15 Manfaat Cloud Accounting Dalam Bisnis

Jika perusahaan Anda masih menggunakan software desktop atau spreadsheet untuk akuntansi, mungkin sudah saatnya mempertimbangkan untuk meningkatkan ke sistem yang lebih modern seperti cloud accounting system.

Software berbasis cloud menawarkan banyak manfaat dibandingkan solusi lokal, termasuk memungkinkan pengguna untuk bekerja dari mana saja, kapan saja, otomatisasi proses manual yang memakan waktu, meningkatkan akurasi, serta kemampuan untuk mempercepat proses penutupan keuangan dengan lebih sedikit usaha.

Bergantung pada software yang dipilih, perusahaan dapat memperoleh manfaat tambahan, seperti biaya software yang lebih dapat diprediksi, pengeluaran yang lebih sedikit untuk perangkat keras, biaya overhead TI yang lebih rendah, pemulihan bencana yang lebih baik, pemantauan ancaman dan keamanan yang canggih, tingkat ketersediaan yang lebih tinggi, kinerja dan skalabilitas yang lebih besar.

Pada artikel kali ini kita akan membahas apa 15 manfaat yang bisa Anda dapatkan jika menggunakan sistem cloud accounting dalam bisnis.

15 Manfaat Cloud Accounting yang Perlu Diketahui

Dengan sistem cloud, pekerjaan pengelolaan hosting dan meng-update software akuntansi Anda dilakukan oleh penyedia.

Anda memindahkan pembukuan Anda secara online dan kemudian mengakses software melalui internet dari browser, membayar layanan secara berlangganan.

Anda tidak perlu membeli atau menginstal software apa pun di komputer kantor Anda, dan software cloud lebih murah untuk diimplementasikan dan digunakan di berbagai lokasi.

Setiap sistem berbasis cloud memberikan berbagai keuntungan, seperti memastikan pengguna yang berwenang dapat mengakses informasi keuangan terkini dan akurat dari rumah atau saat bepergian.

Beberapa sistem juga menyediakan kemampuan yang lebih canggih, seperti otomatisasi proses akuntansi yang lebih canggih.

Berikut adalah 15 manfaat cloud accounting yang bisa didapatkan oleh bisnis Anda.

1. Lebih sedikit administrasi

Dengan software akuntansi cloud, pemilik bisnis tidak perlu lagi menghadapi instalasi perangkat lunak yang memakan waktu, pencadangan, dan tugas administratif lainnya, karena Anda mengakses software melalui internet.

Anda tidak perlu membeli atau mengelola server atau infrastruktur TI lainnya untuk menjalankan software akuntansi Anda.

Anda tidak perlu melakukan pencadangan data keuangan penting secara rutin, karena penyedia jasa akuntansi Anda secara otomatis melakukannya untuk Anda.

Lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk administrasi, sehingga staf Anda dapat meluangkan lebih banyak waktu untuk kegiatan produktif yang dapat mengembangkan bisnis Anda.

Baca juga: Supply Chain Analytics: Pengertian Lengkap dan Mengapa ini Penting?

2. Software yang selalu up to date

Karena software berada di cloud, Anda selalu memiliki versi terbaru.

Penyedia cloud secara otomatis memperbarui software akuntansi untuk menyertakan perubahan tarif pajak dan aturan akuntansi serta menambahkan fitur-fitur baru.

Anda tidak perlu khawatir untuk meng-upgrade software Anda agar tetap up-to-date; kapan pun Anda login, Anda akan langsung mendapatkan akses ke versi terbaru.

3. Otomatisasi

Platform akuntansi berbasis cloud mengotomatiskan banyak tugas akuntansi dan pembukuan, sehingga mengurangi pekerjaan manual.

Sebagai contoh, software dapat secara otomatis mengimpor transaksi bank dan kartu kredit, membuat faktur berulang, menjadwalkan laporan, membayar langganan, dan memposting transaksi ke buku besar yang benar.

Software ini dapat secara otomatis menghitung diskon dan pajak serta menandai pengecualian jika faktur tidak sesuai dengan pesanan pembelian.

Software akuntansi cloud seperti Kledo misalnya, sangat berguna untuk pencatatan penjualan bisnis dengan banyak cabang dan gudang, yang secara otomatis menangani manajemen persediaan untuk berbagai gudang.

Jika tertarik mencoba fitur Kledo secara mendalam, Anda bisa mencobanya secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:

4. Kemudahan dalam menjalani peraturan

Platform akuntansi cloud membantu perusahaan swasta dan publik dalam hal kepatuhan pajak dengan menghasilkan laporan keuangan yang akurat, estimasi pajak kuartalan, dan penghitungan pajak tahunan.

Hal ini membantu pemilik bisnis menghindari pelaporan pajak yang kurang, yang dapat memicu audit atau denda, atau pelaporan yang berlebihan dan pembayaran yang terlalu banyak.

Dengan mengotomatiskan penghitungan pajak penjualan atau penghasilan, platform cloud juga membantu memastikan kepatuhan terhadap semua aturan pajak yang berlaku di Indonesia.

Beberapa solusi akuntansi cloud terkemuka bahkan mengotomatiskan pengakuan pendapatan agar sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku.

Baca juga: Supply Curve (Kurva Penawaran): Pengertian dan Bedanya dengan Demand Curve

5. Bebas kertas/ramah lingkungan

Akuntansi tradisional sering kali memerlukan dokumen dengan banyak sekali kertas.

Di dunia digital saat ini, tidak efisien dan tidak perlu menyimpan arsip kertas secara fisik atau mendistribusikan laporan kertas secara manual kepada investor, pemberi pinjaman, dan pihak lain.

Minta vendor untuk mengirimkan faktur secara elektronik agar dapat diimpor langsung ke sistem akuntansi cloud. Anda dapat merapikan kantor dengan memindai tagihan dan tanda terima kertas untuk diproses.

Mengirim faktur melalui email ke klien akan mengurangi biaya pencetakan dan ongkos kirim serta mempercepat proses pembayaran.

Pengurangan penggunaan kertas juga mengurangi dampak lingkungan: Rata-rata kantor menghasilkan 180 kg kertas bekas per karyawan setiap tahunnya

375 juta kartrid printer dibakar atau dikirim ke tempat pembuangan sampah setiap tahunnya – dan mengurangi konsumsi energi dengan mengurangi penggunaan server dan perangkat keras akan memberikan dampak yang lebih besar lagi.

6. Keamanan data

Anda mungkin memiliki kekhawatiran tentang menyimpan informasi sensitif di cloud.

Namun, layanan akuntansi cloud sebenarnya meningkatkan keamanan untuk sebagian besar bisnis dengan beberapa cara.

Pertama, penyedia cloud accounting seperti Kledo menerapkan berbagai tingkat keamanan, termasuk enkripsi tingkat lanjut dan kontrol akses, untuk memastikan bahwa hanya pengguna yang berwenang yang dapat mengakses data Anda.

Kledo juga secara otomatis mencadangkan data Anda sehingga Anda tidak berisiko kehilangan catatan keuangan yang penting.

Jika seorang karyawan kehilangan laptop atau kantor rusak akibat kebakaran atau banjir, data Anda masih aman karena disimpan secara online.

Tim TI Anda kemudian bisa fokus pada pengamanan titik akhir dan memastikan karyawan memiliki hak akses yang tepat untuk peran mereka.

Baca juga: Job Order Costing: Pembahasan Lengkap dan Cara Menghitungnya

7. Skalabilitas

Salah satu fitur cloud accounting yang paling menarik adalah skalabilitas. Mengelola keuangan dengan spreadsheet dengan cepat menjadi tidak dapat dikelola saat bisnis berkembang, dan sistem akuntansi berbasis desktop biasanya menawarkan fungsionalitas terbatas, yang dapat menghambat bisnis yang sedang berkembang.

Jika Anda adalah perusahaan startup dengan rencana ekspansi, misalnya, Anda tidak ingin terjebak dengan sistem yang akan usang dalam setahun.

Software akuntansi berbasis cloud yang komprehensif dapat berkembang dan fleksibel untuk menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis; Anda dapat memulai dengan fungsi akuntansi dasar dan menambahkan fitur serta pengguna seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda.

Baca juga: Siklus Persediaan dan Pergudangan: Pengertian dan Cara Auditnya

8. Akurasi

Software akuntansi berbasis cloud meningkatkan akurasi dengan menghilangkan banyak langkah manual yang rawan kesalahan yang diperlukan saat menggunakan spreadsheet.

Selain mengkategorikan transaksi secara otomatis dan menghitung pajak, software cloud accounting seperti Kledo dapat mencocokkan faktur yang diterima dengan pembayaran dan pengiriman dan bahkan mengotomatiskan proses rekonsiliasi, mencocokkan transaksi internal dengan catatan bank, dan menandai kesalahan.

9. Sumber kebenaran informasi

Sistem akuntansi cloud menyimpan semua informasi keuangan dalam satu database, sehingga setiap orang dalam organisasi bekerja dari informasi yang sama persis.

Tidak ada lagi waktu yang terbuang ketika tim mencoba mencari tahu versi spreadsheet mana yang benar.

Kumpulan data tunggal, terpusat, dan otoritatif memastikan konsistensi di semua proses akuntansi dan laporan keuangan.

10. Kustomisasi

Setiap bisnis berbeda, oleh karena itu masuk akal untuk memilih software akuntansi cloud yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan individual organisasi Anda.

Beberapa solusi akuntansi cloud memungkinkan Anda untuk menyesuaikan proses dan alur kerja agar lebih sesuai dengan cara perusahaan Anda beroperasi.

Anda dapat membuat dasbor yang dipersonalisasi yang memberi setiap pengguna pandangan sekilas tentang metrik terpenting dan informasi lainnya.

Anda juga bisa menambahkan branding perusahaan dan terminologi khusus perusahaan.

11. Aksesibilitas/ketersediaan

Tidak seperti software akuntansi desktop jadul, sistem berbasis cloud membebaskan Anda dari batasan kantor.

Dengan software akuntansi online, pengguna yang berwenang dapat masuk dari lokasi mana pun, 24/7, melalui browser web atau aplikasi seluler.

Mereka dapat menyetujui pembayaran atau mengirim faktur tanpa harus menunggu sampai mereka kembali ke kantor. Anggota tim akuntansi selalu terhubung dengan informasi keuangan terkini dan analitik real-time.

Karena semua data disimpan dalam sistem berbasis cloud yang sama, maka lebih mudah untuk berbagi dokumen elektronik di antara staf yang bekerja di rumah atau di perjalanan.

Anda juga tidak perlu membeli perangkat lunak tambahan – seperti Citrix atau VPN – untuk mengakses perangkat lunak cloud yang sebenarnya.

Baca juga: Lean Accounting Adalah: Prinsip, Manfaat, dan Penerapannya

12. Pelaporan real-time dan visualisasi data

Ketika bisnis mengelola akuntansi menggunakan spreadsheet atau proses berbasis kertas, sulit untuk mendapatkan pandangan yang cepat, akurat, dan terkini tentang kinerja bisnis.

Akibatnya, para pemimpin mungkin tidak dapat menemukan masalah secara dini untuk mencegahnya berkembang menjadi masalah yang lebih besar.

Sistem cloud accounting dapat mengatasi masalah ini dengan menyediakan akses real-time ke data keuangan terpusat.

Daripada menunggu laporan historis yang sudah ketinggalan zaman, pengguna selalu memiliki pandangan terkini tentang posisi keuangan perusahaan saat ini.

Dasbor dan alat analisis bawaan lainnya menerjemahkan data yang kompleks menjadi bagan dan indikator kinerja utama yang mudah dipahami.

Memvisualisasikan data memungkinkan tim untuk mendapatkan wawasan baru dan dengan cepat mengidentifikasi tren yang berdampak pada bisnis, dan biayanya jauh lebih murah dengan perangkat lunak cloud.

13. Memungkinkan integrasi

Beberapa penyedia solusi akuntansi cloud menawarkan rangkaian luas aplikasi bisnis terintegrasi yang berbagi database pusat yang sama.

Seiring pertumbuhan perusahaan, Anda dapat menambahkan modul yang menangani hampir semua aspek bisnis, mulai dari penggajian hingga manajemen inventaris, pemasaran, dan POS.

Karena semua sistem ini bekerja dari basis data yang sama, Anda akan mendapatkan tampilan data keuangan yang akurat dan real-time di seluruh bisnis.

Jika Anda menggunakan Kledo misalnya, Anda juga akan mendapatkan ekosistem dan integrasi dengan sistem penggajian, POS, marketplace, dan toko online berbasis wordpress.

Kunjungi halaman integrasi di Kledo untuk mengetahui apa yang bisa Kledo lakukan untuk membuat bisnis Anda menjadi lebih baik.

14. Kolaborasi

Karena semua data keuangan disimpan secara online dalam satu basis data, anggota tim dapat berkolaborasi dengan lebih mudah.

Tidak perlu mengelola beberapa versi file yang sama atau menyalin data ke flashdisk untuk dibagikan kepada orang lain.

Karyawan dapat bekerja bersama dari mana saja, selama mereka memiliki akses internet.

Hal ini dapat mempercepat proses penutupan keuangan dan menyederhanakan tugas-tugas lain, seperti perkiraan.

15. Efisiensi

Proses akuntansi otomatis, akses real-time ke informasi yang akurat, dan administrasi yang berkurang berkontribusi pada fungsi akuntansi yang lebih efisien secara keseluruhan, yang membantu meningkatkan efisiensi seluruh bisnis.

Staf Anda akan membuang lebih sedikit waktu untuk memasukkan dan memeriksa data secara manual, dan peningkatan akurasi serta kontrol internal berarti mereka tidak perlu lagi melacak masalah, seperti faktur yang tidak sesuai.

Data yang lebih akurat dan otomatisasi berarti anggota staf tidak perlu berebut untuk menggabungkan data dari sistem yang berbeda untuk memenuhi tenggat waktu.

Dan karena data keuangan yang akurat dan terkini tersedia di seluruh organisasi, semua orang di seluruh perusahaan dapat menggunakannya untuk membuat keputusan yang meningkatkan kinerja bisnis.

Baca juga: Cara Menjadi Accounting Manager dan Kenali Berbagi Tugasnya

Tertarik Beralih ke Cloud Accounting?

Baik Anda adalah bisnis yang sedang berkembang atau perusahaan global, berpindah ke sistem software akuntansi berbasis cloud dapat meningkatkan efisiensi dan memberikan visibilitas waktu nyata ke dalam kinerja keuangan.

Software akuntansi online seperti Kledo dapat mengotomatiskan penghitungan transaksi sehari-hari, mempercepat proses penutupan buku, dan membantu memastikan kepatuhan terhadap peraturan pajak dan standar akuntansi.

Karena Kleod berbasis cloud, Anda tidak perlu berinvestasi atau mengelola perangkat keras dan perangkat lunak di tempat.

Anggota staf dapat mengakses informasi, menyetujui transaksi, dan berkolaborasi dari mana saja.

Solusi akuntansi cloud menawarkan manfaat yang signifikan dibandingkan produk akuntansi berbasis desktop dan proses berbasis spreadsheet manual.

Solusi cloud Kledo mengotomatiskan setiap tugas akuntansi, mengurangi upaya manual, meningkatkan akurasi, dan mempercepat proses penutupan keuangan.

Karyawan dapat mengakses informasi keuangan secara real-time dan berkolaborasi dari mana saja di seluruh dunia.

Solusi berbasis cloud yang komprehensif terintegrasi dengan berbagai aplikasi bisnis lainnya dan dapat diskalakan serta disesuaikan untuk menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang sedang berkembang.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.