Business Planning: Pengertian, Proses, Elemen, Tahapan, dan Tips Membuatnya

Banyak bisnis mengambil bagian dalam proses perencanaan bisnis atau business planning saat mereka memulai dan selama operasi.

Rencana bisnis membantu bisnis dan mereka yang terlibat mengetahui informasi penting tentang operasi dan menetapkan tujuan yang dapat dicapai.

Membuat business planning dapat mencakup karyawan di semua tingkatan, agar tim perencanaan dapat menggabungkan berbagai sudut pandang.

Dalam artikel ini, kami mendefinisikan proses business planning, eleman, tahapan, dan juga tips membuatnya agar Anda bisa membuat perencanaan yang lebih baik.

Apa itu Proses Business Planning ?

Sebuah bisnis melakukan proses business planning baik sebelum meluncurkan atau untuk meninjau kemajuan dan prioritas dan menggunakannya untuk membuat rencana bisnis.

Sebuah rencana bisnis harus mencakup tujuan bisnis, strategi dan tindakan yang direncanakan. Dengan cara ini, bisnis dan semua orang yang terlibat akan tahu apa tujuan bisnis dan bagaimana mencapai tujuan tersebut.

Pemilik bisnis mungkin membuat rencana bisnis, tetapi seringkali melibatkan banyak orang lain, terutama saat menilai kembali bisnis yang sudah ada.

5 Manfaat dalam Membuat Business Planning Strategis

Perencanaan bisnis strategis memiliki beberapa manfaat bagi suatu organisasi, antara lain:

1. Mendorong proaktif dalam bisnis Anda

Rencana strategis memungkinkan bisnis untuk mengantisipasi dan merencanakan masa depan.

Bisnis dapat memprediksi beberapa keadaan yang tidak menguntungkan dan mengambil langkah yang tepat untuk mencegahnya melalui perencanaan strategis.

Dengan rencana strategis yang solid, perusahaan dapat mengambil pendekatan proaktif daripada bereaksi terhadap peristiwa yang terjadi. Menjadi proaktif memungkinkan perusahaan untuk tetap mengikuti perkembangan tren pasar dan selalu berada di depan pesaing mereka.

Baca juga: Ide Bisnis Baju Lebaran dan Tips Terbaik dalam Mengelolanya

2. Ini menciptakan tujuan yang sama

Rencana strategis membantu organisasi menentukan arahnya dan menetapkan tujuan dan sasaran realistis yang selaras dengan visi dan tujuan perusahaan.

Ini memberi perusahaan kerangka kerja yang diperlukan untuk pertumbuhan, evaluasi keberhasilan, kompensasi pekerja, dan penetapan batasan untuk pengambilan keputusan yang efektif.

Sebuah perusahaan dengan rasa arah lebih mungkin untuk berhasil dalam jangka panjang.

3. Ini meningkatkan produktivitas

Business Planning strategis berfungsi sebagai panduan bagi pimpinan perusahaan untuk mengkoordinasikan operasi fungsional organisasi untuk mencapai tujuan yang jelas.

Ini memandu diskusi manajemen dan pengambilan keputusan dalam memperkirakan anggaran dan kebutuhan sumber daya yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu, sehingga meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

Formalitas perencanaan strategis perusahaan sangat penting untuk meningkatkan kinerja, terlepas dari hasil perencanaan.

4. Membantu meningkatkan produktivitas perusahaan

Membuat business planning strategis adalah komponen kunci dari perencanaan untuk pertumbuhan.

Organisasi dapat memperoleh wawasan penting tentang tren pasar, kategori pelanggan, serta penawaran produk dan layanan yang dapat memengaruhi kesuksesan mereka dengan mengembangkan rencana strategis khusus.

Strategi yang terfokus dan terencana dengan baik yang memaksimalkan efektivitas semua inisiatif penjualan dan pemasaran dapat membantu meningkatkan profitabilitas dan pangsa pasar.

5. Ini membantu umur panjang bisnis

Mengembangkan organisasi secara aktif melibatkan penerimaan risiko yang terkait dengan pengembangan.

Menentukan arah yang tepat Anda ingin membawa organisasi Anda dan bagaimana Anda ingin sampai di sana dapat membantu Anda dalam mengurangi dan mengelola risiko tersebut.

Ketika perusahaan Anda tumbuh lebih besar dan lebih kompleks, perencanaan bisnis strategis juga dapat menjadi lebih canggih untuk mempertahankan pertumbuhan dan memperluas bisnis Anda dalam jangka panjang.

Baca juga: Laporan Pajak: Pengertian, Jenis, dan Cara Melaporkannya

Topik untuk Dibahas dalam Proses Business Planning

Ini adalah beberapa topik yang harus disertakan dalam proses business planning:

1. Anggota tim perencanaan

Sebelum proses perencanaan bisnis dimulai, penting untuk menentukan siapa yang akan terlibat dalam pembuatan rencana bisnis.

Jika rencana bisnis adalah untuk bisnis yang sudah ada, maka masuk akal untuk menyertakan anggota staf dari departemen dan tim yang berbeda untuk memahami semua aspek bisnis selama perencanaan.

Karyawan yang berbeda akan menawarkan umpan balik dan saran yang berbeda tentang apa yang penting dalam rencana bisnis, sehingga keragaman pendapat bermanfaat.

2. Status terkini

Salah satu langkah pertama dalam membuat rencana bisnis untuk bisnis yang sudah ada adalah memahami status bisnis saat ini.

Ini mungkin termasuk meninjau angka penjualan saat ini, informasi retensi pelanggan, proyek yang berhasil diselesaikan baru-baru ini dan data pergantian karyawan.

Anda ingin memasukkan setiap bagian bisnis dalam tinjauan Anda tentang status saat ini, jadi ini adalah area lain di mana karyawan dari departemen yang berbeda bermanfaat.

Misalnya, karyawan pabrik sekarang mungkin mengetahui semua data penjualan terbaru untuk apa yang mereka produksi, tetapi mereka mungkin memiliki pemahaman yang baik tentang bagaimana segala sesuatunya beroperasi di pabrik.

3. Kekuatan dan kelemahan bisnis

Salah satu cara terbaik untuk menilai kekuatan dan kelemahan bisnis adalah dengan melakukan apa yang dikenal sebagai analisis SWOT, yang mencakup Kekuatan, Kelemahan, Peluang, dan Ancaman.

Analisis SWOT dapat memberikan banyak informasi tentang apa yang penting bagi bisnis Anda dan apa yang memengaruhi kemungkinan keberhasilan.

Melakukan analisis SWOT melibatkan banyak brainstorming dari karyawan di semua tingkatan untuk mendapatkan pemahaman penuh tentang bagian positif dan negatif dari bisnis.

4. Peluang di industri

Tim perencanaan juga berguna untuk bertukar pikiran dan mendiskusikan peluang di industri Anda selama analisis SWOT.

Mungkin seseorang melihat peluang dalam memproduksi sepatu jenis baru untuk pelanggan yang kurang terlayani, dan anggota tim lainnya melihat peluang untuk menjangkau juru bicara tertentu yang dapat meningkatkan penjualan.

Suara beragam dari tim perencanaan Anda mungkin memiliki beragam ide, dan tidak semuanya perlu dimasukkan ke dalam rencana bisnis, namun mengumpulkan semua peluang dapat membantu mereka yang terlibat memutuskan mana yang akan dikejar.

Baca juga: 23 Ide Peluang Usaha Masa Depan yang Perlu Anda Ketahui

5. Analisis pesaing

Proses business planning juga harus mencakup analisis pesaing bisnis. Ini akan membantu tim perencanaan mengidentifikasi peluang dan area yang harus dihindari karena terlalu jenuh oleh pesaing Anda.

Anda dapat meneliti apa yang berhasil untuk pesaing Anda dan apa yang dapat mereka lakukan dengan lebih baik, lalu menerapkannya pada bisnis Anda sendiri.

Anggota tim perencanaan mungkin memiliki saran yang berbeda tentang siapa yang harus dipertimbangkan sebagai pesaing, jadi akan sangat membantu untuk meninjau semua kemungkinan pesaing dan bagaimana bisnis mereka memengaruhi bisnis Anda.

6. Tujuan utama

Proses business planning harus selalu menentukan tujuan utama bisnis Anda berdasarkan brainstorming oleh tim perencanaan.

Sasaran ini harus mengingat peluang dalam industri Anda, bagaimana kinerja pesaing Anda dan mengapa serta menggabungkan kekuatan dan kelemahan Anda.

Anda dapat menetapkan tujuan untuk dua tahun ke depan dengan tujuan yang lebih kecil ditetapkan sebagai bagian dari tujuan yang lebih besar. Rekomendasi dari tim perencanaan dan preferensi manajemen akan menentukan garis waktu tujuan rencana bisnis.

7. Prakiraan keuangan untuk organisasi Anda

Angka keuangan adalah bagian penting dari rencana bisnis Anda. Idealnya, ini harus mencakup angka masa lalu dan perkiraan keuangan untuk perusahaan Anda berdasarkan tujuan Anda.

Prakiraan keuangan tidak hanya menetapkan keadaan keuangan bisnis Anda untuk referensi internal tetapi juga dapat digunakan untuk menarik investor dan mitra bisnis.

Hal ini juga memungkinkan anggota tim perencanaan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang kesehatan keuangan bisnis dan bagaimana tujuan baru akan mempengaruhi bisnis.

8. Alokasi anggaran

Bagian keuangan dari rencana bisnis juga harus mencakup alokasi anggaran untuk bisnis.

Menentukan anggaran sebelumnya untuk menerapkan dana secara strategis guna memenuhi tujuan adalah bagian penting dari perencanaan bisnis.

Jika Anda memiliki anggaran untuk seluruh bisnis selama beberapa tahun ke depan, setiap karyawan yang relevan akan mengetahui berapa banyak uang yang tersedia untuk memenuhi tujuan yang ditetapkan dalam rencana bisnis.

Anggota tim perencanaan dapat menyatakan apakah anggaran tersebut masuk akal atau tidak dan memberikan saran tentang bagaimana uang harus dialokasikan dengan paling efektif.

Untuk memudahkan Anda dalam proses alokasi anggaran dan pembukuan keuangan dalam bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo yang memiliki fitur terlengkap dan mudah digunakan.

Anda juga bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

9. Cara terbaik untuk menarik dan mempertahankan pelanggan

Business planning harus mencakup rencana yang ditargetkan tentang cara menarik dan mempertahankan pelanggan, karena sering kali itu adalah bagian penting untuk memenuhi tujuan apa pun.

Rencana ini harus spesifik dan mencakup saluran dan metode yang tepat untuk menarik pelanggan serta metode untuk membuat pelanggan tetap terlibat.

Anggaran rencana bisnis juga harus memasukkan rencana ini, karena seringkali membutuhkan biaya untuk menarik dan mempertahankan pelanggan.

Baca juga: Pengertian dan Cara Menjadi Akuntan Publik yang Baik

10. Sumber daya yang diperlukan

Rencana bisnis mungkin menetapkan tujuan untuk bisnis yang memerlukan sumber daya tambahan yang saat ini tidak tersedia untuk bisnis. Dalam situasi ini, rencana bisnis juga harus mencakup sumber daya apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan.

Misalnya, jika tujuannya adalah untuk meningkatkan pemasaran digital tetapi perusahaan Anda saat ini tidak memiliki staf profesional pemasaran digital, koordinator pemasaran digital mungkin merupakan sumber daya yang perlu Anda pekerjakan.

Sumber daya lain mungkin termasuk dana tambahan atau peralatan baru.

11. Rencana aksi

Rencana tindakan adalah metode yang tepat untuk mencapai tujuan bisnis.

Jika tujuannya adalah untuk meningkatkan penjualan sebesar 12%, rencana tindakan akan merinci cara perusahaan berencana untuk meningkatkan penjualan, seperti inisiatif pemasaran baru atau bekerja dengan retailer baru.

Rencana aksi harus sangat spesifik untuk memberikan panduan kepada semua orang yang terlibat.

Rencana aksi juga harus mencakup alasan dari rencana tersebut. Misalnya, jika perusahaan Anda berencana untuk membuat kontrak bagi Jones Sporting Goods untuk menjual pakaian dan sepatu Anda sebagai cara untuk mencapai peningkatan penjualan, rencana tersebut harus mencakup mengapa kontrak tersebut secara khusus dapat membantu mencapai tujuan tersebut.

12. Metrik untuk menilai keberhasilan

Business planning harus selalu menyertakan cara tim Anda menilai kesuksesan.

Yang terbaik adalah menghindari ketidakjelasan karena menyisakan ruang untuk interpretasi apakah rencana dan tujuan itu berhasil. Anda tidak ingin “peningkatan penjualan” sebagai tujuan karena itu bisa berarti berbagai macam angka.

Sebaliknya, jika Anda menetapkan persentase tertentu atau jumlah dolar dari peningkatan penjualan sebagai tujuan, akan lebih jelas jika tujuan tersebut telah terpenuhi.

5 Langkah untuk Membuat Business Planning

Proses business planning strategis membantu Anda dalam mengembangkan blue print tujuan strategis mana yang dapat Anda fokuskan untuk dicapai dan proyek mana yang mungkin kurang bermanfaat bagi organisasi.

Berikut ini adalah langkah-langkah perencanaan bisnis strategis:

1. Tentukan posisi strategis Anda

Tahap persiapan ini memberikan dasar bagi seluruh proses perencanaan. Ini dapat membantu jika Anda pertama kali menetapkan posisi Anda saat ini untuk menentukan ke mana Anda ingin pergi dan bagaimana Anda bisa sampai di sana.

Libatkan pemangku kepentingan yang tepat sejak awal, dengan mempertimbangkan sumber internal dan eksternal.

Identifikasi masalah strategis yang kritis dengan berbicara dengan manajemen di organisasi Anda, mengumpulkan wawasan konsumen, dan mengumpulkan informasi industri dan pasar untuk mendapatkan pandangan komprehensif tentang posisi pasar dan persepsi pelanggan Anda.

Mungkin bermanfaat untuk mengevaluasi pernyataan misi dan visi perusahaan Anda untuk memberi Anda dan tim Anda pemahaman yang baik tentang seperti apa kesuksesan bagi perusahaan Anda.

Juga, evaluasi nilai-nilai inti perusahaan Anda untuk mengingatkan diri Anda sendiri bagaimana organisasi Anda dapat mencapai tujuan-tujuan ini.

Gunakan analisis SWOT sebagai dasar untuk analisis awal Anda. Anda dapat dengan cepat mengklasifikasikan hasil Anda sebagai kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman untuk menjelaskan posisi Anda saat ini dengan masukan dari eksekutif, pelanggan, dan data pasar eksternal.

Baca juga: Flywheel Marketing: Pengertian Lengkap dan Cara Penerapannya dalam Bisnis

2. Prioritaskan tujuan Anda

Setelah menentukan posisi pasar Anda saat ini, penting untuk menetapkan tujuan yang dapat membantu Anda mencapai tujuan Anda.

Tujuan Anda harus konsisten dengan misi dan visi organisasi Anda. Penting juga bahwa tujuan Anda spesifik dan terukur untuk membantu Anda mencapai tujuan strategis jangka panjang Anda.

Beberapa contoh tujuan termasuk meningkatkan konten situs web, meningkatkan email open rate, dan memperoleh prospek baru.

3. Mengembangkan rencana strategis

Fase ini memerlukan penentuan metode yang diperlukan untuk mencapai tujuan Anda, menetapkan jadwal, dan mengomunikasikan dengan jelas tentang peran dan tugas.

Pemetaan strategi adalah teknik yang berguna untuk memvisualisasikan keseluruhan rencana Anda. Peta strategi menyederhanakan operasi perusahaan dan mengidentifikasi area untuk perubahan.

Keputusan strategis sering kali mencakup pertukaran dalam hal biaya peluang.

Misalnya, bisnis Anda mungkin memilih untuk mengalokasikan lebih sedikit sumber daya ke dukungan pelanggan sehingga dapat berinvestasi lebih banyak dalam mengembangkan pengalaman pengguna yang intuitif.

Rencanakan untuk menerapkan nilai-nilai Anda, pernyataan misi, dan prioritas yang ditentukan untuk menolak proyek yang tidak selaras dengan tujuan strategis jangka panjang Anda.

4. Jalankan dan kelola rencana

Setelah Anda mengembangkan strategi, inilah saatnya untuk menerapkannya. Menginformasikan perusahaan tentang strategi dengan mendistribusikan dokumen yang relevan.

Dengan memetakan proses Anda, Anda dapat mengubah strategi luas Anda menjadi rencana terperinci. Gunakan dasbor Key performance indicator (KPI) untuk mengomunikasikan tugas tim dengan jelas.

Metode terperinci ini menunjukkan seluruh proses dan menetapkan kepemilikan pada setiap tahap.

Buat tinjauan berkala dengan kontributor individu dan manajer mereka dan tetapkan titik check-in untuk memastikan bahwa Anda membuat kemajuan.

5. Tinjau dan revisi rencana

Langkah terakhir dari rencana memungkinkan Anda untuk menilai tujuan Anda dan membuat koreksi arah berdasarkan keberhasilan atau kegagalan masa lalu.

Tentukan KPI yang telah dipenuhi oleh tim Anda dan bagaimana Anda dapat terus menjangkau mereka setiap tiga bulan, sesuaikan strategi Anda sesuai kebutuhan.

Sangat penting untuk menilai tujuan dan posisi strategis Anda setiap tahun untuk memastikan bahwa Anda tetap berada di jalur untuk kesuksesan jangka panjang.

Balanced scorecard memungkinkan Anda untuk memiliki pandangan menyeluruh tentang kinerja bisnis Anda dan untuk melaksanakan tujuan strategis.

Baca juga: Tips dan Strategi Untuk Mengembangkan Bisnis Konveksi

Elemen Business Planning Strategis

Berikut ini adalah elemen penting dari perencanaan strategis:

• Pernyataan visi: Pernyataan visi mengartikulasikan apa yang ingin dicapai oleh bisnis dalam jangka panjang, biasanya dalam jangka waktu lima hingga 10 tahun, atau bahkan mungkin lebih lama. Penting untuk mengevaluasi pernyataan visi Anda secara teratur untuk memastikannya tetap konsisten dengan nilai-nilai perusahaan Anda.
• Nilai inti: Nilai inti atau core value Anda menentukan sikap dan perilaku Anda. Itu adalah prinsip-prinsip yang memungkinkan Anda mencapai visi dan tujuan Anda.
• Analisis SWOT: Analisis SWOT adalah istilah yang mengacu pada kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman perusahaan. Analisis SWOT menawarkan organisasi penilaian praktis dari posisi pasar mereka.
• Tujuan jangka panjang: Tujuan jangka panjang adalah pernyataan yang melangkah lebih jauh ke dalam visi dan merinci bagaimana Anda ingin mencapainya. Rangkaian tujuan umumnya dimulai tiga tahun ke depan, meluas hingga sekitar lima tahun dan berhubungan langsung dengan pernyataan misi dan visi.
• Tujuan tahunan: Setiap tujuan jangka panjang dapat mencakup beberapa target tahunan yang berkontribusi pada kesuksesan. Setiap tujuan harus specific, measurable, achievable, realistic, dan time-based (SMART) atau spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan berbasis waktu.
• Rencana tindakan: Setiap tujuan dapat mencakup strategi yang menguraikan bagaimana Anda dapat menjalankannya. Tingkat detail bergantung pada jumlah fleksibilitas yang ingin Anda berikan untuk manajemen dan tim Anda.

Baca juga: Tips Meningkatkan Penjualan di Bisnis Digital Printing

Cara Implementasi Business Planning

Kunci untuk mencapai tujuan rencana business planning yang baik adalah mendelegasikan tujuan dan tugas dengan anggaran dan kerangka waktu terkait kepada pemilik yang bertanggung jawab.

Memantau kemajuan rencana implementasi dan mengevaluasi rencana strategis terhadap rencana implementasi adalah latihan yang berkelanjutan.

Saat rencana strategis sedang dilaksanakan, mungkin penting untuk menyesuaikan strategi.

Komponen kunci dari implementasi adalah pemantauan. Dengan menggunakan Key performance indicator (KPI) dan menetapkan tujuan dan tenggat waktu adalah pendekatan yang efektif untuk mengelola proses implementasi perubahan strategis.

Business planning Anda juga merupakan komponen penting dari fase implementasi. Rencana bisnis lebih bersifat jangka pendek dan lebih spesifik daripada rencana strategis.

Ini menekankan faktor operasional seperti penjualan dan pola arus kas. Jika rencana strategis Anda memengaruhi rencana bisnis Anda, Anda dapat meningkatkan kemungkinan implementasinya secara signifikan.

Baca juga: Laba Operasi: Pembahasan Lengkap dan Cara Menghitungnya

Kesimpulan

Memiliki perencanaan yang matang adalah salah satu hal penting dalam menentukan keberhasilan bisnis Anda, oleh sebab itu business planning adalah hal penting yang harus Anda lakukan.

Salah satu hal penting yang harus Anda perhatikan dalam proses perencanaan bisnis adalah dengan membuat anggaran dan memeriksa data keuangan yang Anda miliki.

Jika Anda kesulitan dalam membuat anggaran dan mengelola data keuangan, Anda bisa menggunakan software akuntansi seperti Kledo yang memiliki fitur terlengkap dan bisa Anda gunakan kapan saja, dimana saja.

Dengan menggunakan Kledo, proses membuat laporan keuangan menjadi lebih mudah, manajemen aset menjadi praktis, dan seluruh perencanaan bisnis Anda bisa berjalan dengan baik.

Jadi, tunggu apa lagi? Mudahkan proses business planning dalam bisnis Anda dengan menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.