Scenario Planning: Pengertian, Jenis dan Tahapannya

Dalam konteks bisnis, scenario planning adalah cara untuk menegaskan kendali atas dunia yang tidak pasti dengan mengidentifikasi asumsi tentang masa depan dan menentukan bagaimana bisnis Anda akan merespons.

Dengan membangun kesadaran organisasi tentang apa yang dapat terjadi, para pemimpin dapat melihat tanda-tanda peringatan akan munculnya tantangan dan merespons dengan tepat.

Ketika kejadian terburuk muncul, dokumen scenario planning memberikan nilai yang luar biasa dengan memainkan berbagai hasil dan mencantumkan langkah-langkah segera untuk mengatasi kerugian.

Rencana ini juga bermanfaat untuk skenario terbaik – misalnya sebuah produk menjadi viral dan permintaan melonjak 300% dalam semalam? Bagaimana jika peluang akuisisi muncul secara tidak terduga? Apakah Anda siap?

Scenario planning, pada akhirnya, perencanaan dengan banyak kemungkinan akhir. Menyusun narasi membutuhkan seperangkat asumsi yang jelas tentang realitas bisnis potensial dan hasil yang akan terjadi.

Pada artikel kali ini, kita akan membahas tentang apa itu scenario planning, tahapan, jenis, dan juga contohnya yang bisa Anda adaptasikan untuk bisnis,

Apa itu Scenario Planning?

Untuk bisnis, scenario planning memungkinkan para pengambil keputusan untuk mengidentifikasi berbagai hasil potensial dan perkiraan dampaknya, mengevaluasi tanggapan dan mengelola kemungkinan positif dan negatif.

Mulai dari memproyeksikan pendapatan keuangan dan memperkirakan arus kas hingga mengembangkan tindakan mitigasi, scenario planning lebih dari sekadar alat perencanaan keuangan – scenario planning merupakan pendekatan terpadu untuk menghadapi ketidakpastian.

Namun, scenario planning juga lebih dari sekadar cara untuk mengenali dan memitigasi risiko atau merencanakan situasi pertumbuhan.

Scenario planning juga tentang memvisualisasikan berbagai representasi masa depan organisasi, berdasarkan asumsi tentang kekuatan yang mendorong pasar – beberapa baik, beberapa buruk.

Scenario planning adalah proses yang dipelopori oleh militer AS, yang saat ini menjalankan latihan yang melihat hingga 20 tahun ke depan untuk memandu upaya penelitian dan pengembangan.

Baca juga: 30 KPI Keuangan Untuk Pengukuran Kesuksesan Bisnis

Mengapa Scenario Planning Penting?

Scenario planning dapat memberikan keunggulan kompetitif dengan memungkinkan para pemimpin bereaksi dengan cepat dan tegas – karena suatu situasi telah dipikirkan dan tindakan telah didokumentasikan, tidak ada yang harus berebut ketika berada di tengah-tengah krisis.

Scenario planning juga memberikan para eksekutif dan dewan direksi kerangka kerja untuk membuat keputusan non-darurat secara lebih efektif dengan memberikan wawasan tentang rencana, anggaran, dan prakiraan serta memberikan gambaran yang lebih jelas tentang pendorong utama untuk pertumbuhan bisnis dan dampak potensial dari kejadian di masa depan.

Baca juga: Mind Mapping: Pengertian, Manfaat, Jenis, Contoh, dan Cara Membuatnya

Keuntungan dan Kerugian Scenario Planning

Latihan scenario planning yang komprehensif membutuhkan waktu, tenaga, dan uang.

Berikut adalah keuntungan dan kekurangan scenario planning:

Keuntungan

• Scenario planning akan membantu para eksekutif memahami dampak dari berbagai peristiwa yang mungkin terjadi.
• Tim keuangan, operasional dan tim lainnya dapat mempersiapkan mitigasi risiko lebih awal.
• Ada unsur manajemen pengetahuan; dengan melibatkan personel kunci, perusahaan dapat memperoleh wawasan dan rekomendasi mereka.
• Jika para pemangku kepentingan ini tidak dapat hadir saat terjadi peristiwa ekstrem, perusahaan memiliki dokumentasi untuk dijadikan acuan.

Kekurangan

• Scenario planning adalah pekerjaan yang berpotensi sangat besar. Ini bisa menjadi proses yang panjang untuk mengumpulkan data dan faktor pendorong; untuk perusahaan besar, rencana bisa memakan waktu berbulan-bulan untuk dibuat.
• Faktor-faktor yang memengaruhi rencana dapat berubah dengan cepat. Itu berarti scenario planning haruslah merupakan proses yang hidup, dengan pembaruan yang terus menerus seiring dengan perubahan kondisi dan asumsi.

Kami merekomendasikan agar semua perusahaan melakukan setidaknya scenario planning dasar, meskipun dalam konteks latihan kelangsungan bisnis. Proses itu sendiri memiliki nilai yang nyata.

Setelah Anda memutuskan untuk memulai, Anda harus menentukan formatnya.

Baca juga: 21 KPI Penjualan yang Harus Pemilik Bisnis Tahu

Jenis Scenario Planning

Skenario kuantitatif

Model keuangan yang memungkinkan penyajian versi terbaik dan terburuk dari output model.

Model-model ini dapat dengan cepat diubah dengan mengubah sejumlah variabel/faktor.

Skenario kuantitatif juga digunakan untuk mengembangkan prakiraan bisnis tahunan.

Model-model ini mengasumsikan variabel-variabel utama diketahui dan hubungan di antara mereka adalah tetap.

Skenario operasional

Salah satu jenis scenario planning yang paling umum yang akan dilakukan organisasi secara internal.

Skenario operasional secara khusus mengeksplorasi dampak langsung dari suatu peristiwa. Skenario ini kemudian memberikan implikasi strategis jangka pendek.

Skenario normatif

Skenario ini menggambarkan kondisi akhir yang diinginkan atau dapat dicapai.

Skenario ini merupakan perencanaan yang kurang objektif dan lebih diarahkan pada pernyataan tujuan.

Tujuan-tujuan ini tidak selalu tentang visi organisasi, tetapi lebih kepada bagaimana perusahaan ingin beroperasi di masa depan.

Skenario normatif sering kali digabungkan dengan jenis scenario planning lainnya karena skenario ini memberikan rangkuman perubahan dan daftar aktivitas yang ditargetkan.

Skenario manajemen strategis

Pada dasarnya, skenario ini tidak banyak menjelaskan tentang perusahaan atau industri, namun lebih banyak tentang lingkungan tempat produk dan layanan dikonsumsi.

Skenario ini sering kali merupakan skenario yang paling menantang bagi para pemimpin perusahaan untuk disusun karena memerlukan pandangan industri, ekonomi, dan dunia yang luas.

Sisi positifnya, skenario ini memberikan kebebasan kepada para perencana untuk melakukan brainstorming keputusan dan mandat untuk bercerita secara luas. Dalam beberapa kasus, perusahaan mendatangkan analis atau bahkan yang disebut futuris.

Baca juga: MRO Adalah: Tujuan, Komponen dan Cara Melakukannya

Cara Menggunakan Scenario Planning

Biasanya, ekspektasi ekonomi makro digunakan bersama dengan scenario planning untuk membantu CFO menyusun ekspektasi jangka pendek bagi perusahaan dan untuk menetapkan ekspektasi di berbagai departemen.

Dasar-dasar scenario planning adalah sama, meskipun rinciannya di seluruh industri dan di dalam bisnis berbeda-beda.

Untuk mengilustrasikan hal ini, pertimbangkan bagaimana dua perusahaan fiksi, pegembang software dan distributor grosir, melakukan pendekatan scenario planning selama pandemi COVID-19.

Perusahaan 1

Gimbloo Software adalah perusahaan pengembang software yang telah mengalami pertumbuhan yang stabil hingga pandemi.

Tim kepemimpinan belum melakukan scenario planning apa pun, tetapi CFO-nya telah berpengalaman melalui ‘bubble‘ dot-com dan resesi hebat 2008 dan siap bertindak cepat untuk melindungi landasan pacu Gimbloo.

Perusahaan 2

Sebelum pandemi, CFO di distributor grosir Tar Heel Direct yang sudah mapan telah menyiapkan tiga skenario berdasarkan volume pesanan: hijau, kuning, dan merah.

Setiap skenario mencakup serangkaian tindakan mitigasi baru, menggunakan volume pesanan sebagai metrik untuk memicu kapan waktunya untuk memberlakukan setiap urutan tindakan. Namun, terjun bebasnya penjualan ritel berarti bahwa Tar Heel Direct mendapati dirinya beroperasi dalam skenario terburuk – merah – dalam hitungan minggu.

Baca juga: Pengertian Revenue Management, Manfaat, Strategi dan KPI-nya

Pertanyaan-pertanyaan yang dipertimbangkan oleh kedua perusahaan:

• Apa masalah yang sedang kami coba kaji?
• Seberapa jauh kita mencoba untuk memprediksi?
• Apa saja faktor eksternal utama yang mungkin berdampak pada skenario kami?
• Apa saja faktor pendorong internal utama yang perlu kita tangani?
• Apa saja risiko terhadap skenario tersebut?
• Apakah kita memiliki data, teknologi, bandwidth, dan keterampilan yang tepat untuk mengembangkan dan memelihara rencana skenario?

Skenario Tar Heel Direct didasarkan pada volume pesanan dan kemampuan untuk memenuhi pesanan secara efisien.

Karena efek negatif dari pandemi ini sangat mendadak, perusahaan memutuskan untuk menetapkan tonggak pencapaian setiap 30 hari untuk mengantisipasi penundaan piutang serta berkurangnya kemampuan pengecer untuk menerima produk.

Perusahaan dengan cepat kehilangan pesanan dari sebagian besar pelanggan yang memiliki lokasi ritel fisik – tingkat infeksi dan pesanan yang terkunci berdampak langsung pada penjualan.

Secara internal, Tar Heel Direct telah mengambil tindakan pencegahan keselamatan bagi para pekerjanya.

Penjagaan jarak sosial dan peningkatan langkah-langkah sanitasi berarti bahwa tim gudang beroperasi dengan kapasitas sekitar 60%.

Pemasok dan pelanggan berada dalam kondisi yang kurang lebih sama, dengan pemasok juga terkena dampaknya – meskipun tidak sedramatis gerai ritel.

Beberapa pengiriman produk yang masuk akan tertunda, atau pemasok mungkin hanya dapat menyediakan sebagian kecil dari hasil normal mereka.

Para pemimpin Tar Heel menjalin komunikasi yang erat dengan para pemasok dan pelanggan, dan perusahaan ini memantau data pemerintah dan laporan industri untuk mencoba menjadi yang terdepan dalam tren; namun, masa depan ritel tidak pasti, dan mungkin perlu mengeksplorasi sumber-sumber pendapatan baru.

Sementara itu, tantangan Gimbloo tidak terlalu bergantung pada pemangku kepentingan dari luar.

Manajemen dan mitra ekuitas swastanya bertemu di awal krisis untuk membuat rencana.

Mereka mencapai kesepakatan bahwa bisnis baru dan sumber pendanaan tambahan tidak mungkin terjadi dalam beberapa bulan ke depan, jadi fokus utamanya adalah memperpanjang runway dengan memangkas biaya diskresioner dan bersiap-siap untuk menyesuaikan jumlah karyawan.

Mitra PE perusahaan tidak mungkin hanya berdiam diri dan melihat Gimbloo kehabisan uang, tetapi sebelum memberikan dana tambahan, mereka ingin melihat bahwa perusahaan telah melakukan pemangkasan seketat mungkin.

Para pimpinan membuat asumsi bahwa pendapatan berulang akan tetap sama dan transaksi baru akan melonjak ketika ekonomi dibuka kembali. Jika keduanya benar, mereka akan mulai mengurangi langkah-langkah penghematan biaya.

Mereka juga menambahkan cushion untuk churn, down-sell dan, jika terjadi penurunan yang ekstrem dan berlarut-larut, beberapa pembatalan di tengah kontrak.

Setiap perubahan signifikan dalam metrik akan memicu skenario lain dengan pemotongan lebih lanjut.

Baca juga: Inventory Plan (Recana Persediaan): Proses dan Analisanya

Perbedaan Scenario Panning dan Business Continuity Planning

Scenario planning sering kali disalahartikan dengan perencanaan keberlanjutan bisnis atau business continuity planning.

Meskipun keduanya merupakan proses terstruktur untuk membantu perusahaan menavigasi masa depan, scenario planning memainkan permainan yang lebih panjang yang mempertimbangkan pendapatan dari waktu ke waktu.

Perencanaan keberlangsungan bisnis adalah tentang bagaimana bisnis Anda akan bereaksi terhadap bencana, seperti kebakaran gudang atau gempa bumi.

Dalam kedua proses tersebut, perjalanannya mungkin sama berharganya dengan produk akhir. Dengan menyatukan para pemimpin untuk memikirkan apa yang dapat memengaruhi bisnis, Anda dapat menghindari potensi risiko.

Pendekatan Kerja Senario Planning

Tindakan yang harus diambil

• Dapatkan komitmen dari manajemen senior, pilih anggota tim dan susun skenario seputar isu-isu utama yang akan ditangani dan dievaluasi.
• Tentukan asumsi dengan jelas, buat hubungan antar pendorong dan batasi jumlah skenario yang dibuat.
• Pastikan setiap skenario menyajikan pandangan yang logis tentang masa depan.
• Fokuslah pada perbedaan material antar skenario.
• Tunjukkan KPI, dan perbarui skenario serta perbarui asumsi secara berkala.

Tindakan yang harus dihindari

• Hindari mengembangkan skenario tanpa mendefinisikan masalah terlebih dahulu.
• Jangan mengembangkan terlalu banyak skenario – tiga skenario adalah titik awal yang baik. Mulailah dengan perkiraan terbaik Anda tentang bagaimana bisnis akan berjalan, tambahkan satu skenario untuk hal-hal yang berjalan lebih baik dan skenario lainnya untuk hal-hal yang berjalan lebih buruk. Titik awal yang baik adalah 50% untuk perkiraan terbaik, lalu 25% untuk hal-hal yang berjalan lebih baik dan 25% untuk hal-hal yang berjalan lebih buruk.
• Jangan mencoba mengembangkan skenario yang sempurna – lebih banyak detail tidak berarti lebih akurat.
• Hindari terpaku pada satu skenario saja.
• Jangan berpegang pada sebuah skenario setelah skenario tersebut tidak lagi relevan.

Baca juga: Action Plan Adalah: Manfaat, Contoh, dan Cara Buatnya dalam Bisnis

3 Langkah untuk Scenario Planning yang Efisien

1. Identifikasi pemicu kritis bahkan di tengah ketidakpastian

Saat menghadapi krisis, para pemimpin keuangan dengan cepat membuat pedoman tentang bagaimana organisasi harus merespons dengan mengembangkan beberapa skenario.

Skenario-skenario ini dibangun di atas serangkaian asumsi seputar peristiwa yang memengaruhi kelangsungan hidup organisasi dan harus memicu serangkaian tindakan.

Pada saat krisis, perusahaan perlu menggabungkan data historis dengan hasil yang masuk akal untuk menentukan konsekuensi bagi setiap bagian organisasi.

Rencana skenario dapat memberikan ruang bagi para pemimpin untuk memperlambat dan menilai faktor-faktor ekonomi, politik dan lingkungan. Faktor-faktor yang diprioritaskan ini merupakan bagian penting dari skenario krisis.

2. Kembangkan beberapa skenario, namun tetaplah sederhana

Ketika membuat beberapa skenario, mudah bagi tim keuangan untuk merasa kewalahan dengan berbagai kemungkinan hasil. Bagaimana seseorang dapat merencanakan dengan baik untuk begitu banyak kemungkinan?

Sederhananya, Anda tidak bisa. Itulah mengapa yang terbaik adalah membuatnya tetap sederhana.

Fokuslah pada dua hingga tiga ketidakpastian utama dan buatlah skenario dari sana.

Pemimpin keuangan perlu memprioritaskan dan mengembangkan perspektif tentang setiap skenario untuk membantu perusahaan menavigasi.

3. Bangun strategi respons yang agile

Setiap skenario harus berisi detail yang cukup untuk menilai kemungkinan keberhasilan atau kegagalan berbagai opsi strategis.

Setelah semua ini siap, pemimpin keuangan dapat membuat kerangka kerja yang membantu tim eksekutif mengambil keputusan.

Setiap keputusan yang diambil perlu dipantau secara real-time sehingga tim dapat dengan cepat merespons secara berkelanjutan.

Baca juga: Rencana Pemasaran (Marketing Plan): Manfaat, Tujuan, Jenis, Contoh, dll

Strategi untuk Mengelola Scenario Planning

Seperti yang mungkin sudah jelas, ruang lingkup scenario planning hanya dibatasi oleh waktu dan imajinasi para pemimpin.

Harus ada pagar pembatas pada proyek untuk menjaga agar investasi waktu tetap sesuai dengan harapan.

Berikut adalah beberapa masalah utama dalam mengelola ruang lingkup scenario planning:

• Kenali pentingnya waktu tim.
• Luangkan lebih banyak waktu untuk membuat dan menganalisis masalah/pertanyaan, kurangi pertanyaan “bagaimana jika”.
• Tentukan hasil yang penting.
• Tentukan bagaimana Anda akan menggunakan skenario Anda; hal ini akan menentukan ruang lingkup.
• Bagaimana Anda akan menilai keberhasilan?
• Kenali konteks dan narasi yang berkembang.

Pada model Tar Heel Direct didasarkan pada asumsi yang tidak berhasil selama pandemi, tetapi tindakan mitigasi yang direncanakan dalam skenario aslinya masih berlaku, bahkan dengan kondisi yang berbeda.

Misalnya, skenario sebelum pandemi menggunakan biaya bahan bakar sebagai pemicu, untuk mengantisipasi harga yang lebih tinggi dalam krisis.

Setelah menghabiskan beberapa minggu untuk menilai metrik utama untuk bisnis, perusahaan menyadari bahwa karena bahan bakar diesel murah, perusahaan dapat lebih kompetitif dalam hal tarif dan membayar pengemudi truk lebih baik – kebalikan dari apa yang diharapkan dalam scenario planning awalnya.

Bahan bakar sangat murah, pada kenyataannya, sehingga mengirimkan truk yang terisi sebagian menjadi proposisi yang lebih masuk akal daripada beberapa bulan yang lalu.

Karena perusahaan telah merencanakan langkah-langkah mitigasi untuk skenario yang mengandalkan biaya bahan bakar yang tinggi sebagai pemicunya, maka perusahaan dapat menjalankannya secara mundur tanpa perencanaan tambahan.

Beroperasi dengan 60% dari pendapatan reguler, manajemen menilai apa yang dibutuhkan oleh pelanggan yang sudah ada dan membuat tim penjualan bekerja untuk mendapatkan pelanggan baru dengan berpikir di luar kebiasaan.

Langkah Tar Heel Direct selanjutnya adalah mengidentifikasi bisnis kecil dan khusus yang beroperasi dengan kapasitas yang lebih rendah dan meminta tim penjualan menghubungi mereka yang mungkin mengalami masalah dalam memindahkan sebagian muatan.

Proyeksinya, dengan mengambil langkah-langkah ini akan meningkatkan pendapatan hingga 80%, yang akan membawa perusahaan ke skenario yang lebih baik.

Baca juga: Mengenal Media Planning dalam Proses Pemasaran Bisnis

Praktik Terbaik dalam Perencanaan dan Pemodelan Skenario

Kumpulkan tim yang tepat

Di perusahaan besar, kelompok perencanaan dan analisis keuangan harus diikutsertakan. Namun, meskipun para profesional keuangan tentu saja dapat memimpin proses scenario planning, mereka tidak akan berhasil sendirian.

Upaya ini perlu menghubungkan para pemimpin dari seluruh organisasi, termasuk unit bisnis dan SDM.

Dapatkan data yang tepat

Agar tim keuangan dapat menjalankannya dengan percaya diri, mereka membutuhkan data yang tepat, lebih dari sekadar buku besar.

Untuk membuat model yang lebih baik dan lebih akurat, bagian keuangan membutuhkan data penjualan historis dan komparatif, jumlah karyawan dan pertumbuhan yang diharapkan, dan tentu saja data aktual dari buku besar.

Mereka juga perlu memahami biaya produksi produk dan layanan, produk mana yang mendasar dan mana yang tambahan.

Model dengan skenario dasar

Tim keuangan harus mempertimbangkan untuk mengembangkan model dasar rendah, menengah, dan tinggi.

Skenario rendah adalah di mana biaya dan pendapatan menantang. Tujuannya di sini adalah menemukan penghematan biaya sambil tetap memberikan produk berkualitas secara tepat waktu.

Skenario menengah mengasumsikan bahwa penjualan akan terus tumbuh berdasarkan aktual periode terakhir.

Skenario ini akan menunjukkan bagaimana angka penjualan periode terakhir dibandingkan dengan perkiraan, dan penyesuaian apa yang perlu Anda lakukan pada jumlah karyawan dan pengeluaran departemen lainnya untuk mempertahankan lintasan.

Skenario tinggi biasanya didasarkan pada permintaan yang meningkat dan penjualan yang meningkat karena perubahan besar di pasar. Tujuannya adalah untuk meningkatkan kapasitas tanpa menimbulkan biaya yang menggerogoti margin.

Sediakan analisis BEP

Analisis BEP akan mendukung, dengan data, pengambilan keputusan mengenai tingkat impas arus kas Anda.

Analisis ini melihat volume penjualan minimum yang dibutuhkan perusahaan Anda untuk tetap beroperasi secara normal dan rencana kompensasi penjualan untuk melihat apakah Anda perlu menyesuaikan komisi atau bonus.

Baca juga: Business Planning: Pengertian, Proses, Elemen, Tahapan, dan Tips Membuatnya

Kesimpulan

Melakukan scenario planning sangat penting untuk Anda pemilik bisnis yang berada di pasar kompetitif dan industri yang bergerak dengan cepat.

Selain untuk proses mitigasi risiko, proses scenario planning juga sangat penting untuk memastikan opersional bisnis berjalan dengan efisien sekalipun terjadi hal yang diluar kendali Anda, misalnya seperti pandemi Covid 19 kemarin.

Data memainkan peran penting dalam proses pembuatan scenario planning, dan salah satunya adalah data keuangan.

Untuk proses pengelolaan data keuangan dan pembukuan yang lebih efektif, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi yang mudah digunakan seperti Kledo.

Kledo adalah software akuntansi online buatan Indonesia yang sesuai dengan kebutuhan bisnis di Indonesia dan telah digunakan oleh lebih dari 45 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis.

Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.