Pengertian Laporan Persediaan Barang, Cara Membuat, dan Jenisnya

Setiap bisnis harus memiliki sistem untuk melaporkan informasi mengenai kinerja keuangan, penjualan, dan pemasaran mereka. Prinsip yang sama juga berlaku untuk item persediaan perusahaan. Di sinilah laporan persediaan barang berguna.

Laporan ini akan menilai keakuratan prosedur pelacakan inventaris serta efisiensi strategi re-stock. Ketika dibuat secara akurat, laporan ini dapat mengungkapkan wawasan berharga tentang tren belanja konsumen dan mengungkapkan peluang pertumbuhan bisnis.

Pada artikel kali ini kami akan membahas apa itu pengertian laporan persediaan barang, fungsi, cara membuatnya, dan jenisnya dalam bisnis.

Apa yang Dimaksud dengan Laporan Persediaan Barang?

Laporan persediaan barang adalah laporan elektronik atau fisik untuk merangkum jumlah inventaris saat ini yang dimiliki bisnis.

Laporan ini dapat mencakup angka-angka yang mewakili total inventaris, produk terlaris, dan informasi lain tentang produk untuk membantu manajemen inventaris, pelacakan, dan kategorisasi.

Laporan persediaan barang yang baik memperlihatkan akun item inventaris sehingga bisnis tahu apa yang dapat mereka jual, dan apa yang perlu dipesan.

Laporan ini juga dapat membantu menghindari kehabisan stok dan kelebihan stok.

Baca juga: Pengertian Teori Akuntansi dan Pembahasan Lengkapnya

Mengapa Laporan Persediaan Barang penting Bagi untuk Bisnis?

Mempertahankan jumlah persediaan yang tepat sangat penting bagi keberhasilan bisnis manufaktur, grosir, dan ritel.

Dengan pelaporan persediaan yang tepat, perusahaan dapat memanfaatkan sejumlah keuntungan, termasuk perencanaan inventaris yang lebih baik, pelacakan persediaan yang transparan, dan kategorisasi inventaris yang terorganisir – yang semuanya membantu memastikan pertumbuhan yang menguntungkan.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa laporan persediaan barang dalam bisnis itu penting:

Untuk perencanaan persediaan yang lebih baik

Karena laporan persediaan berpusat di sekitar tingkat inventaris Anda yang ada, pada dasarnya laporan ini merupakan ukuran seberapa banyak modal yang Anda miliki terikat dalam berbagai produk dan barcode Anda.

Itulah mengapa menggunakan data persediaan dari laporan-laporan ini merupakan aset yang sangat baik untuk perencanaan inventaris Anda.

Faktanya, metrik pelaporan persediaan menawarkan wawasan mendalam yang dibutuhkan bisnis untuk meningkatkan poin pemesanan ulang, perkiraan, penganggaran, dan banyak lagi.

Baca juga: Tips Membangun Usaha Jilbab dan Strategi Marketingnya

Pelacakan persediaan yang transparan

Laporan persediaan memantau komponen terbesar dan terpenting dari bisnis berbasis produk Anda: inventaris Anda.

Dan berkat pelacakan persediaan transparan dari laporan ini, pemilik bisnis dapat dengan mudah menjamin produk dalam stok dan pengiriman tepat waktu.

Demikian juga, pelacakan yang jelas dan konsisten mendukung kontrol inventaris yang lebih besar, dan mengidentifikasi tren dan pola penjualan untuk membantu Anda membuat keputusan perkiraan yang lebih tepat.

Kategorisasi inventaris yang lebih terorganisir

Organisasi sama pentingnya untuk rantai pasokan yang dikelola dengan baik dan manajemen inventaris yang dioptimalkan.

Untungnya, pelaporan persediaan barang dapat membantu merek dengan kategorisasi inventaris yang terorganisir, dengan menyegmentasikan produk sesuai nilainya, permintaan, biaya penyimpanan, dan sebagainya.

Dengan adanya kategori-kategori ini, bisnis dapat menentukan SKU mana yang paling populer atau menguntungkan, dan mana yang dapat dipotong dari katalog mereka.

Baca juga: 10 Tips Usaha Pemula yang Wajib Diperhatikan Pebisnis Baru

Cara Membuat Laporan Persediaan Barang

Sebelum melakukan apa pun, kami merekomendasikan untuk bertanya pada diri sendiri apa yang ingin Anda dapatkan dari laporan inventaris.

Buat garis besar key performance indicator (KPI) yang akan dilacak organisasi Anda. Dengan begitu banyak metrik yang perlu dipertimbangkan, ini akan membuat proses pelaporan Anda tetap fokus dan dapat ditindaklanjuti.

Pertimbangkan penggunaan teknologi Anda – dengan kata lain, alat teknologi yang Anda gunakan untuk menjalankan bisnis Anda.

Anda akan membutuhkan software manajemen inventaris yang andal untuk mempercepat proses, menghindari kesalahan manusia, dan menyinkronkan data di seluruh alat.

Faktanya, 15% masalah distorsi inventaris disebabkan oleh perangkat lunak yang tidak terintegrasi.

Meskipun secara teknis Anda dapat menggunakan spreadsheet Excel dan laporan manual, teknologi modern seperti sistem POS atau software akuntansi akan membuat pelaporan inventaris menjadi lebih mudah, lebih akurat, dan lebih berharga.

Peritel yang memiliki sistem POS dan software akuntansi dapat membuat laporan dengan lebih mudah dibandingkan dengan peritel yang tidak melacak penjualan dan inventaris di tingkat SKU.

Setelah Anda siap, saatnya untuk menjalankan data.

Buat daftar barang Anda

Ekspor ini dari data POS Anda, software akuntansi, atau basis data lain yang memiliki informasi tersebut.

Sertakan informasi dasar seperti berapa banyak unit yang Anda miliki, di mana unit berada, varian mana yang Anda miliki, nomor seri dan SKU, harga, dan informasi dasar lainnya.

Informasi yang Anda sertakan akan sangat bergantung pada pertanyaan yang ingin Anda jawab.

Baca juga: 20 Peluang Usaha Ternak dan Tips Membangun Bisnis yang Sukses

Tetapkan kerangka waktu Anda

Penting untuk menarik semua metrik dari jangka waktu yang sama, jika tidak, Anda akan memiliki data yang tidak cocok dan perbedaan. Anda mungkin melihat satu tahun atau menelusuri hingga satu jam.

Dan jika Anda membandingkan periode, pastikan Anda membandingkan apple to apple.

Dengan kata lain, jika Anda melihat angka penjualan untuk bulan Juni dibandingkan dengan bulan November, kemungkinan besar Anda akan melihat perbedaan besar karena pembeli liburan.

Baca juga: Pengertian Jurnal Koreksi, Cara Membuat, dan Contoh Kasusnya

Jalankan laporan Anda

Kemudian saatnya memilih laporan mana yang akan Anda jalankan dan menghasilkan angka-angka.

Kami merekomendasikan untuk memulai dengan laporan yang dibuat secara otomatis. Dasbor POS dan atau template laporan persediaan barang di software akuntansi seperti Kledo adalah tempat yang bagus untuk memulai analisis Anda.

Jika Anda ingin mendapatkan dan membuat laporan persediaan barang dengan lebih mudah dan praktis, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi online Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Penjualan dan Tips Memilihnya

Seberapa Sering Anda Harus Membuat Laporan Persediaan Barang?

Satu-satunya jawaban yang cocok untuk semua dalam hal frekuensi pelaporan persediaan adalah bahwa Anda harus menjadikannya kebiasaan rutin, dan selalu melakukannya sebelum dan sesudah periode sibuk yang diketahui.

Mingguan dan bulanan

Manfaatkan POS, software akuntansi, dan solusi manajemen inventaris Anda untuk menarik laporan inventaris dengan mengekspor data mingguan dan bulanan.

Semua ini juga tergantung pada datanya dan siapa yang menggunakannya. Laporan mingguan dan bulanan dapat mendukung tim yang berbeda.

Misalnya, tim merchandising dan pemasaran bisa mendapatkan manfaat dari laporan mingguan sehingga mereka bisa membandingkan bagaimana peluncuran dan penempatan produk baru memengaruhi penjualan produk yang sudah ada.

Setelah musim penjualan yang sibuk

Sangat penting bagi Anda untuk melihat metrik setelah musim penjualan yang sibuk. Buatlah laporan persediaan setelah setiap periode bisnis yang penting.

Hal ini sering kali mencakup pembuatan dan analisis laporan pada akhir setiap minggu, bulan, kuartal, semester, dan tahun.

Laporan juga harus dijalankan setelah peristiwa penting lainnya seperti musim liburan. Tren penjualan Anda penting, tetapi begitu juga dengan pertumbuhan dari periode ke periode. Misalnya, Anda bisa memilih paramater liburan 2021 vs liburan 2022.

Berdasarkan operasi bisnis Anda

Kami juga merekomendasikan untuk melihat operasi bisnis Anda. Apakah Anda memesan barang setiap hari, setiap bulan, atau pada interval yang berbeda?

Laporan persediaan barang berisi wawasan penting untuk menginformasikan pembelian.

Mengingat kecepatan perubahan dalam ritel, menjaga kesehatan inventaris saat ini sangat penting untuk mengelola kepuasan pelanggan dan profitabilitas perusahaan.

Baca juga: Cost Benefit Analysis Adalah: Proses dan Contoh Kasusnya

9 Jenis Laporan Persediaan Barang untuk Pengembangan Bisnis

Laporan persediaan barang memuat rincian yang berguna tentang berapa banyak stok barang yang tersedia, barang yang memiliki tingkat stok rendah, barang mana yang paling cepat terjual, kategori mana yang berkinerja terbaik, dan info terkait lainnya tentang status dan kinerja inventaris Anda.

Berikut ini adalah sepuluh jenis laporan yang bisa Anda buat dan gunakan, dan manfaat masing-masing laporan untuk mengembangkan merek Anda.

1. Laporan kinerja persediaan

Laporan kinerja persediaan mencakup secara spesifik tentang produk terbaik Anda, produk terburuk, dan pertumbuhan dari tahun ke tahun.

Memahami produk mana yang terjual dengan baik dan mana yang tidak laku dapat menjelaskan volume unit/bahan baku yang perlu Anda pesan ulang atau isi ulang.

Selain itu, memperhatikan pertumbuhan YOY mengungkapkan apakah kinerja keuangan Anda membaik, memburuk, atau tetap statis – yang kemudian dapat membantu Anda melakukan penyesuaian atau perbaikan pada rantai pasokan Anda (sesuai kebutuhan).

2. Laporan profitabilitas inventaris

Melacak profitabilitas inventaris Anda terjadi dalam tiga bagian: (1) profitabilitas SKU, (2) daftar profitabilitas, dan (3) tren profitabilitas.

Laporan profitabilitas SKU dianggap sebagai ‘data penting’ dari data toko online, karena laporan ini menunjukkan keuntungan sebenarnya yang dihasilkan setiap SKU.

Daftar profitabilitas, di sisi lain, melihat data kinerja SKU Anda berdasarkan margin kotor dan unit, serta saham tersirat per saluran penjualan.

Terakhir, laporan tren menunjukkan profitabilitas Anda selama periode waktu yang ditentukan.

Menggunakan analitik produk ini dapat membuat merek Anda berada di jalur cepat untuk memangkas biaya, menghilangkan deadstock, dan meningkatkan keuntungan dengan mempromosikan item yang berkinerja lebih tinggi.

3. Laporan nilai persediaan

Analisis persediaan penting untuk menjaga akun keputusan pembelian Anda, sehingga Anda dapat mengelola arus kas yang terkait dengan nilai inventaris dengan benar.

Lebih khusus lagi, laporan ini menunjukkan kepada Anda nilai total semua produk Anda di masing-masing gudang (dan bahkan membandingkan volume inventaris di setiap lokasi).

Selanjutnya, laporan nilai tren memecah poin data dalam nilai total yang sama untuk semua produk Anda yang disimpan di masing-masing gudang.

Terakhir, laporan nilai persediaan menyoroti kinerja produk berdasarkan nilainya, usia penyimpanannya, dan rasio perputaran inventarisnya per gudang (atau secara kolektif).

Baca juga: Apa itu Multiplier Effect dan Mengapa itu Penting?

4. Laporan tingkat stok

Manfaat laporan stok sebenarnya ada dua; perhitungan ini dapat melacak tingkat kritis, dan juga menetapkan peringatan untuk melakukan re-stock.

Tingkat kritis mengungkapkan kecepatan penjualan dan perkiraan tanggal kehabisan stok untuk semua produk Anda, sementara peringatan re-stock memberikan ikhtisar jenis inventaris yang membutuhkan pengisian ulang di gudang yang bergantung pada inventaris.

Masing-masing elemen ini merupakan bagian integral dari keputusan pembelian Anda yang sedang berlangsung, dan dapat membantu menjaga aliran pendapatan Anda sehingga laba Anda tetap terjaga.

5. Laporan perkiraan persediaan

Tujuan dari laporan perkiraan persediaan adalah untuk menghitung inventaris yang diperlukan untuk memenuhi pesanan pelanggan di masa depan, berdasarkan berapa banyak produk yang Anda harapkan untuk dijual dalam jangka waktu tertentu.

Perkiraan ini mencakup data penjualan historis Anda, promosi yang direncanakan, dan kekuatan eksternal yang diketahui untuk mengembangkan prediksi yang paling akurat.

Baca juga: Pembahasan Lengkap Vendor Managed Inventory dan Strateginya

6. Laporan penjualan

Jika Anda ingin mendapatkan lebih banyak visibilitas ke dalam saldo kas Anda dan merampingkan proses akuntansi Anda, laporan penjualan holistik dapat membantu Anda melakukan hal itu.

Dengan dukungan laporan penjualan, merek dapat menyelami seluruh ringkasan akuntansi untuk setiap saluran penjualan individu – mulai dari pendapatan dan diskon hingga pengembalian uang dan pajak.

Laporan yang baik tidak hanya akan memecah penjualan ke dalam rentang tanggal dan kategori barang yang berbeda, tetapi juga akan mendukung Anda dalam mengungkap tren, menunjukkan dengan tepat pelanggan teratas, dan meningkatkan upaya perkiraan Anda.

Baca juga: Days Inventory Outstanding (DIO): Pengertian, Manfaat, dan Cara Hitungnya

7. Laporan pesanan pembelian

Hanya karena Anda memiliki persediaan yang ada di rak atau meninggalkan gudang, bukan berarti Anda bisa duduk santai; Anda masih perlu mengelola dan melacak inventaris yang masuk juga.

Laporan pesanan pembelian memberikan wawasan tentang aktivitas pesanan pembelian Anda, yang dapat Anda gunakan untuk memantau detail transaksional dan tren produk yang berfluktuasi.

Dengan kata lain, laporan PO memberi Anda kemampuan untuk melacak stok inventaris apa yang masuk dan kapan akan tiba di gudang Anda.

Dari sana, Anda dapat memberikan ruang untuk produk baru, merencanakan pemenuhan pesanan Anda, dan mencegah peristiwa overstocking yang tidak perlu.

Baca juga: Mengenal Sistem Inventory dalam Bisnis dan Tips Memilihnya

8. Laporan tren pengiriman

Memprioritaskan analisis pesanan adalah cara yang bagus bagi bisnis Anda untuk mengamankan strategi penjualan lintas saluran yang seimbang, dan sekaligus membuat strategi operasional berdasarkan data pesanan yang sebenarnya.

Pelaporan tren pengiriman secara khusus memberi Anda pandangan ke dalam tren pengiriman dan kinerja gudang untuk setiap saluran penjualan Anda.

Dengan informasi ini, Anda dapat mengevaluasi efisiensi gudang Anda melalui setiap operator pengiriman, dan kemudian dengan cepat mendeteksi titik nyeri atau area yang membutuhkan perbaikan.

Baca juga: Inventory Control: Pengertian, Metode, Manfaat, dan Langkah Prosesnya

9. Laporan analisis pelanggan

Mengandalkan laporan analitik pelanggan sangat penting untuk merek berbasis produk, karena temuan ini dapat membantu membangun basis pelanggan setia dan menemukan pendekatan yang tepat untuk memperoleh pelanggan baru.

Dalam laporan analisis pelanggan, perusahaan dapat memperoleh kesadaran seputar customer lifetime value dari pelanggan yang kembali, pembelanja terbesar dan/atau pelanggan dengan nilai pesanan tertinggi, dan pelanggan yang paling sering (dan paling baru) untuk boot.

Pengetahuan ini pasti akan membantu dalam meningkatkan pemasaran Anda, mendorong lebih banyak penjualan, dan memberi pelanggan pengalaman yang luar biasa dengan setiap pesanan.

Baca juga: Inventory Turnover: Pengertian, Rasio, Manfaat, dan Tips Mengelolanya

Kesimpulan

Membuat laporan persediaan barang mungkin tampak membosankan, tetapi ini adalah langkah kunci untuk memahami bagaimana bisnis Anda bekerja untuk mengidentifikasi area perbaikan.

Seperti yang jelaskan diatas, software akuntansi seperti Kledo mampu mengotomatisasi semua proses pembukuan, membuat laporan persediaan, dan keuangan.

Apakah Anda tertarik untuk membuat laporan persediaan barang Anda dengan lebih baik ? Daftar untuk demo dengan Kledo dan rasakan hadiah pelaporan otomatis, sehingga Anda tahu apa yang dilakukan pengelolaan persediaan dengan efektif dan optimal.

Anda bisa mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.