Sistem Informasi Akuntansi: Pengertian, Manfaat, Komponen dan Jenisnya

Dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif, pengelolaan data keuangan yang efektif menjadi salah satu faktor kunci untuk keberhasilan sebuah perusahaan. Di sinilah Sistem Informasi Akuntansi (SIA) memainkan peran yang sangat penting. SIA tidak hanya membantu mencatat transaksi keuangan, tetapi juga memberikan informasi yang relevan untuk mendukung pengambilan keputusan strategis.

Seiring perkembangan teknologi, Sistem Informasi Akuntansi terus berkembang menjadi lebih canggih dan efisien. Perusahaan dari berbagai skala kini dapat memanfaatkan SIA untuk menyederhanakan proses pengelolaan data, mengurangi risiko kesalahan, serta meningkatkan transparansi dan akurasi laporan keuangan. Dengan sistem yang terintegrasi, informasi keuangan dapat diakses dengan cepat, memungkinkan manajemen untuk merespons perubahan pasar dengan lebih gesit.

Namun, meskipun manfaatnya besar, penerapan SIA juga menghadapi sejumlah tantangan. Mulai dari biaya implementasi yang tinggi, kebutuhan akan sumber daya manusia yang terampil, hingga ancaman keamanan data, semuanya menjadi faktor yang perlu dipertimbangkan dengan serius. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memahami konsep dasar, fungsi, struktur, dan kendala yang mungkin dihadapi dalam penerapan Sistem Informasi Akuntansi.

Artikel ini akan memberikan gambaran menyeluruh mengenai Sistem Informasi Akuntansi, termasuk pengertian, fungsi, kendala yang sering dihadapi, serta struktur komponen utamanya. Dengan pemahaman yang lebih mendalam, diharapkan perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan SIA untuk mencapai tujuan bisnisnya.

Apa itu Sistem Informasi Akuntansi?

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sistem yang dirancang untuk mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan mengolah data keuangan menjadi informasi yang berguna bagi perusahaan. Sistem ini menjadi penghubung antara data mentah dan informasi strategis yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

Untuk memahami lebih dalam, berikut adalah beberapa pengertian Sistem Informasi Akuntansi menurut para ahli:

Romney dan Steinbart

Menurut Romney dan Steinbart (2020), “Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan.”

Hall

Hall (2011) mendefinisikan Sistem Informasi Akuntansi sebagai “sebuah struktur yang digunakan perusahaan untuk mengelola data keuangan dan informasi lain yang relevan guna mendukung operasi perusahaan.”

Wilkinson

Menurut Wilkinson (1993), Sistem Informasi Akuntansi adalah “kombinasi dari manusia, perangkat keras, perangkat lunak, prosedur, dan data yang berfungsi untuk mengolah informasi keuangan.”

Pengertian-pengertian di atas menunjukkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi tidak hanya terbatas pada teknologi, tetapi juga mencakup aspek manusia dan prosedur yang terlibat dalam pengelolaan data keuangan. Dengan memahami berbagai sudut pandang ini, perusahaan dapat lebih menghargai pentingnya penerapan SIA dalam mendukung operasional dan strategi bisnis mereka.

Baca juga: Pengertian Akuntansi Adalah? Berikut Pembahasan Lengkap dan Mendalam

Apa Saja Manfaat Sistem Informasi Akuntnasi?

Karena sistem informasi akuntansi menyediakan aliran data penting dan relevan yang lancar di seluruh organisasi, sistem ini memiliki beberapa manfaat yang membantu bisnis mengelola operasinya dengan lebih baik. Mari kita lihat manfaat ini

Komunikasi antar departemen menjadi lebih baik

Sistem informasi akuntansi yang solid membuka jalan bagi aliran informasi yang tepat di berbagai departemen dalam organisasi.

Katakanlah departemen penjualan baru saja mengunggah anggaran penjualan. Informasi ini sangat penting bagi departemen persediaan untuk perencanaan inventori dan manajemen stok yang lebih baik.

Sekarang setelah persediaan dibeli berdasarkan input dan analisis departemen penjualan, informasi ini dibagikan dengan departemen hutang setiap kali inventori baru dibeli untuk faktur yang akan diajukan.

Singkatnya, AIS memastikan visibilitas lengkap transaksi perusahaan dalam berbagai fungsi untuk perencanaan dan perkiraan bisnis yang lebih baik.

Kontrol akses data

Sistem informasi akuntansi akan memungkinkan pengguna untuk menentukan berbagai konfigurasi keamanan berdasarkan persyaratan.

Jelas bahwa tidak semua departemen membutuhkan informasi tentang segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi, bukan?

Nah, itulah yang dilakukan SIA. Ini memastikan bahwa hanya informasi yang relevan yang disebarluaskan ke pengguna tertentu dengan menyediakan akses data yang terkontrol.

Dengan berbagai tingkat otorisasi keamanan yang memerlukan persetujuan untuk mengakses informasi, dan AIS membatasi informasi berdasarkan izin yang diberikan oleh otoritas utama.

Baca juga: Jenis Catatan Keuangan dan Tips Mencatat Keuangan pada Bisnis

Komponen Dasar Dalam Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi terdiri dari enam bagian yang dirancang agar tetap berjalan secara efisien dan lancar:

1. Sumber Daya Manusia (People)

Sumber daya manusia merupakan komponen paling vital dalam SIA karena mereka yang bertanggung jawab untuk mengelola dan menjalankan sistem ini. Dalam konteks ini, terdapat beberapa jenis sumber daya manusia yang terlibat:

• Akuntan: Bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua transaksi keuangan dicatat dengan benar dan sesuai standar akuntansi yang berlaku. Contoh: Seorang akuntan mencatat transaksi penjualan harian ke dalam buku besar.
• Auditor: Mengawasi dan memeriksa efektivitas SIA, memastikan bahwa tidak ada kesalahan atau penyalahgunaan dalam sistem. Contoh: Auditor internal memeriksa transaksi pengeluaran untuk memastikan tidak ada penyalahgunaan dana.
• Analis Sistem: Merancang, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Contoh: Analis sistem merancang fitur baru untuk otomatisasi laporan keuangan bulanan.
• Programmer: Bertugas membuat dan memelihara perangkat lunak yang digunakan dalam SIA. Contoh: Programmer memperbarui perangkat lunak akuntansi untuk menyesuaikan dengan aturan perpajakan terbaru.
• Pengguna Akhir: Meliputi karyawan operasional hingga manajer yang menggunakan output dari SIA untuk pengambilan keputusan. Contoh: Manajer menggunakan laporan laba rugi untuk menyusun anggaran.

Kemampuan, pelatihan, dan keahlian individu ini sangat memengaruhi keberhasilan SIA. Selain itu, organisasi juga harus memberikan pelatihan berkala agar pengguna dapat mengikuti perkembangan teknologi yang digunakan dalam SIA.

2. Prosedur dan Instruksi (Procedures and Instructions)

Prosedur dan instruksi dalam SIA adalah serangkaian langkah terperinci yang harus diikuti untuk mengolah data keuangan. Prosedur ini mencakup:

• Pencatatan Transaksi: Meliputi proses input data dari dokumen sumber seperti faktur, tanda terima, dan nota pembelian. Contoh: Input data penjualan harian dari nota ke sistem akuntansi.
• Penyesuaian Data: Misalnya, melakukan jurnal penyesuaian pada akhir periode untuk mencatat transaksi yang belum tercatat. Contoh: Melakukan penyesuaian untuk mencatat beban penyusutan aset tetap.
• Pembuatan Laporan Keuangan: Menggunakan data yang telah diproses untuk menghasilkan laporan seperti neraca, laporan laba rugi, dan arus kas. Contoh: Membuat laporan keuangan bulanan untuk disampaikan kepada pemegang saham.

Prosedur yang terdokumentasi dengan baik membantu menjaga konsistensi dalam pengolahan data, sekaligus memudahkan pengguna baru untuk memahami alur kerja sistem.

3. Data

Data adalah bahan mentah yang diolah oleh SIA untuk menghasilkan informasi yang berguna. Data dalam SIA dapat berupa:

• Data Transaksi: Seperti penjualan, pembelian, pembayaran gaji, dan penerimaan kas. Contoh: Data transaksi pembelian bahan baku dari pemasok.
• Data Master: Berisi informasi tetap seperti daftar pelanggan, daftar pemasok, dan kode barang. Contoh: Daftar pelanggan yang berisi nama, alamat, dan nomor kontak.
• Data Historis: Data yang sudah diolah dan disimpan sebagai arsip untuk keperluan analisis atau audit di masa depan. Contoh: Arsip laporan keuangan tahun lalu untuk perbandingan kinerja.

Kualitas data sangat penting. Data yang tidak akurat atau tidak lengkap dapat menyebabkan kesalahan dalam proses pengambilan keputusan. Oleh karena itu, perusahaan harus memastikan bahwa data yang masuk ke dalam SIA diverifikasi dan divalidasi dengan baik.

Baca juga: Apa itu Laba Kotor? Berikut Pengertian Lengkap dan Bedanya dengan Laba Bersih

4. Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak adalah program komputer yang digunakan untuk mengolah data keuangan. Perangkat lunak dalam SIA dirancang untuk mempermudah proses pencatatan, pengelolaan, dan pelaporan keuangan. Beberapa jenis perangkat lunak yang umum digunakan meliputi:

• Sistem ERP (Enterprise Resource Planning): Contohnya SAP, Oracle, dan Microsoft Dynamics, yang menyediakan solusi terintegrasi untuk manajemen keuangan, inventaris, dan sumber daya manusia. Contoh: SAP digunakan untuk mengelola anggaran, inventaris, dan penggajian secara terintegrasi.
• Aplikasi Akuntansi: Seperti MYOB, Kledo, Accurate, dan QuickBooks, yang dirancang khusus untuk kebutuhan akuntansi skala kecil hingga menengah. Contoh: QuickBooks digunakan oleh UKM untuk mencatat penjualan dan membuat faktur.
• Custom Software: Perangkat lunak yang dirancang khusus sesuai kebutuhan spesifik organisasi. Contoh: Perangkat lunak custom yang dirancang untuk mengelola transaksi bisnis unik di perusahaan manufaktur.

Salah satu software akuntansi yang cocok untuk digunakan banyak pemilik bisnis dalam menyempurnakan sistem informasi akuntansi mereka adalah Kledo.

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang memiliki fitur terbaik dengan harga paling terjangkau yang cocok untuk segala jenis bisnis di Indonesia.

Anda juga bisa menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui gambar di bawah ini

5. Infrastruktur TI

Infrastruktur TI mengacu pada perangkat keras yang digunakan untuk mengoperasikan SIA dan mencakup hal-hal seperti komputer, server, router, dan komponen lain yang sudah dimiliki sebagian besar bisnis.

Infrastruktur TI harus kompatibel dengan perangkat lunak yang dipilih untuk AIS, dapat berjalan secara efisien dan dioptimalkan untuk perangkat lunak lain yang mungkin digunakan perusahaan.

Infrastruktur juga harus mencakup rencana darurat untuk hal-hal seperti pemadaman listrik, kegagalan perangkat keras, dan hal lain yang dapat memengaruhi kemampuan sistem untuk berjalan seperti yang dirancang.

6. Pengendalian Internal dan Keamanan (Internal Controls and Security)

Pengendalian internal adalah mekanisme yang dirancang untuk memastikan bahwa sistem berfungsi sesuai tujuan dan melindungi data dari ancaman. Contoh pengendalian internal dalam SIA meliputi:

• Otorisasi: Hanya pihak tertentu yang memiliki akses ke data sensitif atau fitur tertentu dalam sistem. Contoh: Hanya manajer keuangan yang dapat menyetujui transaksi di atas Rp50 juta.
• Pemisahan Tugas: Memastikan bahwa tidak ada individu yang memiliki kendali penuh atas semua aspek transaksi. Contoh: Petugas yang mencatat transaksi berbeda dengan yang menyetujui pembayaran.
• Audit Internal: Mengevaluasi dan memeriksa keandalan sistem secara berkala. Contoh: Audit internal dilakukan setiap tiga bulan untuk memeriksa efisiensi sistem.

Di sisi lain, keamanan siber menjadi fokus utama untuk melindungi sistem dari ancaman eksternal seperti peretasan, malware, atau phishing. Langkah-langkah keamanan yang sering digunakan meliputi:

• Enkripsi data. Contoh: Data pelanggan dienkripsi sebelum dikirim melalui internet.
• Penggunaan firewall. Contoh: Firewall digunakan untuk mencegah akses tidak sah ke server akuntansi.
• Pembaruan perangkat lunak secara rutin. Contoh: Sistem akuntansi diperbarui untuk menutup celah keamanan.

8. Laporan dan Output (Reports and Outputs)

Output dari SIA adalah informasi dalam bentuk laporan yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Beberapa jenis laporan yang dihasilkan meliputi:

• Laporan Keuangan: Seperti laporan laba rugi, neraca, dan arus kas, yang memberikan gambaran umum tentang kesehatan keuangan perusahaan. Contoh: Neraca keuangan menunjukkan aset, kewajiban, dan ekuitas perusahaan.
• Laporan Manajemen: Informasi spesifik yang dirancang untuk membantu manajer dalam perencanaan dan pengendalian operasional. Contoh: Laporan biaya produksi digunakan untuk mengevaluasi efisiensi operasional.
• Laporan Pajak: Data yang diperlukan untuk memenuhi kewajiban perpajakan perusahaan. Contoh: Laporan PPN bulanan diajukan ke kantor pajak.

Laporan ini harus disajikan dengan format yang mudah dipahami dan relevan dengan kebutuhan pengguna.

Komponen-komponen di atas harus saling mendukung untuk menciptakan sistem yang efektif. Jika salah satu komponen tidak berfungsi dengan baik, maka keseluruhan sistem dapat terganggu. Oleh karena itu, perusahaan harus memastikan bahwa semua komponen SIA dirancang dan diimplementasikan secara holistik.

Struktur Sistem Informasi Akuntansi

Dalam memahami Sistem Informasi Akuntansi (SIA) lebih dalam, penting untuk melihat setiap komponen yang membentuk fondasi sistem ini. Terdapat enam elemen utama yang membentuk struktur SIA, yang masing-masing berperan dalam mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyajikan data keuangan dalam perusahaan:

Blok Input

Blok input adalah tahap awal di mana data dimasukkan ke dalam Sistem Informasi Akuntansi. Proses ini mematuhi aturan dan prosedur tertentu yang mencakup identifikasi data, otorisasi, tata letak, hingga pengolahan data sebelum dimasukkan ke dalam sistem.

Pada tahap ini, data keuangan seperti transaksi penjualan, pembelian, dan pembayaran diinputkan melalui antarmuka yang dirancang untuk memastikan data dikumpulkan dengan akurat. Prosedur ini juga melibatkan verifikasi untuk memastikan bahwa data yang dimasukkan telah memenuhi standar yang ditetapkan oleh perusahaan.

Blok Model

Blok model berfungsi untuk memproses data yang sudah diinput dengan menggunakan berbagai metode pengolahan, seperti kalkulasi, pengelompokan, dan pengaturan laporan. Proses ini bertujuan untuk menghasilkan informasi yang relevan dan tepat waktu yang dapat digunakan oleh manajemen untuk mengambil keputusan bisnis.

Blok ini mengubah data mentah menjadi informasi yang lebih bermakna, seperti laporan laba rugi, neraca, dan arus kas, yang memberikan gambaran jelas tentang kondisi keuangan perusahaan.

Blok Output

Pada tahap output, Sistem Informasi Akuntansi menghasilkan produk berupa laporan yang didasarkan pada data yang telah diproses. Laporan ini disampaikan kepada pihak-pihak yang memiliki wewenang dalam berbagai tingkatan manajemen.

Laporan keuangan yang dihasilkan, seperti laporan laba rugi, neraca, dan laporan arus kas, digunakan untuk menganalisis kinerja perusahaan, merencanakan anggaran, dan memenuhi persyaratan pelaporan kepada pihak eksternal seperti pemegang saham, bank, dan otoritas pajak. Blok ini juga memungkinkan perusahaan untuk menghasilkan laporan khusus berdasarkan kebutuhan analisis yang lebih rinci.

Blok Basis Data

Blok basis data berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dalam Sistem Informasi Akuntansi. Semua informasi, baik transaksi, laporan, maupun data master, disimpan secara teratur berdasarkan kategorinya, baik secara fisik maupun logis. Sistem ini memudahkan pengelolaan data, pencarian, dan pembaruan informasi.

Basis data ini menyediakan platform untuk akses yang cepat dan mudah terhadap data yang diperlukan, serta memastikan integritas data dan keamanan informasi dengan menggunakan sistem enkripsi dan otorisasi akses.

Blok Teknologi

Blok teknologi merupakan komponen utama yang mendukung operasional Sistem Informasi Akuntansi. Blok ini terdiri dari perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan untuk menangkap, mengakses, menyimpan, dan menghasilkan laporan berdasarkan data yang tersedia.

Teknologi ini mencakup perangkat lunak akuntansi, sistem manajemen basis data, dan perangkat keras seperti server dan komputer yang digunakan untuk menjalankan sistem. Integrasi teknologi ini memungkinkan otomatisasi proses pencatatan transaksi, penghitungan pajak, dan penyusunan laporan keuangan, serta memfasilitasi efisiensi operasional dalam perusahaan.

Blok Pengendalian

Blok pengendalian sangat penting dalam Sistem Informasi Akuntansi untuk melindungi sistem dari berbagai ancaman dan risiko. Pengendalian ini mencakup proteksi terhadap kebakaran, pelanggaran keamanan data, serta ancaman lainnya yang dapat mengganggu operasional sistem.

Blok ini melibatkan pengaturan keamanan akses, pengawasan aktivitas sistem, serta pemantauan terhadap integritas data. Dalam rangkaian kegiatan SIA, pengendalian ini berfungsi sebagai proteksi terhadap potensi risiko yang mungkin timbul, menjaga kerahasiaan data, dan memastikan keberlanjutan operasional bisnis tanpa gangguan.

Jenis Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Manual

Sistem informasi akuntansi manual adalah salah satu yang bekerja sepenuhnya secara manual dan tidak menggunakan sistem komputerisasi otomatis.

Sistem ini biasa digunakan oleh bisnis ukuran kecil atau bisnis rumahan. Disini semua proses akuntansi dilakukan secara manual dengan menggunakan dokumen sumber, jurnal umum, jurnal khusus, jurnal pembantu, dan buku besar.

Sistem akuntansi manual terdiri dari catatan manual ini (yaitu dokumen sumber, jurnal, dan buku besar). Semua catatan berbasis kertas dan karyawan harus mengikuti proses yang ditetapkan dengan benar untuk mempersiapkan dan memelihara catatan ini.

Baca juga: Buku Besar Pembantu: Pengertian, Fungsi, dan Contoh Penjurnalannya

Sistem Warisan (Legacy)

Maksud dari sistem akuntansi warisan adalah yang saat ini beroperasi di dalam perusahaan atau bisnis.

Sistem ini disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan spesifik masing-masing perusahaan. Sistem warisan didasarkan pada teknologi lama dan menguntungkan karena dipahami dengan baik oleh karyawan yang bekerja dan tidak memerlukan pelatihan.

Perusahaan berinvestasi dalam jumlah besar ke dalam sistem ini untuk menyesuaikannya sesuai kebutuhan mereka.

Menggantinya dengan paket akuntansi baru yang canggih membutuhkan proses yang cukup mahal dan memakan waktu.

Selain itu, software akuntansi generik tidak dapat dikustomisasi, tidak seperti sistem ini. Namun, sistem warisan tidak bebas dari keterbatasan seperti mahal, ketidakmampuan untuk mendukung dokumentasi up-to-date, memerlukankomputer yang lebih tua dan non-kompatibel dengan perangkat keras baru.

Baca juga: Goodwill dalam Akuntansi: Pengertian Lengkap dan Cara Hitungnya

Sistem TI Terintegrasi dan Modern

Sistem akuntansi ini adalah paket perangkat lunak canggih yang tersedia saat ini yang mengintegrasikan semua proses dalam suatu organisasi.

Sistem seperti itu lebih efisien dan canggih daripada sistem lama karena menggunakan teknologi terbaru dalam antarmuka internet dan penyimpanan data.

Sistem modern lebih ekonomis untuk dipasang dibandingkan dengan sistem lama karena di sini biayanya tergolong rendah dan bisa digunakan di berbagai perangkat dan bisa auto update, contohnya adalah software akuntansi Kledo.

Hanya dengan 130 ribu perbulan, Anda bisa mendapatkan solusi akuntansi terlengkap seperti proses pencatatan pembukuan, manajemen stok dan gudang.

Keuntungan penting lainnya yang disediakan oleh sistem ini adalah memiliki bug yang relatif lebih sedikit karena telah diuji dengan benar dan terbukti andal sebelum menjualnya di pasar.

Fungsi Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi memainkan peran penting dalam menjalankan operasional bisnis modern. Ia tidak hanya berfungsi sebagai alat untuk mencatat dan mengelola transaksi keuangan, tetapi juga menyediakan laporan yang berguna untuk analisis strategis dan pengambilan keputusan.

Dengan adanya SIA, perusahaan dapat mengintegrasikan berbagai data keuangan dari berbagai departemen, memastikan akurasi dan konsistensi data, serta meminimalkan risiko kesalahan manusia dalam pencatatan. Sistem ini juga membantu dalam mematuhi peraturan akuntansi yang berlaku dan memberikan transparansi dalam pelaporan keuangan perusahaan.

Berikut merupakan berbagai fungsi SIA bagi bisnis:

Pengumpulan data keuangan

Sistem Informasi Akuntansi mengumpulkan data dari berbagai sumber di dalam perusahaan, termasuk transaksi penjualan, pembelian, pengeluaran, dan penerimaan kas. Data ini dikumpulkan secara real-time atau berdasarkan periode tertentu untuk memudahkan analisis dan pelaporan.

Dengan sistem ini, perusahaan dapat menghindari duplikasi data, memastikan integritas data, serta meminimalisir risiko kesalahan yang disebabkan oleh pencatatan manual.

Pemrosesan transaksi

Salah satu fungsi utama dari SIA adalah memproses transaksi keuangan menjadi informasi yang berguna. Sistem ini mengotomatisasi pencatatan transaksi, penghitungan pajak, penyusutan aset, dan penyesuaian laporan keuangan lainnya. Dengan memanfaatkan fitur pemrosesan otomatis, perusahaan dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk menghasilkan laporan keuangan, sehingga mempermudah pengambilan keputusan manajemen yang cepat dan akurat.

Pelaporan keuangan

Sistem Informasi Akuntansi menghasilkan berbagai laporan keuangan penting seperti neraca, laporan laba rugi, laporan arus kas, dan laporan ekuitas pemegang saham. Laporan-laporan ini memberikan gambaran tentang kesehatan keuangan perusahaan, membantu manajemen dalam merencanakan strategi bisnis, serta memenuhi persyaratan pelaporan kepada pihak eksternal seperti investor, bank, dan otoritas pajak.

SIA juga memungkinkan fleksibilitas dalam membuat laporan khusus, seperti laporan profitabilitas per produk atau laporan pendapatan per pelanggan, yang membantu dalam analisis mendalam terhadap kinerja perusahaan.

Pengawasan internal

SIA memiliki fitur untuk memantau transaksi dan aktivitas perusahaan secara real-time. Hal ini membantu dalam mendeteksi potensi penyimpangan atau kecurangan, serta memastikan kepatuhan terhadap prosedur internal dan standar akuntansi. Fitur audit trail dalam sistem ini mencatat setiap perubahan yang dilakukan pada data, memberikan bukti otentik jika terjadi perbedaan atau ketidaksesuaian dalam laporan keuangan.

Analisis dan pengambilan keputusan

Sistem Informasi Akuntansi menyediakan alat analisis data yang memungkinkan manajemen untuk melakukan analisis tren, peramalan, dan pengukuran kinerja keuangan perusahaan.

Dengan menggunakan fitur analisis seperti laporan grafik, pivot table, dan dashboards, perusahaan dapat memantau indikator kinerja kunci (KPI), mengevaluasi kinerja proyek, dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan. Sistem ini juga mendukung perencanaan keuangan jangka panjang melalui pembuatan anggaran dan perencanaan arus kas.

Dasar Proses dan Transaksi Bisnis dalam Sistem Informasi Akuntansi

Ada beberapa dasar proses dan transaksi bisnis yang terjadi dalam sistem informasi akuntansi, di antaranya adalah:

Pembelian dan pengeluaran

Proses pembelian dan pengeluaran meliputi pembelian barang atau jasa yang diperlukan untuk menjalankan bisnis, pengeluaran untuk membayar karyawan, biaya overhead, dan lain sebagainya.

Dalam sistem informasi akuntansi, proses ini meliputi pencatatan pembelian, persetujuan pembayaran, pengeluaran uang tunai, dan rekonsiliasi bank.

Penjualan dan penerimaan

Proses penjualan dan penerimaan mencakup penjualan barang atau jasa kepada pelanggan, penerimaan uang tunai atau pembayaran lainnya dari pelanggan, serta penerbitan faktur.

Dalam sistem informasi akuntansi, proses ini meliputi pencatatan penjualan, pengiriman faktur, penerimaan pembayaran, dan rekonsiliasi piutang.

Penggajian dan upah

Proses penggajian dan upah mencakup pembayaran gaji atau upah karyawan, penghitungan dan pemotongan pajak, dan lain-lain.

Dalam sistem informasi akuntansi, proses ini meliputi pencatatan penggajian, pembayaran gaji, dan pembayaran pajak.

Persediaan dan pergudangan

Proses persediaan dan pergudangan mencakup pengelolaan persediaan barang atau bahan baku, penyebaran barang, dan penyimpanan barang yang belum dijual.

Dalam sistem informasi akuntansi, proses ini meliputi pencatatan persediaan, pengadaan barang, pengiriman barang, dan penilaian persediaan.

Akuntansi dan pelaporan

Proses akuntansi dan pelaporan meliputi pengolahan dan analisis data keuangan, penyusunan laporan keuangan, dan pelaporan pajak.

Dalam sistem informasi akuntansi, proses ini meliputi pencatatan transaksi, pengolahan data keuangan, penyusunan laporan keuangan, dan pelaporan pajak.

Pengendalian dan audit

Proses pengendalian dan audit meliputi pengawasan dan pemeriksaan terhadap transaksi keuangan dan sistem informasi akuntansi.

Dalam sistem informasi akuntansi, proses ini meliputi pengawasan terhadap akses data, audit terhadap transaksi keuangan, dan penerapan kontrol internal.

Contoh Sistem Informasi Akuntansi

Berikut ini adalah contoh sederhana dari sistem informasi akuntansi untuk bisnis kecil:

Modul Pembelian dan Pengeluaran:

• Pencatatan faktur pembelian dari vendor
• Persetujuan pembayaran faktur dari manajer
• Pengeluaran uang tunai atau pembayaran melalui transfer bank
• Rekonsiliasi bank dengan catatan pembelian

Modul Penjualan dan Penerimaan:

• Pencatatan penjualan ke pelanggan dan pengiriman faktur
• Penerimaan pembayaran melalui uang tunai atau transfer bank
• Rekonsiliasi piutang dengan catatan penjualan

Modul Penggajian dan Upah:

• Pencatatan penggajian karyawan dan pemotongan pajak
• Pembayaran gaji karyawan melalui transfer bank atau cek
• Pembayaran pajak melalui transfer bank atau cek

Modul Persediaan dan Pergudangan:

• Pencatatan persediaan barang atau bahan baku
• Pengadaan barang atau bahan baku dari vendor
• Pengiriman barang ke pelanggan
• Penilaian persediaan berdasarkan metode FIFO atau LIFO

Modul Akuntansi dan Pelaporan:

• Pencatatan transaksi keuangan secara akurat
• Pengolahan data keuangan dan analisis keuangan
• Penyusunan laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas
• Pelaporan pajak sesuai peraturan perpajakan yang berlaku

Modul Pengendalian dan Audit:

• Penerapan kontrol internal pada setiap modul untuk mencegah penyalahgunaan atau kesalahan
• Pengawasan terhadap akses data dan informasi
• Audit terhadap transaksi keuangan dan pelaporan keuangan secara berkala untuk memastikan keakuratan dan keabsahan informasi

Dalam sistem informasi akuntansi ini, setiap modul saling terkait dan saling mempengaruhi satu sama lain. Informasi keuangan yang tercatat dalam sistem ini dapat digunakan untuk membuat keputusan bisnis yang lebih baik dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum.

Kendala dalam Penerapan Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi adalah elemen penting dalam operasional bisnis modern karena membantu perusahaan mengelola data keuangan secara lebih efektif dan efisien. Namun, penerapan SIA sering kali menghadapi berbagai kendala yang dapat menghambat optimalisasi sistem tersebut. Berikut ini adalah penjelasan detail mengenai kendala-kendala yang umumnya muncul dalam penerapan SIA:

1. Kurangnya pemahaman dan keahlian teknologi

Salah satu kendala utama dalam penerapan SIA adalah kurangnya pemahaman teknologi oleh pengguna. Tidak semua staf akuntansi memiliki latar belakang teknologi yang memadai untuk mengoperasikan sistem informasi yang kompleks.

Hal ini sering menyebabkan kesalahan dalam input data atau penggunaan fitur-fitur yang tidak maksimal. Pelatihan yang memadai sangat penting untuk mengatasi kendala ini, namun tidak semua perusahaan menyediakan program pelatihan yang cukup.

2. Biaya implementasi yang tinggi

Penerapan SIA membutuhkan investasi awal yang besar, termasuk pembelian perangkat lunak, perangkat keras, serta biaya implementasi dan pemeliharaan. Bagi perusahaan kecil atau menengah, biaya ini sering kali menjadi beban yang berat. Selain itu, perusahaan juga perlu menganggarkan biaya untuk pelatihan karyawan dan pengembangan sistem di masa depan.

3. Resistensi terhadap perubahan

Perubahan dalam proses kerja sering kali memicu resistensi dari karyawan. Banyak karyawan yang sudah terbiasa dengan cara kerja manual atau sistem lama merasa enggan untuk beradaptasi dengan sistem baru. Resistensi ini dapat menghambat implementasi SIA secara efektif.

4. Keterbatasan infrastruktur teknologi

Penerapan SIA membutuhkan infrastruktur teknologi yang memadai, seperti jaringan internet yang stabil, server dengan kapasitas tinggi, dan perangkat komputer yang kompatibel. Di daerah yang memiliki akses teknologi terbatas, kendala ini menjadi semakin signifikan.

5. Keamanan data

SIA mengelola data keuangan yang bersifat sensitif dan rahasia. Risiko kebocoran data, serangan siber, atau kehilangan data akibat kegagalan sistem menjadi tantangan besar. Perusahaan perlu menerapkan langkah-langkah keamanan yang kuat, seperti enkripsi data, firewall, dan backup data secara berkala.

6. Integrasi dengan sistem lain

Dalam banyak kasus, SIA harus diintegrasikan dengan sistem lain yang sudah ada, seperti sistem manajemen sumber daya manusia atau sistem manajemen inventaris. Proses integrasi ini sering kali rumit dan memakan waktu, terutama jika sistem-sistem tersebut tidak kompatibel.

7. Kurangnya perencanaan dan analisis kebutuhan

Banyak perusahaan tidak melakukan perencanaan yang matang sebelum menerapkan SIA. Akibatnya, sistem yang dipilih sering kali tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau tidak mampu mendukung pertumbuhan bisnis di masa depan. Analisis kebutuhan yang komprehensif harus dilakukan sebelum memilih dan mengimplementasikan SIA.

8. Keterbatasan Penyedia Layanan

Pemilihan vendor atau penyedia layanan sistem informasi akuntansi yang kurang kompeten dapat menyebabkan berbagai masalah, seperti keterlambatan implementasi, kualitas sistem yang buruk, atau layanan purna jual yang tidak memadai. Oleh karena itu, perusahaan perlu berhati-hati dalam memilih mitra penyedia layanan.

FAQ

Apa yang dimaksud dengan sistem informasi akuntansi?

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah suatu sistem informasi yang menggabungkan teknologi informasi dan akuntansi untuk memfasilitasi pengambilan keputusan bisnis yang efektif dan efisien dalam perusahaan.

Apa saja yang ada di dalam SIA?

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) terdiri dari beberapa komponen yang saling terkait dan saling mendukung untuk memproses informasi keuangan dan non-keuangan perusahaan. Berikut adalah beberapa komponen penting dalam SIA:

1. Input: Merupakan data dan informasi awal yang dimasukkan ke dalam SIA, seperti transaksi bisnis, faktur, dan anggaran.
2. Proses: Proses SIA melibatkan pengolahan data yang telah dimasukkan ke dalam sistem, seperti pencatatan transaksi, pembuatan jurnal, dan penggolongan akun.
3. Penyimpanan: SIA menyimpan data dan informasi yang telah diolah dalam database perusahaan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengakses informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan efisien.
4. Output: Output dari SIA dapat berupa laporan keuangan, laporan pajak, anggaran, faktur, dan lain-lain. Output ini membantu perusahaan dalam membuat keputusan bisnis dan memenuhi persyaratan pelaporan keuangan dan pajak.
5. Kontrol: SIA juga dilengkapi dengan kontrol internal yang dapat membantu perusahaan dalam mencegah dan mendeteksi kesalahan atau kecurangan dalam pemrosesan data.
6. Software: SIA didukung oleh perangkat lunak atau software akuntansi yang dapat membantu perusahaan dalam melakukan tugas akuntansi seperti pencatatan transaksi, pembuatan jurnal, dan penggolongan akun.
7. Hardware: SIA membutuhkan perangkat keras seperti komputer, server, perangkat jaringan untuk menjalankan aplikasi dan menyimpan data.

Apa tujuan SIA?

Tujuan SIA adalah untuk membantu perusahaan dalam mengumpulkan, mengolah, dan melaporkan informasi keuangan yang akurat dan tepat waktu untuk tujuan pengambilan keputusan bisnis yang efektif serta efisien.

Kapan SIA digunakan?

SIA dapat digunakan oleh perusahaan pada berbagai tahapan dalam siklus bisnis. Beberapa tahapan di mana SIA digunakan meliputi:

1. Perencanaan bisnis: SIA dapat digunakan dalam perencanaan bisnis untuk membuat anggaran dan proyeksi keuangan, serta membantu manajemen dalam membuat keputusan strategis.
2. Pencatatan transaksi: SIA digunakan untuk mencatat transaksi bisnis seperti penjualan, pembelian, dan pembayaran, sehingga memudahkan perusahaan dalam memonitor arus kas dan inventaris.
3. Pengolahan data: SIA digunakan untuk mengolah data yang telah dicatat, seperti penggolongan akun dan pembuatan jurnal, sehingga informasi keuangan yang dihasilkan lebih akurat.
4. Pelaporan keuangan: SIA digunakan untuk membuat laporan keuangan seperti laporan laba rugi, neraca, dan arus kas, serta laporan pajak yang diperlukan oleh pemerintah atau badan pengawas.
5. Audit: SIA dapat digunakan dalam proses audit untuk memudahkan auditor dalam memeriksa data dan memverifikasi informasi keuangan yang dilaporkan oleh perusahaan.
6. Pengambilan keputusan: SIA digunakan oleh manajemen dalam pengambilan keputusan bisnis yang penting, seperti pengembangan strategi, investasi, dan perencanaan pajak.

Kesimpulan

Itu adalah pembahasan sistem informasi akuntansi secara lengkap dan mendalam. Sistem informasi akuntansi sejatinya harus diadaptasikan dalam setiap jenis dan skala bisnis.

Untuk membuat proses adaptasi sistem informasi akuntansi berjalan dengan baik, pastikan Anda menggunakan software akuntansi yang mudah digunakan dan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, seperti Kledo.

Kledo adalah software akuntansi berbasis online buatan Indonesia yang sudah digunakan oleh lebih dari 10 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia.

Anda juga bisa menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini