Penganggaran adalah hal yang sangat penting untuk mencapai stabilitas keuangan, namun banyak dari kita yang tanpa sadar melakukan kesalahan penganggaran yang merusak tujuan keuangan bisnis kita.
Mulai dari gagal merencanakan keadaan darurat hingga mengabaikan manfaat alat penganggaran modern, kesalahan-kesalahan umum ini bisa berdampak jangka panjang pada kesejahteraan finansial kita.
Dalam bisnis, anggaran adalah layaknya peta jalan bagi bisnis untuk mencapai stabilitas keuangan dengan merencanakan, meninjau, dan memperbarui aliran pendapatan dan pengeluaran. Anggaran memungkinkan Anda melacak hasil yang dicapai terhadap target dan merencanakan serta melaksanakan koreksi tepat waktu.
Mencoba menjalankan bisnis apa pun tanpa anggaran yang baik dan terencana dengan baik sama saja dengan berseluncur di atas es yang tipis. Ada banyak kesalahan umum dalam penganggaran yang harus Anda hindari. Mari kita lihat tujuh di antaranya.
1. Menaksir Penjualan Terlalu Tinggi
Cara terburuk untuk menetapkan target penjualan adalah dengan melihat performa tahun lalu dan menetapkan persentase pertumbuhan yang “masuk akal”.
Jika Anda ingin menetapkan target realistis yang tidak selalu di bawah atau di atas target, Anda harus melihat lebih dari sekadar kinerja tahun lalu. Anda perlu memperhitungkan variabel-variabel seperti ukuran dan dinamika pasar, persaingan, ekspansi ke wilayah baru, dll.
Target penjualan adalah sebuah tujuan, dan seperti halnya semua tujuan, target haruslah S.M.A.R.T. Target haruslah spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan memiliki batas waktu. Saat ini, hampir semua perangkat lunak penjualan memungkinkan Anda untuk menggabungkan kinerja masa lalu, kinerja perwakilan, pertumbuhan pasar, dan pandangan ke depan bisnis ke dalam satu target yang kohesif dan dapat dicapai.
Cara lain untuk menetapkan target penjualan Anda adalah dengan perkiraan bergulir. Pendekatan ini menjadikan perkiraan sebagai proses evaluasi kinerja, yang melibatkan evaluasi kuartal terakhir dan kemudian menetapkan anggaran untuk kuartal berikutnya. Lagipula, jika ekonomi, pasar, dan kebutuhan pelanggan tidak statis, mengapa anggaran Anda harus begitu?
Baca juga: Tips Untuk Membuat Kolaborasi Tim Keuangan dan HR Lebih Baik
2. Tidak Mendasarkan Anggaran pada Data
Anggaran yang akurat didasarkan pada data yang akurat, bukan perkiraan atau firasat. Hal pertama yang perlu Anda perhatikan adalah apakah anggaran akan bersifat top-down atau bottom-up.
Dalam penganggaran top-down, Anda mulai dengan menentukan penjualan dan kemudian menentukan biaya yang akan Anda keluarkan untuk memenuhi target penjualan tersebut. Penganggaran dari bottom-up membalikkan prosesnya.
Selanjutnya, tinjau anggaran tahun sebelumnya untuk mengidentifikasi area-area di mana Anda mengalami pembengkakan biaya dan kekurangan pendapatan. Identifikasi penyebabnya dan terapkan strategi untuk mengeliminasi kejadian-kejadian tersebut. Hal ini akan membantu mengarahkan Anda pada angka yang lebih akurat untuk anggaran tahun berikutnya.
Namun, jangan hanya mendasarkan angka-angka Anda pada anggaran tahun lalu saja. Lihatlah hal-hal seperti lingkungan bisnis secara keseluruhan dan tren pasar untuk mengidentifikasi area di mana pengeluaran atau pendapatan Anda akan berubah dari tahun lalu.
Katakanlah Anda menjalankan perusahaan percetakan, dan harga kertas telah naik 15% selama setahun terakhir. Selain memperhitungkan kenaikan ini pada biaya bahan baku Anda, Anda juga perlu mencari tahu apakah tren ini akan berlanjut ke tahun berikutnya.
Berikut ini tips pro: Mulailah dengan menentukan proyeksi penjualan Anda dan kemudian mengidentifikasi biaya tetap dan variabel Anda. Sekarang, lihatlah bagaimana kinerja Anda dibandingkan dengan angka yang dianggarkan tahun lalu.
Pikirkan perubahan operasional yang dapat memengaruhi angka-angka ini. Misalnya, meluncurkan produk baru akan membuka aliran pendapatan baru, namun juga meningkatkan biaya pengembangan dan pemasaran.
Baca juga: Melakukan Planning, Budgeting, dan Forecasting Keuangan Bisnis
3. Tidak Melacak Pendapatan dan Pengeluaran Anda
Membuat anggaran yang akurat dan terencana dengan baik adalah hal yang bagus, namun apakah Anda memantau kinerja Anda secara teratur terhadap anggaran tersebut? Ini adalah salah satu kesalahan penganggaran terbesar yang bisa Anda lakukan.
Jika Anda tidak melakukan hal ini, Anda bisa mendapatkan kejutan yang tidak menyenangkan. Melacak dana yang mengalir masuk dan keluar dari perusahaan Anda sangat penting untuk membuat keputusan bisnis yang baik.
Kegagalan memantau anggaran Anda bahkan merupakan kesalahan yang lebih besar daripada tidak membuat anggaran.
Peninjauan berkala terhadap angka-angka anggaran Anda akan membantu Anda mengidentifikasi aliran pendapatan yang berkinerja buruk dan pos-pos pengeluaran yang mengeluarkan dana lebih besar dari yang seharusnya. Peninjauan ini memungkinkan Anda untuk mengambil tindakan korektif tepat waktu.
Misalnya, jika sebuah produk berkinerja buruk dalam penjualan, Anda dapat mengidentifikasi dan memperbaiki penyebabnya.
Beberapa langkah dasar yang harus Anda lakukan untuk memantau anggaran Anda meliputi:
- Pilih sistem atau gunakan software akuntansi yang sesuai
- Hubungkan akun bank Anda
- Catat semua pengeluaran Anda
- Pertimbangkan untuk menggunakan aplikasi manajemen pengeluaran
Platform otomatisasi akuntansi membantu Anda membuat dan mengelola anggaran dan pengeluaran Anda.
| Pendapatan | Anggaran | Aktual | Under/Over |
| Sales – Produk 1 | 25.000.000 | 22.000.000 | -3.000.000 |
| Sales – Produk 2 | 34.000.000 | 36.000.000 | +2.000.000 |
| Pendapatan – Pelatihan | 9.000.000 | 8.900.000 | -100.000 |
| Pendapatan – Sewa | 13.000.000 | 13.000.000 | 0 |
| Total | 81.000.000 | 79.900.000 | 1.100.000 |
Anda dapat menyederhanakan pelacakan pengeluaran pada bisnis kecil hanya dengan menghubungkan akun bank yang Anda gunakan dengan software akuntansi Anda. Dan fitur ini ada jika menggunakan software akuntansi Kledo.
Meskipun banyak bisnis kecil yang ragu-ragu untuk menghubungkan software akuntansi mereka ke akun bank yang mereka gunakan, dalam praktiknya, ini adalah cara yang aman dan dapat diandalkan untuk memantau pengeluaran Anda. Bank yang Anda gunakan memiliki perlindungan bawaan yang menjaga data Anda tetap aman.
Menghubungkan bisnis Anda ke akun bank memungkinkan Anda mengunduh semua transaksi perbankan langsung ke perangkat lunak akuntansi Anda. Dalam banyak kasus, data akan langsung diposting ke akun yang sesuai, sehingga memudahkan untuk memantau pengeluaran Anda.
Jika Anda ingin menggunakan fitur ini, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: 10 Rekomendasi Software Akuntansi dengan Fitur Budgeting
4. Tidak Menganggarkan Pengeluaran Tidak Terduga
Bisnis beroperasi dalam lingkungan yang dinamis dan karenanya akan mengalami situasi yang membutuhkan pengeluaran tak terduga dan tidak dianggarkan.
Maka, tidak menganggarkan biaya tak terduga adalah salah satu kesalahan penganggaran yang harus Anda hindari. Dan ini adalah salah satu kesalahan penganggaran yang sering dilakukan oleh banyak pemilik bisnis kecil.
Mengalokasikan dana darurat dalam anggaran Anda untuk pengeluaran-pengeluaran ini memungkinkan Anda untuk menanganinya tanpa mengganggu stabilitas keuangan Anda. Dana darurat harus sekitar 5% dari pengeluaran yang dianggarkan sebagai aturan umum.
Dana darurat adalah jaring pengaman Anda saat vendor Anda menaikkan harga karena kenaikan harga bahan baku. Tidak mengalokasikan dana untuk pengeluaran tak terduga berarti Anda akan menutupinya dengan utang atau melikuidasi aset Anda.
Dana darurat memungkinkan Anda untuk mengambilnya saat dibutuhkan. Kemudian Anda dapat mengisi kembali dana tersebut dari penghasilan Anda.
Cara lain untuk melakukannya adalah dengan membuat dana darurat dengan alokasi tetap dan kemudian menambahkan sedikit alokasi ke dalamnya setiap bulan dari hasil penjualan Anda. Hal ini akan membantu menumbuhkan dana darurat di bulan-bulan ketika Anda tidak menggunakannya, dan alokasi yang tidak terpakai akan berfungsi seperti tabungan dan investasi tambahan.
Baca juga: Pengertian Balanced Budget, Contoh, dan Cara Membuatnya
5. Menetapkan Tujuan yang Tidak Realistis
Ingat apa yang kami katakan tentang tujuan S.M.A.R.T. sebelumnya? Faktanya, banyak perusahaan yang melebih-lebihkan penjualan dan mengecilkan nila pengeluaran selama proses penganggaran.
Menganggarkan pertumbuhan 25% YOY di pasar yang tumbuh sebesar 5% akan menimbulkan masalah, kecuali jika Anda memiliki pangsa pasar yang kecil, berencana memperkenalkan produk baru, atau memasuki niche pasar yang baru.
Sisi lain dari menetapkan target penjualan yang tidak realistis adalah meremehkan pengeluaran Anda. Meskipun pengeluaran tetap seperti sewa dan gaji dapat diproyeksikan secara akurat, pengeluaran variabel seperti harga pokok atau biaya pemasaran dapat berfluktuasi dari angka tahun lalu.
Saat menganggarkan pengeluaran, selalu lebih baik untuk bersikap hati-hati daripada terlalu optimis.
Cara lain untuk menjaga pengeluaran tetap terkendali adalah dengan selalu mencari cara untuk mengetahui apakah Anda bisa melakukan sesuatu dengan harga yang lebih murah.Katakanlah Anda membeli semua produk dari satu vendor. Carilah vendor lain yang dapat memasok produk yang sama.
Dengan memperkenalkan persaingan ke dalam rantai pasokan Anda, Anda akan membuat dua vendor bersaing untuk bisnis Anda dan mendapatkan harga yang lebih rendah. Sebagai alternatif, katakanlah Anda berencana untuk mengembangkan bisnis Anda sebesar 25% tahun ini.
Tinjau kembali harga dengan semua pemasok Anda dan mintalah diskon berdasarkan volume yang lebih tinggi.
Tujuannya adalah untuk menetapkan tujuan yang realistis dan kemudian mencari cara untuk meningkatkan penjualan sekaligus mengurangi pengeluaran. Hal ini akan sangat membantu untuk memenuhi atau meningkatkan target anggaran Anda. Hal ini akan membuat bisnis Anda tetap sehat secara finansial.
Baca juga: Incremental Budgeting: Pengertian, Contoh, Kelebihan, dan Kekurangannya
6. Tidak Memperbarui Anggaran
Sekarang, kita tahu pentingnya membuat dan memantau anggaran untuk bisnis Anda. Bagian dari proses peninjauan juga adalah memperbarui anggaran secara berkala. Anggaran Anda bersifat dinamis dan harus berubah berdasarkan tinjauan berkala.
Katakanlah harga bahan baku Anda naik 5%, sementara anggaran Anda didasarkan pada harga sebelumnya. Sekarang masuk akal untuk meningkatkan alokasi untuk biaya ini sebesar 5% ke depan dalam anggaran Anda.
Atau katakanlah tekanan persaingan memaksa Anda untuk menurunkan harga sebesar 5% di masa mendatang, maka akan lebih bijaksana jika Anda melihat pendapatan penjualan Anda dan memutuskan apakah Anda ingin mengurangi penjualan sebesar 5% atau meningkatkan unit penjualan dengan jumlah yang sama.
Intinya adalah memiliki laporan penganggaran yang jelas yang secara akurat mencerminkan kesehatan bisnis Anda.
Baca juga: Kesalahan Penjurnalan dalam Akuntansi dan Cara Mengatasinya
7. Tidak Membagikan Anggaran dengan Pemangku Kepentingan yang Relevan
Langkah terakhir yang biasa menjadi kesalahan proses penyusunan anggaran Anda adalah membagikannya kepada semua pemangku kepentingan yang relevan.
Hal itu akan memberi mereka panduan tentang bagaimana mereka harus beroperasi dan apa yang diminta dari mereka. Bisnis Anda beroperasi dengan banyak tim di berbagai vertikal bisnis.
Pimpinan tim atau kepala bagian vertikal (misalnya bagian operasional, penjualan, pemasaran, dan sebagainya) harus memiliki salinan anggaran yang menjelaskan ekspektasi pendapatan dan pengeluaran untuk bagian tersebut.
Anggaran tersebut juga mendefinisikan berapa banyak yang dapat dibelanjakan oleh setiap tim atau vertikal sepanjang tahun dan kepada siapa mereka harus melaporkan pengeluaran tersebut. Anggaran ini memberdayakan setiap anggota tim untuk memantau alokasi anggaran secara aktif.
Tanyakan pada diri Anda dua pertanyaan, pertama, apakah semua orang mengetahui berapa banyak yang dapat mereka belanjakan, dan untuk apa? Dan kedua, apakah semua orang tahu cara melaporkan pengeluaran mereka setiap bulan?
Kecuali Anda bisa menjawab “ya” untuk kedua pertanyaan ini, Anda belum membagikan anggaran sepenuhnya dengan tim internal Anda. Tanpa pembagian yang lengkap, Anda juga akan kesulitan untuk melacak dan mengukur efektivitas anggaran Anda.
Terakhir, Anda juga perlu melihat pesan yang disampaikan. Anda perlu mengkomunikasikan pentingnya mengikuti dan melaporkan anggaran Anda dengan audiens internal Anda, sangat penting untuk melakukan komunikasi dengan benar.
Baca juga: 6 Tips untuk Mengelola Budget Klien Lebih Hemat dan Efektif
Pada Intinya…
Faktanya adalah hanya sedikit pemilik bisnis atau startup yang senang membuat anggaran, keuangan, dan spreadsheet. Membuat anggaran sama sekali bukan alasan mereka terjun ke dunia bisnis.
Namun, penganggaran yang akurat adalah bagian integral dari memastikan kesehatan keuangan bisnis. Oleh karena itu, mengetahui jebakan dan kesalahan yang harus dihindari saat membuat penganggaran adalah langkah yang tepat.
Menaksir penjualan secara berlebihan, tidak mendasarkan anggaran pada data, tidak melacak pendapatan dan pengeluaran Anda, dan tidak menganggarkan pengeluaran tak terduga adalah hal yang tidak boleh dilakukan.
Menetapkan tujuan yang tidak realistis, tidak memperbarui anggaran, dan tidak membagikannya kepada pemangku kepentingan yang relevan juga merupakan hal yang harus dihindari.
Jika Anda ingin sukses sebagai sebuah bisnis, Anda perlu membuat dan memantau anggaran Anda sebagai penderitaan jangka pendek untuk keuntungan jangka panjang.
Untuk meminimalisir kesalahan dalam proses penganggaran, Anda bisa menggunakan software akuntansi seperti Kledo secara gratis selama 14 hari ini melalui tautan ini.
- Supply Chain Forecasting: Metode, Tantangan, dan Manfaatnya - 17 Oktober 2024
- 6 Kesalahan Penjurnalan dalam Akuntansi dan Cara Mengatasinya - 16 Oktober 2024
- 21 Financial KPI yang Harus Ada dalam Bisnismu - 15 Oktober 2024