Kas adalah hasil kerja keras dari setiap bisnis, termasuk toko retail.
Retail sendiri adalah industri yang sangat kompetitif di mana permintaan konsumen terus meningkat dan semakin sulit untuk dipenuhi.
Karena itu, tidak heran bahwa pengelolaan kas di toko retail ini menjadi hal yang sulit.
Padahal, pengelolaan kas ini penting untuk meningkatkan stabilitas keuangan dan memastikan toko retail punya arus kas yang cukup untuk memenuhi kebutuhan jangka pendek.
Artikel ini akan membahas cara kerja pengelolaan kas di toko retail serta tujuh strategi untuk meningkatkannya.
Bagaimana Cara Kerja Pengelolaan Kas?
Pengelolaan kas adalah praktik memantau, menganalisis, dan mengoptimalkan aliran kas masuk dan keluar dari sebuah bisnis, termasuk toko retail.
Berikut cara kerjanya secara umum:
1. Pengumpulan kas
Tujuannya adalah memasukkan uang ke dalam bisnis secepat mungkin. Caranya bisa melalui proses penerimaan pembayaran yang lebih sederhana, misalnya:
- Menggunakan faktur (invoice) yang lebih cepat
- Menyediakan berbagai metode pembayaran (tunai, kartu, QRIS, e-wallet)
- Memanfaatkan sistem pembayaran elektronik untuk mempercepat transaksi.
2. Pengeluaran kas
Mengatur arus kas keluar untuk memenuhi kewajiban bisnis tanpa menyimpan terlalu banyak kas menganggur.
Contohnya dengan menjadwalkan pembayaran sesuai jatuh tempo agar tetap memanfaatkan syarat kredit dari pemasok, atau menggunakan metode pembayaran elektronik yang tepat waktu.
3. Peramalan kas
Memprediksi arus kas di masa depan untuk mengetahui kapan kas akan pas-pasan atau justru berlebih.
Proses ini melibatkan analisis pola arus kas historis serta mempertimbangkan rencana bisnis dan kondisi pasar.
Dengan begitu, toko bisa mengantisipasi kekurangan atau memanfaatkan surplus secara tepat.
4. Pengelolaan investasi
Menggunakan kas berlebih agar tetap produktif.
Misalnya dengan menempatkan kelebihan dana pada teknologi yang membantu proses retail atau membeli lebih banyak stok barang dengan harga miring.
5. Pengelolaan hubungan dengan bank
Menjaga hubungan baik dengan pihak bank bisa membawa berbagai keuntungan seperti:
- Mendapatkan syarat biaya yang lebih baik
- Akses ke produk investasi yang lebih menguntungkan
- Fasilitas tambahan seperti kredit usaha
Dengan pengelolaan kas yang baik, toko retail dapat menjaga likuiditas, mengurangi risiko kekurangan dana, sekaligus memastikan pertumbuhan usaha tetap stabil.
Baca Juga: Tingkatkan Efisiensi Operasional Toko Retail dengan 8 Tips Ini!
Bagaimana Pengelolaan Kas yang Baik Membantu Toko Retail
1. Melindungi dari penurunan penjualan
Pengelolaan kas di toko retail memang cukup menantang. Toko membutuhkan biaya yang besar untuk membeli stok barang, membayar karyawan, serta menjaga operasional toko fisik maupun online.
Bayangkan sebuah toko retail pakaian yang harus merencanakan stok musim panas di musim dingin.
Jika bisnis tersebut beroperasi di wilayah dengan cuaca tak menentu, mereka mungkin sudah menimbun banyak celana pendek dan pakaian renang.
Namun, ketika cuaca justru mendung dan hujan selama berminggu-minggu, produk itu tidak laku.
Kejadian tak terduga seperti ini bisa membuat retail gulung tikar jika tidak memiliki proyeksi arus kas yang solid.
2. Mengurangi stres
Ketidakpastian apakah bisa membayar gaji sendiri, karyawan, atau pemasok adalah kondisi yang sangat berat bagi pemilik bisnis.
Dengan memahami arus kas saat ini dan proyeksi ke depannya, pemilik bisnis bisa tahu kapan dan kepada siapa harus membayar. Sehingga, mengurangi stres dan tekanan.
Baca Juga: 8 Masalah Dalam Pengelolaan Arus Kas dan 4 Cara Mengatasinya
3. Mengetahui kapan dan di mana harus berkembang
Tanpa pemahaman yang jelas mengenai arus kas, sulit bagi bisnis untuk menentukan kapan dan bagaimana berkembang.
Pertumbuhan adalah hal yang positif, tetapi sebenarnya harus dipertimbangkan dengan cermat.
Mengembangkan bisnis retail berarti Anda perlu tambahan biaya untuk stok, distribusi, pengembangan produk, dan pemasaran.
Tapi, jika Anda mengetahui berapa kas yang tersedia, Anda akan bisa membuat keputusan bisnis yang bijak, baik untuk memperbesar maupun mengecilkan skala bisnis sesuai kebutuhan.
4. Meningkatkan hubungan dengan supplier
Arus kas yang sehat memastikan bisnis bisa membayar ke pemasok tepat waktu. Dampaknya, toko bisa mendapatkan syarat yang lebih baik, potongan harga, hingga layanan prioritas.
Hubungan yang kuat dengan pemasok juga dapat menjadi nilai tawar saat negosiasi, misalnya untuk mendapatkan harga lebih rendah atau tenggat pembayaran yang lebih panjang.
Bahkan, jika bisa membayar lebih cepat dari jatuh tempo, toko bisa mendapat penawaran yang lebih menguntungkan.
5. Membuka peluang investasi
Pengelolaan kas toko retail yang baik memberi fleksibilitas untuk memanfaatkan peluang investasi.
Contohnya membeli stok dengan harga diskon, membeli teknologi baru, atau berekspansi ke pasar baru yang dapat mendorong pertumbuhan dan profitabilitas.
Selain itu, bisnis juga bisa berinvestasi pada layanan pelanggan dan sistem pelacakan inventori yang lebih baik.
Hasilnya, kepuasan pelanggan meningkat dan produk populer selalu tersedia, sehingga mendorong mereka untuk kembali berbelanja.
Kesimpulannya, pengelolaan arus kas yang tepat memungkinkan pemilik retail membuat keputusan yang lebih baik untuk meningkatkan penjualan sekaligus menjaga keberlangsungan bisnis.
Baca Juga: Manajemen Kas: Pengertian Lengkap, Fungsi, & Tips dalam Mengelolanya
7 Strategi Meningkatkan Pengelolaan Kas Toko Retail
1. Kelola stok dengan hati-hati
Manajemen inventori yang cerdas adalah bagian penting dari pengelolaan kas.
Agar mudah, Anda bisa menjual produk yang hanya benar-benar pelanggan minati. Gunakan laporan penjualan dari sistem POS untuk mengidentifikasi produk dengan perputaran tinggi.
Kadang, memang ada permintaan untuk jenis produk tertentu, tetapi perlu Anda pastikan dulu apakah ada cukup banyak pembeli yang konsisten menginginkan jenis produk itu.
Inilah alasan Anda harus berhati-hati dalam menentukan produk apa yang akan disediakan dan berapa banyak yang perlu distok. Jika tidak, bisnis akan menanggung risiko overstock.
Dengan pengelolaan inventori yang tepat, Anda dapat terhubung lebih baik dengan pemasok, menghindari kehabisan stok, mempercepat proses pemesanan, serta memantau stok di seluruh saluran penjualan dengan lebih efisien.
2. Kurangi beberapa biaya tetap dan variabel
Biaya seperti sewa tempat, telepon, internet, dan gaji karyawan merupakan contoh biaya tetap yang harus dikeluarkan sepanjang tahun.
Khusus di bisnis retail, ada juga banyak biaya variabel seperti ongkos pengiriman, pembelian bahan baku, serta pengadaan stok barang.
Untuk mengendalikan biaya-biaya tersebut, coba tanyakan pada diri Anda:
- Apakah Anda sudah mendapatkan harga sewa terbaik sebagai penyewa?
- Bisakah biaya telekomunikasi tetap yang bisa Anda tekan dengan beralih ke penyedia layanan lain?
- Apakah jumlah staf sudah sesuai kebutuhan? Bagaimana cara mengoptimalkan penjadwalan karyawan berdasarkan periode penjualan puncak?
Dengan meninjau ulang biaya tetap dan variabel secara rutin, bisnis retail bisa menjaga efisiensi sekaligus memperkuat arus kas.
3. Perbaiki pengelolaan piutang usaha (account receivable)
Arus kas toko retail sering kali terhambat karena pelanggan terlambat membayar. Untuk mempercepat penerimaan kas, ada beberapa strategi yang bisa Anda lakukan:
- Berikan insentif untuk pembayaran lebih cepat. Misalnya, potongan harga kecil (1–2%) jika pelanggan membayar sebelum jatuh tempo. Ini bisa menjadi motivasi bagi pelanggan untuk melunasi tagihan lebih awal.
- Gunakan pengingat otomatis. Terapkan sistem yang secara otomatis mengirimkan pengingat pembayaran, agar pelanggan yang mungkin lupa segera melunasi kewajibannya.
- Kirimkan invoice tepat waktu. Jangan menunda pembuatan atau penagihan invoice, karena semakin cepat Anda mengirim, semakin cepat pula Anda menerima pembayaran.
- Gunakan factoring bila perlu. Jika membutuhkan dana tunai segera, Anda bisa menjual faktur kepada perusahaan pembiayaan (factoring) dengan diskon tertentu. Ini bisa membantu menjaga likuiditas bisnis.
Baca Juga: Mengetahui Siklus Penerimaan Piutang Usaha dalam Bisnis
4. Kelola utang usaha (account payable) dengan bijak
Sama pentingnya dengan mengelola piutang, bisnis retail juga harus mengatur pengeluaran untuk pemasok secara strategis:
- Negosiasikan tenggat waktu pembayaran yang lebih panjang. Hal ini memberi bisnis waktu agar dapat memutar uang untuk kebutuhan lain.
- Manfaatkan potongan pembayaran lebih awal. Jika memiliki cukup kas, coba membayar lebih cepat ke pemasok. Biasanya, mereka akan memberikan diskon tambahan.
- Prioritaskan pembayaran secara strategis. Dahulukan tagihan yang mendesak agar terhindar dari denda keterlambatan, sekaligus jaga hubungan baik dengan pemasok.
Hubungan yang baik dengan pemasok tidak hanya mengurangi biaya, tetapi juga bisa memberi keuntungan tambahan seperti stok prioritas atau harga yang lebih kompetitif.
5. Lakukan peramalan arus kas (cash flow forecasting)
Peramalan arus kas sangat penting agar toko retail tidak “buta arah” dalam mengambil keputusan.
Langkah-langkahnya meliputi:
- Proyeksikan arus kas masuk dan keluar. Buat prediksi arus kas untuk minggu atau bulan ke depan berdasarkan pola penjualan, musim, dan rencana belanja stok.
- Pantau realisasi vs proyeksi. Bandingkan arus kas aktual dengan prediksi agar tahu apakah ada selisih yang perlu diantisipasi.
- Lakukan penyesuaian. Jika terlihat ada potensi kekurangan kas, segera kurangi pengeluaran yang tidak mendesak, atau pertimbangkan opsi pembiayaan seperti kredit usaha.
Dengan peramalan kas, bisnis retail bisa lebih siap menghadapi periode penjualan sepi, memanfaatkan peluang saat permintaan tinggi, dan menjaga kesehatan keuangan jangka panjang.
6. Bangun dana cadangan kas (cash reserve)
Salah satu cara terbaik untuk melindungi bisnis retail dari kejadian tak terduga adalah dengan memiliki cadangan kas.
Idealnya, simpan dana setara dengan tiga hingga enam bulan biaya operasional. Dengan begitu, bisnis tetap bisa berjalan meskipun terjadi penurunan penjualan, krisis ekonomi, atau gangguan lain.
Agar lebih konsisten, jadikan menabung sebagai kebiasaan dengan mengatur transfer otomatis ke rekening cadangan kas setiap bulan.
Meskipun jumlahnya kecil, akumulasi dari kebiasaan ini akan menjadi bantalan keuangan yang sangat membantu.
7. Gunakan teknologi untuk mendukung pengelolaan kas
Teknologi seperti software akuntansi Kledo dapat menyederhanakan banyak aspek keuangan toko retail, mulai dari pencatatan hingga pengelolaan kas.
Beberapa penerapannya antara lain:
- Sederhanakan pembukuan, penagihan, dan pelaporan keuangan. Dengan Kledo, Anda bisa mencatat transaksi harian, membuat faktur (invoice) dengan cepat, serta menghasilkan laporan keuangan secara otomatis tanpa perlu repot dengan perhitungan manual.
- Manfaatkan platform pembayaran digital. Kledo terintegrasi dengan aplikasi kasir yang mampu menerima berbagai metode pembayaran, sehingga pelanggan bisa membayar lebih mudah dan bisnis dapat menerima kas lebih cepat.
Mengintegrasikan teknologi ke dalam pengelolaan keuangan tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga memberi visibilitas lebih baik atas kondisi kas, sehingga Anda bisa lebih percaya diri dalam mengelola dan mengembangkan bisnis retail.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Software Akuntansi Keuangan Terbaik 2025
Kesimpulan
Pengelolaan kas yang baik adalah dasar keberlangsungan toko retail. Dengan arus kas yang sehat, Anda dapat menjaga stabilitas operasional, mengurangi risiko keuangan, serta lebih leluasa dalam memanfaatkan peluang pertumbuhan.
Strategi yang bisa Anda terapkan antara lain adalah mengatur stok, menekan biaya, mengelola piutang dan utang, hingga membangun dana cadangan.
Tapi, semua strategi ini hanya akan efektif jika didukung oleh pencatatan dan analisis keuangan yang akurat.
Gunakan Kledo, software akuntansi berbasis cloud yang dirancang untuk membantu bisnis retail dalam mencatat transaksi dan mengelola kas.
Yuk, klik tautan ini untuk mencoba Kledo secara gratis.
- 7 Strategi Meningkatkan Pengelolaan Kas Toko Retail - 18 September 2025
- Kembangkan Bisnis Retail Anda dengan 7 Strategi Ekspansi Ini! - 18 September 2025
- Tingkatkan Efisiensi Operasional Toko Retail dengan 8 Tips Ini! - 17 September 2025