Lead Time dalam Produksi: Pengertian dan Cara Menguranginya

Ada banyak langkah dalam proses produksi, dan meminimalkan waktu yang dihabiskan untuk satu langkah dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Lead time adalah metrik yang dapat Anda gunakan untuk menggambarkan seberapa cepat dan efisien Anda dapat memproduksi barang.

Seperti pepatah lama, “waktu adalah uang,” dan itu sangat benar ketika kita berbicara tentang lead time dalam proses produksi atau manufaktur.

Pelanggan berharap untuk membeli dan menerima produk secara tepat waktu, jadi memahami apa itu lead-time, bagaimana Anda dapat menguranginya, dan bagaimana hal itu dapat memengaruhi pengalaman pelanggan adalah semua wawasan yang dapat membantu Anda membawa bisnis Anda ke tingkat berikutnya.

Pada artikel, kita akan berbicara tentang cara lebih memahami lead time sehingga Anda dapat menggunakannya sebagai alat lain untuk mengelola inventaris Anda dengan lebih baik.

Apa itu Lead Time?

Salah satu pertanyaan paling umum, setiap kali topik ini muncul, hanyalah, “Apa itu lead-time?”

Kita dapat mendefinisikan lead time sebagai jumlah waktu yang Anda perlukan untuk menerima stok atau bahan dari pemasok Anda, atau dalam bahasa Indonesia bisa dikatakan waktu pemrosesan atau waktu tunggu.

Ini juga dapat mencakup jumlah waktu dari saat pelanggan memesan produk yang Anda jual hingga mereka benar-benar menerimanya.

Dan di luar itu, lead-time sebenarnya dipecah menjadi beberapa kategori (yang akan kita bahas nanti di artikel ini), termasuk lead-time manufaktur.

Lead time manufaktur paling baik digambarkan sebagai waktu yang dibutuhkan untuk membuat produk dan mengirimkannya ke konsumen.

Seperti yang disebutkan sebelumnya, ini bisa melibatkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan bahan dan produk dari pemasok lain jika Anda tidak membuat penawaran Anda sepenuhnya di rumah.

Ini mungkin terasa bawa lead time dalam proses manufaktur adalah sesuatu di luar kendali Anda jika Anda mengandalkan produk atau bahan yang dialihdayakan.

Namun, bahkan jika Anda tidak dapat membuat rantai pasokan Anda bekerja lebih cepat sesuai dengan kebutuhan Anda, Anda sebenarnya dapat mengontrol bagaimana lead time memengaruhi bisnis Anda setelah Anda memiliki pemahaman tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan rata-rata untuk menyelesaikan proses manufaktur.

Karena hal ini adalah salah satu ukuran terpenting dalam pengendalian persediaan, maka ini memengaruhi semua bisnis dalam rantai pasokan dan dapat menyebabkan masalah besar jika tidak terkendali.

Menghitung, memahami, dan bertindak berdasarkan perubahan waktu tunggu memungkinkan bisnis mencegah kerugian dan memenuhi pesanan dengan cepat dan efisien.

Lead time manufaktur

Lead time manufaktur atau waktu pemrosesan produksi, adalah jumlah waktu antara pedagang menempatkan pesanan dan produsen menyelesaikannya. Ini termasuk waktu yang dibutuhkan untuk pengadaan persediaan, pembuatan, dan pengiriman barang.

Lead time rantai pasokan

Total lead time dipengaruhi oleh setiap langkah dalam rantai pasokan. Produksi membutuhkan waktu, pengiriman membutuhkan waktu, dan langkah perantara lainnya membutuhkan waktu. D

engan demikian, lead time dalam manajemen persediaan perlu dipantau dan direncanakan.

Lead time ARO

ARO, atau after receipt of order, adalah titik di mana pemasok menerima pesanan.

Ini pada dasarnya memulai jam produksi dan merupakan angka penting pertama saat mengukur lead time.

Setiap tindakan yang diambil antara ARO dan pengiriman barang adalah bagian dari lead time untuk pesanan tersebut.

Baca juga: Equity Adalah: Pengertian, Jenis, Cara Hitung, dan Tips Mengelolanya

Mengapa Lead Time Lama Itu Buruk?

Lead time yang lama dapat menyebabkan sejumlah masalah yang mengganggu kemampuan bisnis untuk memenuhi pesanan.

Tidak peduli di mana bisnis berada dalam rantai pasokan, masalah waktu pemrosesan adalah hal yang harus Anda perhatikan secara serius.

Dengan waktu proses yang tidak terkendali, tidak mungkin untuk memastikan Anda membeli jumlah pesanan economic order quantity.

Untuk retailer, waktu tunggu yang lama berarti hilangnya penjualan dan pelanggan yang marah. Di bidang manufaktur, waktu pemrosesan yang lama dapat menyebabkan produksi terhenti sepenuhnya dan menyebabkan efek bullwhip di seluruh rantai pasokan.

Ini juga mengarah pada peningkatan waktu tunggu bagi retailer, merusak rasio perputaran persediaan Anda, dan merusak hubungan. Ada uan yan hilang pada setiap hari yang tertunda dalam proses produksi dan pengiriman.

Memahami dan mengendalikan waktu pemrosesan adalah yang terpenting dalam manajemen persediaan.

Lead time mempengaruhi setiap langkah dalam rantai pasokan dan dapat menyebabkan semua operasi tertinggal.

Hal ini dapat menyebabkan penundaan lebih lanjut dengan pesanan berikutnya yang mengarah ke waktu tunggu yang terus bertambah dan pelanggan yang tidak puas.

Jika hal ini yang tidak dikelola dengan baik dalam manajemen persediaan dapat menyebabkan kekurangan stok dan menghambat pertumbuhan bisnis Anda.

Baca juga: Kolaborasi Bisnis: Pengertian dan 10 Tips Melakukannya, Mudah!

Cara Menghitung Lead Time dalam Proses Manufaktur

Dalam manufaktur, lead time berarti waktu yang diperlukan untuk memproses, menyiapkan bahan, manufaktur, dan pengiriman pesanan. Secara umum, ini terdiri dari tiga periode:

Lead time = pra-pemrosesan + pemrosesan + pasca-pemrosesan

di mana:

• Pra-pemrosesan adalah waktu yang diperlukan untuk, menangani pesanan, membuat pesanan penjualan, dan menyiapkan persediaan;
• Pemrosesan adalah periode ketika Anda membuat atau mengumpulkan pesanan. Anda mungkin juga mengetahuinya berdasarkan waktu siklus; dan
• Post-processing adalah waktu pengiriman.

Proses waktu pemrosesan juga dikategorikan dengan cara yang berbeda dan lebih rinci:

• Order lead time (OLT) – waktu dari penerimaan hingga pengiriman pesanan pelanggan (Anda dapat menghitungnya dengan mengurangi tanggal dari dua peristiwa ini atau menambahkan pra-pemrosesan, pemrosesan, dan pasca-pemrosesan).
• Order handling lead time (OHLT) – waktu dari menerima pesanan pelanggan hingga membuat pesanan penjualan.
• Manufacturing lead time (MLT) – waktu dari membuat pesanan penjualan hingga siap dikirim.
• Production lead time (PLT) – waktu dari mulai produksi fisik hingga produk jadi siap dikirim.
• Delivery lead time (DLT) – waktu dari memiliki produk jadi hingga dikirimkan ke pelanggan.

Untuk memahami bagaimana semua kategori ini tumpang tindih, lihat skema ini:

Baca juga: Apa itu Customer Insight? Berikut Pembahasan Lengkapnya

Contoh Kasus Menghitung Lead Time

Sekarang kita memiliki rumus lead time dari atas, mari kita lihat contoh kasus tentang bagaimana menghitung waktu pemrosesan.

Untuk ini, kami akan menjadi produsen makanan yang ingin menghitung lead time mereka untuk pesanan 1000 kaleng tuna.

Pertama, kita dapat melihat data sebelumnya yang dimiliki perusahaan tentang kaleng tuna untuk mengetahui waktu produksi.

Mari kita asumsikan jumlah waktu rata-rata untuk pembuatan 1000 kaleng tuna adalah dua minggu.

Selanjutnya, kita perlu melihat waktu pengadaan. Untuk produsen, ini adalah jumlah waktu yang diperlukan untuk semua komponen dan persediaan bahan baku yang digunakan dalam produksi untuk tiba di lokasi.

Dalam hal ini, kami akan menganggap dibutuhkan lima hari untuk mendapatkan bahan yang diperlukan.

Terakhir, kita perlu mencari waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan kaleng tuna ke tempat tujuan.

Ini dapat diperkirakan berdasarkan pengiriman sebelumnya atau perusahaan pelayaran eksternal akan menyediakannya. Di sini kita akan mengatakan itu akan memakan waktu satu minggu untuk dikirim.

Sekarang, kita bisa menggunakan rumus pembuatan di atas!

Lead time = pra-pemrosesan + pemrosesan + pasca-pemrosesan

Total Lead Time = Dua minggu (14 hari) + 5 hari + Satu minggu (7 hari) = 26 Hari

Kami menemukan bahwa total lead time untuk pesanan ini adalah 26 hari. Dengan informasi ini, Anda dapat terus memberi informasi kepada pelanggan dan melihat area mana pun yang perlu diperbaiki.

Baca juga: Business Planning: Pengertian, Proses, Elemen, Tahapan, dan Tips Membuatnya

Tips Mengurangi Jumlah Lead Time Pada Proses Bisnis

1. Pertimbangkan nearshoring

Nearshoring adalah sesuatu yang mungkin sudah Anda pertimbangkan saat meninjau ketahanan rantai pasokan Anda.

Untuk sebagian besar bisnis, pemasok dekat pantai biasanya merupakan pemasok cadangan yang dapat turun tangan ketika pemasok utama Anda terkena bencana alam seperti peristiwa cuaca.

Namun, jika layak secara finansial, nearshoring bisa menjadi pilihan yang berharga untuk dipertimbangkan secara penuh waktu.

Misalnya, untuk bisnis di Jakarta, pemasok di Malaysia akan selalu dapat mengirimkan produk kepada Anda lebih cepat daripada pemasok di Tiongkok.

2. Hindari pesanan massal jika memungkinkan

Banyak bisnis menempuh rute membuat pesanan massal karena menghemat uang.

Namun, Anda harus melihat jenis biaya Anda secara keseluruhan, bukan hanya dalam istilah “biaya per unit” untuk lebih memahami bagaimana Anda memengaruhi laba.

Misalnya, apakah pemesanan massal menyebabkan waktu pemrosesan yang lebih lama dan potensi kehilangan penjualan? Apakah itu berarti Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk memproses pesanan yang masuk sehingga memiliki biaya upah yang lebih tinggi? Apakah perlu menyimpan lebih banyak inventaris berarti biaya pergudangan Anda lebih tinggi dari yang seharusnya?

Pertimanbangkan keputusan ini sebanyak yang Anda bisa. Ini tidak hanya mengurangi waktu tunggu, tetapi juga memberi Anda alur kerja yang lebih konsisten.

Baca juga: MRP Adalah: Pengertian, Fungsi, Konsep, dan Cara Kerjanya

3. Buat kontrak lead time untuk pemasok Anda

Apakah pemasok Anda “siap” untuk waktu tenggang yang telah mereka janjikan dapat mereka berikan?

Jika tidak, mereka seharusnya begitu. Lagi pula, jika pemasok yang tidak dapat diandalkan menyebabkan waktu tunggu yang lebih lama bagi pelanggan Anda untuk membeli barang, siapa yang akan menanggung beban ketidakpuasan pelanggan?

Memiliki kewajiban lead time yang dimasukkan ke dalam kontrak Anda akan berarti pemasok Anda lebih realistis dalam memberikan dan memberi Anda proses untuk mengatasi segala kekurangan.

Cari kontrak Anda untuk menyertakan:

• Waktu tunggu untuk pesanan atau jenis stok tertentu – Anda mungkin memiliki waktu tunggu yang disepakati berbeda untuk berbagai produk dan ukuran pesanan tergantung pada kebutuhan Anda.
• Penalti untuk keterlambatan atau keterlambatan pengiriman
• Periode pemberitahuan sebelumnya untuk perkiraan kekurangan bahan baku, penghentian produk, atau perubahan harga

Lihat juga jaringan distribusi Anda. Misalnya, apakah kontrak distribusi Anda menahan mitra logistik Anda untuk mengirimkan produk dalam jangka waktu tertentu dan melindungi Anda dari kerusakan barang dalam perjalanan?

4. Berikan insentif kreatif untuk pemasok Anda

Katakanlah Anda setuju dengan lead time sebulan dengan pemasok. Sebulan bekerja, tetapi akan lebih baik jika Anda dapat menerima produk dalam tiga minggu.

Pertimbangkan untuk menciptakan insentif bagi pemasok yang dapat melakukan ini sambil mempertahankan kualitas produk dan tentu saja mempertahankan semua metrik kinerja lainnya.

Sistem bonus berjenjang atau perpanjangan kontrak pasokan otomatis adalah contoh bagus dari insentif potensial yang dapat Anda tawarkan.

5. Menggunakan sistem manajemen inventaris dan otomatisasi

Menggunakan sistem manajemen inventaris dan otomatisasi dapat melakukan banyak pekerjaan berat dalam rantai pasokan Anda secara keseluruhan dan sangat penting dalam membantu Anda mengurangi waktu tunggu.

Selain menghilangkan kesalahan manusia dari data penjualan dan perkiraan, sistem manajemen inventaris dapat membantu Anda:

• Otomatisasi pesanan
• Lacak waktu tunggu Anda dan ukur kinerja pemasok
• Meminta Anda untuk melakukan proses internal apa pun seperti pemeriksaan langsung untuk jaminan kualitas
• Identifikasi apa yang tertunda atau titik hambatan dan ambil tindakan perbaikan cepat
• Bagikan perkiraan penjualan dan permintaan dengan mudah kepada pemasok

6. Pastikan komunikasi pemasok Anda berjalan dengan baik

Kembangkan budaya “tidak ada kejutan” antara bisnis Anda dan pemasok Anda.

Kuncinya adalah memastikan Anda memiliki strategi komunikasi yang kuat untuk berurusan dengan pemasok Anda kapan pun diperlukan.

Secara umum, strategi komunikasi pemasok Anda dapat terlihat seperti yang Anda inginkan.

Namun, penting untuk memastikan Anda tidak berbicara secara eksklusif dengan pemasok saat terjadi kesalahan.

Buat mereka merasa seperti bagian dari bisnis Anda, perlakukan mereka seperti mitra, dan pastikan mereka tahu bahwa mereka dapat berkomunikasi dengan Anda kapan pun ada masalah.

Lakukan ini dengan baik, dan ketika masalah muncul kembali, pemasok Anda akan memberi tahu Anda tentang masalah itu dengan cukup cepat sehingga Anda dapat mengambil tindakan dan agar bisnis tetap berjalan seperti biasa.

7. Hapus pemasok yang tidak dapat diandalkan secara konsisten dari rantai pasokan Anda.

Ada nilai pasti dalam bekerja dengan pemasok untuk membantu mereka mengoptimalkan proses mereka.

Namun, terkadang ada saatnya Anda harus mengatakan “cukup sudah” dan beralih dari pemasok yang secara konsisten tidak dapat diandalkan.

Ini adalah area lain di mana memiliki kontrak lead time yang kuat dapat membayar dividen.

Jika pemasok Anda tidak memberikan apa yang tertulis dalam hitam putih, Anda memiliki lebih dari cukup alasan untuk memutuskan hubungan dan membawa bisnis Anda ke tempat lain.

8. Gunakan perangkat lunak untuk mendapatkan visibilitas masalah potensial

Gangguan pada rantai pasokan Anda yang menyebabkan waktu tunggu lebih pemrosesan akan terjadi.

Yang penting adalah bagaimana Anda bereaksi terhadap mereka. Bisnis terbaik akan menangani gangguan sedemikian rupa sehingga tidak ada orang di luar perusahaan yang pernah memperhatikan atau bahkan tahu ada masalah.

Sebagai permulaan, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur manajemen persediaan untuk membuat proses rantai pasok lebih optimal, contohnya seperti Kledo

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 10 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis.

Anda bisa dengan mudah mengelola sistem manajemen persediaan dengan praktis sekaligus mendapatkan solusi akuntansi dalam sistem yang sangat modern.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.

Baca juga: Business Planning: Pengertian, Proses, Elemen, Tahapan, dan Tips Membuatnya

Kesimpulan

Lead time dalam proses manufaktur adalah salah satu metrik yang mudah dilupakan dalam operasi bisnis sehari-hari yang sibuk.

Mengurangi waktu dalam proses manufaktur Anda dapat membantu Anda meningkatkan penjualan dalam berbagai cara, sekaligus membantu Anda menghemat uang dengan merampingkan manajemen inventaris Anda sehingga Anda tidak membayar untuk membawa stok yang tidak Anda perlukan.

Itu adalah situasi yang saling menguntungkan, tetapi Anda harus memahami dan mengendalikan lead time Anda untuk membuatnya bekerja.