5 Unsur Manajemen yang Harus Diketahui Pemilik Bisnis

Mengelola kegiatan organisasi tidaklah mudah. Para manajer mengalami banyak masalah saat menjalankan tugasnya dalam memastikan bahwa setiap tugas dan kegiatan organisasi dilakukan dengan sangat baik, maka dari itu penting bagi mereka untuk mengetahui unsur manajemen.

Pengelolaan organisasi yang efektif dapat dilakukan melalui pengetahuan yang akurat tentang elemen-elemen inti dari proses manajemen. Penerapan proses manajemen yang terampil akan membantu organisasi mencapai produktivitas yang konsisten.

Memimpin karyawan menuju kesuksesan dan pencapaian yang konsisten sangat penting bagi setiap manajer. Namun, kesuksesan perusahaan dapat berumur pendek tanpa menerapkan proses manajemen inti dengan benar.

Artikel ini akan membahas lima unsur manajemen secara mendalam dan cara terbaik untuk menerapkannya dalam bisnis yang Anda kelola.

Apa yang Dimaksud dengan Proses Manajemen?

Manajemen adalah ilmu untuk memastikan bahwa setiap kegiatan yang dijadwalkan berjalan sesuai dengan rencana yang telah diputuskan sebelumnya dan mencapai tujuan yang diinginkan secara efektif.

Keberhasilan atau kegagalan perusahaan mana pun sangat bergantung pada seberapa efektif proses manajemen ditangani. Tanpa proses manajemen yang tepat, tidak ada organisasi yang dapat secara efektif mencapai tujuan dan sasaran bisnisnya.

Manajemen dimulai dengan blue print yang telah disiapkan tentang target dan tujuan organisasi. Ikuti cetak biru ini dengan rencana implementasi strategis yang disiapkan dan dipantau hingga eksekusi untuk memastikan bahwa Anda memenuhi target organisasi Anda.

Proses manajemen terdiri dari lima unsur utama yang harus diimplementasikan secara simultan dan efektif pada waktu yang tepat untuk mendapatkan hasil yang diinginkan.

Baik dalam manajemen penjualan maupun manajemen risiko, unsur-unsur proses manajemen tetap sama.

Unsur ini dianggap sebagai jantung dari manajemen dan memiliki kepentingan yang sama. Mereka adalah bagian penting dari praktik bagi manajer yang sukses.

Lima unsur dasar dari proses manajemen meliputi:

• Perencanaan
• Pengorganisasian
• Penyusunan staf
• Pengarahan
• Pengendalian

Faktor-faktor ini menyebabkan organisasi dapat mencapai tujuan dan target yang telah ditetapkan secara konsisten jika diterapkan dengan benar.

Baca juga: 11 Jenis Laporan Utang Usaha, Manfaat, dan Tips Mengelolanya

5 Unsur Utama dalam Proses Manajemen

Mengelola sebuah organisasi itu sulit. Hal ini mengharuskan manajer untuk bekerja keras, menginvestasikan waktu dan tenaga, serta memiliki pengetahuan dan keterampilan yang akurat mengenai proses manajemen.

Berikut ini adalah daftar terperinci dari lima unsur dasar dari proses manajemen.

1. Perencanaan (Planning)

Tanpa perencanaan, proses manajemen tidak akan berhasil. Perencanaan adalah elemen terpenting dari proses manajemen. Ini melibatkan penyusunan teknik dan strategi tentang cara terbaik dan paling tepat untuk mencapai tujuan bisnis.

Menciptakan bisnis yang layak melibatkan manajer yang berwawasan ke depan atau melihat lebih jauh dari keadaan bisnis saat ini.

Perencanaan tidaklah mudah, baik saat Anda menulis rencana bisnis atau rencana proyek. Hal ini melibatkan konsentrasi total dan partisipasi penuh dari semua anggota tim.

Proses perencanaan terutama menyangkut faktor-faktor seperti kapan, apa, bagaimana, di mana, dan bagaimana karyawan harus bekerja untuk mencapai target. Proses ini melibatkan langkah-langkah berikut.

• Persepsi peluang
• Penetapan tujuan
• Perencanaan tempat
• Identifikasi, evaluasi, dan pilihan alternatif
• Perumusan rencana pendukung
• Penetapan urutan kegiatan tertentu

Menetapkan rencana yang sangat mudah membutuhkan penilaian yang tepat terhadap tujuan dan kemungkinan kontinjensi yang dapat mempengaruhi organisasi secara negatif di masa depan.

Anda meresponsnya dengan mengembangkan rencana operasional untuk menghadapi kemungkinan yang diperkirakan ini.

Menyusun rencana yang dibuat dengan baik dan sangat mudah tidaklah cukup. Agar rencana tersebut membuahkan hasil, waktu dan pelaksanaan rencana tersebut harus dilakukan dan dikoordinasikan dengan tepat di setiap tingkat perusahaan.

Baca juga: Estimasi Biaya dalam Manajemen Proyek: Manfaat, Metode, dan Contohnya

2. Pengorganisasian (Organizing)

Sebuah organisasi hanya dapat bergerak maju dan mencapai tujuan bisnis dan keseluruhan misinya dengan struktur organisasi yang tepat.

Pengorganisasian melibatkan tindakan-tindakan khusus untuk memastikan tugas-tugas dilaksanakan sesuai dengan rencana organisasi. Hal ini bertujuan untuk mengarahkan, membimbing, mengatur, mengendalikan, dan mengkoordinasikan kegiatan yang berkaitan dengan produksi.

Tidak diragukan lagi bahwa pengorganisasian adalah tanggung jawab utama manajer. Manajer dapat menyelaraskan dan menyusun operasi perusahaan berdasarkan kualitas dan ukuran tenaga kerja serta tujuan perusahaan.

Untuk mengorganisir perusahaan dengan baik agar sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, perlu untuk membawa semua sumber daya vital organisasi, seperti sumber daya keuangan, fisik, dan sumber daya manusia, untuk memfasilitasi struktur kerja operasional.

Menerapkan elemen penting dari proses manajemen ini melibatkan manajer dan pemimpin bisnis yang mengidentifikasi aktivitas terpenting yang tercantum dalam rencana mereka dan memilih orang yang tepat untuk melaksanakannya.

Dalam situasi tertentu, organisasi mungkin kekurangan tenaga kerja yang memenuhi syarat untuk pekerjaan tersebut.

Manajer atau pemilik bertanggung jawab untuk melatih dan mengedukasi seseorang yang akan menduduki posisi penting tersebut atau mendelegasikan wewenang kepada karyawan tertentu untuk melaksanakan tugas-tugas ini secara terkoordinasi dan terintegrasi.

Baca juga: Faktor yang Memengaruhi Manajemen Produksi: Pembahasan Lengkap

3. Kepegawaian (Staffing)

Kepegawaian adalah unsur manajemen penting yang melibatkan penempatan talenta yang tepat pada pekerjaan yang tepat berdasarkan kemampuan, pelatihan, dan keahlian mereka untuk memastikan produktivitas yang efisien terkait tujuan dan sasaran organisasi.

Peran manajerial ini sangat penting untuk keberhasilan keseluruhan setiap organisasi. Menjalankan rencana organisasi tidak mungkin dilakukan tanpa memilih karyawan yang terlatih dan berkualitas.

Kepegawaian memainkan peran penting dalam pengorganisasian struktur organisasi yang efektif dan efisien.

Proses manajemen ini mengharuskan manajer untuk mengikuti langkah-langkah tertentu, seperti memutuskan jumlah total tenaga kerja yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas perusahaan.

Langkah kedua adalah merekrut dan memilih karyawan setelah mereka dilatih, mengakses, dan memastikan bahwa mereka mampu menjalankan tugas tersebut. Pastikan Anda mengevaluasi kemampuan dan potensi karyawan berdasarkan kinerja mereka dalam pekerjaan yang diberikan.

Singkatnya, proses perekrutan karyawan meliputi perekrutan, seleksi, pelatihan, pengembangan, dan penilaian terhadap karyawan yang baru direkrut dan karyawan yang sudah ada.

Baca juga: 10 Rekomendasi Software Manajemen Keuangan Bisnis

4. Pengarahan (Directing)

Mengarahkan atau directing mengacu pada semua tindakan yang diarahkan untuk membimbing dan melatih anggota staf organisasi untuk mencapai visi, rencana, dan tujuan organisasi secara efisien pada waktu tertentu.

Kepemimpinan yang efektif ditandai dengan pengarahan yang strategis dan terinformasi kepada karyawan perusahaan untuk membantu mereka melihat visi dan tujuan perusahaan.

Setiap manajer atau pemimpin harus memiliki kualitas kepemimpinan yang penting untuk mengkoordinasikan proses manajemen dengan lancar.

Ada empat fungsi yang harus dijalankan oleh seorang supervisor untuk mengarahkan staf perusahaan secara efektif.

• Komunikasi
• Kepemimpinan
• Pengawasan
• Motivasi

Semua fungsi manajemen ini sangat penting untuk keberhasilan pelaksanaan rencana dan tujuan organisasi. Mereka memastikan bahwa setiap bawahan melaksanakan setiap tugas yang diberikan sesuai dengan rencana keseluruhan perusahaan untuk berhasil mencapai target pada waktu yang tepat.

Unsur penting ini melibatkan manajer dalam memberikan instruksi yang jelas kepada karyawan dan strategi terbaik yang harus diterapkan untuk mencapai tugas dengan sukses.

Pengarahan melibatkan komunikasi dua arah yang efektif antara manajer dan bawahan.

Pemimpin yang sukses sadar bahwa pengarahan lebih dari sekadar memberikan instruksi yang jelas dan terperinci kepada bawahan. Hal ini melibatkan pemantauan kinerja karyawan dan membantu, memotivasi, dan mendorong mereka untuk mengambil inisiatif dan melihat rencana sampai akhir.

Baca juga: Manajemen Likuiditas: Pengertian, Jenis, Manfaat, dan Tips Mengelolanya

5. Pengendalian (Controlling)

Pengendalian memastikan bahwa setiap kegiatan dalam organisasi dilakukan sesuai dengan parameter atau rencana yang telah ditetapkan.

Pemimpin bertanggung jawab utama untuk mengendalikan tenaga kerja dan operasi dan memastikan setiap entitas selaras dengan tujuan organisasi.

Pengendalian melibatkan pendeteksian setiap anomali dan penyimpangan dalam kegiatan dan fungsi setiap karyawan saat menjalankan tugas yang diberikan untuk membawa mereka sesuai dengan kecepatan dan memastikan bahwa tujuan perusahaan tercapai.

Proses manajemen ini melibatkan upaya untuk memastikan pencapaian target perusahaan secara tepat waktu dan mengambil semua langkah yang mungkin untuk memastikan semuanya berjalan sesuai rencana. Jika ada anomali, karyawan dapat mengambil tindakan korektif.

Untuk mengontrol aktivitas organisasi secara efektif, pertama-tama Anda harus memutuskan aktivitas apa yang sedang dilakukan dan menetapkan standar untuk persetujuan atau ketidaksetujuan.

Kemudian manajer akan mengevaluasi tugas dan hasil kinerja berdasarkan standar yang telah ditetapkan untuk memastikan apakah mereka ditemukan kekurangan dari standar yang telah ditentukan.

Staf harus mengambil tindakan korektif untuk memastikan organisasi menjalankan setiap proyek secara efisien.

Baca juga: Manajemen Administrasi: Pengertian, Teori, Strategi dan Tips Mengelolanya

Unsur Lain dalam Proses Manajemen

Terlepas dari lima unsur atau elemen dasar proses manajemen, sebagian besar manajer menerapkan elemen-elemen lain untuk memastikan bahwa mereka mencapai tujuan perusahaan sesuai dengan rencana dan sasaran.

1. Memotivasi

Motivasi berfokus pada bagian manusia dari sistem dan berkaitan dengan inspirasi, keinginan, dan semangat kerja. Ini adalah kemauan untuk melakukan tugas dalam mengejar tujuan dan sasaran perusahaan berdasarkan standar kinerja.

Seorang pemimpin yang karismatik dengan kemampuan memotivasi yang baik akan berhasil dalam menginspirasi anggota staf untuk melakukan tugas-tugas tertentu untuk mencapai tujuan dan sasaran yang diinginkan organisasi.

Motivasi adalah kekuatan pendorong yang dirancang untuk memacu orang untuk pergi ke arah tertentu atau melakukan tindakan tertentu.

Agar karyawan termotivasi, mereka harus memiliki rasa memiliki dan menganggap target dapat dicapai terlepas dari kemungkinan yang mungkin timbul.

Organisasi dengan karyawan yang termotivasi dapat secara konsisten mencapai tujuan dan target operasional, strategis, dan finansial dengan lancar. Motivasi merupakan bagian integral dari manajemen.

Eksekutif perusahaan, manajer, dan pemimpin tim harus menunjukkan keterampilan motivasi yang kuat untuk menginspirasi bawahan dan menciptakan dorongan dan antusiasme untuk mengejar dan mencapai tujuan organisasi.

Karyawan yang termotivasi membantu meningkatkan fungsionalitas dan produktivitas organisasi secara keseluruhan, menghasilkan penjualan yang lebih baik, peningkatan pendapatan yang dihasilkan, dan peningkatan profitabilitas.

Cara terbaik untuk memotivasi karyawan adalah dengan memberikan kesempatan kepada mereka untuk memenuhi kebutuhan pribadi mereka.

Karena kebutuhan karyawan dapat dipuaskan dengan mencapai tujuan dan sasaran organisasi, sebagian besar karyawan akan bersedia melaksanakan setiap tugas dengan tekun dan efektif.

Baca juga: Pengertian Manajemen Risiko Keungan dan Strategi Implementasinya

2. Pengkoordinasian

Koordinasi adalah penyatuan, pengintegrasian, dan sinkronisasi kegiatan-kegiatan dari setiap departemen atau unit untuk memastikan bahwa semua usaha diarahkan kepada tujuan dan sasaran yang sama.

Sebagai istilah manajemen, koordinasi adalah kekuatan pemersatu yang mengikat kelima fungsi manajemen menjadi satu.

Sebagai hasil dari koordinasi, setiap karyawan, kelompok, atau departemen dalam suatu organisasi berfungsi dalam satu kesatuan untuk mencapai tujuan bersama.

Elemen manajemen ini sangat penting bagi keberhasilan setiap organisasi pada umumnya. Tanpa kesatuan, tidak ada organisasi yang dapat bergerak maju, berkembang, dan mencapai semua tujuan dan sasarannya dengan mulus.

Koordinasi sangat penting untuk setiap upaya kelompok atau individu dalam mencapai tujuan. Agar organisasi dapat berfungsi secara efektif, berbagai departemen dan kelompok harus bekerja sama untuk memastikan bahwa organisasi tetap produktif dan fungsional.

Ada kebutuhan yang sangat penting untuk koordinasi agar berbagai kelompok ini dapat bekerja sama secara harmonis dan menghindari konflik.

Manajer yang efektif menyadari bahwa jika berbagai kelompok fungsional tidak bekerja secara harmonis, mereka mungkin melakukan kegiatan mereka ke arah yang berbeda atau pada waktu yang berbeda, yang mengakibatkan kerugian besar bagi organisasi.

Manajemen hanya dapat berhasil dengan mencapai keselarasan antara berbagai kelompok, departemen, dan karyawan.

Baca juga: Pengertian Manajemen Pajak, Manfaat, dan Tips Melakukannya

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai unsur dalam manajemen yang harus pemilik bisnis atau manajer tahu.

Manajemen yang baik akan mebantu bisnis dalam mencapai target dan juga menghadirkan proses yang lebih baik dalam pengelolaan bisnis secara keseluruhan.

Salah satu hal yang tak kalah penting dan harus Anda perhatikan adalah manajemen keuangan. Tanpa pengelolaan keuangan yang baik, bisnis Anda tidak akan bertahan lama dan Anda tidak akan mendapatkan keuntungan untuk menutupi semua biaya operasional bisnis.

Untuk solusi manajemen keuangan yang lebih baik, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo yang memiliki fitur terlengkap dan sangat mudah digunakan.

Kledo adalah software akuntansi online berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 75 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.