Apa Itu Kas Kecil? Berikut Pengertian, Penggunaan dan Tips Mengaturnya

Pernah mendengar apa itu kas kecil? Jika belum coba bayangkan kasus ini:

Anda perlu melakukan pengiriman kurir di menit terakhir jam buka kantor ekspedisi, dan perlu membeli materai dimana kantor pos tutup dalam 15 menit.

Lalu, Anda perlu membelikan tim Anda makanan untuk pekerja shift di sore hari, dan printer kantor kehabisan tinta.

Perusahaan Anda belum cukup besar untuk memiliki kartu kredit perusahaan, dan Anda harus memisahkan pengeluaran pribadi dan bisnis.

Pasti menyenangkan memiliki uang tunai untuk membayar pengeluaran kecil ini, bukan? Di situlah kas kecil berguna bagi bisnis.

Pada artikel ini, kita akan membahas apa itu kas kecil, penggunaan, cara pencatatannya dalam akuntansi dan tips mengatur kas kecil dengan baik.

Apa itu Kas Kecil?

Kas kecil atau petty cash secara sederhana adalah sejumlah kecil uang yang dialokasikan untuk keperluan membayar pengeluaran-pengeluaran kecil yang terjadi perusahaan dalam operasi sehari-hari di mana tidak memungkinkan untuk mengeluarkan cek dengan nilai yang besar.

Setiap organisasi membutuhkan uang tunai untuk pengeluaran sehari-hari mereka. Tidak semua pengeluaran dapat dibayar melalui cek bank atau transfer bank.

Pengeluaran kecil perlu diselesaikan melalui uang tunai saja. Pada saat yang sama, beberapa penerimaan perlu diselesaikan secara tunai, seperti penjualan barang bekas, dll.

Di hampir setiap organisasi, merupakan bagian integral dari fungsi akuntansi dan sebagian besar diurus oleh akun pribadi saja.

Apa Tujuan Kas Kecil?

Tujuan dari kas kecil adalah untuk memudahkan dan mempercepat proses pembayaran pengeluaran kecil yang terjadi di perusahaan atau organisasi.

Petty cash seringkali digunakan untuk membayar biaya-biaya operasional sehari-hari seperti biaya transportasi, makanan ringan, atau keperluan kantor yang kecil lainnya.

Dengan memiliki kas kecil, perusahaan atau organisasi dapat menghindari pengeluaran-pengeluaran kecil yang seringkali sulit untuk dicatat secara individual.

Kas ini juga dapat membantu perusahaan atau organisasi dalam menjaga kontrol keuangan yang lebih ketat, karena penggunaannya seringkali terbatas oleh jumlah yang telah ditentukan dan diawasi oleh seseorang yang bertanggung jawab atas pengelolaannya.

3 Metode Pengelolaan Kas Kecil

Ada beberapa metode pengelolaan petty cash yang dapat dilakukan, di antaranya:

Metode Imbalan Tetap (Fixed Imprest Method)

Pada metode ini, perusahaan menetapkan jumlah uang yang akan disimpan dalam petty cash dan tetap pada jumlah tersebut.

Ketika uang dalam kas kecil hampir habis, maka akan dilakukan pengisian kembali dengan jumlah yang sama dengan jumlah awal.

Dalam hal ini, pihak yang bertanggung jawab atas pengelolaan kas kecil harus membuat laporan secara berkala untuk menunjukkan penggunaan uang tersebut.

Metode Imbalan Fluktuatif (Fluctuating Imprest Method)

Pada metode ini, jumlah uang yang disimpan dalam petty cash dapat berubah-ubah sesuai dengan kebutuhan dan besarnya biaya yang dikeluarkan.

Sebelumnya, perusahaan menetapkan batas maksimal pengeluaran yang dapat dilakukan menggunakan kas kecil.

Ketika uang dalam petty cash hampir habis, maka akan dilakukan pengisian kembali dengan jumlah yang sesuai dengan biaya yang dikeluarkan.

Dalam hal ini, pihak yang bertanggung jawab atas pengelolaan kas kecil harus membuat laporan secara berkala untuk menunjukkan penggunaan uang tersebut.

Metode Petty Cash Float

Pada metode ini, jumlah uang yang disimpan dalam petty cash dihitung berdasarkan kebutuhan dan besarnya biaya yang dikeluarkan.

Pihak yang bertanggung jawab atas pengelolaan kas kecil harus membuat laporan secara berkala untuk menunjukkan penggunaan uang tersebut, dan jika terdapat kekurangan uang, maka pengisian ulang petty cash akan dilakukan dengan jumlah yang dibutuhkan.

Bagaimana Cara Kerja Kas Kecil?

Kas kecil adalah sejumlah kecil uang yang perlu disimpan di kantor untuk penggunaan pengeluaran sehari-hari yang kecil.

Seseorang yang memiliki kas dalam organisasi umumnya disebut kasir. Orang yang sama bertanggung jawab atas pembukuan yang sesuai untuk setiap transaksi tunai yang dilakukan melalui dia.

Semua pendapatan dan pengeluaran yang praktis tidak mungkin diselesaikan melalui bank harus diselesaikan tidak lain dari uang tunai (tidak ada transaksi barter dalam ekonomi modern).

Umumnya, pengeluaran berikut dibayar tunai;

• Makanan ringan sehari-hari, teh untuk karyawan;
• Penggantian biaya karyawan – Perjalanan sesekali, penggantian biaya lainnya;

Pendapatan yang dapat dijadikan Kas;

• Penjualan memo – jumlah kecil untuk vendor yang tidak terorganisir.
• Jual koran bekas dll

Biasanya, sebuah organisasi memperkirakan kebutuhan kas berkala mereka, yaitu mingguan atau bulanan dan sesuai dengan itu menyetujui batas yang dapat ditarik dari bank dari waktu ke waktu untuk menyelesaikan pengeluaran kas.

Batas kepemilikan uang tunai dengan kasir tidak boleh melebihi pada titik waktu tertentu yang disetujui oleh manajemen organisasi. Periode penarikan dari bank mungkin berbeda dari organisasi ke organisasi sesuai kebutuhan mereka.

Seorang penjaga toko kecil membutuhkan lebih banyak uang tunai daripada organisasi ukuran menengah atau besar karena ia perlu lebih banyak berurusan dengan sektor tidak terorganisir yang hanya berurusan dengan uang tunai.

Untuk kelancaran transaksi melalui kas, tiga orang adalah bagian dari transaksi: penyusun (Kasir), Pemberi Kuasa ( Manajemen Tinggi), dan Penerima ( diklaim oleh).

Baca juga: Apa itu Debt Equity Ratio? Berikut adalah Pembahasan Lengkapnya

Mengapa pemilik bisnis membutuhkan kas kecil yang diatur dengan baik?

Banyak usaha kecil tidak memiliki sistem formal untuk kas kecil—pemilik hanya akan membayar sendiri untuk pengeluaran kecil dan berharap tidak ada yang salah.

Ini bisa membingungkan dan mahal seiring pertumbuhan perusahaan: pengeluaran acak Anda menjadi lebih sering, dan jumlah pengeluaran yang dapat dikurangkan dari pajak yang dibuat oleh bisnis Anda meningkat.

Pengeluaran kecil yang dilakukan bisnis Anda dengan uang kecil mungkin tidak tampak seperti masalah besar, dari segi pajak.

Jika Anda rata-rata mengeluarkan 100.000 pengeluaran petty cash per bulan, itu 1.200.000 Anda berpotensi menghapus tagihan pajak Anda tahun depan!

Mungkin tergoda untuk melakukannya selama Anda bisa, tetapi menyiapkan sistem petty cash yang tepat sejak dini sangat penting.

Dokumen yang Dibutuhkan untuk Mengelola Kas Kecil

Beberapa dokumen yang dibutuhkan ketika mengelola kas kecil antara lain:

Buku Kas Kecil (Petty Cash Book)

Buku Kas Kecil digunakan untuk mencatat semua transaksi yang dilakukan dengan uang kecil.

Setiap kali ada pengeluaran atau penerimaan uang kas kecil, catatannya harus diisi dengan lengkap dan rinci.

Kwitansi

Kwitansi diperlukan untuk setiap pengeluaran uang kas kecil. Kwitansi ini berfungsi sebagai bukti pembayaran atau penerimaan uang kecil. Pihak yang menerima uang kecil harus menyerahkan kwitansi yang telah ditandatangani.

Laporan Kas Kecil (Petty Cash Report)

Laporan petty cash digunakan untuk melaporkan pengeluaran dan penerimaan uang kas kecil dalam periode tertentu.

Laporan ini berisi informasi tentang saldo awal, penerimaan uang kas kecil, pengeluaran uang kecil, dan saldo akhir.

Bukti Setoran

Bukti setoran dibutuhkan ketika pengelola petty cash melakukan pengisian ulang kas kecil dari kas besar.

Setiap kali pengisian ulang dilakukan, bukti setoran harus diberikan kepada pengelola petty cash sebagai bukti bahwa uang telah disetor ke kas kecil.

Bagaimana Cara Membuat Sistem Kas Kecil yang Tepat?

Langkah 1: Pastikan Anda memiliki lockbox

Anda dapat menemukan ini di sebagian besar toko perlengkapan kantor. Tanpa tempat khusus untuk menjaga petty cash, Anda mungkin akan kehilangan jejak itu, danmembuat begitu banyak kesalahan pencatatan ketika Anda menggunakan uang ini, dan ini pada akhirnya menjadi tidak berguna

Langkah 2: Pilih pemegang kas kecil

Pemegang petty cash bertanggung jawab mengelola dana kas kecil. Jika bisnis Anda cukup kecil, Anda bisa mengelola ini secara mandiri.

Jika Anda menjalankan organisasi nirlaba,ini mungkin akan menjadi bendahara Anda. Untuk bisnis yang sedikit lebih besar, ini mungkin administrator kantor Anda.

Mengapa satu orang? Membuat satu orang yang bertanggung jawab atas kas kecil mengurangi kebingungan dan meminimalkan risiko pencurian.

Langkah 3: Tetapkan jumlah awal, ambang pengisian ulang, dan batas penarikan

Berapa banyak uang kecil yang harus Anda simpan?

Itu tergantung pada berapa banyak pengeluaran kecil yang Anda hasilkan dan seberapa sering Anda membuatnya, tetapi sebagian besar bisnis menerapkan nilai antara 1.000.000 hingga 5.000.000 rupiah dalam bentuk petty cash.

Gunakan penilaian Anda, dan masukkan lebih sedikit ke dalam dana kas kecil daripada yang Anda pikir butuhkan – Anda selalu dapat meningkatkan jumlahnya nanti.

Baca juga: Jurnal Khusus: Pengertian, Manfaat, dan Contoh Transaksinya

Langkah 4: Pergi ke ATM dan menarik uang untuk patty cash Anda

Katakanlah Anda memilih float uang patty cash sebesar 2.000.000. Langkah selanjutnya adalah menulis cek ke patty cash senilai 2.000.000, menguangkannya, dan menyimpannya di kasir atau lockbox Anda.

Ini adalah entri pertama di rekening petty cash Anda, diwakili oleh ayat jurnal berikut yang menunjukkan uang kecil meninggalkan rekening bank Anda.

Rekening	Debit	Kredit
Kas Kecil	2.000.000
Uang		2.000.000
Catatan: membuat patty cash

Langkah 5: Buat log uang kecil

Anda juga memerlukan log untuk melacak semua biaya yang Anda buat menggunakan patty cash Anda. Inilah yang mungkin terlihat seperti catatanpatty cash untuk bisnis kecil yang khas pada akhir bulan:

XYZ Inc.
Log Kas Kecil
Untuk bulan April 2019

Tanggal	Voucher #	Deskripsi	Cash in	Cash out	Sisa
1/4/2019	4001	Saldo	2.000.000
3/4/2019	4002	Ongkos kirim		212.200	1.787.800
7/4/2019	4003	Bahan bakar untuk kendaraan pengiriman		130.000	1.657.800
11/4/2019	4004	Camilan		90.000	1.567.800
13/4/2019	4005	Tambahan makanan ringan		90.000	1.477.800
14/4/2019	4006	Materai		392.200	1.085.600
17/4/2019	4007	Pengiriman Ekspedisi		214.300	871.300
19/4/2019	4008	Jasa perbaikan AC		379.800	491.500

Total uang tunai yang tersisa: 491.500

Top up diperlukan: 1.508.500

Perhatikan bagaimana baris kanan jauh mencantumkan saldo saat ini dari patty cash? Ini memungkinkan Anda merekonsiliasi semua transaksi dana patty cash Anda dengan cepat.

Anda juga dapat memilih untuk menggunakan voucher patty cash. Tumpukan voucher memainkan peran log. Siapa pun yang melakukan pencairan dari uang patty cash harus menulis voucher yang mencakup:

• Jumlah yang dicairkan
• Tanggal
• Orang yang mendapatkan uang
• Alasan pencairan
• Akun yang dikenakan biaya
• Tanda tangan orang yang melakukan pencairan.

Jika jumlah uang tunai di lockbox tidak sesuai dengan jumlah yang tercatat di kolom saldo, itu berarti seseorang membuat informasi yang salah ke dalam log, atau menandakan beberapa patty cash telah hilang.

Langkah 6: Mulai menggunakan patty cash Anda

Katakanlah kantor Anda kehabisan pena, dan Anda perlu membeli beberapa dari toko alat tulis.

Untuk menggunakan patty cash, cukup ambil berapa banyak uang yang Anda butuhkan dari lockbox (katakanlah, 100.000).

Ketika Anda kembali dari toko alat tulis, simpan tanda terima untuk pena bersama dengan kembalian (jika Anda) kembali ke lockbox, dan buat entri yang sesuai di log kas kecil.

Langkah 7: Biasakan untuk mengisi kembali dana patty cash Anda

Analogikan pada akhir bulan, Anda memiliki 491.500 yang tersisa di kotak patty cash Anda, dan Anda ingin menambah dana tunai kecil Anda sebesar 1.508.500 untuk mendapatkannya kembali hingga 2.000.000

Untuk melakukan itu, Anda hanya akan menulis jurnal lain untuk patty cash, kali ini senilai 1.508.500, menguangkannya, menyetor uang tunai di lockbox, dan membuat entri yang tepat di catatan kas kecil Anda.

Baca juga: Akuntansi Perpajakan: Pengertian, Fungsi, Dasar, dan Bedanya dengan Akuntansi Keuangan

Langkah 8: Catat top-up dalam sistem akuntansi Anda

Langkah pertama untuk merekam top-up patty cash dalam sistem pembukuan Anda adalah meringkas semua pengeluaran kecil yang dibayar untuk menggunakan kas kecil. Kita dapat meringkas biaya dari catatan petty cash di atas dengan cara berikut:

Biaya	Jumlah
Ongkos kirim	806.300
Bahan bakar	130.000
Camilan	572.200
Total	1.508.500

Sekarang setelah Anda mendapatkan semua biaya kas kecil Anda yang diringkas, buat ayat jurnal berikut dalam sistem akuntansi Anda:

Rekening	Debit	Kredit
Ongkos kirim	806.300
Bahan bakar	$130.000
Camilan	572.200
Kas		$1.508.500
Catatan: Top up patty cash

Setelah Anda memasukkan transaksi patty cash di pembukuan, Anda dapat menggunakannya saat membuat laporan keuangan — sehingga Anda dapat secara akurat memasukkan uang tunai kecil ke dalam pengeluaran Anda.

Jika Anda menggunakan akuntansi akrual, top-up dapat dikreditkan dari hutang bukan uang tunai.

Tips Mengelola Kas Kecil yang Efektif

Masukkan kebijakan patty cash Anda secara tertulis

Pastikan semua orang dengan akses ke dana patty cash tahu untuk apa mereka, dan berikan beberapa contoh biaya patty cash yang khas untuk memastikan tidak ada kebingungan.

Pastikan semua orang menggunakan catatan patty cash

Mungkin tampak membosankan untuk mencatat setiap pengeluaran kecil dengan cara ini, tetapi tidak ada yang terlalu kecil tentang biaya di patty cash.

Anda harus mendokumentasikan semua pengeluaran uang kecil Anda jika Anda ingin menghapusnya dari pajak Anda, sama seperti Anda memiliki pendapatan atau pengeluaran lainnya.

Ingatlah untuk melakukan rekonsiliasi

Sesekali, bandingkan saldo petty cash yang tercatat dalam catatan petty cash Anda dengan jumlah uang tunai yang tersisa di lockbox Anda.

Jika angka-angka tidak cocok, itu berarti ada yang salah, dan Anda perlu meninjau setiap biaya untuk setiap perbedaan.

Pada video diatas, adalah salah satu fitur di software akuntansi Kledo yang akan memudahkan Anda dalam mengelola patty cash dalam bisnis dengan melakukan rekonsiliasi dengan mudah dan praktis.

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang mudah digunakan dan memiliki harga yang paling terjangkau di Indonesia.

Dengan menggunakan Kledo, Anda bisa dengan mudah mencatat pengeluaran dan pemasukan, melakukan rekonsiliasi, manajemen aset dan stok, otomasi laporan keuangan, dan masih banyak lagi.

Anda juga bisa mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.

FAQ

Apa itu kas kecil dan contohnya?

Kas kecil adalah jumlah uang tunai yang disediakan untuk keperluan operasional sehari-hari yang relatif kecil, seperti membayar biaya kecil atau membeli bahan-bahan kecil yang dibutuhkan dalam proses operasional perusahaan.

Biasanya petty cash digunakan untuk keperluan sehari-hari yang membutuhkan pembayaran secara tunai dan jumlahnya tidak terlalu besar sehingga tidak perlu menggunakan cek atau transfer bank.

Contoh penggunaan kas kecil antara lain:

• Membayar biaya-biaya kecil, seperti parkir, makan siang, dan pulsa telepon.
• Membeli perlengkapan kantor, seperti pensil, tinta printer, dan kertas.
• Membeli bahan-bahan kecil untuk produksi, seperti baut, mur, dan kabel listrik.
• Membayar biaya transportasi, seperti angkutan barang atau jasa kurir.
• Membayar biaya administrasi, seperti biaya cetak formulir dan fotokopi.

Apa saja bukti pengeluaran kas kecil?

Bukti pengeluaran petty cash adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat setiap pengeluaran uang kecil yang terjadi.

Setiap kali terjadi pengeluaran uang

kecil, bukti pengeluaran harus dibuat untuk mencatat transaksi tersebut dan untuk memastikan bahwa setiap pengeluaran telah direkam dengan benar.

Beberapa contoh bukti pengeluaran kas kecil antara lain:

• nota
• kwitansi
• faktur

Apa saja ciri-ciri petty cash?

Petty cash atau kas kecil memiliki beberapa ciri-ciri yang membedakannya dengan kas besar atau dana tunai lainnya. Beberapa ciri-ciri petty cash antara lain:

1. Jumlah uang yang terbatas
2. Digunakan untuk keperluan sehari-hari
3. Dipergunakan untuk pembayaran tunai
4. Dikelola oleh petugas kas kecil
5. Dibuat bukti pengeluaran

Darimana sumber dana petty cash?

Sumber dana untuk petty cash berasal dari kas besar perusahaan atau dana lain yang telah ditetapkan sebagai sumber dana kas kecil.

Biasanya, perusahaan menentukan jumlah dana petty cash yang dibutuhkan untuk memenuhi keperluan operasional sehari-hari dan menarik dana tersebut dari kas besar perusahaan.