Meeting atau rapat memungkinkan diskusi dan kolaborasi tatap muka dan merupakan proses kerja yang penting untuk bertukar ide, mengatasi masalah, mengidentifikasi dan menilai tujuan, bertukar pikiran tentang peluang baru atau mencapai keputusan, oleh sebab itu mengetahui berbagai tips agar sukses melakukan meeting dengan klien adalah hal wajib yang harus diketahui para pengusaha.
Melalkukan meeting dengan klien adalah bagian standar untuk melakukan penjualan awal dan membangun hubungan yang langgeng dengan pelanggan Anda.
Perilaku Anda dalam rapat klien dapat berdampak signifikan pada kesuksesan dan reputasi Anda secara keseluruhan. Menjadi strategis dan siap saat merencanakan pertemuan klien dapat memberdayakan Anda untuk mendapatkan hasil maksimal dari waktu dan energi Anda di tempat kerja.
Dalam artikel ini, kami memberikan panduan dan tips agar Anda sukses melakukan meeting dengan klien yang produktif dan membangun hubungan yang baik.
Mengapa Melakukan Meeting dengan Klien itu Adalah Hal Penting?
Meeting klien adalah salah satu cara utama Anda dapat berkomunikasi dengan klien, menetapkan harapan, dan membentuk hubungan profesional.
Mereka memungkinkan Anda untuk secara efisien mengajukan topik atau mendiskusikan topik lain dengan klien tanpa harus menunggu balasan email atau panggilan.
Penjadwalan meeting atau pertemuan klien memungkinkan Anda dan klien untuk sepenuhnya mencurahkan waktu dan perhatian Anda untuk tujuan bersama.
Bagaimana Cara Melakukan Meeting dengan Klien Secara Efektif?
Ikuti langkah-langkah ini untuk merencanakan dan melaksanakan pertemuan klien yang efektif yang membantu Anda mencapai tujuan bisnis Anda:
1. Teliti klien Anda sebelum melakukan meeting
Sebelum Anda melakukan meeting, lakukan riset pada klien untuk mempelajari tujuan, nilai, dan pengalaman mereka.
Semakin banyak yang Anda ketahui tentang klien Anda, semakin mudah bagi Anda untuk menarik minat mereka dan membujuk mereka untuk melakukan pembelian, menyelesaikan kesepakatan bisnis, atau sekadar mendengarkan sudut pandang Anda.
Cari informasi klien Anda secara online atau lakukan percakapan awal di mana Anda dapat mengumpulkan informasi yang mendalam tentang mereka.
Baca juga: 10 Peluang Bisnis di Bulan Ramadhan yang Cocok untuk Pemula
2. Persiapkan semua orang dalam rapat
Anda mungkin bukan satu-satunya orang yang bertemu dengan klien atau memiliki banyak rekan kerja yang berkolaborasi dengan Anda.
Penting untuk memastikan bahwa setiap orang siap dengan informasi yang sama dan memiliki tujuan yang sama dalam pikiran.
Buat slide atau materi terkait pembahasan dalam meeting nanti dan berikan salinannya kepada setiap orang di tim Anda untuk menyelaraskan strategi dan poin pembicaraan Anda.
3. Komunikasikan agenda Anda sebelumnya
Sebelum melakukan meeting, nyatakan dengan jelas tujuan umum rapat. Menyetujui klien sebelumnya tentang tujuan pertemuan dapat membantu menetapkan harapan yang masuk akal saat rapat berlangsung.
Cara ini juga membuat rapat tetap pada topik sehingga Anda dan klien Anda dapat datang dengan persiapan yang tepat dan bekerja menuju tujuan bersama.
4. Hilangkan semua distraksi
Saat menyiapkan ruang rapat, singkirkan semua gangguan dan distraksi sehingga Anda dapat fokus pada klien.
Jika Anda menggunakan kalender untuk menandai agenda meeting Anda, tandai rapat Anda dengan jelas sehingga orang-orang tahu untuk tidak mengganggu Anda selama jangka waktu tersebut.
Setel termostat ke suhu yang nyaman dan matikan semua TV atau monitor yang aktif sehingga Anda dan klien dapat mencurahkan semua perhatian Anda pada topik rapat. Selama rapat, arahkan kembali siapa saja yang out of the topic dan kembali ke topik utama.
Baca juga: Strategi Marketing UKM Untuk Tingkatkan Keuntungan Dengan Proses Digital
5. Lakukan transisi cepat dari perkenalan ke diskusi bisnis
Di awal pertemuan Anda, perkenalkan kembali diri Anda kepada klien Anda untuk membentuk hubungan yang bersahabat, lalu dengan cepat beralih ke topik bisnis.
Perkenalan yang sopan dengan sedikit basa-basi adalah hal yang normal, tetapi Anda tidak boleh membiarkan bersosialisasi menghabiskan terlalu banyak waktu untuk perkenalan Anda.
Hubungkan kembali percakapan sosial apa pun ke tujuan rapat utama Anda untuk mendapatkan hasil maksimal dari setiap momen.
6. Tingkatkan kepekaan terhadap klien Anda
Saat bernegosiasi dengan klien Anda atau memberikan presentasi, cobalah untuk terhubung dengan keyakinan, etika, dan cita-cita mereka. Pelajari apa yang paling penting bagi mereka dan temukan cara untuk menarik nilai-nilai itu.
Anda dapat melakukan ini dengan menekankan aspek-aspek tertentu dari misi perusahaan Anda atau berhubungan dengan mereka pada tingkat pribadi.
Gunakan keterampilan berpikir kritis Anda untuk menghubungkan percakapan secara strategis berdasarkan apa yang akan dihargai oleh klien.
7. Fokus pada arti dari data yang Anda Berikan
Sebaiknya Anda memiliki beberapa fakta dan angka untuk ditunjukkan kepada klien Anda, tetapi hindari membanjiri mereka dengan angka.
Jika Anda akan menggunakan riset atau metrik saat meeting dengan klien, segera jelaskan apa arti angka tersebut, mengapa angka itu penting, dan bagaimana angka tersebut dapat memengaruhi klien.
Klien Anda mengandalkan Anda untuk menafsirkan angka-angka untuk mereka, dan mampu menjelaskan data Anda dengan percaya diri dapat membantu Anda membangun kepercayaan diri dan menunjukkan keahlian Anda.
Baca juga: 10 Jenis Kesalahan Dasar Dalam Akuntansi Keuangan
8. Gunakan pengulangan yang halus
Mengulangi argumen adalah teknik umum untuk meyakinkan orang agar setuju dengan Anda. Dengan mengemukakan ide yang sama beberapa kali, Anda dapat membuat ide itu tampak penting bagi klien Anda dan bahkan secara tidak sadar memengaruhi pendapat mereka.
Temukan berbagai cara untuk mengungkapkan argumen atau tujuan utama Anda, secara halus menerapkan ide-ide Anda selama rapat.
9. Tetapkan langkah selanjutnya selama rapat
Menjelang akhir pertemuan, tetapkan harapan yang jelas untuk langkah selanjutnya yang harus Anda dan klien ambil.
Ini bisa berupa apa saja mulai dari menutup penjualan hingga menyiapkan pertemuan lain. Membuat klien Anda menyetujui langkah selanjutnya selama rapat akan mempermudah tindak lanjut dan melanjutkan hubungan profesional.
Tips Untuk Melakukan Meeting Dengan Klien
Jadikan proses meeting untuk klien Anda lebih baik dengan menggunakan tips ini:
1. Temukan lokasi pertemuan di mana Anda dapat terhubung
Setuju untuk bertemu di area di mana Anda dan klien dapat fokus pada topik rapat Anda.
Klien Anda mungkin lebih nyaman jika Anda bertemu di kantor mereka, atau Anda dapat menjadi tuan rumah rapat untuk memiliki kontrol lebih besar terhadap lingkungan rapat.
Hindari pertemuan di tempat yang sibuk, seperti kafe yang bising, sehingga Anda dapat bekerja dalam suasana yang produktif.
Baca juga: Mengatahui Berbagai Mitos Keuangan yang Harus Dipahami Pebisnis
2. Pisahkan klien Anda
Jika Anda memiliki beberapa rapat sehari, tinjau setiap file klien sebelum rapat untuk memastikan Anda memiliki detail yang tepat untuk rapat tersebut.
Membagi informasi untuk setiap klien membantu Anda tetap teratur dan membuat semua orang yang Anda temui merasa seperti prioritas utama Anda.
3. Tetapkan janji dan tepati janji tersebut
Setelah Anda dan klien Anda menyepakati waktu rapat, berkomitmenlah pada waktu itu. Menjadwal ulang pertemuan dengan klien dapat menjadi preseden untuk penjadwalan ulang atau bahkan pembatalan.
Tunjukkan bahwa Anda berkomitmen pada klien Anda dengan selalu menindaklanjuti rapat saat Anda mengaturnya. Jika Anda perlu menjadwal ulang, segera setujui tanggal lain yang sedekat mungkin dengan waktu semula.
4. Mulai tepat waktu
Pastikan klien Anda tahu bahwa Anda menghargai waktu dan upaya mereka dengan memulai rapat tepat waktu.
Agar rapat tetap berjalan efisien, sisihkan waktu yang telah ditentukan untuk istirahat, pertanyaan, atau masukan tertentu.
Selain itu, batasi respons ke sejumlah menit tertentu untuk menghindari gangguan dan izinkan semua orang untuk mengungkapkan pendapat sebagaimana mestinya.
Baca juga: Tips Mendapatkan Kepercayaan Konsumen Dalam Bisnis
5. Memiliki tujuan yang jelas
Meeting harus memiliki tujuan yang jelas. Sebelum memulai rapat, ada baiknya untuk membahas mengapa semua orang hadir dan bagaimana informasi yang disajikan relevan dan berdampak bagi mereka.
Penting untuk memberi tahu peserta Anda bagaimana pertemuan itu menguntungkan mereka secara khusus.
Berikut adalah beberapa elemen penting yang perlu dipertimbangkan saat memulai rapat untuk memastikan Anda tetap fokus:
Menginformasikan
Beri tahu klien Anda secara langsung apa tujuan pertemuan itu. Gunakan pernyataan langsung termasuk, “Tujuan pertemuan ini adalah…” dan “Anda akan pergi hari ini dengan mengetahui…”
Excite
Di sinilah Anda akan mengklarifikasi apa yang penting tentang pertemuan untuk klien Anda. Untuk menerapkan poin ini secara efektif dan menjaga perhatian audiens Anda, cobalah untuk berempati kepada klien Anda atau buatlah suatu topik tentang mereka.
Misalnya, Anda dapat mengatakan, “Kami telah mendengarkan kekhawatiran Anda tentang masalah khusus ini, dan kami telah memutuskan untuk bekerjasama dan membantu Anda dengan…”
Berdayakan
Untuk menyambut masukan terbaik dari klien Anda, penting bagi mereka untuk merasa bahwa mereka benar-benar memiliki kekuatan untuk berbicara dan Anda terbuka untuk mendengarkan.
Bersikaplah langsung tentang tingkat kontribusi yang diharapkan dari mereka dan selanjutnya biarkan mereka tahu bahwa Anda secara aktif ingin mendengar dari mereka.
Jujurlah tentang bobot pemikiran dan ide mereka terhadap hasil akhir.
Libatkan klien Anda
Semakin cepat Anda memulai keterlibatan, semakin banyak keterlibatan klien Anda selama meeting berlangsung.
Pertimbangkan untuk memulai dengan ice breaking atau pertanyaan yang membutuhkan jawaban dari sebagian besar atau semua orang di ruangan itu.
Jika Anda dapat membuat daftar tanggapan mereka secara visual, akan sangat membantu jika Anda melakukannya agar mereka tidak hanya mendengar tetapi juga melihat kontribusi klien dalam diskusi.
Baca juga: Cara Mendapatkan Klien Bisnis Untuk Pemilik Bisnis Pemula
6. Tunjukkan keramahan
Ciptakan lingkungan yang ramah dengan menyediakan botol air, kopi, dan makanan ringan untuk klien Anda.
Menjadi ramah menunjukkan tingkat dasar rasa hormat dan memberikan sentuhan pribadi pada interaksi Anda dengan klien, memberikan nada positif untuk bisnis.
7. Buat catatan segera setelahnya
Setelah meeting berakhir, segera buat catatan meringkas hasil yang Anda dapatkan selama rapat.
Membuat catatan selama rapat dapat membangun perhatian Anda dan membentuk hubungan yang kuat dengan klien Anda, jadi tulislah sebanyak mungkin setelahnya dan atur catatan Anda.
Baca juga: Bagaimana Cara Menghitung Harga Jual Pada Sebuah Produk?
Kesimpulan
Itulah berbagai cara yang bisa Anda gunakan agar Anda bisa sukses melakukan meeting dengan klien Anda. Ingatlah, untuk proses meeting yang baik pastikan Anda memahami materi yang akan Anda bahas, tujuan klien, juga tujan Anda secara jelas.
Hal ini untuk memastikan Anda dan klien Anda mendapatkan kesepakatan yang memuaskan saat meeting berakhir nanti.
Jika Anda adalah pemilik bisnis yang sedang memiliki masalah dalam pengelolaan keuangan dan proses pembukuan, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi seperti Kledo untuk proses pengelolaan dan pencatatan keuangan yang lebih baik.
Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yan sudah digunakan oleh lebih dari 10 ribu penggun dari berbagai jenis bisnis di Indonesia.
Dnegan menggunakan Kledo, Anda bisa melakukan pencatatan transaksi pembelian dan penjualan, pembuatan lebih dari 30 jenis laporan keuangan, manajemen aset dan persediaan, rekonsilisasi transaksi, dan masih banyak lagi.
Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoa menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
- Rumus Biaya Variabel dan Kalkulator Biaya Variabel Gratis - 20 Desember 2024
- Cara Menggunakan Aplikasi SIAPIK dari BI dan Download PPTnya - 19 Desember 2024
- Monthly Recurring Revenue (MRR): Rumus dan Cara Menghitungnya - 19 Desember 2024