Action Plan Adalah: Manfaat, Contoh, dan Cara Buatnya dalam Bisnis

Bisnis merupakan salah satu cara yang efektif untuk menghasilkan pendapatan dan meningkatkan kesejahteraan. Namun, seperti halnya kegiatan lainnya, untuk sukses dalam bisnis, Anda membutuhkan action plan yang terstruktur.

Rencana tindakan atau action plan adalah cara terbaik untuk memastikan bahwa Anda tetap fokus dan mencapai tujuan Anda. Menetapkan tujuan dan jadwal yang jelas dapat membantu Anda mencapai sasaran yang diinginkan.

Dalam artikel ini, Kledo akan mencoba membantu Anda membuat action plan yang efektif untuk mencapai tujuan Anda.

Apa Itu Action Plan?

Action plan atau rencana aksi adalah daftar yang berisi tugas dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek atau mencapai tujuan diinginkan.

Sekilas, rencana tindakan terdengar hampir sama seperti daftar tugas atau rencana kerja. Namun di sinilah letak perbedaannya.

Rencana aksi memantau tentang kemajuan untuk mencapai tujuan yang lebih besar. Sedangkan daftar tugas adalah kumpulan hal-hal yang perlu Anda lakukan dalam sehari dan tidak harus berhubungan satu sama lain.

Dalam rencana aksi, setiap tugas memiliki tujuan dan tenggat waktu yang jelas. Ini akan membantu Anda untuk menyelesaikan proyek dengan standar yang Anda harapkan.

Baca juga: Laporan Penjualan Harian: Pengertian, Manfaat, dan Contohnya

Mengapa Anda Harus Membuat Action Plan?

Jadi , apa tujuan dari rencana aksi? Rencana aksi memberikan manfaat seperti:

• Bertindak sebagai instruksi manual untuk proyek Anda. Strategi manajemen tugas ini akan memberi tahu Anda langkah apa yang harus diambil dan kapan harus dilakukan.
• Membuat Anda tetap termotivasi. Cara yang bagus untuk menjaga semangat Anda adalah dengan menuliskan tujuan Anda, memecahnya menjadi beberapa langkah tindakan, dan melacak kemajuan apa yang telah Anda lakukan.
• Membantu menetapkan prioritas. Target waktu penyelesaian yang jelas membantu Anda tahu apa yang harus diselesaikan terlebih dahulu. Ini akan memberi Anda gagasan yang jelas tentang apa yang harus Anda prioritaskan selama bekerja. Membagi proyek menjadi tujuan jangka pendek versus tujuan jangka panjang akan membantu Anda tetap teratur.

Baca juga: Jangan Lakukan 10 Hal Ini Saat Menulis Proposal Bisnis

Siapa yang Harus Membuat Action Plan?

Rencana aksi bisa digunakan oleh siapa saja. Namun, kaitannya dengan lingkungan perusahaan, manajer proyek merupakan pihak yang sangat membutuhkan action plan.

Pasalnya, action plan ini akan membantu manajer proyek untuk:

• Menyederhanakan proyek menjadi bagian-yang konkret dan dapat ditindaklanjuti. Proyek akan terasa tidak terlalu berat setelah Anda menguraikan projek menjadi beberapa tindakan kerja yang harus dilakukan dan apa saja pencapaian yang lebih kecil yang harus Anda dicapai. 
• Melacak kemajuan proyek. Anda dapat memeriksa berbagai tugas yang sudah Anda selesaikan bersama tim, sert memudahkan untuk mengetahui apakah Anda tugas yang tertinggal.
• Buat alur kerja yang jelas dan efisien. Dengan membuat rencana aksi, Anda akan tahu apa yang harus dikerjakan dan kapan. Ini akan membantu Anda atau tim Anda memprioritaskan tugas tertentu dan memaksimalkan efisiensi.
• Mengurangi risiko adanya pekerjaan yang terlewatkan. Semakin detail Anda merencanakan, semakin banyak waktu yang Anda miliki untuk mengingat tugas-tugas penting yang harus dilakukan. Ini akan mengurangi kemungkinan melupakan sesuatu yang penting.
• Berkomunikasi dengan tim Anda secara efisien. Memecah setiap tugas berarti Anda dapat dengan mudah menugaskannya ke anggota tim, mengurangi risiko miskomunikasi dan inefisiensi.
• Mempermudah pelaporan kemajuan kinerja. Rencana Anda adalah tolok ukur Anda untuk seberapa baik Anda melakukannya. Alat ini dapat dengan mudah melaporkan apakah Anda sedang mengerjakan tugas atau ada yang terlewatkan.

Anda dapat menggunakan rencana aksi untuk berbagai jenis proyek. Hal ini membuatnya sangat berguna untuk perencanaan strategis .

Baca juga: Lakukan Tips Ini untuk Membangun Bisnis Startup yang Sukses

Hubungan Action Plan dan Rencana Strategis

Rencana strategis adalah harapan organisasi Anda untuk mencapai tujuan jangka panjangnya selama 3–5 tahun ke depan. Biasanya, pemimpin perusahaan menghabiskan banyak waktu untuk mempertimbangkan hal ini.

Mereka akan melihat tren pasar, berkonsultasi dengan karyawan mereka, dan membuat analisis SWOT yang kuat. Berbekal informasi ini, mereka akan memobilisasi beberapa rencana yang lebih kecil untuk mencapai tujuan mereka.

Jadi, jika, misalnya, tujuan strategis startup Anda adalah menjadi aplikasi smartphone kesehatan, Anda memerlukan rencana tindakan untuk:

• Membuat platform
• Membangun basis pengguna
• Mempekerjakan bakat yang tepat 
• Dukungan layanan pelanggan
• Memperoleh pendanaan awal

Dan Anda dapat membagi lebih lanjut rencana ini menjadi kumpulan tujuan dan tugas tersendiri. Membuat aplikasi bisa melibatkan banyak departemen, termasuk developer, desainer, dan pengembangan algoritma.

Kerja sama dalam proyek ini membutuhkan rencana aksi mereka sendiri untuk memenuhi tujuan tingkat organisasi yang lebih tinggi.

Baca juga: Bagaimana Cara Membuat Rencana Bisnis? Perhatikan Hal Berikut Ini!

Tahapan-Tahapan Pembuatan Action Plan dalam Bisnis

Inilah cara yang bisa Anda lakukan untuk menyusun rencana aksi Anda sendiri.

1. Gunakan metode penetapan tujuan SMART

SMART adalah singkatan dari tujuan yaitu:

• Specific (Spesifik): Tentukan dengan jelas seperti apa kesuksesan itu. Jika tidak, Anda tidak akan pernah tahu apakah Anda telah mencapainya. 
• Measurable (Terukur): Apa indikator kesuksesan Anda? Pastikan tujuan Anda dapat dihitung sehingga Anda dapat melacak kemajuan Anda hingga proyek selesai..
• Achievable (Dapat Dicapai): Anda harus dapat mencapai tujuan Anda dengan keterampilan dan sumber daya yang Anda miliki saat ini.
• Relevant (Relevan): Tujuan SMART akan melengkapi sasaran lain dalam rencana tindakan strategis yang lebih luas.
• Time bound (Dibatasi waktu). Anda harus menetapkan batas akhir yang jelas dimana Anda harus menyelesaikan tugas Anda.

Berikut adalah contoh tujuan SMART : “Tujuan kami adalah menjual 20.000 batang sabun tambahan pada akhir tahun.”

Baca juga: Rencana Pemasaran (Marketing Plan): Manfaat, Tujuan, Jenis, Contoh, dll

2. Identifikasi tugas

Sekarang Anda bisa membuat daftar langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan akhir Anda. Identifikasi semua tugas yang diperlukan untuk mencapai pencapaian inti dan tugaskan ke tim Anda dengan tenggat waktu yang jelas.

Kembali ke bisnis sabun kita, Anda dapat membuat tugas-tugas berikut:

• Meningkatkan kapasitas produksi sabun sebesar 10%
• Kembangkan strategi pemasaran untuk mempromosikan penjualan tambahan
• Bekerja dengan distributor untuk menyimpan lebih banyak produk di gudang mereka
• Negosiasikan biaya yang lebih rendah untuk bahan baku

Baca juga: Contoh Proposal Usaha, Komponen, Jenis, dan Tips Membuatnya

3. Identifikasi sumber daya yang dibutuhkan

Langkah selanjutnya adalah menetapkan sumber daya untuk setiap tugas, seperti anggaran proyek, anggota tim, atau peralatan.

Setiap tugas juga harus memiliki tenggat waktu yang jelas dan siapa orang yang harus bertanggung jawab. Ini akan membantu Anda menindaklanjuti dan meminta pertanggungjawaban tim Anda.

Untuk ini, Anda mungkin harus menyerahkan tugas kepada bawahan langsung Anda sebab tidak mudah jika Anda melakukan semuanya sendiri. Belajar mendelegasikan tidaklah mudah, tetapi itu membuat Anda dan tim Anda berhasil.

Baca juga: Ingin Membuat Ringkasan Eksekutif? Yuk Pelajari Contohnya di Sini!

4. Membuat daftar prioritas

Beberapa tugas akan bergantung pada penyelesaian pekerjaan lain terlebih dahulu. Jika Anda membutuhkan lebih banyak uang untuk bahan mentah, langkah pertama yang harus Anda lakukan berarti mendapatkan pendanaan.

Jika Anda tidak memiliki cukup staf untuk meningkatkan produksi, Anda harus mempekerjakan seseorang untuk mengisi kekosongan tersebut. Dalam kedua kasus ini, hasil yang Anda inginkan bergantung pada tugas sebelumnya.

Ini berarti Anda harus membuat keputusan strategis tentang mana yang harus diprioritaskan. Pastikan untuk berfokus pada hal penting dalam rencana pengelolaan Anda dan buat urutan mana yang paling penting ke dalam prioritas Anda.

Ini akan membantu menghindari kegagalan proyej, yang dapat terjadi saat tim Anda terjebak dengan pekerjaan dengan prioritas lebih rendah.

5. Membuat pedoman dan tenggat waktu

Anggota tim lebih termotivasi ketika mereka memahami bagaimana pekerjaan mereka sesuai dengan gambaran besar yang Anda buat. Memberi mereka pedoman yang jelas membantu tim Anda bekerja sesuai yang apa harapkan.

Sedangkan tenggat waktu adalah titik-titik tertentu dalam jangka waktu yang menunjukkan kapan tugas selesai atau fase proyek baru dimulai. Menetapkan tenggat waktu yang jelas dan merayakan pencapaian akan membantu tim Anda merasa dilibatkan dan menjadi bagian dari perjalanan proyek besar Anda.

6. Pantau dan lakukan perubahan

Bahkan rencana terbaik pun bisa menghadapi masalah. Dan semakin berpengalaman Anda, semakin baik Anda mengantisipasi masalah dan menyiapkan rencana darurat.

Di mana pun Anda berkarir, Anda harus membuktikan diri sebagai manajer proyek melalui kemampuan Anda untuk mengambil tindakan korektif.

Saat pandemi global menggagalkan rencana produksi Anda, tugas Anda adalah berkomunikasi dengan tim Anda dan melakukan penyesuaian. Ini berarti membuat penyesuaian kecil membuat proses kerja membutuhkan waktu yang lebih lama.

Atau Anda mungkin perlu membuat sasaran rencana tindakan yang benar-benar baru. Selama semua orang memiliki pemahaman yang sama, Anda dapat beradaptasi saat kesulitan melanda.

Baca juga: Pentingnya Strategi Digital Marketing untuk Penjualan yang Maksimal

Bagaimana Cara Membuat Action Plan yang Efektif?

Saat Anda membuat rencana aksi , berikut adalah beberapa prinsip yang perlu diingat:

• Libatkan tim Anda dalam proses perencanaan. Bagaimanapun, merekalah yang melakukan pekerjaan proyek Anda. Mereka dapat membantu Anda bertukar pikiran dan menawarkan wawasan berharga tentang pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai tujuan tertentu. Mereka juga dapat membantu menetapkan tenggat waktu yang sesuai dan memutuskan apa yang layak dan apa yang tidak.
• Tetapkan tujuan proyek SMART. Sekali lagi, tujuan SMART adalah kunci rencana aksi yang berhasil. Lakukan ini agar proyek berjalan lancar dan tidak kehilangan arah.

Baca juga: Manajemen Usaha: Pengertian, Manfaat, dan Tips Mengelolanya

Contoh Action Plan untuk Berbagai Tujuan

1. Contoh action plan sederhana

2. Contoh action plan Pemasaran

3. Contoh action plan kerja sama tim

Baca juga: Manajemen Usaha: Pengertian, Manfaat, dan Tips Mengelolanya

Kesimpulan

Kesimpulannya, action plan adalah suatu rencana yang membantu Anda mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Action plan juga membantu Anda untuk mengidentifikasi langkah-langkah yang harus diambil untuk mencapai tujuan tersebut.

Pembuatan action plan yang baik harus meliputi tujuan yang jelas, waktu yang tepat, dan tugas yang jelas. Dengan menggunakan action plan, Anda dapat mencapai tujuan bisnis serta meningkatkan kinerja dan produktivitas.

Selain itu, pastikan Anda melakukan pembukuan agar bisa memantau bagaimana kinerja keuangan bisnis Anda. Supaya lebih mudah, Anda bisa menggunakan software akuntansi seperti Kledo.

Kledo adalah solusi tepat untuk semua kebutuhan akuntansi Anda. Software ini menawarkan kelebihan seperti pembukuan otomatis, manajemen inventory, hitung pajak yang lebih mudah, aplikasi invoice, dan lainnya.

Dengan Kledo, seluruh proses akuntansi bisnis akan menjadi lebih efisien, cepat, dan akurat. Dengan berbagai fitur yang ditawarkan, Kledo adalah solusi yang sempurna bagi perusahaan Anda.

Jadi, tunggu apalagi? Segera gunakan Kledo dan rasakan manfaatnya hari ini melalui tautan ini!