Tips Memilih Supplier Bisnis Terpercaya dan Hal yang Harus Diperhatikan

Supplier menentukan berapa banyak biaya yang dikeluarkan bisnis Anda dan dapat secara signifikan memengaruhi kualitas produk Anda. Hubungan dengan supplier Anda dapat membuat atau menghancurkan bisnis Anda.

Saat memilih dan bernegosiasi dengan supplier, Anda perlu mempertimbangkan sejumlah faktor yang berbeda.

Cara Anda menimbang pentingnya berbagai faktor ini akan bergantung pada profesional dan strategi bisnis Anda.

Hal ini akan membantu Anda memutuskan apa yang Anda butuhkan dari supplier, mengidentifikasi supplier potensial, dan memilih supplier.

Hal ini juga akan menunjukkan kepada Anda cara mengelola hubungan dengan supplier dan menegosiasikan kesepakatan terbaik.

Dengan taruhan yang begitu besar, faktor apa saja yang harus Anda pertimbangkan saat memilih supplier?

Pada artikel ini kami akan memberikan tips dan faktor yang harus Anda perhatikan dalam memilih supplier yang tepat untuk bisnis Anda.

Faktor Penting yang Harus Anda Perhatikan saat Mencari Supplier

Ada 7 faktor utama yang harus Anda perhatikan saat mengidentifikasi dan membuat daftar pendek calon supplier.

Berikut di antaranya:

1. Harga

Harga adalah faktor utama yang perlu dipertimbangkan saat memilih supplier. Harga terendah belum tentu merupakan pilihan terbaik.

Ada berbagai pertimbangan saat Anda memilih supplier berdasarkan harga yang mereka barikan:

Tips terbaik dari kami

• Berbelanjalah produk mereka.
• Negosiasi ulang kontrak jika diperlukan.
• Bergabunglah dengan grup pembeli atau mulai dapatkan harga yang lebih baik.
• Lakukan pemesanan secara strategis untuk mendapatkan potongan harga pengiriman dan kuantitas.
• Perhatikan penawaran pelanggan baru dari pemasok Anda; jangan berasumsi bahwa Anda mendapatkan harga terbaik hanya karena Anda telah menjadi pelanggan mereka untuk sementara waktu.

Baca juga: Download Template Akuntansi Excel Gratis untuk UMKM

2. Kualitas

Apakah kualitas bisnis mereka konsisten? Bagaimana kualitas layanan dan komunikasi mereka?

Kualitas supplier dapat secara langsung memengaruhi reputasi Anda.

Tips terbaik dari kami:

• Pilih pemasok dengan kualitas yang dapat Anda andalkan.
• Pesanlah sampel dan tanyakan kepada pelanggan lain mengenai pengalaman mereka bekerja sama dengan pemasok ini sebelum mengambil keputusan.
• Mintalah umpan balik dari tim Anda mengenai pengalaman mereka dengan produk atau layanan tersebut.
• Jadwalkan pemeriksaan kontrol kualitas yang mencakup pengujian produk serupa dari pemasok yang berbeda.

3. Keandalan

Apakah pemasok dapat memberikan produk yang dijanjikan tepat waktu, setiap saat?

Apakah mereka memiliki jumlah yang tepat? Apakah Anda mempercayai pemasok untuk mengirimkan pesanan Anda secara akurat?

Tips terbaik dari kami:

• Sebelum memilih supplier ini, lakukan beberapa check and balance. Ketahui bagaimana reputasi keandalan mereka?
• Dapatkan umpan balik dari tim Anda tentang pengalaman mereka bekerja dengan pemasok ini.
• Miliki sistem untuk melacak keandalan pemasok.

Baca juga: Tahapan Business Process Management dan Contohnya

4. Komunikasi

Saat memilih pemasok, pikirkan tentang seberapa baik mereka berkomunikasi.

Apakah mereka memiliki sistem komunikasi untuk melakukan pemesanan dengan mudah?

Tips terbaik dari kami:

• Ketahui siapa perwakilan Anda di setiap pemasok dan bagaimana cara menghubungi mereka jika Anda membutuhkan sesuatu.
• Uji sistem pemesanan, telepon, dan respons email mereka di awal hubungan.
• Perjelas ekspektasi Anda seputar komunikasi.

5. Stabil secara finansial

Bangun hubungan jangka panjang dengan supplier yang Anda tahu akan selalu ada saat Anda membutuhkannya.

Tips utama dari kami:

• Sama seperti supplier yang perlu melakukan pemeriksaan kredit terhadap Anda, sebaiknya Anda juga melakukan penyelidikan Anda sendiri tentang stabilitas keuangan pemasok Anda.
• Berhati-hatilah dengan uang muka yang besar.
• Ketahui kebijakan pengembalian uang dan aturan keuangan lainnya yang mereka terapkan.

Baca juga: Balanced Scorecard: Pengertian Lengkap dan Cara Membuatnya

6. Kapasitas

Kapasitas supplier Anda merupakan faktor penting untuk dipertimbangkan.

Apakah mereka memiliki kemampuan untuk menyediakan apa yang Anda butuhkan saat Anda membutuhkannya? Apakah pemasok mampu memproduksi cukup untuk memenuhi permintaan Anda?

Tips terbaik dari kami:

• Bicaralah dengan supplier Anda tentang kebutuhan Anda dan waktu kebutuhan tersebut.
• Jika mereka memiliki pasokan terbatas untuk produk-produk populer, cari tahu waktu tunggu mereka dalam melakukan pemesanan agar Anda tidak kekurangan pasokan.
• Miliki supplier cadangan.

7. Ketentuan pembayaran

Anda dapat memilih supplier atau pemasok dengan ketentuan pembayaran yang paling sesuai dengan kondisi arus kas Anda. Pertimbangkan sistem pembayaran terbaik untuk bisnis Anda.

Tips terbaik dari kami:

• Negosiasikan ketentuan pembayaran sebelum pesanan pertama Anda.
• Jaga peringkat kredit Anda dengan membayar tepat waktu seperti yang dijanjikan.

Baca juga: 10 Strategi Efisiensi dalam Bisnis Tanpa Harus PHK

Cara Menemukan dan Bekerja Sama dengan Supplier yang Potensial

Anda bisa menemukan supplier melalui berbagai cara. Sebaiknya buatlah daftar pendek supplier yang mungkin melalui kombinasi beberapa sumber agar Anda memiliki basis yang lebih luas untuk dipilih. Ini termasuk:

• Rekomendasi dari teman atau kenalan bisnis
• Direktori
• Asosiasi perdagangan – jika kebutuhan Anda spesifik untuk industri tertentu
• Penasihat bisnis – penasihat Business Gateway dapat memberikan saran tentang semua bidang bisnis
• Pameran

Berikut adalah beberapa cara untuk menemukan supplier yang tepat:

Menyusun shortlist supplier

Setelah Anda memiliki gambaran yang jelas tentang apa yang perlu Anda beli dan Anda telah mengidentifikasi beberapa supplier potensial, Anda dapat membuat daftar pendek sumber-sumber yang memenuhi kebutuhan Anda.

Tanyakan pada diri Anda sendiri:

• Dapatkah para supplier ini memberikan apa yang Anda inginkan, saat Anda menginginkannya?
• Apakah mereka aman secara finansial?
• Sudah berapa lama mereka berdiri?
• Apakah Anda mengenal seseorang yang telah menggunakan dan dapat merekomendasikan mereka?
• Apakah mereka termasuk dalam daftar supplier yang memiliki legalitas untuk beroperasi?

Setelah Anda memiliki shorlist yang dapat dikelola, dekati calon supplier. Berikan penjelasan singkat yang jelas, rangkum apa saja kebutuhan Anda dan berikan gambaran tentang tingkat bisnis yang Anda harapkan.

Setelah mendapatkan tanggapan, bandingkan para supplier dalam hal yang paling penting bagi Anda.

Jika memungkinkan, temui calon penyedia secara langsung dan lihat bagaimana bisnis mereka beroperasi.

Periksa apakah supplier Anda akan mengalihdayakan pekerjaan apa pun kepada subkontraktor, atau bergantung pada supplier lain untuk komponen atau layanan penting.

Jika ya, Anda mungkin ingin menilai supplier ini juga.

Ingatlah bahwa reputasi bisnis Anda dapat dinilai berdasarkan praktik ketenagakerjaan dan catatan lingkungan supplier Anda.

Anda harus mempertimbangkan dampak etika dan lingkungan dari rantai pasokan Anda.

Sebelum menandatangani kontrak dengan supplier mana pun, Anda harus melakukan uji tuntas untuk memastikan bahwa supplier tersebut dapat memenuhi perjanjian.

Anda harus melakukan pemeriksaan kredit terhadap supplier potensial untuk memastikan mereka memiliki arus kas untuk memberikan apa yang Anda inginkan, saat Anda membutuhkannya.

Sebaiknya Anda juga mendapatkan referensi supplier dari pelanggan lain.

Baca juga: Memahami Biaya Pengiriman dalam Akuntansi dan Jurnalnya

Bernegosiasi dengan supplier

Setelah Anda memutuskan supplier mana yang ingin Anda ajak bekerja sama, Anda perlu menegosiasikan persyaratan.

Sebelum Anda mulai bernegosiasi, buatlah daftar faktor yang paling penting bagi Anda, seperti harga, jadwal pengiriman, atau ketentuan pembayaran. Tentukan apa yang Anda bersedia – dan tidak bersedia – untuk berkompromi.

Sangat penting untuk merencanakan strategi Anda secara tertulis sebelum memulai negosiasi.

Hal ini akan membantu Anda menetapkan tujuan yang jelas dan menentukan di mana Anda akan menarik garis batas dan meninggalkan kesepakatan.

Sebelum mulai bernegosiasi, sebutkan aspek kesepakatan yang Anda setujui dan poin-poin yang ingin Anda diskusikan.

Mintalah supplier untuk melakukan hal yang sama.

Gunakan proses ini sebagai alat tawar-menawar, dengan memberikan konsesi sebagai imbalan atas konsesi yang diberikan oleh penyedia Anda.

Dorong supplier untuk menunjukkan harga awal dan detail diskon yang ditawarkan di awal negosiasi.

Jangan pernah menerima tawaran pertama – berikan tawaran yang lebih rendah sebagai balasannya.

Pihak lain mungkin akan kembali dengan angka yang telah direvisi. Selalu tanyakan apa saja yang bisa mereka sertakan pada harga yang diberikan.

Jika harganya mencurigakan, tanyakan pada diri Anda sendiri mengapa.

Apakah barang yang ditawarkan berkualitas cukup tinggi? Apakah mereka benar-benar menawarkan nilai untuk uang? Seperti apa layanan purna jualnya?

Jika harga sudah termasuk fitur-fitur yang tidak Anda perlukan, cobalah untuk menurunkannya dengan meminta untuk menghapus fitur-fitur tersebut dari kesepakatan.

Anda juga bisa menggunakan kekuatan tawar-menawar Anda untuk mendapatkan penawaran yang bagus.

Misalnya, jika Anda adalah pelanggan besar supplier, Anda bisa meminta diskon besar-besaran.

Jika Anda menekan harga terlalu rendah – mungkin dengan mengancam akan keluar dari negosiasi – Anda mungkin akan mendapatkan kesepakatan yang buruk.

Supplier mungkin harus memangkas biaya di tempat lain – di bidang lain seperti layanan pelanggan, yang dapat merugikan Anda dalam jangka panjang.

Jelaskan secara tertulis poin-poin penting dari kesepakatan yang Anda capai.

Baca juga: Tips Jualan Online Tanpa Modal dan Stok Barang, Cuan Berlimpah!

Menyusun perjanjian dengan supplier

Perjanjian tingkat layanan atau biasa dikenal dengan Service level agreements (SLA) adalah perjanjian atau kontrak dengan supplier yang menetapkan layanan yang harus mereka sediakan dan tingkat layanan yang harus diberikan, serta menetapkan tanggung jawab dan prioritas.

SLA sendiri merupakan kewajiban kontraktual dan sering kali dimasukkan ke dalam kontrak dalam bentuk satu atau beberapa klausul atau sebagai satu bagian. SLA dapat digunakan dalam kontrak supplier mana pun yang menyediakan layanan.

SLA yang umum ditetapkan:

• layanan yang disediakan
• standar layanan
• jadwal pengiriman
• tanggung jawab masing-masing supplier dan pelanggan
• ketentuan untuk kepatuhan hukum dan peraturan
• mekanisme pemantauan dan pelaporan layanan
• ketentuan pembayaran
• bagaimana perselisihan akan diselesaikan
• ketentuan kerahasiaan dan kerahasiaan
• ketentuan pengakhiran

Jika supplier gagal memenuhi tingkat layanan yang telah disepakati, SLA biasanya memberikan kompensasi, biasanya dalam bentuk potongan harga pada biaya layanan.

Saat menyusun SLA dengan penyedia Anda, soroti komponen yang paling penting dalam kesepakatan sehingga Anda dapat menerapkan hukuman yang paling tegas.

Dalam beberapa kasus, Anda mungkin perlu menerima SLA standar supplier.

Jika SLA tidak menjamin kualitas layanan yang Anda butuhkan, Anda mungkin perlu mencari supplier alternatif atau membuat rencana darurat untuk mengatasi masalah.

Buatlah tinjauan kinerja secara berkala ke dalam SLA. Anda juga perlu meninjau kinerja Anda sendiri.

Misalnya, gagal membayar supplier Anda tepat waktu tidak akan mendorong mereka untuk menjaga standar mereka tetap tinggi.

Baca juga: Gunakan Cara Ini untuk Mencari Supplier Tangan Pertama, Mudah!

Membangun hubungan baik dengan supplier

Sebaiknya investasikan waktu untuk membangun hubungan yang baik dengan supplier utama Anda. Pertimbangkan untuk melakukan hal berikut:

Temui supplier

Temui supplier secara langsung dan lihat bagaimana bisnis mereka beroperasi. Memahami cara kerja supplier Anda akan memberi Anda pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana hal itu dapat menguntungkan bisnis Anda.

Tetap berhubungan

Tetaplah berhubungan secara teratur dan berikan informasi terbaru kepada mereka tentang perubahan strategis atau produk baru sejak dini. Hal ini membantu mereka beradaptasi untuk memenuhi perubahan tersebut.

Perhatikan pengembangan bisnis mereka

Tanyakan tentang rencana pengembangan atau ekspansi mereka. Apakah hal ini akan memengaruhi barang atau jasa yang mereka sediakan untuk Anda?

Buat ketentuan yang jelas

Bantu supplier Anda dengan melakukan pemesanan pada waktu yang tepat, jelaskan tenggat waktu, dan bayar tepat waktu. Pastikan Anda memiliki sistem pembelian, kontrol stok, dan pembayaran yang efisien.

Perhatikan setiap peluang yang dapat Anda berikan kepada mereka – dalam hubungan pelanggan-supplier yang baik, mereka juga akan melakukan hal yang sama untuk Anda.

Jadikan bisnis Anda penting di mata supplier

Jadikan bisnis Anda penting bagi supplier Anda dan mereka akan bekerja lebih keras untuk Anda.

Beberapa supplier mungkin menawarkan penawaran yang lebih baik jika Anda berjanji untuk menggunakannya secara eksklusif. Namun hal ini dapat menyebabkan masalah yang signifikan jika mereka gulung tikar.

Jangan lewatkan opsi lain

Jangan abaikan peluang yang ditawarkan di tempat lain. Jaga agar pilihan Anda tetap terbuka dengan memantau penawaran yang ditawarkan oleh supplier lain.

Baca juga: Dropshipper! Pilih Supplier Dropship Terbaik dengan Cara Ini

Mengakhiri kontrak supplier

Ada banyak alasan untuk mengakhiri kontrak dengan supplier.

Mereka mungkin secara konsisten gagal menyediakan layanan atau barang yang memenuhi kebutuhan Anda, atau Anda mungkin menemukan supplier yang lebih murah atau lebih dapat diandalkan di tempat lain.

Pertama-tama, periksa kontrak untuk mengetahui apakah ada penalti jika Anda memutuskan kontrak lebih awal.

Idealnya, saat menyusun kontrak, Anda akan menyetujui klausul keluar yang meminimalkan jumlah yang harus Anda bayarkan.

Jika tidak, penalti dapat berarti Anda secara efektif terkunci dengan supplier tersebut.

Selain hambatan finansial untuk mengganti supplier, mungkin ada gangguan pada bisnis Anda saat Anda beralih ke supplier baru dengan proses atau sistem yang berbeda.

Pastikan supplier Anda yang sudah ada memberikan semua informasi yang Anda perlukan untuk memperlancar transisi.

Jika memungkinkan, lakukan negosiasi agar supplier baru Anda bertanggung jawab untuk menangani proses peralihan.

Untuk menghindari masalah seperti itu, Anda harus memikirkan kemungkinan jebakan yang mungkin terjadi jika mengakhiri kontrak lebih awal pada tahap negosiasi kontrak.

Pertimbangkan untuk mencari nasihat hukum saat menyusun kontrak penting.

Sebaiknya Anda memiliki panduan tentang cara Anda menangani pemutusan kontrak supplier untuk membantu Anda menghindari masalah hukum terhadap supplier yang mungkin Anda perlukan di kemudian hari.

Jelaskan kepada supplier mengapa Anda mengakhiri kontrak. Mereka mungkin dapat menawarkan penawaran yang lebih baik – dan menyelamatkan bisnis dari hambatan- dengan menurunkan harga atau meningkatkan kualitas barang atau jasa yang mereka sediakan.

Baca juga: Peluang Usaha Frozen Food dan Tips Memulainya

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai tips dan tahapan dalam mencari supplier bisnis yang tepat untuk proses bisnis yang lebih baik.

Sama seperti pelanggan dalam bisnis, supplier juga merupakan hal penting yang harus Anda perhatikan untuk memastikan operasional bisnis Anda berjalan dengan maksimal.

Dalam memilih supplier yang baik, bukan hanya harga harus Anda perhatikan namun juga kualitas dan komunikasi dari supplier tersebut.

Pastikan juga Anda memiliki sistem pembukuan yang mencatat setiap barang yang Anda terima dari supplier dan juga transaksi yang terjadi dengan mudah dan praktis.

Jika belum memiliki sistem seperti ini, Anda bisa mencoba mengguankan Kledo untuk proses kerja yang lebih baik.

Dengan menggunakan Kledo, Anda bisa dengan mudah melakukan pencatatan pembukuan, manajemen persediaan, membuat laporan keuangan dalam 1 klik, dan masih banyak lagi.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini