Mengelola bisnis retail bukanlah tugas yang mudah, apalagi mengelola keuangannya. Istilah retail sendiri mencakup berbagai jenis usaha, mulai dari toko kelontong dengan perputaran barang yang tinggi hingga toko perhiasan dengan produk bernilai tinggi.
Selain itu, ada toko fisik dan toko digital, serta toko di platform e-commerce untuk penjualan dan pembelian secara online.
Bahkan, toko kecil pun menangani ribuan unit stok dan berbagai metode pembayaran seperti tunai, kartu kredit, serta pembayaran online.
Mengumpulkan data dari semua segmen ini saja sudah menjadi tugas yang sangat berat jika dilakukan secara manual.
Karena itu, artikel ini akan membagikan 7 tips akuntansi untuk pengelola bisnis retail
Memahami Kebutuhan Retail akan Akuntansi
Pemilik bisnis bisnis retail menghadapi tantangan bisnis yang unik, seperti:
- Permintaan musiman
- Persediaan yang kedaluwarsa
- Kelebihan stok
- Kekurangan stok
- Obral dan diskon akhir tahun
- Retur barang
Setiap tantangan ini memerlukan analisis data keuangan agar dapat pemilik dapat mengambil keputusan dan solusi bisnis yang tepat.
Akuntansi pada retail melibatkan pencatatan dan pengelompokan transaksi seperti penjualan, biaya, dan pajak, serta analisis data keuangan.
Ini merupakan cabang khusus akuntansi yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan unik bisnis retail, termasuk pencatatan persediaan dan penjualan secara real time serta rekonsiliasi laporan bank harian.
Selain itu, toko retail yang memiliki program loyalitas juga perlu melacak poin pelanggan dan dampaknya terhadap penjualan.
Pelacakan real time dapat dilakukan dengan menggunakan sistem point-of-sale (POS) dan software akuntansi khusus yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.
Baca Juga: Contoh Laporan Keuangan Bisnis Retail
Tantangan Akuntansi dalam Bisnis Retail
Ada beberapa hal utama yang sering menjadi tantangan bagi pemilik bisnis retail:
1. Manajemen persediaan
Untuk mengelola persediaan, Anda perlu melakukan analisis mengenai produk mana yang laku dan mana yang tidak.
Informasi ini membantu Anda mengambil keputusan yang tepat terkait harga dan pengadaan barang.
Dengan mengetahui persediaan mana yang menumpuk atau menyusut, Anda dapat menentukan strategi harga yang lebih efektif.
Anda juga dapat menyusun strategi penjualan khusus untuk produk yang overstock agar segera keluar dari gudang.
Selain itu, manajemen persediaan juga mencakup identifikasi produk yang paling menguntungkan, paling cepat terjual, serta bersifat musiman.
Data ini sangat penting untuk meningkatkan profitabilitas dan mendorong pertumbuhan bisnis.
2. Manajemen arus kas
Tantangan besar berikutnya dalam bisnis retail adalah manajemen arus kas. Saat penjualan melambat, arus kas bisa menipis karena sebagian besar dana tertahan dalam persediaan yang belum terjual.
Di sisi lain, toko tetap harus membayar gaji karyawan, tagihan listrik, sewa, dan berbagai biaya operasional lainnya.
Situasi ini menuntut perencanaan melalui forecasting dan budgeting yang akurat, pengendalian biaya, serta mencari alternatif pendanaan jika perlu.
Tujuannya adalah memastikan bisnis memiliki cadangan kas yang cukup untuk menghadapi periode penjualan yang lesu.
Selain itu, diperlukan pengendalian ketat terhadap pemesanan persediaan serta negosiasi ulang syarat pembayaran dengan pemasok.
3. Kepatuhan pajak
Dalam membangun sistem akuntansi, Anda juga harus memastikan bahwa pajak penjualan dikenakan dengan benar sesuai dengan wilayah atau provinsi tempat bisnis beroperasi.
Akuntan yang memiliki spesialisasi di bidang retail dapat membantu Anda memahami kewajiban pajak dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku.
Baca Juga: Retail Budgeting: Teknik, Jenis, dan Tahapan Melakukannya
Metode Akuntansi dalam Pembukuan Retail
Salah satu tips agar proses akuntansi di bisnis retail Anda lancar adalah dengan memilih metode pembukuan yang tepat.
Metode yang Anda pilih akan menentukan bagaimana Anda melaporkan pendapatan, menilai persediaan, serta menilai kesehatan keuangan dan kewajiban pajak perusahaan secara keseluruhan.
Berikut hal-hal yang perlu Anda ketahui tentang berbagai metode tersebut:
1. Menentukan Metode Akuntansi
Akuntansi Berbasis Kas (Cash Basis Accounting)
Metode ini mencatat transaksi keuangan hanya berdasarkan pergerakan kas yang benar-benar terjadi. Pendapatan diakui saat pembayaran diterima, dan biaya dicatat saat dibayarkan.
Cara kerjanya:
Anda mencatat pendapatan saat menerima uang dan mencatat biaya saat melakukan pembayaran.
Waktu terjadinya transaksi ekonomi tidak sepenting arus masuk dan keluar uang dari rekening bisnis Anda.
Contoh:
Seorang pelanggan membeli barang seharga Rp100.000 di toko Anda pada hari Selasa menggunakan kartu kredit.
Transaksi diproses, dan dana Rp100.000 masuk ke rekening bank bisnis Anda pada hari Kamis. Dengan metode kas, penjualan tersebut dicatat pada hari Kamis, yaitu saat uang benar-benar masuk.
Kelebihan dan kekurangan:
- Kelebihan: Metode ini sederhana dan mudah diterapkan. Selain itu, memberikan gambaran yang jelas dan real time mengenai jumlah kas yang tersedia dalam bisnis Anda.
- Kekurangan: Bisa menyesatkan karena pendapatan tidak dicocokkan dengan biaya persediaan yang terjual dalam periode yang sama. Hal ini dapat mendistorsi gambaran profitabilitas, terutama jika Anda membeli persediaan secara kredit atau memiliki piutang dari pelanggan.
Akuntansi Berbasis Akrual (Accrual Basis Accounting)
Metode ini mencatat pendapatan saat diperoleh dan biaya saat terjadi, sehingga memberikan gambaran kinerja bisnis yang lebih akurat dengan mencocokkan pendapatan dan biaya terkait.
Cara kerjanya:
Pendapatan dicatat saat diperoleh (pada saat penjualan terjadi), dan biaya dicatat saat timbul, tanpa memperhatikan apakah kas sudah diterima atau dibayarkan.
Fokusnya pada aktivitas ekonomi, bukan pada penyelesaian pembayaran.
Contoh:
Anda menjual barang seharga Rp100.000 kepada pelanggan. Pendapatan Rp100.000 langsung dicatat pada saat transaksi terjadi.
Secara bersamaan, Anda mencatat harga pokok barang tersebut (misalnya Rp70.000 yang dibayarkan ke pemasok) sebagai Harga Pokok Penjualan (HPP).
Dengan demikian, Anda mendapatkan laba kotor sebesar Rp30.000 untuk transaksi tersebut dalam periode akuntansi yang tepat.
Kelebihan dan kekurangan:
- Kelebihan: Memberikan gambaran yang jauh lebih akurat dan konsisten mengenai profitabilitas serta kesehatan keuangan jangka panjang. Pencocokan pendapatan dan biaya memungkinkan analisis keuangan serta pengambilan keputusan yang lebih baik.
- Kekurangan: Lebih kompleks dibandingkan metode kas. Anda perlu mencatat utang (kewajiban yang harus dibayar) dan piutang (tagihan yang harus diterima).
2. Menentukan Metode Penilaian Persediaan (Inventory Valuation Methods)
Anda harus memilih metode penilaian persediaan yang paling sesuai dengan karakter barang yang Anda jual di toko, karena metode ini akan menentukan perhitungan Harga Pokok Penjualan (HPP) serta laba usaha.
Berikut beberapa metode penilaian persediaan yang umum digunakan:
- First In, First Out (FIFO): Metode ini mengasumsikan bahwa persediaan yang pertama masuk adalah yang pertama dijual, sehingga biaya barang tertua dimasukkan ke dalam HPP. Metode ini cocok untuk barang dengan masa simpan terbatas, seperti obat-obatan dan produk makanan yang mudah rusak.
- Last In, First Out (LIFO): Metode ini mengasumsikan bahwa persediaan yang terakhir masuk adalah yang pertama dijual. Cocok digunakan untuk barang dengan harga yang cenderung naik, seperti alat berat, elektronik, dan mobil.
- Rata-Rata Tertimbang (Weighted Average): Metode ini menghitung total biaya barang dan membaginya dengan jumlah unit untuk mendapatkan biaya rata-rata per unit. Cocok untuk persediaan dengan harga yang sering berfluktuasi, seperti minyak dan gas.
- Akuntansi Biaya (Cost Accounting): Metode ini menggunakan biaya aktual untuk setiap unit barang. Cocok untuk barang bernilai tinggi atau dibuat khusus, seperti furnitur, perhiasan, dan karya seni.
- Retail Inventory Method (RIM): Metode ini berfokus pada harga jual untuk menilai persediaan. Cocok untuk barang dengan harga relatif seragam dan sering mengalami perubahan harga, seperti bahan makanan, pakaian, dan alas kaki.
Baca Juga: Cara Mengukur dan Meningkatkan 7 KPI Keuangan Bisnis Retail
7 Tips Akuntansi Bisnis Retail
1. Menjaga catatan persediaan secara teliti
Lakukan rekonsiliasi secara rutin antara stok fisik dan catatan pembukuan. Proses ini membantu mengidentifikasi penyusutan, kehilangan, pencurian, atau kesalahan pencatatan.
Pelacakan persediaan yang akurat menjadi dasar untuk menghitung harga pokok penjualan (HPP) dan laba kotor yang sebenarnya.
Manajemen persediaan yang konsisten memberikan data yang presisi untuk analisis keuangan yang lebih bermakna.
2. Rekonsiliasi penjualan dan setoran bank setiap hari
Cocokkan transaksi dari sistem point-of-sale (POS), platform e-commerce, dan payment gateway dengan setoran bank harian.
Praktik ini membantu mengidentifikasi selisih dengan cepat, mencegah kecurangan, serta memastikan seluruh pendapatan tercatat dengan benar.
Rekonsiliasi harian merupakan bentuk pengendalian internal yang penting untuk menjaga integritas data keuangan sepanjang periode pelaporan.
3. Gunakan software akuntansi berbasis cloud
Gunakan software akuntansi seperti Kledo yang menyediakan akses real-time serta sinkronisasi data otomatis.
Software berbasis cloud mampu mengotomatisasi banyak tugas yang repetitif, mengurangi risiko kesalahan manusia, serta memberikan akses langsung ke informasi keuangan terkini.
Baca Juga: Akuntansi Bisnis Ritel: Pengertian dan Pembahasan Lengkapnya
4. Melakukan delegasi tugas akuntansi
Pisahkan tanggung jawab keuangan utama kepada beberapa anggota tim jika memungkinkan. Misalnya, orang yang menangani kas sebaiknya tidak menjadi orang yang mencatat transaksi.
Pemisahan tugas ini menciptakan pengendalian internal yang penting untuk mengurangi risiko kesalahan dan kecurangan dalam operasional keuangan. Dengan begitu, proses keuangan penting dapat ditinjau oleh lebih dari satu pihak.
5. Lakukan tinjauan keuangan secara berkala
Jadwalkan evaluasi bulanan untuk meninjau laporan keuangan utama seperti Laporan Laba Rugi, Neraca, dan Laporan Arus Kas.
Tinjauan rutin ini membantu Anda mengidentifikasi tren, menangani masalah lebih awal, serta memastikan bisnis tetap berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
6. Kelola arus kas secara proaktif
Dalam bisnis retail, arus kas bergerak sangat cepat karena transaksi terjadi setiap hari. Oleh karena itu, Anda perlu memantau cash inflow dan outflow secara rutin, bukan hanya melihat laporan laba.
Pastikan Anda:
- Memantau saldo kas harian
- Mengontrol pembayaran ke supplier agar sesuai dengan siklus penjualan
- Menghindari penumpukan stok yang menghambat perputaran kas
Banyak bisnis retail terlihat untung secara laporan, tetapi mengalami kesulitan kas karena perputaran persediaan lambat atau pembayaran utang tidak terkontrol.
Dengan disiplin dalam mengelola arus kas, Anda dapat menjaga operasional tetap stabil meskipun penjualan sedang fluktuatif.
7. Analisis margin per produk dan kategori
Tidak semua produk memberikan kontribusi keuntungan yang sama. Karena itu, penting untuk menganalisis margin laba per produk maupun per kategori.
Langkah ini membantu Anda:
- Mengidentifikasi produk dengan margin tertinggi
- Menentukan strategi diskon yang tidak merugikan
- Menghentikan produk yang tidak menguntungkan
- Mengoptimalkan strategi pricing
Dengan dukungan software akuntansi dan sistem POS yang terintegrasi, Anda bisa melihat performa produk secara detail dan mengambil keputusan berbasis data, bukan sekadar asumsi.
Terapkan 7 tips akuntansi bisnis retail ini secara konsisten untuk membantu Anda membangun sistem keuangan yang rapi, terkontrol, dan siap mendukung pertumbuhan bisnis dalam jangka panjang.
Baca Juga: Manajemen Keuangan Bisnis Retail: Pembahasan Lengkap
Kesimpulan
Jadi, itulah 7 tips akuntansi bisnis retail yang bisa Anda terapkan. Mengelola keuangan bisnis retail memang bukan hal yang mudah, karena selain mencatat pemasukan dan pengeluaran, Anda juga perlu mengelola persediaan, menentukan harga, rekonsiliasi, dan hal lainnya.
Tanpa sistem yang rapi, kesalahan kecil dalam pencatatan stok, HPP, atau setoran penjualan bisa berdampak besar pada laba dan arus kas.
Terlebih dalam bisnis retail yang memiliki volume transaksi tinggi dan perputaran barang yang cepat, ketepatan dan kecepatan pencatatan menjadi kunci utama.
Karena itu, gunakan software akuntansi seperti Kledo yang sudah terintegrasi dengan sistem POS. Dengan Kledo, Anda bisa mengelola persediaan, melihat laporan keuangan secara real-time, dan bisa melihat performa bisnis kapan pun Anda membutuhkannya.
Yuk, coba Kledo sekarang juga dengan klik tautan ini!
- 7 Tips Akuntansi Bisnis Retail yang Wajib Diketahui - 16 Februari 2026
- Bagaimana Cara Memulai Bisnis Agen Properti?Ini Tipsnya! - 16 Februari 2026
- 7 Cara Menjaga Brand Voice yang Konsisten - 16 Februari 2026