Struktur Surat Penawaran Bisnis, Komponen, dan Contohnya

Mengetahui struktur surat penawaran bisnis sangat penting karena bisnis sering kali bekerja sama satu sama lain untuk mendapatkan keuntungan bersama.

Kolaborasi ini dimaksudkan untuk menghasilkan hasil tertentu, seperti memperkenalkan penawaran untuk produk atau layanan kepada calon klien atau memberikan solusi atas masalah yang dihadapi pihak lain.

Salah satu metode yang efektif untuk mengkomunikasikan keinginan untuk bekerja sama adalah surat penawaran bisnis.

Dalam artikel ini, kami menjelaskan cara menulis surat penawaran bisnis dan struktur surat penawaran sampai dengan contohnya yang bisa Anda gunakan.

Apa yang Dimaksud dengan Surat Penawaran Bisnis?

Surat penawaran bisnis adalah dokumen yang digunakan untuk mengajak atau mengusulkan kerjasama antar organisasi.

Kerja sama tersebut dapat berupa perjanjian untuk memasok produk dan atau jasa dan menguraikan manfaat yang diberikan oleh kerja sama tersebut.

Anda dapat mengirimkan surat penawaran bisnis sebagai bagian dari respon atas permintaan informasi tentang bisnis Anda atau kepada calon klien untuk memperkenalkan perusahaan Anda dan produk yang Anda sediakan. Berikut beberapa kegunaan surat proposal bisnis:

• Untuk mengajukan kemitraan
• Untuk menyediakan layanan pemasaran
• Untuk meminta sponsor
• Untuk mengajukan kerjasama internal
• Untuk memberikan solusi berupa jasa atau produk

Kapan Anda menggunakan surat penawaran bisnis?

Surat penawaran dapat digunakan untuk berbagai upaya, termasuk proyek bisnis kecil, seperti meminta pinjaman atau menyarankan rencana pemasaran baru kepada manajer Anda.

Surat penawaran juga dapat dikirim sebagai pendahulu singkat untuk proposal bisnis yang lebih besar dan lebih terperinci, seperti hibah pemerintah untuk proyek penelitian.

Baca juga: Yakinkan Pemilik Usaha dengan Contoh Surat Penawaran Barang Ini

Mengapa surat penawaran itu penting?

Surat penawaqran penting karena biasanya merupakan kesan pertama yang dimiliki penerima tentang Anda dan bisnis Anda.

Surat yang jelas dan berpengaruh akan meningkatkan kemungkinan audiens Anda menyukai penawaran Anda dan meneruskannya.

Baca juga: Proposal Bisnis: Contoh dan Template yang Bisa Anda Download

Struktur Surat Penawaran Bisnis

Apa yang Anda sertakan dalam surat penawaran Anda akan bervariasi berdasarkan proyek dan tujuan surat tersebut. Berikut ini adalah tujuh struktur yang harus diikuti saat membuat surat penawaran bisnis:

1. Perkenalkan diri Anda dan berikan informasi latar belakang

Tujuan dari pendahuluan penawaran Anda adalah untuk menarik minat pembaca Anda.

Paragraf ini harus menyertakan informasi dasar tentang perusahaan Anda dan ikhtisar topik untuk memperjelas apa yang akan dibaca oleh penerima.

Jika Anda menindaklanjuti sebuah pertemuan, sebutkan secara singkat pertemuan tersebut dalam pernyataan pembuka untuk konteks.

Jika bisnis Anda sudah memiliki hubungan dengan penerima surat Anda, sebutkan ini juga.

2. Nyatakan tujuan Anda dalam penawaran

Tujuan penawaran Anda adalah apa yang ingin Anda capai, atau masalah apa yang ada yang ingin Anda perbaiki.

Penawaran untuk pengaturan bisnis akan memberikan rincian yang jelas dan persyaratan dasar pengaturan, sementara penawaran untuk mendesain ulang situs web perusahaan akan membahas pemahaman Anda tentang masalah situs web mereka saat ini.

Baca juga: Gunakan Cara Ini untuk Membuat Surat Izin Usaha Perdagangan, Mudah!

3. Tentukan sasaran dan tujuan Anda

Jelaskan hasil jangka panjang yang ingin Anda capai dan tujuan yang akan Anda tetapkan untuk mencapainya.

Buatlah sangat jelas dan sertakan angka-angka spesifik jika memungkinkan.

Misalnya, daripada menulis, “Kami akan meningkatkan produktivitas kami secara signifikan dengan pinjaman ini,” Anda mungkin menulis, “Kami akan meningkatkan produktivitas kami sebesar 40% selama setahun ke depan dengan jumlah pinjaman yang kami minta. Kami akan meningkatkan produktivitas kami dengan penambahan dua mesin baru dan empat karyawan tambahan.”

4. Soroti apa yang membedakan Anda

Tujuan Anda membuat surat penawaran adalah untuk menghilangkan masalah, menampilkan aset berharga Anda dapat membantu Anda dalam membuat penawaran yang lebih menarik.

Sebutkan beberapa keahlian khusus Anda yang terkait dengan proyek dan alasan Anda paling cocok untuk pekerjaan itu.

Ini mungkin termasuk pengalaman dengan masalah serupa atau menguraikan proses unik yang mendapatkan hasil yang bagus.

Jika surat penawaran Anda adalah untuk usaha bisnis, soroti beberapa faktor yang membedakan ide Anda dari yang lain.

Saat menyoroti pembeda utama Anda, Anda bisa menggunakan poin-poin untuk mencantumkan fitur-fitur Anda sehingga lebih mudah dibaca.

5. Diskusikan secara singkat anggaran yang akan digunakan

Biaya adalah faktor utama bagi para pengambil keputusan. Tergantung pada alasan Anda menulis surat penawaran, Anda mungkin perlu menyertakan rincian tentang bagaimana Anda akan menggunakan pinjaman atau berapa banyak proyek Anda akan membebani investor.

Anda mungkin tidak perlu menyertakan rincian biaya secara lengkap, tetapi memberikan gambaran umum tentang anggaran akan memberikan gambaran yang lebih baik kepada klien atau mitra tentang proyek tersebut.

Baca juga: Buat Bisnis Lebih Profesional dengan Contoh Surat Jalan Barang Ini

6. Akhiri dengan ajakan bertindak dan minta tindak lanjut

Ajakan bertindak adalah permintaan bagi penerima Anda untuk mengambil langkah tambahan dan menciptakan urgensi bagi mereka untuk bergerak mengambil keputusan.

Hal ini dapat meningkatkan kemungkinan mereka akan merespons. Tindakan ini mungkin hanya membalas penawaran Anda jika mereka ingin berbicara lebih lanjut.

Selain itu, menyertakan niat Anda untuk menindaklanjuti mereka akan memperjelas keseriusan Anda terhadap surat penawaran Anda.

Beri tahu mereka hari tertentu Anda akan menghubungi mereka lagi sehingga mereka dapat mengharapkan panggilan atau email Anda.

7. Tutup surat dan berikan detail kontak

Ucapkan terima kasih kepada penerima surat atas pertimbangan mereka terhadap penawaran Anda dan dorong mereka untuk menghubungi Anda jika mereka memiliki pertanyaan.

Akhiri surat dengan penutup yang profesional, seperti “Hormat kami” atau “Salam,” diikuti dengan koma.

Ketik nama Anda beberapa baris di bawah ini, kemudian tandatangani nama Anda di atas nama yang Anda ketik.

Baca juga: Strategi Online Shop Ini Wajib Dilakukan untuk Raih Kesuksesan

Contoh Surat Penawaran untuk Jasa Pemasaran

Contoh ini mengusulkan perjanjian untuk menyediakan layanan hubungan masyarakat dan pemasaran:

Tina Rulita
Johnson Public Relations, Inc.
Jln Jendral Sudirman 245
Jakarata 75822

17 Maret 2019

Tn. William, Direktur Pemasaran
PT ABC
Jababeka Sektor 4
Bekasai 96703

Bapak William yang terhormat,

Saya Tina Rulita dari Johnson Public Relations, dan setelah terlibat dalam bidang ini selama beberapa dekade, saya memahami frustrasi yang mungkin Anda hadapi secara teratur.

Jika Anda seperti direktur pemasaran lainnya, Anda sangat mungkin menghadapi tantangan yang terus berlanjut dalam mencoba menentukan bagaimana menemukan layanan terbaik untuk memenuhi kebutuhan Anda akan hubungan masyarakat. Saya memiliki beberapa informasi yang menarik bagi Anda.

Sebagai firma humas utama, Johnson Inc. telah menyediakan layanan hubungan masyarakat untuk perusahaan seperti Anda selama lebih dari 25 tahun.

Kami benar-benar memahami kebutuhan perusahaan pemasaran di wilayah kami dan tahu bagaimana memberikan layanan terbaik untuk kebutuhan Anda.

Kami sangat bangga dengan catatan kami dalam menyediakan layanan pelanggan yang berperingkat tinggi, dengan waktu penyelesaian 24 jam yang sama responsifnya pada hampir setiap permintaan.

Dengan tim yang berdedikasi, kami menyediakan layanan untuk membantu Anda menangani atau mengelola situasi krisis, mempromosikan pesan-pesan positif tentang perusahaan Anda, menangani permintaan dari media, dan mengelola reputasi Anda secara positif.

Kami memiliki tiga opsi yang dapat disesuaikan yang dengan senang hati kami sediakan untuk Anda:

Paket representasi penuh

Dengan paket lengkap ini, Johnson, Inc. akan mengelola reputasi perusahaan Anda, menciptakan publisitas positif, mengajarkan staf Anda metode yang efektif untuk menangani media dan memberikan dukungan untuk mengelola krisis.

Kami juga memberikan dukungan PR internal yang menggembirakan untuk membantu staf Anda sepenuhnya menghargai dan mendukung misi perusahaan Anda.

Program representasi eksternal yang komprehensif

Dengan alternatif ini, Johnson, Inc. hanya menyediakan dukungan yang kuat untuk menghadapi publik.

Kami akan membantu Anda dengan pengembangan rencana respons manajemen krisis dan menggunakan metode pendukung untuk melibatkan media dalam memberikan liputan positif.

Paket manajemen dan pengendalian krisis

Kami sangat berharap bahwa tidak akan ada krisis yang terjadi di perusahaan Anda, namun, pengalaman kami menunjukkan bahwa bagian mitigasi yang paling efektif adalah dengan mempersiapkan diri.

Kami akan membantu Anda mengembangkan manajemen krisis dan rencana respons penuh untuk membantu perusahaan Anda kembali normal jika terjadi sesuatu yang salah.

Saya akan senang bertemu dengan Anda dan menunjukkan bagaimana kami dapat menghilangkan kekhawatiran hubungan masyarakat Anda.

Saya dapat menghubungi Anda pada hari Senin, 17 Maret untuk mengatasi masalah Anda dan menjawab pertanyaan tentang tiga opsi yang dapat kami tawarkan.

Hormat saya,

Tina Rulita
Kepala Humas
Johnson PR Inc.

Baca juga: Format Isi dan Contoh Surat Perjanjian Hutang Piutang yang Benar

Contoh Surat Penawaran untuk Mensponsori Acara Tahunan

Susan Andini
ABC Helpout
Jln Kembangan utara no 78
Jakarta 28977

22 Juli 2021

Tn. Jordan
PT Bloomfield
Jln Dewi sartika 45
Depok 36669

Yang terhormat Bapak Jordan,

Atas nama ABC Helpout, saya ingin mengucapkan terima kasih atas dukungan terbaik yang telah Anda berikan untuk perayaan acara tahunan kami selama beberapa tahun terakhir.

Tahun ini, kami sekali lagi memiliki peluang sponsor yang tersedia di ekstravaganza liburan dan lelang kami.

Tahun lalu, berkat sponsor Anda berikan, kami mengumpulkan lebih dari 200.000.000, yang memungkinkan kami untuk menyediakan pakaian, makanan, pelatihan untuk wawancara kerja dan bantuan dengan persiapan resume untuk ribuan klien pada tahun 2020.

Tahun ini, acara 2021 diadakan pada hari Jumat dan Sabtu, 15 dan 16 November, dengan tiga tingkat sponsor yang tersedia:

Platinum Sponsor

Kami menampilkan nama dan logo perusahaan Anda pada spanduk kami yang ditampilkan secara mencolok dan semua materi iklan dan pemasaran untuk iklan acara.

Kami menampilkan logo perusahaan Anda secara mencolok pada kaos acara dan menyambut dua perwakilan dari PT Bloomfield pada makan malam tahunan kami pada hari Minggu, 16 November. Biaya sponsor ini adalah 7.000.000.

Gold Sponsor

Kami menampilkan nama dan logo perusahaan Anda secara jelas di spanduk dan menyertakan logo Anda di T-shirt acara. Biaya sponsor ini adalah 2.000.000.

Silver sponsor

Kami menampilkan logo perusahaan Anda di kaos acara dengan biaya 1.000.000.

Kami menantikan hubungan yang berkelanjutan dengan PT Bloomfield, untuk membuat acara ekstravaganza liburan 2021 kami lebih sukses daripada tahun lalu.

Saya berharap dapat berbicara dengan Anda pada 2 November untuk membahas inisiatif kami dan menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin Anda miliki.

Hormat saya,

Susan Andini
Koordinator
ABC Helpout

Baca juga: Letter of Credit: Surat “Sakti” dalam Bisnis Ekspor dan Impor

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai struktur surat penawaran dan juga beberapa contohnya yang akan berguna jika Anda ingin membuat surat penawaran dalam bisnis Anda.

Mengetahui struktur surat penawaran bisnis yang baik juga memungkinkan Anda untuk mendapatkan kemungkinan kerjasama yang lebih besar.

Untuk urusan pencatatan keuangan dan akuntansi dalam bisnis, pastikan juga Anda menggunakan sistem akuntansi modern dan terintegasi seperti software akuntansi online Kledo.

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah dipercaya oleh lebih dari 10 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia.

Dengan menggunakan Kledo Anda bisa dengan mudah melakukan pencatatan seluruh transaksi dan biaya juga membuat lebih dari 30 jenis laporan keuangan dalam hitungan detik sehingga memudahkan Anda dalam mengambil keputusan bisnis.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.