Bayangkan Anda sedang menyelesaikan novel misteri yang mendebarkan, di mana setiap petunjuknya sangat cocok dengan tempatnya- seperti itulah proses tutup buku bulanan yang dijalankan dengan baik bagi para profesional keuangan.
Proses ini bukan hanya tentang menghitung angka-angka, namun juga tentang memastikan setiap detail keuangan akurat dan terkini dalam proses pembukuan bisnis
Proses tutup buku akhir bulan sangat penting untuk menjaga catatan keuangan yang akurat dan membuat keputusan bisnis yang tepat. Dalam artiel ini, kami akan menjelaskan kepada Anda cara tutup buku bulanan, menjabarkan langkah-langkah penutupan keuangan yang efektif, dan berbagi praktik terbaik untuk menyederhanakan penutupan akhir bulan Anda.
Baik Anda seorang akuntan berpengalaman atau pemilik bisnis, artikel ini akan membantu Anda menavigasi prosesnya dengan mudah.
Apa Itu Proses Tutup Buku Bulanan?
Proses tutup buku adalah tugas akuntansi penting yang dilakukan setiap akhir bulan untuk memastikan pelaporan keuangan yang akurat dan tepat waktu. Proses ini melibatkan beberapa langkah, seperti merekonsiliasi akun, meninjau transaksi, menyesuaikan entri, menyiapkan laporan keuangan, dan menganalisis kinerja.
Secara khusus, proses penutupan bulanan mencakup peninjauan neraca perusahaan, akuntansi antar perusahaan, pembuatan ayar jurnal akhir bulan, dan dokumen lainnya (seperti laporan bank, pendapatan, dan pengeluaran) dan merekonsiliasinya.
Proses ini merupakan persyaratan pelaporan fiskal wajib bagi perusahaan publik, memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan standar keuangan. Selain itu, proses ini memainkan peran penting dalam membantu bisnis mempertahankan catatan yang akurat dan dapat diandalkan sepanjang tahun, yang sangat penting untuk membuat keputusan keuangan yang tepat dan memfasilitasi kelancaran operasi.
Proses penutupan buku akhir bulan membantu dalam pengajuan pajak, mencegah kesalahan akuntansi, dan mendapatkan gambaran keseluruhan skenario arus kas perusahaan.
Baca juga: Perbedaan Audit Internal dan Audit Eksternal dalam Bisnis
Apa Tujuan Dari Proses Tutup Buku Bulanan?
Penutupan buku akhir bulan adalah proses akuntansi penting yang menyelesaikan dan memverifikasi semua aktivitas keuangan untuk bulan sebelumnya.
Proses ini melibatkan peninjauan, pendokumentasian, dan rekonsiliasi secara sistematis atas setiap transaksi keuangan yang terjadi selama periode tersebut, untuk memastikan bahwa catatan keuangan akurat dan lengkap.
Bisnis yang menunggu hingga akhir tahun untuk menyiapkan laporan keuangan mereka sering kali menganggap tugas tersebut membosankan dan menakutkan. Untuk mempermudah prosesnya, sebagian besar bisnis menyiapkan laporan keuangan bulanan.
Hal ini memberikan pandangan berkelanjutan tentang KPI keuangan mereka dan membuat proses akhir tahun menjadi lebih lancar.
Baca juga: 7 Rekomendasi Podcast Bisnis Berkualitas
Apa Saja Langkah-Langkah Dalam Proses Penutupan Buku?
Ada lima langkah dalam proses penutupan akhir bulan. Langkah-langkah ini memberikan gambaran umum tentang bagaimana sebagian besar bisnis meninjau dan merekonsiliasi pembukuan mereka di setiap akhir bulan:
- Kumpulkan semua informasi keuangan
- Verifikasi dan rekonsiliasi data
- Menilai aset tetap
- Membuat laporan keuangan
- Melakukan tinjauan akhir
Mengumpulkan semua informasi keuangan
Langkah pertama dalam proses penutupan akhir bulan adalah mengumpulkan semua informasi keuangan yang relevan. Ini termasuk item laporan laba rugi (misalnya, piutang usaha), catatan pengeluaran (misalnya, utang usaha), dan transaksi harian lainnya.
Verifikasi dan rekonsiliasi data
Setelah mengumpulkan semua data, data tersebut perlu dicocokkan dengan tanda terima, laporan bank, dan sumber informasi lain yang mungkin dimiliki oleh bisnis, semua akun di neraca, seperti kas, tabungan, dan giro, harus direkonsiliasi. Hal ini akan memberikan gambaran yang jelas mengenai arus kas bisnis.
Baca juga: Prosedur Tutup Kasir yang Tepat dan Wajib Dilakukan
Menilai aset tetap
Semua aset tetap yang mungkin dimiliki bisnis, seperti peralatan, teknologi, penyimpanan, perumahan, kendaraan, dan lain-lain, perlu dinilai. Penting juga untuk memperhitungkan penyusutan aset, dan jumlah penyusutan harus dikategorikan sebagai biaya.
Menyiapkan laporan keuangan
Setelah Anda memiliki semua informasi dan memverifikasinya, sekarang saatnya menyiapkan laporan keuangan. Ini termasuk neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas. Pastikan semua entri dicatat dengan benar dan tidak ada perbedaan di antara laporan keuangan.
Melakukan tinjauan akhir
Proses penutupan akhir bulan sangat penting bagi setiap bisnis. Jadi, tinjauan akhir selalu dilakukan sebelum menyelesaikan proses penutupan.
Tinjauan ini dilakukan oleh manajemen puncak atau seseorang yang tidak terlibat dalam proses penutupan untuk mendapatkan perspektif baru pada data. Hal ini memastikan bahwa laporan keuangan bulanan bebas dari kesalahan.
Baca juga: Ini Cara Tutup Buku bagi Bisnis Anda, Dijamin Mudah!
Hambatan yang Sering Terjadi dalam Tutup Buku Bulanan
Proses penutupan buku bulanan adalah kegiatan rutin bagi setiap bisnis. Sebelum kita berbicara tentang praktik terbaiknya, penting untuk mengidentifikasi tantangan yang terlibat dalam menyelesaikan proses penutupan akhir bulan. Mari kita lihat beberapa hambatan umum yang dihadapi bisnis selama penutupan akhir bulan dan solusinya.
- Kurangnya tempat penyimpanan data yang terpusat
Jika dokumen keuangan yang diperlukan untuk proses penutupan buku akhir bulan disimpan di lokasi yang berbeda, maka akan sulit untuk mengaksesnya dengan cepat. Jadi, tempat penyimpanan data yang terpusat sangat disarankan untuk memastikan kelancaran pengumpulan data. - Kesalahan dalam spreadsheet dan catatan manual lainnya
Jika dokumen rekonsiliasi tersedia untuk semua orang, menjaga catatan bebas dari kesalahan merupakan hal yang menantang, terutama jika perubahan dilakukan dengan cara yang tidak terorganisir. Memiliki sistem di mana hanya karyawan yang berwenang yang dapat mengakses dokumen sangat penting. - Pengetahuan yang tidak memadai tentang proses penutupan buku
Proses penutupan akhir bulan itu rumit dan mungkin berbeda untuk setiap bisnis. Tanpa pelatihan yang memadai, karyawan mungkin akan kesulitan untuk melakukan proses tersebut secara efisien. - Pelacakan status
Jika beberapa tim terlibat dalam proses penutupan bulanan, maka melacak status tugas akan menjadi masalah yang signifikan. Solusi Akuntansi Kledo memberikan visibilitas real time ke dalam berbagai tugas keuangan dan memastikan aktivitas yang melibatkan banyak pemangku kepentingan tidak melambat.
Dengan menggunakan Kledo Anda dapat mengakses data keuangan dan melakukan proses tutup buku lebih mudah dan cepat. Jika tertarik menggunakan software akuntansi Kledo, Anda bisa mencobanya secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: Melakukan Pengendalian Kas Bisnis dengan COSO Framework
Pentingnya Sistem Tutup Buku Bulanan yang Strategis
Penutupan buku pada akhir bulan adalah aktivitas penting bagi setiap bisnis yang dipelopori oleh departemen keuangan yang mengharuskan pembukuan ditutup dengan cepat dan akurat.
Tak perlu dikatakan bahwa prediksi arus kas secara akurat, pengambilan keputusan bisnis yang strategis, dan perencanaan keuangan, semuanya bergantung pada penutupan bukua yang baik.
Proses penutupan buku akhir bulan sangat penting bagi bisnis dan menghasilkan beberapa hal berikut ini:
- Informasi yang akurat dan dapat diandalkan sebagai dasar pengambilan keputusan bisnis:
Memiliki data keuangan yang akurat dan dapat dipercaya memungkinkan bisnis untuk membuat keputusan yang tepat dan strategis, memastikan kesuksesan dan stabilitas jangka panjang. - Visibilitas ke dalam kesehatan keuangan perusahaan:
Wawasan yang jelas tentang status keuangan membantu mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan, memungkinkan manajemen dan perencanaan yang proaktif untuk menjaga kesehatan keuangan. - Dasar untuk merencanakan masa depan:
Catatan keuangan yang dapat diandalkan berfungsi sebagai dasar untuk peramalan dan perencanaan strategis, membantu dalam menetapkan tujuan yang realistis dan mengalokasikan sumber daya secara efisien. - Mengelola arus kas:
Proses tutup buku bulanan yang tepat membantu melacak dan mengelola arus kas secara efektif, memastikan bisnis memiliki likuiditas yang cukup untuk memenuhi kewajibannya dan berinvestasi pada peluang. - Memastikan kepercayaan di antara para pemangku kepentingan:
Pelaporan keuangan yang akurat dan tepat waktu membangun kepercayaan dan keyakinan di antara para investor, kreditor, dan pemangku kepentingan lainnya, mendukung hubungan bisnis dan peluang investasi yang lebih baik. - Mencegah kesalahan akuntansi:
Proses penutupan buku akhir bulan yang menyeluruh membantu mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan dengan segera, mengurangi risiko ketidakakuratan dalam laporan keuangan dan menjaga kepatuhan. - Mempersiapkan proses pelaporan pajak yang lebih sederhana dan lancar:
Catatan keuangan yang terorganisir dan akurat menyederhanakan proses pengajuan pajak, sehingga lebih mudah untuk mematuhi peraturan dan menghindari hukuman atau denda.
Baca juga: Bagaimana Cara Melakukan Penilaian Aset dalam Sebuah Bisnis?
Praktik Terbaik Untuk Efisiensi Tutup Buku Bulanan
Proses penutupan akhir bulan Anda harus mencakup pencatatan kas masuk, memeriksa catatan piutang, dan merekonsiliasi semua akun, termasuk kas kecil. Sangat penting untuk melacak semua transaksi bisnis Anda, untuk memastikan pencatatan yang akurat dan mengurangi risiko fraud, sehingga menjamin kesehatan keuangan organisasi Anda.
Berikut adalah beberapa praktik terbaik yang harus diikuti selama proses penutupan akhir bulan:
Pilih kualitas daripada kecepatan
Penutupan buku pada akhir bulan adalah salah satu proses akuntansi yang paling penting bagi setiap bisnis. Jadi, terburu-buru dan membuat kesalahan tidak akan membantu, terutama jika laporan ini akan dirujuk untuk penutupan akhir tahun Anda. Laporan keuangan bulanan yang akurat akan meningkatkan transparansi dan melacak KPI dengan benar.
Temukan area perbaikan
Karena penutupan buku akhir bulan adalah kegiatan rutin, penting untuk mencatat hambatan atau masalah yang Anda temui untuk mengatasinya secara efektif. Misalnya, jika mengumpulkan data membutuhkan waktu lebih lama dari yang direncanakan, cobalah untuk menjaga semuanya tetap teratur sepanjang bulan.
Bisnis juga harus mempertimbangkan untuk berinvestasi dalam solusi otomatisasi yang mendukung agregasi dan segmentasi data. Solusi otomasi dari Kledo menyediakan otomatisasi penutupan keuangan, yang menawarkan manajemen tugas penutupan buku, dan deteksi anomali akuntansi.
Baca juga: Contoh Laporan Keuangan Hotel dan Komponen di Dalamnya
Memenuhi deadline
Meskipun Anda tidak boleh mengorbankan kualitas demi kecepatan, Anda juga harus membuat rencana untuk memenuhi tenggat waktu atau deadline pembuatan laporan keuangan akhir bulan. Jika Anda diharuskan untuk menyelesaikan proses penutupan dalam waktu satu minggu dan Anda tahu bahwa tenggat waktu tersebut tidak realistis, maka komunikasikan hal ini sebelumnya.
Berpegang pada jadwal yang konsisten untuk merilis laporan keuangan setiap bulannya dapat membantu Anda mengatur waktu dan aktivitas tim Anda dengan lebih baik. Selain itu, mengadopsi solusi akuntansi otomatis dapat membantu Anda melakukan penutupan keuangan di hari yang sama melalui keputusan yang cepat dan akurat.
Mengotomatiskan proses yang diperlukan
Otomatisasi adalah kunci untuk mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan untuk proses penutupan akhir bulan. Mulai dari pengumpulan data hingga rekonsiliasi akun, otomatisasi dapat mempercepat alur kerja secara drastis. Hal ini juga membantu mengurangi kesalahan dan menyederhanakan pembagian laporan keuangan.
Hal Penting yang Harus Diperiksa dalam Proses Tutup Buku Bulanan?
Daftar periksa proses penutupan akhir bulan adalah daftar tugas yang perlu diselesaikan sebelum menutup pembukuan keuangan bulanan. Sangat penting untuk memiliki daftar periksa, karena Anda perlu menggabungkan data dari berbagai tempat untuk membuat dan meninjau laporan keuangan.
Berikut beberapa catatan yang perlu Anda periksa:
- Saldo akun kas Anda
Pastikan saldo kas Anda sesuai dengan laporan bank, dan periksa apakah ada perbedaan atau dana yang belum disetor. - Simpan catatan pengeluaran yang akurat
Catat dan periksa kembali pengeluaran perusahaan untuk periode tersebut secara akurat. - Kelola pembayaran yang jatuh tempo
Periksa status pembayaran yang telah jatuh tempo dan apakah ada piutang tak tertagih yang perlu dihapuskan. - Melacak pembayaran pemasok
Verifikasi pembayaran yang telah Anda lakukan kepada pemasok selama bulan tersebut. - Memantau persediaan dan nilai aset
Mendokumentasikan nilai penyusutan aset tetap dan melacak inventaris Anda. - Tinjau akumulasi kewajiban pajak
Periksa akumulasi pajak untuk periode yang bersangkutan. - Hitung kompensasi karyawan
Hitung penggajian karyawan untuk penggantian biaya. - Mengelola pembayaran pinjaman bank
Hitung biaya bunga bulanan yang harus dibayarkan ke bank dan amortisasi pinjaman.
Baca juga: Free Cash Flow Conversion: Pengertian, Cara Hitung, dan Contoh Kasus
Kesimpulan
Proses tutup buku bulanan merupakan proses yang penting dan harus rutin dilakukan oleh setiap bisnis untuk memastikan kesehatan keuangan bisnis secara berkesinambungan dan bermanfaat dalam proses pengambilan keputusan bisnis yang lebih baik.
Untuk proses penutupan buku dan pengelolaan pembukuan yang lebih baik, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi seperti Kledo yang memiliki fitur terlengkap dengan harga terjangkau. Kledo juga sudah digunakan oleh lebih dari 75 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- Cara Mencegah dan Mendeteksi Invoice Fraud pada Bisnis - 18 September 2024
- Cara Melakukan Manajemen Dokumentasi Utang dalam Bisnis - 18 September 2024
- 8 Cara Mengatasi Pembayaran Duplikat dalam Bisnis - 13 September 2024