Stock opname adalah kegiatan menghitung persediaan barang di gudang yang akan dijual secara fisik. Untuk bisnis yang menjual produk apa pun, kegiatan ini sangat penting.
Sayangnya, masih banyak bisnis di Indonesia, terutama UMKM tidak melakukan stock opname secara berkala.
Padahal dengan melakukan proses ini, para pemilik bisnis bisa melakukan pengambilan keputusan yang penting seperti perluasan gudang, menambah stok atas produk yang paling laku, dan sejenisnya.
Ingin mengetahui apa itu stock opname, manfaat dan tahapan dalam melakukan stock opname pada bisnis? Baca terus artikel ini sampai selesai.
Mengapa Bisnis Harus Melakukan Stock Opname?
1. Mengurangi selisih stok
Stok opname membantu mengidentifikasi selisih antara data inventaris dan jumlah fisik barang yang tersedia.
Selisih ini bisa terjadi akibat pencurian, kesalahan pencatatan, atau masalah lainnya. Selain itu, proses ini membantu mendeteksi produk yang rusak dan tidak layak jual.
Menemukan ketidaksesuaian ini saat stok opname dapat meningkatkan pengendalian inventaris, mengurangi kejadian kehabisan stok, dan berdampak positif pada kinerja keuangan.
2. Mengoptimalkan jumlah persediaan
Stok opname memberikan gambaran tentang jumlah stok aktual dari setiap item.
Dengan membandingkannya dengan stok ideal, Anda bisa mengetahui produk mana yang laku dan mana yang kurang diminati.
Dengan informasi ini, Anda bisa menyesuaikan strategi pembelian dan pengelolaan stok untuk menghindari biaya kelebihan stok atau risiko kehabisan barang.
3. Mencegah ketidaktepatan laporan keuangan
Catatan stok yang akurat sangat penting untuk menjaga keandalan laporan keuangan.
Stok opname memastikan nilai inventaris yang tercatat sesuai dengan kondisi fisik di gudang, sehingga bisnis bisa melaporkan aset dengan benar dan menghindari kesalahan yang dapat mempengaruhi keuangan perusahaan.
4. Meningkatkan kepuasan pelanggan
Rutin melakukan stok opname membantu menjaga ketersediaan stok yang ideal, mengurangi risiko kehabisan barang, dan memastikan Anda bisa selalu memenuhi pesanan pelanggan.
Hal ini secara langsung meningkatkan kepuasan pelanggan karena kebutuhan mereka dapat terpenuhi dengan cepat dan efisien.
5. Memeriksa kesesuaian kas, aset, hutang, dan piutang
Salah satu tujuan stock opname adalah memeriksa kesesuaian antara kas, aset, hutang, dan piutang.
Ada juga perusahaan yang menggunakan Stock Opname untuk memeriksa kas dan persediaan barang mereka.
Pada perusahaan manufaktur, stock opname dilakukan untuk pengecekan bahan baku, barang setengah jadi, dan barang jadi.
Di perusahaan ini juga terdapat kantor audit yang didedikasikan untuk menjalankan kegiatan stock opname.
Jika hasil audit persediaan berbeda dengan jumlah saham, perusahaan dapat membuat kebijakan berdasarkan peraturan perusahaan.
Untuk memudahkan proses stok opname, Anda bisa menggunakan software akuntansi seperti Kledo.
Kledo memiliki beragam fitur untuk membantu Anda mengelola inventaris dan memudahkan pencatatan, termasuk stock opname.
Jika Anda belum menggunakan Kledo, Anda bisa mencoba Kledo secara gratis melalui tautan ini.
Baca Juga: Stok Barang Persediaan: Pengertian, Jenis, dan Teknik Mengelolanya
Apa Saja Metode Stock Opname?
Ada beberapa teknik yang bisa Anda gunakan untuk melacak persediaan dan memastikan tidak ada selisih stok.
Berikut ini adalah beberapa metode stok opname yang sudah terbukti efektif:
1. Stock opname tahunan
Sesuai dengan namanya, metode ini dilakukan sekali dalam setahun untuk memeriksa dan menghitung seluruh barang atau bahan yang tersedia.
Metode ini cocok jika Anda mengelola stok sendiri atau hanya dibantu oleh beberapa staf.
2. Stok opname berkala
Dilakukan pada interval tertentu seperti bulanan, triwulanan, atau tahunan. Selama periode tersebut, seluruh inventaris dihitung.
Metode ini memberikan gambaran menyeluruh tentang kondisi stok, namun bisa menyita waktu dan mengganggu operasional harian.
3. Stok opname berkelanjutan (continuous)
Penghitungan inventaris dilakukan sepanjang tahun secara bergiliran, misalnya dengan menghitung item tertentu atau bagian tertentu dari gudang setiap periode.
Metode ini tidak terlalu mengganggu kegiatan operasional dan memberikan pembaruan inventaris yang lebih rutin.
4. Pemeriksaan acak
Menghitung seluruh stok bisa memakan waktu dan tidak selalu diperlukan.
Sebagai contoh, jika Anda mencurigai adanya pencurian, pemeriksaan acak terhadap item tertentu bisa menjadi solusi yang lebih cepat dan tepat untuk menemukan ketidaksesuaian dalam jumlah stok.
Baca Juga: 10 Tips Kelola Stok Barang yang Bisa Efektif dan Mudah Digunakan
Prosedur yang Harus Anda Ketahui Sebelum Melakukan Stock Opname
Tata cara stock opname adalah sebagai berikut:
- Pilih kerangka kerja yang sesuai untuk mencatat catatan.
- Pilih tim yang sesuai dan kompeten.
- Berikan berbagai detail terkait stok kepada tim yang dipilih.
- Buat prosedur yang harus diperharikan.
- Tentukan batas waktu penyelesaiannya
- Berikan tanggung jawab kepada anggota tim.
- Menginformasikan prosedur dan mengundang tim audit eksternal untuk melakukan stock opname.
- Dapatkan laporan dengan cara yang ditentukan dari tim yang dipilih dan juga pengamatan dan saran perbaikan dari tim perusahaan serta tim auditor.
- Verifikasi catatan yang diperoleh dengan catatan keuangan dan catat perbedaannya, jika ada.
- Laporkan perbedaan tersebut kepada auditor bersama dengan cara perusahaan menangani hal yang sama.
Stok opname dan sistem inventori
Pentingnya stok opname untuk bisnis Anda akan bervariasi tergantung pada sistem inventori atau persediaan Anda.
Bisnis yang menggunakan sistem periodik, misalnya, sepenuhnya bergantung pada persediaan untuk mendapatkan visibilitas di atas level saat ini.
Untuk perusahaan-perusahaan ini, pencatatan stok dapat berarti penutupan selama satu hari atau mengharuskan staf untuk datang setelah jam kerja.
Namun jika Anda menggunakan software akuntansi seperti Kledo yang bisa memantau pergerakan stok secara realtime, Anda bisa membuat proses ini menjadi lebih mudah dan cepat.
Baca Juga: Pentingnya Laporan Stok Barang bagi Bisnis dan Cara Menyusunnya
Tahap Melakukan Stock Opname secara Manual
Ada beberapa langkah yang harus bisnis ikuti saat mencatat stok.
Langkah menjadi tiga tahap: sebelum, selama dan setelah penghitungan.
Sebelum hitungan
Pertama-tama, tentukan tanggal dan waktu untuk penghitungan Anda.
Anda tidak ingin ada gangguan yang tidak perlu yang dapat menyebabkan angka salah perhitungan, jadi pertimbangkan untuk menutup operasi untuk hari itu atau melakukan stock opname setelah jam kerja.
Anda juga harus menyisihkan waktu setelahnya untuk mengatasi selisih data (jika ada) dan memperbaiki masalah.
Selain itu, Anda juga harus menetapkan peran kepada semua orang dan mengonfirmasi proses Anda.
Semua staf harus mengetahui bagaimana cara menghitung stok dan tahu langkah tepatnya seperti apa.
Tepat sebelum penghitungan berlangsung, ada dua tugas yang harus Anda selesaikan:
- Hentikan semua pembelian dan penjualan Anda. Jika tidak, stok masuk dan keluar akan mengacaukan angka Anda
- Atur area kerja Anda. Memiliki ruang yang bersih membantu memastikan bahwa tidak ada gangguan yang tidak perlu.
Selama hitungan
Apa yang terjadi pada hari itu akan tergantung pada proses yang Anda pilih. Namun, ada beberapa panduan yang harus Anda ikuti agar prosesnya berjalan lancar:
1. Periksa semuanya
Merekam setiap item sendiri-sendiri mungkin terdengar melelahkan, tetapi jika Anda mencoba-coba jalan pintas, konsekuensinya bisa mengerikan.
Jadi, luangkan waktu untuk memeriksa semuanya dengan benar, termasuk semua stok pengaman Anda, stok siklus, dan barang yang belum selesai. Jangan hanya mengandalkan informasi dari label.
2. Hitung stok dan catat ke sheet
Pastikan staf Anda mengikuti proses ini sesuai urutan:
- Mencatat stok yang sebenarnya ada di rak
- Memperhatikan angka di sebelah apa yang dikatakan sistem Anda seharusnya ada di sana
Melihat sistem baru kemudian memeriksa rak mungkin tampak lebih mudah, tetapi jauh lebih mungkin menyebabkan kesalahan.
3. Istirahat
Siapa pun yang telah melalui beberapa penghitungan stok pasti akan merasa lelah. Karena itu, agar tetap fokus, berikan istirahat teratur agar semuanya berjalan dengan lancar.
Setelah hitungan
Setelah mendapatkan data-data dan angka, masih ada beberapa langkah lagi yang harus Anda lakukan.
Jika Anda tidak melakukan langkah ini, berarti Anda tidak mendapatkan manfaat penuh dari semua pekerjaan yang baru saja Anda lakukan.
Pertama-tama, nilai semua data dengan benar. Sekarang Anda tahu persis apa yang Anda miliki, Anda dapat menilai berapa nilainya.
Kemudian, periksa angka Anda. Semakin sering Anda memeriksa, semakin yakin bahwa semuanya ada dan benar.
Setelah Anda 100% yakin, saatnya untuk mengunggah semuanya ke dalam sistem persediaan Anda.
Sekarang, saatnya untuk menyusun ulang item yang hampir habis dan menganalisis hasil stock opname Anda.
Berikan perhatian khusus pada perbedaan, besar atau kecil, antara angka-angka dari hitungan Anda dan sistem Anda.
1. Menangani perbedaan stok
Perbedaan stok apa pun adalah berita buruk bagi bisnis Anda, bahkan jika Anda menemukan bahwa Anda sebenarnya memiliki lebih banyak stok daripada yang Anda kira.
Hal ini sering merupakan gejala dari masalah yang lebih besar dalam kontrol persediaan Anda yang mungkin menjadi bencana besar jika dibiarkan membesar.
Plus, itu berarti Anda menjalankan perusahaan Anda dengan informasi yang salah.
Ketika Anda menemukan perbedaan, hal pertama yang harus Anda lakukan adalah mengungkap penyebabnya.
Mungkin karena kesalahan manusia yang sederhana (meletakkan sesuatu di tempat yang salah atau salah memasukkan data ke dalam sistem), atau masalah serius seperti pencurian atau masalah pemasok.
Setelah Anda tahu apa yang menyebabkan perbedaan tersebut, Anda dapat mengambil langkah-langkah untuk memastikan bahwa hal itu tidak terjadi lagi.
Ini mungkin memerlukan perubahan pada proses Anda, perangkat lunak baru, atau keamanan ekstra. Kemudian, cukup unggah gambar baru yang benar ke dalam sistem Anda untuk menyelesaikan masalah.
2. Perencanaan
Sekarang, saatnya untuk memastikan bahwa Anda mendapatkan manfaat maksimal dari hitungan Anda, dengan menganalisis hasilnya dan bagaimana hasilnya.
Perhatikan bagaimana Anda dapat meningkatkan manajemen persediaan Anda. Sisihkan waktu untuk melakukan brainstorming bagaimana Anda dapat meningkatkan area kerja, prosedur, dan sistem Anda.
Pikirkan bagaimana Anda bisa membuat stock opname berikutnya berjalan lebih baik, dan pastikan untuk menuliskan setiap masalah, peningkatan, atau poin penting sehingga setiap hitungan di masa depan berjalan sedikit lebih lancar.
Baca Juga: Cara Melakukan Stock Opname dalam Bisnis
Pengertian dan Cara Melakukan Penghitungan Bersiklus
Sebelum mengetahui cara melakukan stock opname, Anda harus mengetahui terlebih dahulu perhitungan bersiklus.
Penghitungan bersiklus adalah metode stock opname yang melibatkan pemeriksaan sebagian inventaris Anda secara teratur pada hari-hari tertentu.
Pada dasarnya, alih-alih melakukan penghitungan tahunan tunggal dari seluruh gudang, Anda memecahnya menjadi beberapa inventarisasi mini yang lebih kecil.
Metode ini punya manfaat yang berbeda dari stock opname tradisional, yaitu menghindari gangguan dengan pengambilan penghitungan tunggal.
Untuk alasan ini, penghitungan bersiklus sangat populer di kalangan perusahaan besar yang tidak dapat menghentikan operasi mereka sepenuhnya.
Ini juga dapat membantu menghindari variasi besar yang terkadang muncul ketika ada jarak yang lebih besar di antara pengambilan.
Namun, penghitungan siklus adalah proses kompleks yang mengandalkan akurasi persediaan yang tinggi untuk bekerja.
Beberapa usaha kecil menggunakan campuran penghitungan siklus dan inventarisasi tradisional, — setidaknya sampai mereka dapat 100% yakin bahwa beralih dari metode tradisional sepenuhnya tidak akan membawa masalah.
Cara melakukan penghitungan bersiklus
Penghitungan bersiklus melibatkan proses yang berbeda dengan proses stock opname tradisional:
- Siapkan stok Anda untuk penghitungan bersiklus
- Lakukan setiap pengambilan pada hari yang dialokasikan
- Mulai proses lagi
Untuk menyiapkan stok Anda untuk penghitungan siklus, pertama-tama Anda membagi inventaris Anda menjadi beberapa bagian.
Anda akan menggunakan masing-masing sebagai indikator kesehatan total persediaan Anda, jadi sebaiknya pertimbangkan dengan cermat bagaimana inventaris Anda dialokasikan di setiap bagian.
Setelah proses ini selesai, Anda ingin memastikan bahwa setiap bagian disimpan di area tertentu, dan tentukan hari pemeriksaannya.
Selanjutnya, Anda menggilir setiap hitungan. Karena Anda hanya memasukkan sebagian kecil dari persediaan Anda, Anda tidak perlu menutup operasi Anda.
Namun, mendapatkan angka akhir yang akurat masih sangat penting. Jadi pastikan bahwa setiap orang yang terlibat tahu prosesnya seperti apa, dan bisa menangani perbedaan stok.
Setelah Anda melakukan semua proses stock opname mini, Anda memulai proses lagi untuk memastikan nilai persediaan Anda 100% akurat.
Baca juga: Pengertian Risiko Usaha dan Cara Mengatasinya yang Wajib Diketahui
Seberapa Sering Anda Harus Menghitung Stok?
Frekuensi stock opname Anda harus menjadi pertimbangan utama saat memilih sistem manajemen persediaan— tetapi bagaimana Anda memutuskan seberapa teratur penghitungan Anda seharusnya?
Jawaban yang tepat akan sangat bervariasi dari bisnis ke bisnis, tergantung pada kompleksitas inventaris Anda, apakah Anda menggunakan penghitungan bersiklus dan sejumlah faktor eksternal lainnya.
Namun, ada beberapa hal yang harus Anda ingat saat memutuskan berapa lama Anda bisa pergi sampai penghitungan berikutnya.
- Akurasi pelacakan produk Anda. Semakin percaya diri Anda dalam pelacakan persediaan, semakin sedikit jumlah stock opnamr yang Anda perlukan.
- Ketergantungan Anda pada angka yang akurat. Jika Anda adalah produsen makanan yang perlu berurusan dengan tanggal kedaluwarsa, misalnya, Anda mungkin ingin lebih sering melakukan proses stock opname.
- Berapa banyak gangguan yang dapat Anda tangani. Ingatlah bahwa bisnis yang jarang melakukan stock opname akan merasa proses ini jauh lebih menyulitkan daripada bisnis yang melakukannya secara teratur.
Baca Juga: Download Contoh Laporan Stok Barang Gudang Excel Di Sini!
Kesalahan Dalam Melakukan Stock Opname
Berikut adalah beberapa kesalahan paling umum yang sering terjadi saat mengatur dan menjalankan proses stok opname:
1. Batas waktu yang terlalu singkat
Memberikan waktu yang terlalu terbatas untuk stok opname membuat tim tidak dapat menghitung dan memverifikasi data dengan cermat.
Dalam kondisi terburu-buru, risiko kesalahan dan kelalaian (terutama untuk kategori barang yang memerlukan perhatian khusus) meningkat.
Karena itu, pastikan Anda memberikan waktu yang cukup, apalagi untuk gudang dengan volume besar.
2. Tidak ada penanggung jawab aset
Tanpa orang yang secara khusus bertanggung jawab terhadap proses stok opname, jalannya kegiatan bisa menjadi tidak terorganisir dan kurang transparan.
Ketiadaan pengawasan yang jelas meningkatkan potensi kesalahan dari tim pelaksana.
3. Menghitung saat barang masih bergerak
Melakukan stok opname saat gudang tetap beroperasi, dengan barang terus masuk dan keluar, akan meningkatkan kemungkinan selisih data.
Hal ini menyulitkan proses penghitungan dan memperbesar risiko ketidaksesuaian data. Untuk hasil maksimal, hentikan aktivitas gudang sementara atau lakukan stok opname di luar jam operasional.
4. Tidak memberi waktu istirahat bagi tim
Stok opname memerlukan konsentrasi tinggi. Tanpa jeda istirahat, staf akan cepat lelah sehingga akurasi pencatatan bisa menurun.
Berikan waktu istirahat singkat secara berkala agar fokus tetap terjaga dan hasil perhitungan lebih akurat.
5. Mengabaikan hasil stok opname
Stok opname tidak hanya berhenti pada proses pencatatan. Perusahaan perlu menganalisis hasilnya dan mengambil tindakan lanjutan.
Jika diabaikan, stok berlebih atau barang tidak laku bisa menumpuk, menyita ruang gudang dan menambah biaya penyimpanan.
6. Tidak menggunakan sistem otomatis
Entri data secara manual meningkatkan risiko kesalahan seperti salah ketik, data tertinggal, atau input yang tidak akurat.
Kesalahan ini sering tidak terdeteksi sampai menimbulkan masalah serius dalam pelaporan.
Untuk meminimalkan risiko ini dan mempercepat proses, gunakan alat digital seperti scanner barcode dan sistem pencatatan otomatis.
Baca Juga: Mencari Aplikasi Stok Barang? Berikut Tips Memilihnya
Bagaiamana Cara Mengoptimalkan Proses Stock Opname pada Bisnis?
Tidak ada metode tunggal yang akan berhasil untuk setiap perusahaan, tetapi ada banyak cara untuk meningkatkan cara Anda mencatat stok.
Berikut adalah beberapa tipsnya:
Gunakan pemindai barcode
Penghitungan manual rentan terhadap kesalahan, terutama seiring pertumbuhan perusahaan Anda.
Teknologi pemindaian barcode mengurangi risiko ini dengan memungkinkan Anda dengan cepat merekam tingkat stok dan menyimpan data pada saat yang bersamaan.
Pemindai barcode menggunakan sumber cahaya, lensa, dan sensor cahaya untuk memungkinkan Anda memindai dan melihat data dalam jumlah besar di satu tempat.
Menghindari distraksi
Distraksi dari smartphone dan lingkungan yang berisik dapat membuat Anda melewatkan detail penting.
Selama proses stok, sebaiknya minimalisir distraksi dan berkonsentrasilah pada tugas yang ada agar pekerjaan Anda selesai dengan cepat dan efisien.
Jaga agar gudang tetap rapi
Ruang penyimpanan yang berantakan dan tidak terorganisir memperlambat segalanya dan dapat menyebabkan peningkatan kesalahan.
Semakin terorganisir gudang Anda, semakin mudah melakukan semuanya. Jadi sebaiknya, Anda memberikan label untuk membedakan antar item.
Minta masukan semua orang
Mintalah pendapat staf yang terlibat dalam setiap inventarisasi tentang bagaimana inventarisasi berikutnya dapat berjalan lebih baik.
Plus, minta mereka untuk menyarankan perbaikan umum apa pun berdasarkan hasil penghitungan.
Pertimbangkan menggunakan software akuntansi
Software akuntansi seperti Kledo yang memilik fitur persediaan terlengkap, memungkinkan Anda untuk melihat tingkat stok yang diperbarui secara real-time dan mendapatkan informasi yang akurat.
Ketika dikombinasikan dengan alat lain seperti pemindai barcode, Anda dapat mulai mengotomatiskan seluruh proses dengan mudah dan cepat.
Baca Juga: Apa Itu Buku Stok Barang? Berikut Pembahasan Lengkapnya
Kesimpulan
Sekarang Anda telah memahami pengertian stock opname dan cara melakukannya.
Proses stock opname memang merepotkan dan menyita banyak waktu.
Namun, dengan menggunakan software akuntansi online Kledo, Anda tidak perlu lagi repot melakukan pemantauan dan perhitungan stok barang secara manual di gudang, karena Kledo memiliki fitur aplikasi stok gudang yang dapat Anda manfaatkan.
Jika tertarik, Anda bisa menggunakan Kledo secara gratis melalui tautan ini.
