Perencanaan Kapasitas: Pengertian, Jenis, Manfaat, dan Tipsnya

Sebagai bisnis yang sedang berkembang, apakah Anda tahu berapa banyak kapasitas produksi yang Anda perlukan untuk memenuhi permintaan di masa depan dan membuat pelanggan senang? Itulah pertanyaan penting yang ingin dijawab oleh perencanaan kapasitas.

Perencanaan kapasitas atau capacity planning membantu organisasi memperkirakan peralatan, bahan, dan orang yang mereka perlukan untuk memenuhi permintaan jangka pendek dan jangka panjang – sekaligus meminimalkan risiko investasi berlebihan dalam kapasitas.

Artikel komprehensif ini akan membahas jenis-jenis perencanaan kapasitas, strategi, manfaat, dan praktik terbaik yang bisa Anda lakukan.

Apa itu Perencanaan Kapasitas?

Perencanaan kapasitas atau capacity planning adalah proses untuk menganalisis seberapa besar kapasitas produksi yang dibutuhkan organisasi untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Hal ini banyak digunakan dalam industri manufaktur dan jasa. Perencanaan kapasitas membantu perusahaan menentukan apakah mereka memiliki cukup bahan baku, personel, dan peralatan untuk memenuhi permintaan yang diperkirakan.

Jika permintaan diperkirakan akan meningkat di masa mendatang, perusahaan dapat menggunakan perencanaan kapasitas untuk memperkirakan berapa banyak kapasitas produksi tambahan yang mereka perlukan.

Perusahaan juga dapat menggunakan capacity planning untuk menentukan apakah mereka memiliki kemampuan untuk mengerjakan proyek-proyek pelanggan baru.

Perencanaan kapasitas memeriksa semua sumber daya yang terlibat dalam produksi dan memperkirakan berapa banyak sumber daya yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan.

Sumber daya mencakup orang-orang yang melakukan pekerjaan, bahan baku dan produk yang digunakan, peralatan dan fasilitas. Kurangnya satu sumber daya dapat membatasi kapasitas produksi perusahaan.

Misalnya, perusahaan mungkin memiliki cukup peralatan dan pekerja terampil, tetapi jika ada kekurangan bahan baku, perusahaan tidak akan dapat memenuhi target produksi.

Capacity planning melibatkan banyak bagian bisnis dan bisa menjadi proses yang rumit, terutama ketika permintaan pelanggan sering berubah dan tidak dapat diprediksi.

Menaksir terlalu tinggi kapasitas yang Anda perlukan dapat menimbulkan konsekuensi yang mahal. Misalnya, bisnis manufaktur dapat membeli peralatan manufaktur baru yang mahal yang menganggur karena permintaan pelanggan yang diantisipasi tidak terwujud.

Namun, memiliki kapasitas dibawah standar juga dapat menimbulkan masalah, yang menyebabkan hilangnya pendapatan, kehabisan stok, dan frustrasi pelanggan.

Baca juga: Kapasitas Produksi: Perencanaan dan Cara Mengukurnya

Capacity planning dan resource planning

Istilah perencanaan kapasitas dan perencanaan sumber daya atau resource planning terkadang digunakan secara bergantian – tetapi ada perbedaan utama di antara keduanya.

Perencanaan kapasitas adalah pendekatan jangka panjang strategis yang berfokus pada kesesuaian antara pasokan dan permintaan.

Apakah Anda memiliki semua sumber daya yang dibutuhkan untuk membuat apa yang diinginkan pelanggan saat ini, serta apa yang Anda perlukan di masa depan?

Apakah kurangnya sumber daya tertentu membatasi kapasitas Anda secara keseluruhan; apakah Anda menolak proyek karena kekurangan tenaga kerja atau kekurangan peralatan yang diperlukan, misalnya?

Sedangkan disisi lain, perencanaan sumber daya atau resource planning adalah pendekatan jangka pendek yang melihat sumber daya yang Anda miliki dan bagaimana cara terbaik untuk menggunakan sumber daya tersebut untuk memenuhi beban kerja Anda saat ini.

Sebagai contoh, perusahaan konsultan dapat mempertimbangkan cara menugaskan stafnya ke proyek yang paling sesuai dengan keahlian mereka.

Baca juga: 24 KPI dan Metrik dalam Pengelolaan Arus Kas Bisnis

Bagaimana Cara Kerja Perencanaan Kapasitas?

Pikirkan kapasitas sebagai jumlah maksimum pekerjaan yang dapat diselesaikan oleh bisnis dalam periode tertentu.

Hal ini dapat dihitung dengan berbagai cara, tergantung pada perusahaan dan situasinya.

Beberapa perusahaan mungkin menghitung kapasitas sebagai jumlah total jam kerja karyawan per minggu.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan konsultan mungkin memiliki 25 karyawan yang masing-masing tersedia untuk dipekerjakan selama 40 jam per minggu, dengan total kapasitas 1.000 jam kerja per minggu.

Perusahaan lain, termasuk bisnis manufaktur, menghitung kapasitas dalam hal output. Katakanlah sebuah perusahaan peralatan makan memiliki 25 karyawan yang masing-masing dapat memproduksi 15 kotak peralatan makan per jam.

Jika perusahaan tersebut beroperasi 40 jam seminggu, tanpa kendala lain seperti waktu henti, kapasitasnya adalah 15.000 kotak peralatan makan per minggu.

Perencanaan kapasitas mencoba menjawab pertanyaan tentang bagaimana menyesuaikan kapasitas tersebut dengan permintaan yang diantisipasi. B

agaimana permintaan untuk layanan perusahaan konsultan akan berubah selama tahun depan, dan berapa banyak konsultan yang perlu dipekerjakan untuk memenuhi permintaan tersebut?

Haruskah perusahaan peralatan makan berinvestasi dalam memperluas kapasitas produksi untuk memenuhi permintaan yang meningkat?

Mendapatkan jawaban yang tepat dapat meningkatkan pendapatan dan keuntungan. Namun, ketidaksesuaian antara penawaran dan permintaan dapat menyebabkan sumber daya yang tidak terpakai atau ketidakmampuan untuk memenuhi pesanan.

Baca juga: Demand Forecasting Adalah: Jenis, Metode, dan Contohnya

Sejarah Perencanaan Kapasitas

Akar dari perencanaan kapasitas berawal dari Revolusi Industri. Dengan transisi dari masyarakat agraris ke masyarakat industri, konsumsi produk meningkat dan produsen mulai mencoba mengantisipasi permintaan.

Selama abad ke-20, teknik manufaktur baru memungkinkan peningkatan kapasitas produksi yang sangat besar, sehingga membantu memenuhi permintaan konsumen yang berkembang pesat.

Henry Ford terkenal memperkenalkan jalur perakitan untuk memangkas waktu produksi Model T dari 12 jam lebih menjadi 90 menit, sehingga membantu mendorong adopsi mobil oleh konsumen di seluruh dunia.

Upaya awal dalam perencanaan kapasitas mengandalkan metode manual yang sangat padat karya. Baru-baru ini, perencanaan kapasitas telah diubah oleh teknologi.

Software perencanaan kapasitas dapat mempertimbangkan berbagai variabel, termasuk prakiraan permintaan, untuk memperkirakan kapasitas yang dibutuhkan.

Teknologi juga memudahkan untuk merespons dengan cepat terhadap perubahan permintaan atau kendala pasokan.

Jenis Perencanaan Kapasitas

Perencanaan kapasitas biasanya berfokus pada tiga kategori sumber daya utama: bahan, tenaga kerja, dan peralatan.

Perencanaan kapasitas produk dan bahan

Apakah Anda memiliki cukup bahan atau barang lain untuk memenuhi pesanan yang diantisipasi?

Misalnya, pembibitan tanaman membutuhkan bunga, pohon, semak, benih, dan tanah yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggannya.

Sebuah pabrik membutuhkan bahan baku yang cukup untuk menjalankan proses produksinya.

Perencanaan kapasitas tenaga kerja

Hal ini memastikan bisnis memiliki cukup orang dan jam kerja yang tersedia untuk menyelesaikan pekerjaan secara tepat waktu.

Hal ini juga membantu menentukan kapan Anda perlu menyesuaikan ukuran tenaga kerja.

Perencanaan kapasitas peralatan/perlengkapan

Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa kapasitas produksi tidak terhambat oleh kurangnya peralatan.

Ini menganalisis jumlah alat dan peralatan lain yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan yang diproyeksikan. Peralatan tersebut dapat mencakup mesin, forklift, komponen jalur perakitan, komputer, dan apa pun yang diperlukan untuk memproduksi produk perusahaan.

Baca juga: Scenario Planning: Pengertian, Jenis dan Tahapannya

Strategi Perencanaan Kapasitas

Perencanaan kapasitas bukanlah pendekatan yang bisa diterapkan untuk semua. Memilih strategi perencanaan kapasitas tertentu tergantung pada faktor-faktor seperti target pertumbuhan perusahaan, toleransi risiko, dan jenis produk yang dibuat.

Lead strategy

Strategi agresif ini membutuhkan perluasan kapasitas untuk mengantisipasi peningkatan permintaan di masa depan.

Produsen sering menggunakan perencanaan kapasitas utama ketika mereka bertujuan untuk memenangkan pangsa pasar melawan pesaing.

Jika strategi memimpin memposisikan Anda sebagai satu-satunya perusahaan dengan pasokan besar untuk produk yang memiliki permintaan tinggi, Anda dapat menikmati peningkatan laba dan pangsa pasar.

Namun, strategi perencanaan kapasitas utama dapat berisiko jika permintaan tidak tumbuh seperti yang diharapkan.

Lag strategy

Ini adalah pendekatan perencanaan kapasitas yang lebih konservatif. Perencanaan kapasitas lag berfokus pada pemenuhan permintaan saat ini.

Hanya ketika perusahaan sudah beroperasi pada kapasitas maksimum, perusahaan baru menambah kapasitas jika permintaan terus meningkat.

Strategi ini mengurangi risiko investasi berlebihan dalam produksi, tetapi juga meningkatkan kemungkinan kehilangan pendapatan dan mengalami kehabisan stok.

Match strategy

Strategi moderat ini, juga dikenal sebagai strategi pelacakan, memadukan elemen-elemen dari strategi lead dan lag.

Perencanaan yang sesuai menyesuaikan kapasitas dalam jumlah kecil sebagai respons terhadap tren pasar, dibandingkan dengan melakukan ekspansi kapasitas besar untuk mengantisipasi pertumbuhan permintaan (lead strategi) atau menunggu hingga Anda mencapai kapasitas maksimum (lag strategi).

Strategi penyesuaian

Strategi ini bergantung pada alat perencanaan yang menganalisis berbagai variabel, seperti prakiraan permintaan, data penjualan waktu nyata, dan tren musiman.

Tujuannya adalah untuk menyesuaikan kapasitas secara lebih akurat sebelum permintaan.

Misalnya, jika permintaan secara historis melebihi kapasitas selama musim liburan, perusahaan dapat merencanakan untuk meningkatkan kapasitas selama bulan-bulan tersebut.

Baca juga: Pengertian Revenue Management, Manfaat, Strategi dan KPI-nya

Manfaat Perencanaan Kapasitas

Perencanaan kapasitas dapat memberikan banyak manfaat, termasuk biaya yang lebih rendah, kepuasan pelanggan yang lebih tinggi, dan pandangan yang lebih jelas tentang kebutuhan masa depan. Secara lebih spesifik, proses perencanaan ini dapat:

Mengurangi biaya operasional

Perencanaan kapasitas memfasilitasi penganggaran yang lebih akurat dan membantu meminimalkan pemborosan.

Membantu perusahaan memastikan bahwa mereka menginvestasikan jumlah yang tepat dalam hal material, peralatan, fasilitas, dan staf.

Perencanaan kapasitas juga dapat membantu perusahaan mengidentifikasi potensi kemacetan dan masalah sumber daya lainnya, sehingga mereka dapat menyesuaikan operasi untuk meningkatkan efisiensi.

Mencapai pengiriman tepat waktu

Capacity planning yang efektif berarti sumber daya yang memadai tersedia untuk setiap pekerjaan, sehingga membantu memastikan produksi tetap sesuai jadwal.

Anda dapat memenuhi pesanan tepat waktu dan membuat pelanggan senang.

Menghindari kehabisan stok

Perencanaan kapasitas yang baik berarti perusahaan lebih mampu menyesuaikan pasokan dengan permintaan.

Hal ini mengurangi kemungkinan Anda kehabisan produk yang diminati, yang dapat menyebabkan frustrasi pelanggan dan kehilangan bisnis.

Keahlian dalam inventaris

Bagian dari perencanaan kapasitas adalah menjabarkan keterampilan yang dibutuhkan untuk membuat produk perusahaan Anda.

Rencana yang baik memperkirakan kebutuhan keterampilan dan menggabungkan pelatihan yang diperlukan untuk karyawan serta keahlian yang perlu Anda peroleh dari sumber luar.

Menyediakan blueprint untuk pertumbuhan

Perencanaan kapasitas memberikan cetak biru untuk ekspansi perusahaan di masa depan.

Perencanaan ini menentukan fasilitas, peralatan, dan orang-orang yang Anda perlukan untuk memenuhi permintaan seiring dengan pertumbuhan perusahaan.

Hal ini membantu Anda merencanakan pertumbuhan dari waktu ke waktu. Misalnya, Anda dapat mengidentifikasi dengan lebih baik lokasi-lokasi baru potensial yang menawarkan sumber daya yang Anda butuhkan.

Baca juga: Inventory Plan (Recana Persediaan): Proses dan Analisanya

3 Langkah dalam Melakukan Perencanaan Kapasitas

Perencanaan kapasitas dapat dibagi menjadi tiga langkah besar: Kapasitas apa yang saya butuhkan? Apa yang sudah saya miliki? Dan perubahan apa yang diperlukan di masa mendatang?

1. Menilai kebutuhan kapasitas

Berapa banyak kapasitas yang Anda perlukan untuk memenuhi permintaan yang diantisipasi, dan kapan Anda akan membutuhkannya? Berapa banyak barang yang perlu Anda buat dalam sehari?

Konsultasikan perkiraan dan jadwal produksi Anda untuk membantu menentukan berapa banyak kapasitas produksi yang Anda perlukan.

2. Pahami kapasitas saat ini

Memahami kapasitas saat ini memberikan ekspektasi yang realistis tentang apa yang dapat diproduksi oleh perusahaan.

Hal ini membutuhkan analisis kinerja aktual perusahaan, bukan hanya kapasitas maksimum teoretisnya.

Seberapa efisien perusahaan menggunakan kapasitasnya? Apakah perusahaan mencapai tingkat penggunaan yang konsisten atau kinerjanya tidak konsisten?

Menganalisis kinerja proses aktual versus prediksi dan menghitung bagian mana dari setiap proses yang paling banyak memakan waktu.

3. Buat rencana untuk masa depan

Setelah menganalisis kapasitas Anda saat ini, sekarang saatnya untuk menentukan bagaimana Anda akan melangkah ke depan.

Apakah Anda memerlukan kapasitas tambahan untuk memenuhi permintaan? Berapa banyak? Lihatlah alternatif untuk menambah kapasitas, seperti menambah peralatan, merampingkan alur kerja, atau menambah tenaga kerja.

Mempertimbangkan berbagai skenario berdasarkan prakiraan permintaan dan permintaan aktual dapat membantu menentukan rencana produksi yang paling mungkin memenuhi permintaan dengan risiko terendah.

Baca juga: Supply Chain Analytics: Pengertian Lengkap dan Mengapa ini Penting?

Contoh Perencanaan Kapasitas

Sebuah perusahaan membuat mainan biliar dan produk terkait, termasuk kolam tiup, rakit, bola pantai, kacamata, dan papan luncur.

Permintaan bersifat musiman, meningkat di musim liburan dan menurun di masa masuk sekolah.

Jadi perusahaan memeriksa data historis dan tren pasar saat ini untuk memperkirakan kapasitas yang dibutuhkan.

Data historis menunjukkan berapa banyak setiap item yang diproduksi perusahaan dan menunjukkan apakah produksi tersebut menghasilkan produk berlebih atau kekurangan.

Berdasarkan penelitiannya, perusahaan menetapkan tujuan untuk memproduksi 40.000 item di setiap kategori produk.

Proses produksinya hanya dapat membuat satu jenis produk dalam satu waktu. Data historis menunjukkan bahwa perusahaan dapat secara konsisten mencapai tingkat produksi per jam berikut ini:

• Kolam renang tiup: 25 per jam
• Rakit: 50 per jam
• Bola pantai: 100 per jam
• Kacamata: 40 per jam
• Papan seluncur: 50 per jam

Perusahaan ini bertujuan untuk mempertahankan sumber daya staf dan peralatannya sama seperti sebelumnya: 50 karyawan yang masing-masing bekerja 30 jam seminggu, dengan total 1.500 jam kerja per minggu.

Berdasarkan persyaratan proyek yang mengharuskan memproduksi 40.000 setiap item, berikut adalah kapasitas yang dibutuhkan perusahaan:

• Kolam renang tiup: 40.000 / 25 = 1.600 jam kerja yang dibutuhkan
• Rakit: 40.000 / 50 = dibutuhkan 800 jam kerja
• Bola pantai: 40.000 / 100 = dibutuhkan 400 jam kerja
• Kacamata 40.000 / 40 = 1.000 jam kerja yang dibutuhkan
• Papan seluncur: 40.000 / 50 = dibutuhkan 800 jam kerja

Itu adalah 4.600 total jam kerja yang dibutuhkan. Karena karyawan bekerja dengan total 1.500 jam per minggu, proyek ini akan memakan waktu lebih dari tiga minggu untuk diselesaikan.

Jadwal tersebut tidak memperhitungkan potensi hambatan di sepanjang jalan, seperti penundaan rantai pasokan, perubahan sumber daya yang tidak direncanakan, kerusakan peralatan, atau ketidakhadiran karyawan.

Selain itu, perusahaan perlu memperhitungkan jumlah waktu yang diperlukan untuk mengganti bahan dan mengkonfigurasi ulang peralatan untuk setiap produk.

Jadi, rencana akhir mungkin membutuhkan waktu sekitar empat minggu atau bahkan lebih untuk menyelesaikan produksi.

Baca juga: Pengertian Reverse Logistic, Cara Kerja, Jenis, dan Strateginya

8 Praktik dan Tips Terbaik Perencanaan Kapasitas

Perencana kapasitas harus menentukan cara yang tepat untuk menyeimbangkan sumber daya dan permintaan. Berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk membantu menyeimbangkannya.

1. Menganalisis sumber daya saat ini

Dapatkan gambaran yang akurat tentang kapasitas Anda saat ini dan sumber daya yang Anda miliki.

Hal ini memberikan dasar untuk menentukan berapa banyak kapasitas yang Anda perlukan untuk menangani permintaan.

2. Atur perpaduan keterampilan yang tepat

Tim lintas fungsi yang terdiri dari gabungan keterampilan perencanaan, bisnis, dan operasional dapat memberikan beragam perspektif yang diperlukan untuk memahami kapasitas saat ini dan cara memenuhi kebutuhan di masa mendatang.

3. Memprioritaskan proyek

Fokus pada proyek yang paling penting terlebih dahulu. Pesanan mana yang paling sensitif terhadap waktu? Apa yang harus segera dilakukan untuk memenuhi permintaan?

4. Lacak produktivitas operasional

Apakah ada tugas yang memakan waktu lebih lama dari yang direncanakan? Jika ya, mengapa? Apakah penundaan disebabkan oleh penjadwalan yang tidak realistis atau ada masalah lain?

Mengumpulkan data dunia nyata ini dapat membantu Anda menganggarkan waktu yang lebih baik untuk pekerjaan di masa mendatang.

5. Tandai bottlenecks

Apakah produksi terhambat oleh langkah-langkah proses tertentu atau kurangnya sumber daya? Cari cara untuk merestrukturisasi sumber daya untuk menghilangkan hambatan.

6. Fokus pada komunikasi

Tetap berhubungan dengan semua pemangku kepentingan membantu mengelola ekspektasi dan memungkinkan perusahaan melakukan penyesuaian untuk mengakomodasi hambatan operasional.

7. Pantau risiko

Carilah risiko, seperti potensi masalah rantai pasokan dan kenaikan biaya. Mengidentifikasi potensi masalah sejak dini memungkinkan perusahaan untuk memperhitungkannya dalam rencana kapasitas.

8. Buat perubahan

Sangat umum terjadi peristiwa yang memerlukan perubahan rencana – perkiraan yang tidak akurat, kekurangan bahan baku utama, kegagalan mesin.

Pendekatan yang realistis terhadap perencanaan kapasitas mengakui bahwa perusahaan tidak kebal terhadap masalah-masalah ini.

Baca juga: Takt Time: Pengertian, Manfaat, Cara Hitung, dan Contohnya

4 Masalah Umum Perencanaan Kapasitas

Perencanaan kapasitas sering kali merupakan proses kompleks yang melibatkan kolaborasi di antara berbagai pemangku kepentingan dan mengumpulkan informasi dari seluruh perusahaan.

Berikut adalah beberapa masalah potensial yang harus diwaspadai:

1. Pengumpulan data

Perencanaan kapasitas melibatkan penggabungan data dari berbagai sumber, termasuk kelompok internal seperti penjualan, manufaktur, dan keuangan, serta informasi eksternal tentang tren pasar.

Tidak semua informasi ini mudah diperoleh. Hal ini dapat menyulitkan untuk secara cepat membangun pandangan yang terkonsolidasi dan terkini mengenai penggunaan kapasitas saat ini dan menentukan berapa banyak kapasitas yang dibutuhkan perusahaan.

2. Kualitas data

Data yang digabungkan dari berbagai sumber dapat memiliki kualitas yang tidak konsisten dan dalam berbagai format yang berbeda.

Beberapa data mungkin mengandung kesalahan, terutama jika dikumpulkan secara manual. Informasi lain mungkin sudah tidak berlaku.

3. Akurasi perhitungan

Perencanaan kapasitas dapat melibatkan perhitungan rumit yang memperhitungkan faktor material, manusia, peralatan, perkiraan permintaan pasar, dan lainnya.

Akurasi sangat penting untuk memastikan perusahaan tidak meremehkan atau melebih-lebihkan kapasitas yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan.

Namun, sangat mudah terjadi kesalahan, terutama jika data diambil dari banyak sumber dan perhitungan dilakukan secara manual menggunakan spreadsheet.

4. Kolaborasi

Ada begitu banyak orang yang terlibat dalam perencanaan kapasitas, baik internal maupun eksternal, sehingga sulit untuk membuat semua orang tetap selaras.

Tim produksi mungkin tidak selalu mendapatkan informasi terbaru tentang proyek baru dan penjualan yang memengaruhi jumlah kapasitas yang dibutuhkan perusahaan.

Lebih jauh lagi, beberapa informasi mungkin perlu dikomunikasikan secara eksternal kepada pemasok dan pelanggan.

Baca juga: Pengertian dan Cara Menghitung Rasio DSCR dalam Bisnis

Lakukan Perencanaan Kapasitas Lebih Baik dengan Kledo

Software akuntansi yang memiliki fitur terlengkap seperti Kledo membantu bisnis membuat rencana kapasitas yang efektif berdasarkan analisis kapasitas produksi dan proses pembukuan.

Data history transaksi dan laporan keuangan membandingkan permintaan dengan ketersediaan sumber daya untuk menentukan penggunaan kapasitas selama periode perencanaan.

Kledo menghasilkan laporan yang diperlukan untuk perencanaan kapasitas jangka pendek dan jangka panjang, membantu memprediksi kebutuhan di masa depan berdasarkan data historis.

Untuk produsen yang perlu merencanakan kapasitas, Kledo menyediakan solusi terintegrasi yang memastikan proses manufaktur terhubung dengan laporan keuangan, manajemen persediaan, dan pesanan yang belum dibayar secara real time.

Rencana produksi yang efektif menentukan rute untuk setiap item, memperkirakan tanggal mulai dan selesai, dan mengevaluasi kapasitas yang tersedia untuk melakukan pekerjaan.

Perencanaan kapasitas membantu perusahaan mencapai keseimbangan antara penawaran dan permintaan yang sering kali sangat penting untuk kesuksesan bisnis.

Melalui analisis perkiraan permintaan dan sumber daya saat ini, perencanaan kapasitas membantu perusahaan membuat blueprint untuk menangani pertumbuhan di masa depan.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.