis untuk memenuhi pesanan pelanggan dengan segera dari stok inventaris tanpa harus menempatkan barang pada pesanan kembali atau kehilangan penjualan.
Untuk menghitung tingkat pemenuhan pesanan, Anda dapat menggunakan rumus ini:
Fill rate = (total pesanan yang diselesaikan / total pesanan) x 100
Cukup bagi jumlah pesanan yang dapat Anda penuhi sepenuhnya dengan jumlah total pesanan yang dilakukan pelanggan. Hasilnya adalah angka desimal, yang Anda kalikan dengan 100 untuk mendapatkan persentase.
Persentase ini adalah tingkat pemenuhan, dan sebagian besar perusahaan menargetkan tingkat pemenuhan sedekat mungkin dengan 100%.
Baca juga: Pengertian Segment Margin, Rumus, Cara Hitung, dan Contohnya
Mengenal Berbagai Jenis Fill Rate
Meskipun orang umumnya mengacu pada tingkat pemenuhan pesanan ketika mereka berbicara tentang “fill rate“, metrik ini juga digunakan dalam berbagai tahap dalam proses pemenuhan pesanan. Jenis-jenis fill rate yang berbeda adalah:
Tingkat pemenuhan pesanan
Tingkat pemenuhan pesanan mengukur persentase total pesanan yang telah dipenuhi. Metrik ini memberikan wawasan kepada merek tentang efisiensi operasional, permintaan produk, dan hubungan pemasok.
Merek juga dapat menggunakan tingkat pemenuhan pesanan untuk menemukan area yang perlu ditingkatkan dalam pembongkaran stok, waktu pengemasan, dan keputusan pembelian produk.
Tingkat pengisian lini produk
Merek umumnya mencantumkan item individual sebagai lini produk pada pesanan, sehingga tingkat pengisian lini mengacu pada persentase lini produk yang terisi penuh dari jumlah total pesanan. Misalnya, sebuah merek dapat memiliki lima pesanan dengan total 10 lini produk.
Case fill rate
Biasanya digunakan oleh pedagang grosir dan distributor, case fill rate adalah persentase kasus produk yang berhasil mereka kirimkan pada awalnya dari semua kasus produk yang dipesan.
Baca juga: Raw Material Inventory: Penjelasan Lengkap untuk Bisnis Manufaktur
Tingkat pengisian gudang
Digunakan untuk mengukur efisiensi operasi pergudangan, metrik ini mengikuti konsep yang sama dengan tingkat pemenuhan pesanan.
Tingkat pengisian gudang mengukur persentase pesanan yang dapat dipenuhi dan dikirim oleh gudang dari semua pesanan pelanggan.
Tingkat pengisian vendor
Metrik yang berguna untuk menilai kinerja vendor, tingkat keterisian vendor adalah persentase vendor yang mampu menyelesaikan pengiriman pesanan.
Mengapa Mengaetahui Fill Rate Itu Penting?
Fill rate adalah metrik yang relatif sederhana yang memungkinkan merek untuk melihat seberapa produktif, efisien, dan cepat mereka dapat memproses pesanan dan mengirimkannya.
Ketika merek memahami tingkat keterisian atau fill rate mereka, mereka dapat meningkatkannya, yang memiliki banyak manfaat bagi perusahaan retail online yang sedang berkembang.
Ketika sebuah merek secara konsisten memenuhi pesanan-tanpa kehabisan stok-pelanggan akan melihat tingkat pengisian yang baik. Tingkat keterisian yang tinggi secara konsisten dapat membangun reputasi di antara pelanggan pertama kali dan menumbuhkan loyalitas di antara pelanggan yang kembali.
Namun, fill rate tidak hanya penting bagi pelanggan; ini juga penting bagi manajemen internal. Melacak tingkat pengisian gudang, case, dan vendor dapat membantu merek menentukan seberapa efektif rantai pasokan beroperasi dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
Baca juga: Adjusted Present Value: Pengertian, Komponen dan Cara Hitungnya
Berapa Nilai Fill Rate yang Sehat?
Meskipun secara teoritis fill rate yang ideal adalah 100%, yang berarti merek dapat memenuhi setiap pesanan yang diterima, hal itu hampir tidak mungkin dicapai dalam situasi dunia nyata.
Tingkat pemenuhan rata-rata merek adalah antara 85-95%; namun, menargetkan 97-99% adalah tujuan yang baik untuk merek.
Namun, fill rate yang tinggi terkadang berarti lebih baik. Jika tingkat keterisian merek mendekati 100%, merek tersebut mungkin memiliki situasi kelebihan stok dan tidak mengoptimalkan ruang gudangnya.
Mungkin saja menyimpan terlalu banyak produk, yang juga dapat menyebabkan produk hilang atau rusak dan tidak pernah terjual. Seperti banyak metrik pemenuhan lainnya, fill rate paling baik dipertimbangkan jika dibandingkan dengan metrik lainnya.
Baca juga: Cara Menghitung Overhead Absorption Rate dan Contohnya
Contoh dan Cara Menghitung Fill Rate
Menghitung tingkat keterisian cukup sederhana, dan banyak software pihak manajemen persediaan yang menghitung berbagai tingkat ketersediaan stok secara otomatis untuk memberikan wawasan kepada merek secara real time.
Untuk menghitung tingkat keterisian pesanan, gunakan rumus yang sudah kita bahas diatas:
Fill rate = (total pesanan yang diselesaikan / total pesanan) x 100
Bagian penting dari rumus ini adalah menentukan time frameuntuk menghitung tingkat keterisian. Ini bisa berupa satu hari, satu minggu, satu bulan, seperempat atau bahkan lebih lama.
Periode waktu yang dipilih harus mencerminkan informasi dan data apa yang ingin diungkap oleh sebuah merek atau bisnis. Menghitung tingkat keterisian untuk periode yang berbeda di titik-titik lain sepanjang tahun dapat mengungkapkan wawasan tambahan.
Pertama, sebuah merek perlu menentukan jumlah total pesanan yang dapat dipenuhi tanpa mengalami kehabisan stok. Selanjutnya, merek perlu menghitung jumlah total pesanan yang dilakukan selama periode waktu yang sama.
Untuk menghitung tingkat pemenuhan, bagi jumlah pesanan yang dipenuhi dengan jumlah total pesanan yang dilakukan dan kalikan dengan 100 untuk mendapatkan persentase.
Mari kita lihat sebuah contoh:
Sebuah merek ingin menghitung tingkat keterisian selama sebulan terakhir. Selama sebulan terakhir, mereka memiliki total 1.200 pesanan yang masuk dan mampu memenuhi 1.029 pesanan secara penuh.
Tingkat keterisian = (1089 / 1200) x 100
Tinkat keterisian untuk contoh ini adalah 90,75%, yang berada di tengah-tengah kisaran rata-rata untuk fill rate.
Baca juga: Rasio Sales to Working Capital: Pengertian, Rumus, dan Contoh
Faktor Apa Saja yang Mempengaruhi Fill Rate?
Berikut ini adalah faktor-faktor yang memengaruhi tingkat keterisian dalam proses manajemen rantai pasok bisnis.
Gangguan rantai pasokan
Faktor eksternal, seperti gangguan rantai pasokan, dapat secara signifikan memengaruhi fill rate perusahaan. Bencana alam, ketidakstabilan politik, atau kejadian tak terduga dapat mengganggu aliran material, sehingga memengaruhi tingkat produksi dan inventaris.
Mengurangi gangguan ini melalui rencana kontingensi dan diversifikasi pemasok dapat membantu menjaga rantai pasokan yang stabil, sehingga dapat mempertahankan tingkat pengisian yang tinggi.
Peran manajemen persediaan dalam meningkatkan fill rate
Manajemen persediaan yang efektif sangat penting dalam mencapai dan mempertahankan tingkat keterisian yang tinggi. Menyeimbangkan jumlah stok yang tepat sambil menghindari kelebihan stok atau kehabisan stok membutuhkan sentuhan yang cermat.
Memanfaatkan teknologi dan analisis data dapat membantu mengoptimalkan tingkat persediaan, menyelaraskannya dengan data penjualan historis dan prakiraan permintaan, sehingga berkontribusi pada tingkat pengisian yang lebih baik.
Jika Anda belum memiliki sistem yang modern, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur manajemen persediaan terlengkap seperti Kledo.
Kledo sudah digunakan oleh lebih dari 75 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia untuk mengelola pembukuan, pembuatan laporan keuangan sampai manajemen persediaan dalam satu platform.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Akurasi perkiraan permintaan
Perkiraan permintaan yang akurat sangat penting untuk mempertahankan tingkat keterisian stok yang optimal. Perusahaan yang dapat memprediksi permintaan pelanggan di masa depan dengan tepat akan lebih siap untuk menyediakan produk yang tepat dalam jumlah yang tepat.
Ketidaksesuaian antara perkiraan dan permintaan aktual dapat menyebabkan kelebihan persediaan (pemborosan sumber daya) atau kehabisan stok (memengaruhi tingkat pengisian dan kepuasan pelanggan).
Metodologi peramalan permintaan yang disempurnakan, didukung oleh analisis data yang akurat, memainkan peran penting dalam mempertahankan tingkat pengisian yang tinggi.
Baca juga: 12 Strategi Diskon yang Bisa Anda Gunakan dalam Bisnis Retail
Strategi untuk Meningkatkan Fill Rate
Berikut adalah strategi yang akan membantu Anda meningkatkan fill rate:
Mempertahankan tingkat persediaan yang optimal
Mencapai fill rate yang tinggi membutuhkan keseimbangan yang tepat antara tingkat inventaris dan permintaan pelanggan. Perusahaan harus mengadopsi pendekatan berbasis data untuk manajemen inventaris. Hal ini melibatkan analisis:
- Data penjualan historis
- Tren musiman
- Dinamika pasar
Analisis ini membantu memprediksi permintaan di masa depan secara akurat. Dengan mempertahankan tingkat inventaris optimal yang sesuai dengan permintaan yang diharapkan, perusahaan dapat mengurangi kemungkinan kehabisan stok, memastikan tingkat pemenuhan yang lebih tinggi dan kepuasan pelanggan.
Meningkatkan komunikasi dalam manajemen rantai pasok
Komunikasi adalah tulang punggung rantai pasokan yang berfungsi dengan baik. Komunikasi yang jelas dan tepat waktu antara berbagai mitra rantai pasokan, seperti produsen, distributor, dan pengecer, sangat penting untuk meningkatkan tingkat pengisian.
Alat dan sistem kolaboratif yang memungkinkan berbagi informasi secara real-time dapat membantu semua pihak tetap mendapat informasi tentang tingkat persediaan, jadwal produksi, dan potensi gangguan.
Transparansi ini mendorong kelincahan, sehingga memungkinkan penyesuaian cepat dilakukan untuk mencegah kehabisan stok dan mempertahankan tingkat pengisian yang tinggi.
Berkolaborasi dengan emasok untuk mengurangi lead time
Lead time atau waktu tunggu yang lama dapat menghambat kemampuan perusahaan untuk memenuhi permintaan pelanggan dengan segera. Berkolaborasi erat dengan pemasok untuk mengurangi waktu tunggu adalah langkah strategis untuk meningkatkan tingkat pengisian.
Dengan bekerja sama untuk menyederhanakan proses, mengoptimalkan transportasi, dan meningkatkan efisiensi produksi, kedua belah pihak dapat memastikan bahwa inventaris mencapai fasilitas perusahaan lebih cepat.
Hal ini tidak hanya membantu mempertahankan tingkat pengisian yang tinggi tetapi juga meningkatkan daya tanggap rantai pasokan secara keseluruhan.
Baca juga: Contoh Jurnal Koreksi Persediaan dan Cara Membuatnya
Kesimpulan
Fill rate adalah landasan efisiensi pemenuhan pesanan membentuk kepuasan pelanggan dan kesuksesan operasional. Setalah Anda mengetahui definisi, cara hitung hingga tantangannya, mengoptimalkan metrik ini sangat penting. Terapkan strategi seperti manajemen persediaan, peningkatan komunikasi, dan kolaborasi pemasok.
Pastikan Anda menggunakan sistem yang membantu Anda dalam pengelolaan manajemen rantai pasok lebih efisien dan terintegrasi dengan sistem akuntansi seperti Kledo.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- Tips dan Metrik Manajemen Keuangan Bisnis UKM Serta Tantangannya - 21 Juni 2024
- Utang Gaji Termasuk Akun Apa? Ini Penjelasan Lengkapnya - 21 Juni 2024
- Mengetahui Apa Itu Fill Rate dalam Manajemen Rantai Pasok - 20 Juni 2024