Pengertian Stock Opname, Manfaat dan Tahap Melakukannya di Bisnis Anda

Menghitung persediaan atau inventori adalah bagian penting dari manajemen stok untuk bisnis yang menjual produk apa pun. Inilah mengapa proses stock opname menjadi proses yang vital pada sebuah bisnis.

Sayangnya, masih banyak bisnis di Indonesia, terutama UMKM tidak melakukan stock opname secara berkala. Padahal dengan melakukan proses ini, para pemilik bisnis bisa melakukan pengambilan keputusan yang penting seperti perluasan gudang, menambah stok atas produk yang paling laku, dan sejenisnya.

Ingin mengetahui apa itu stock opname, manfaat dan tahapan dalam melakukan stock opname pada bisnis? Baca terus artikel ini sampai selesai.

Apa itu Stock Opname?

Stock opname adalah kegiatan menghitung persediaan barang di gudang yang akan dijual secara fisik. Umumnya kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui secara pasti dan tepat untuk melakukan akuntansi dan administrasi sebagai bagian dari pengendalian intern.

Kegiatan ini tentunya akan memakan banyak waktu karena Anda akan mengecek langsung kondisi stok Anda yang sebenernya. Oleh karena itu, perusahaan harus mengatur waktu yang efisien untuk dapat melakukannya.

Selanjutnya untuk menghemat banyak waktu Anda dapat menggunakan teknologi Bar Code karena dapat membantu perusahaan mengurangi kesalahan dalam pencatatan dan penghitungan stok.

Namun jika Anda menggunakan proses pencatatan stok manual, ini akan menjadi mimpi buruk. Hal ini dikarenakan proses ini memakan waktu dan tidak boleh ada kesalahan pencatatan dalam proses pencatatan stok.

Untuk memudahkan proses ini, Anda bisa menggunakan fitur stock opname pada software akuntansi Kledo untuk memudahkan pencatatan yang terjadi.

Jika Anda belum menggunakan Kledo, Anda bisa mencoba Kledo secara gratis melalui tautan ini.

Stock opname dapat digunakan oleh setiap perusahaan, tidak hanya untuk perusahaan manufaktur dan dagang saja.

Manfaat Stock Opname

Ada beberapa alasan mengapa perusahaan memilih untuk melakukan stock opname. Beberapa tujuan penggunaan stock opname adalah kas, aset, hutang, dan piutang.

Beberapa perusahaan menggunakan Stock Opname untuk memeriksa kas dan persediaan barang mereka.

Sedangkan pada perusahaan manufaktur, stock opname dilakukan untuk pengecekan bahan baku, barang setengah jadi, dan barang jadi.

Di perusahaan manufaktur, terdapat kantor audit yang didedikasikan untuk menjalankan kegiatan stock opname.

Selanjutnya, perusahaan mengharapkan petugas audit memberikan hasil yang terbaik. Jika hasilnya berbeda dengan jumlah saham, perusahaan dapat membuat kebijakan berdasarkan peraturan perusahaan.

Selain itu proses ini memiliki manfaat lain selain memastikan stok di Gudang. Berikut beberapa keuntungan dari stock opname seperti:

• Meminimalkan kesalahan dalam pengecekan stok, baik kelebihan maupun kekurangannya.
• Dapat mengetahui kesalahan barang yang hilang dengan cepat dan dapat mengurangi resiko stok kosong.
• Dapat digunakan sebagai analisis tahunan sebelum perusahaan dapat berkembang.
• Dapat memahami arus keluar dan masuknya stok dengan pasti.
• Dapat mengetahui kondisi stok secara tepat.

Apa itu Penghitungan Bersiklus?

Sebelum mengetahui cara melakukan stock opname, Anda harus mengetahui terlebih dahulu perhitungan bersiklus.

Penghitungan bersiklus adalah metode stock opname yang melibatkan pemeriksaan sebagian inventaris Anda secara teratur pada hari-hari tertentu.

Pada dasarnya, alih-alih melakukan penghitungan tahunan tunggal dari seluruh gudang, Anda memecahnya menjadi beberapa inventarisasi mini yang lebih kecil.

Ini membawa beberapa manfaat dibandingkan cara stock opname tradisional, Anda dapat menghindari gangguan yang datang dengan pengambilan penghitungan tunggal.

Untuk alasan ini, penghitungan bersiklus sangat populer di kalangan perusahaan besar yang tidak dapat menghentikan operasi mereka sepenuhnya.

Ini juga dapat membantu menghindari variasi besar yang terkadang muncul ketika ada jarak yang lebih besar di antara pengambilan.

Namun, penghitungan siklus adalah proses kompleks yang mengandalkan akurasi persediaan yang tinggi untuk bekerja.

Beberapa usaha kecil menggunakan campuran penghitungan siklus dan inventarisasi tradisional — setidaknya sampai mereka dapat 100% yakin bahwa beralih dari metode tradisional sepenuhnya tidak akan membawa masalah.

Prosedur yang harus Anda tahu sebelum melakukan stock opname

Tata cara Stock opname adalah sebagai berikut –

• Pilih kerangka kerja yang sesuai untuk mencatat catatan.
• Pilih tim yang sesuai dan kompeten.
• Berikan berbagai detail terkait stok kepada tim yang dipilih.
• Buat prosedur yang harus diperharikan.
• Tentukan batas waktu penyelesaiannya
• Berikan tanggung jawab kepada anggota tim.
• Menginformasikan prosedur dan mengundang tim audit eksternal untuk melakukan stock opname.
• Dapatkan laporan dengan cara yang ditentukan dari tim yang dipilih dan juga pengamatan dan saran perbaikan dari tim perusahaan serta tim auditor.
• Verifikasi catatan yang diperoleh dengan catatan keuangan dan catat perbedaannya, jika ada.
• Laporkan perbedaan tersebut kepada auditor bersama dengan cara perusahaan menangani hal yang sama.

Stok opname dan sistem inventori

Pentingnya stok opname untuk bisnis Anda akan bervariasi tergantung pada sistem inventori atau persediaan Anda.

Bisnis yang menggunakan sistem periodik, misalnya, sepenuhnya bergantung pada persediaan untuk mendapatkan visibilitas di atas level saat ini.

Untuk perusahaan-perusahaan ini, pencatatan stok dapat berarti penutupan selama satu hari atau mengharuskan staf untuk datang setelah jam kerja.

Namun jika Anda menggunakan software akuntansi seperti Kledo yang bisa memantau pergerakan stok secara realtime, Anda bisa membuat proses ini menjadi lebih mudah dan cepat.

Tahap Melakukan Stock Opname secara Manual

Ada beberapa langkah yang harus diikuti setiap bisnis saat mencatat stok. Secara umum, ini dapat dibagi menjadi tiga tahap: sebelum, selama dan setelah penghitungan.

Baca juga: Bisnis Ritel: Pengertian, Karakteristik dan Tips dalam Membangunnya

Sebelum hitungan

Pertama-tama, tentukan tanggal dan waktu untuk penghitungan Anda.

Anda tidak ingin ada gangguan yang tidak perlu yang dapat menyebabkan angka salah perhitungan, jadi pertimbangkan untuk menutup operasi untuk hari itu atau melakukan pengambilan setelah jam kerja.

Anda juga harus menyisihkan waktu setelahnya untuk menyelesaikan perbedaan dan memperbaiki masalah.

Anda juga harus menetapkan peran kepada semua orang dan mengonfirmasi proses Anda. Semua staf harus mengetahui bagaimana hari penghitungan stok berjalan dan memiliki langkah-langkah yang jelas untuk diikuti.

Tepat sebelum penghitungan berlangsung, ada dua tugas yang harus diselesaikan:

• Cut off semua pembelian dan penjualan Anda. Jika tidak, stok masuk dan keluar akan mengacaukan angka Anda
• Atur area di mana penghitungan akan dilakukan. Memiliki ruang yang bersih membantu memastikan bahwa tidak ada gangguan yang tidak perlu

Selama hitungan

Apa yang terjadi pada hari itu akan tergantung pada proses yang Anda pilih. Namun, ada beberapa panduan yang harus diikuti oleh setiap bisnis agar kemajuan mereka berjalan dengan lancar:

Periksa semuanya

Merekam secara individual setiap item mungkin tampak seperti tugas yang melelahkan, tetapi mengambil jalan pintas dapat memiliki konsekuensi yang mengerikan.

Jadi luangkan waktu untuk memeriksa semuanya dengan benar, termasuk semua stok pengaman Anda, stok siklus, dan barang yang belum selesai. Jangan hanya mengandalkan apa yang dikatakan label.

Hitung stok dan catat ke sheet

Pastikan staf Anda mengikuti proses ini dalam urutan ini, bukan sebaliknya:

• Mencatat stok yang sebenarnya ada di rak
• Memperhatikan angka di sebelah apa yang dikatakan sistem Anda seharusnya ada di sana

Melihat sistem dan kemudian memeriksa rak mungkin tampak lebih mudah, tetapi jauh lebih mungkin menyebabkan kesalahan.

Istirahat

Siapa pun yang telah melalui beberapa penghitungan stok akan mengatakan hal yang sama: mereka dapat menguras tenaga.

Anda membutuhkan semua orang yang terlibat untuk menjadi sefokus mungkin selama ini, jadi memastikan bahwa Anda telah merencanakan istirahat secara teratur akan sangat membantu menjaga semuanya berjalan dengan lancar.

Setelah hitungan

Hanya karena Anda sudah menyiapkan angka, bukan berarti proses stock opname Anda sudah selesai.

Masih ada beberapa langkah lagi yang tersisa: dan jika gagal mengikutinya berarti Anda tidak mendapatkan manfaat penuh dari semua pekerjaan yang baru saja Anda lakukan.

Pertama-tama, nilai semuanya dengan benar. Sekarang Anda tahu persis apa yang Anda miliki, Anda dapat menilai berapa nilainya.

Kemudian, periksa angka Anda. Semakin sering Anda memeriksa, semakin yakin bahwa semuanya ada dan benar.

Setelah Anda 100% yakin, saatnya untuk mengunggah semuanya ke dalam sistem persediaan Anda.

Sekarang, saatnya untuk menyusun ulang item yang hampir habis dan menganalisis hasil stock opname Anda.

Berikan perhatian khusus pada perbedaan — besar atau kecil — antara angka-angka dari hitungan Anda dan sistem Anda.

Menangani Perbedaan Stok

Perbedaan stok apa pun adalah berita buruk bagi bisnis Anda — bahkan jika Anda menemukan bahwa Anda sebenarnya memiliki lebih banyak stok daripada yang Anda kira.

Hal ini sering merupakan gejala dari masalah yang lebih besar dalam kontrol persediaan Anda yang mungkin menjadi bencana besar jika dibiarkan membesar.

Plus, itu berarti Anda menjalankan perusahaan Anda dengan informasi yang salah.

Ketika Anda menemukan perbedaan, hal pertama yang harus dilakukan adalah mengungkap penyebabnya.

Mungkin kesalahan manusia yang sederhana (meletakkan sesuatu di tempat yang salah atau salah memasukkan data ke dalam sistem). Atau, mungkin masalah serius seperti pencurian atau masalah pemasok.

Setelah Anda tahu apa yang menyebabkan perbedaan tersebut, Anda dapat mengambil langkah-langkah untuk memastikan bahwa hal itu tidak terjadi lagi.

Ini mungkin memerlukan perubahan pada proses Anda, perangkat lunak baru, atau keamanan ekstra. Kemudian, cukup unggah gambar baru yang benar ke dalam sistem Anda untuk menyelesaikan masalah.

Perencanaan ke depan

Sekarang, saatnya untuk memastikan bahwa Anda mendapatkan manfaat maksimal dari hitungan Anda, dengan menganalisis hasilnya dan bagaimana hasilnya. Ada dua bidang yang perlu mendapat perhatian khusus:

Bagaimana Anda dapat meningkatkan manajemen persediaan Anda. Bukan hanya perbedaan yang perlu diatasi dari hasil pemeriksaanAnda. Ini juga saat yang tepat untuk melihat bagaimana Anda dapat mengelola persediaan Anda dengan lebih baik.

Jadi sisihkan waktu untuk melakukan brainstorming bagaimana Anda dapat meningkatkan area kerja, prosedur, dan sistem Anda

Bagaimana Anda bisa membuat stock opname berikutnya berjalan lebih baik. Proses berikutnya mungkin adalah hal terakhir yang ingin Anda pikirkan.

Pastikan untuk menuliskan setiap masalah, peningkatan, atau poin penting sehingga setiap hitungan di masa depan berjalan sedikit lebih lancar.

Cara Melakukan Penghitungan Bersiklus

Penghitungan bersiklus melibatkan proses yang berbeda dengan proses stock opname tradisional:

• Siapkan stok Anda untuk penghitungan bersiklus
• Lakukan setiap pengambilan pada hari yang dialokasikan
• Mulai proses lagi

Untuk menyiapkan stok Anda untuk penghitungan siklus, pertama-tama Anda membagi inventaris Anda menjadi beberapa bagian.

Anda akan menggunakan masing-masing sebagai indikator kesehatan total persediaan Anda, jadi sebaiknya pertimbangkan dengan cermat bagaimana inventaris Anda dialokasikan di setiap bagian.

Setelah proses ini selesai, Anda ingin memastikan bahwa setiap bagian disimpan di area tertentu, dan tentukan hari pemeriksaannya.

Selanjutnya, Anda menggilir setiap hitungan. Karena Anda hanya memasukkan sebagian kecil dari persediaan Anda, Anda tidak perlu menutup operasi Anda. Namun, mendapatkan angka akhir yang akurat masih sangat penting.

Jadi pastikan bahwa setiap orang yang terlibat memiliki proses yang harus diikuti, dan perbedaan ditangani dengan benar.

Setelah Anda melakukan semua proses stock opname mini, Anda memulai proses lagi untuk memastikan nilai persediaan Anda 100% akurat.

Baca juga: Pengertian Risiko Usaha dan Cara Mengatasinya yang Wajib Diketahui

Seberapa Sering Anda Harus Menghitung Stok?

Frekuensi stock opname Anda harus menjadi pertimbangan utama saat memilih sistem manajemen persediaan— tetapi bagaimana Anda memutuskan seberapa teratur penghitungan Anda seharusnya?

Jawaban yang tepat akan sangat bervariasi dari bisnis ke bisnis, tergantung pada kompleksitas inventaris Anda, apakah Anda menggunakan penghitungan bersiklus dan sejumlah faktor eksternal lainnya.

Namun, ada beberapa hal yang harus Anda ingat saat memutuskan berapa lama Anda bisa pergi sampai penghitungan berikutnya.

• Akurasi pelacakan produk Anda. Semakin percaya diri Anda dalam pelacakan persediaan, semakin sedikit jumlah stock opnamr yang Anda perlukan.
• Ketergantungan Anda pada angka yang akurat. Jika Anda adalah produsen makanan yang perlu berurusan dengan tanggal kedaluwarsa, misalnya, Anda mungkin ingin lebih sering melakukan proses stock opname.
• Berapa banyak gangguan yang dapat Anda tangani. Ingatlah bahwa bisnis yang jarang melakukan stock opname akan merasa proses ini jauh lebih menyulitkan daripada bisnis yang melakukannya secara teratur.

Bagaiamana Cara Mengoptimalkan Proses Stock Opname pada Bisnis?

Tidak ada metode tunggal yang akan berhasil untuk setiap perusahaan — tetapi ada banyak cara untuk meningkatkan cara Anda mencatat stok.

Berikut adalah beberapa tips untuk memulai.

Gunakan pemindai barcode

Penghitungan manual rentan terhadap kesalahan, terutama seiring pertumbuhan perusahaan Anda. Teknologi pemindaian barcode mengurangi risiko ini dengan memungkinkan Anda dengan cepat merekam tingkat stok dan menyimpan data pada saat yang bersamaan.

Pemindai barcode menggunakan sumber cahaya, lensa, dan sensor cahaya untuk memungkinkan Anda memindai dan melihat data dalam jumlah besar di satu tempat.

Menghindari distraksi

Distraksi eperti ponsel cerdas dan kebisingan latar belakang dapat berarti Anda melewatkan detail penting. Menghilangkannya mungkin tampak kejam, tetapi berkonsentrasi pada tugas yang ada akan membantu Anda menyelesaikan pekerjaan dengan cepat dan efisien.

Jaga agar gudang tetap rapi

ruang penyimpanan yang berantakan dan tidak terorganisir memperlambat segalanya dan dapat menyebabkan peningkatan kesalahan. Semakin terorganisir gudang Anda semakin mudah melakukan semuanya. Sebaiknya Anda memberikan label untuk membedakan antar item

Dapatkan masukan semua orang

Mintalah pendapat staf yang terlibat dalam setiap inventarisasi tentang bagaimana inventarisasi berikutnya dapat berjalan lebih baik. Plus, minta mereka untuk menyarankan perbaikan umum apa pun berdasarkan hasil penghitungan.

Pertimbangkan menggunakan software akuntansi

Software akuntansi seperti Kledo yang memilik fitur persediaan terlengkap, memungkinkan Anda untuk melihat tingkat stok yang diperbarui secara real-time, mengurangi ketergantungan Anda pada proses stock opname untuk mendapatkan informasi yang akurat.

Ketika dikombinasikan dengan alat lain seperti pemindai kode batang, Anda dapat mulai mengotomatiskan seluruh proses dengan mudah dan cepat.

Kesimpulan

Sekarang Anda telah memahami kurang lebih arti juga pengertian stock opname adalah untuk apa dan cara melakukannya.

Proses stock opname memang merepotkan dan menyita banyak waktu.

Namun, dengan menggunakan software akuntansi online Kledo, Anda tidak perlu lagi repot melakukan pemantauan dan perhitungan stok barang secara manual di gudang, karena Kledo memiliki fitur aplikasi stok gudang yang dapat Anda manfaatkan.

Anda bisa menggunakan Kledo secara gratis melalui tautan ini.