Download Template Akuntansi Excel Gratis untuk UMKM

Apakah Anda adalah seorang pemilik bisnis UMKM yang saat ini sedang mencari template akuntansi excel yang bisa Anda download secara gratis? Selamat! Anda di tempat yang tepat.

Pada artikel kali ini, kami akan memberikan kepada Anda file template akuntansi excel gratis, beserta cara penggunaannya dan manfaatnya bagi bisnis Anda.

Jadi, baca terus sampai selesai.

Mengapa Template Akuntansi Excel Bisa Membantu Bisnis Anda?

Menggunakan template akuntansi excel adalah cara terbaik untuk memastikan bahwa bisnis Anda tetap memiliki catatan traansaksi yang baik dan benar.

Template ini dapat membantu Anda melacak pemasukan dan pengeluaran, melacak arus kas, mengidentifikasi tren keuangan, dan banyak lagi.

Ada banyak jenis templat akuntansi yang khusus untuk industri atau model bisnis tertentu.

Tetapi pada artikel ini kami hanya membuat template excel untuk memudahkan Anda memasukkan semua informasi keuangan Anda ke dalam Excel sehingga Anda tidak perlu melakukannya secara manual setiap bulan atau kuartal ketika menyiapkan akun Anda untuk waktu pajak atau tujuan lain seperti menyiapkan laporan keuangan atau merencanakan anggaran untuk proyek-proyek di masa depan.

Pada intinya, Template yang kami buat ini memecah sistem pembukuan Excel Anda menjadi 4 lembar — bagan lembar kategori, lembar pemasukan, lembar pengeluaran dan lembar laporan pemasukan dan pengeluaran.

Dalam template ini Anda akan dapat memasukkan dan mengelompokkan transaksi Anda dan menghasilkan laporan laba rugi.

Baca juga: Tahapan Business Process Management dan Contohnya

Download Template Akuntansi Excel Gratis

Dibawah ini, kami menyediakan file berformat .xlsm yang bisa Anda unduh secara gratis untuk memudahkan Anda dalam melakukan pencatatan transaksi baik pengeluaran dan pemasukan dalam bisnsi Anda.

Template ini menggunakan sistem pembukuan entri tunggal dan bukan entri ganda. Untuk mengetahui perbedaannya, Anda bisa membacanya melalui tautan ini.

4 Bagian Utama dalam Template yang Anda Unduh

Seperti yang kami sebutkan (dan juga akan diilustrasikan halaman berikut), template yang akan kami diskusikan biasanya dipisahkan menjadi empat bagian: bagan kategori transaksi, daftar transaksi pengeluaran, daftar transaksi pendapatan, dan laporan pendapatan dan pengeluaran.

Karena ini, terlepas dari jenis template apa yang Anda gunakan atau buat, keempat elemen ini akan sangat penting untuk melakukan pembukuan dasar Anda menggunakan Excel.

Secara garis besar, berikut adalah penjelasan lengkapnya:

1. Bagian list kategori

Bagan list kategori adalah lembar Pembukuan Excel yang akan mencakup semua kategori atau akun yang membentuk proses pembukuan Anda.

Setiap transaksi yang Anda rekam perlu disortir ke dalam salah satu kategori ini.

Baca juga: Berbagai Jenis Software Pengembangan Bisnis yang Harus Anda Miliki

2. Transaksi pengeluaran

Selanjutnya, daftar transaksi pengeluran akan berisi perincian setiap transaksi bisnis yang Anda catat— tanggal, deskripsi, jumlah, dan akun.

3. Transaksi pemasukan

Ini adalah lembar yang mencatat setiap pemasukan yang Anda dapatkan dalam bisnis. Sama seperti pencatatan transaksi pengeluran, di lembar pemasukan Anda bisa mencatat tanggal, deskripsi, jumlah, dan akun

Baca juga: Balanced Scorecard: Pengertian Lengkap dan Cara Membuatnya

4. Laporan pendapatan dan pengeluaran

Terakhir, lembar laporan pendapatan dan pengeluaran adalah tempat nomor-nomor dari daftar transaksi Anda disalin, baik secara otomatis atau secara manual.

Laporan pendapatan berisi perhitungan yang merangkum apa yang telah Anda belanjakan dan apa yang Anda hasilkan, dan juga menunjukkan kepada Anda penghasilan bersih Anda.

Tanpa ringkasan ini, seluruh catatan kas Anda tidak akan benar-benar memberi tahu Anda tentang kinerja bisnis Anda.

Baca juga: Memahami Biaya Pengiriman dalam Akuntansi dan Jurnalnya

Tata Cara Penggunaan Template Akuntansi Excel

Jadi, dengan mempertimbangkan bagian-bagian penting dari sistem template Excel ini, mari kita bahas bagaimana Anda dapat menggunakan template ini, menyesuaikannya, dan mempermudah Anda untuk mencatat seluruh pengeluaran dan pemasukan dalam bisnis Anda.

Karena itu, hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah menyesuaikan bagan kategori Anda.

Mengubah atau menambah kategori akun

Seperti yang dapat Anda lihat dalam contoh yang ada pada gambar di bawah ini, bagan lembar akun Anda akan berfungsi sebagai titik pertama referensi Anda — mengingatkan Anda bagaimana mengelompokkan berbagai transaksi

Seperti yang diperlihatkan tangkapan layar diatas, Anda harus membuat daftar kategori dari setiap jenis pengeluaran atau pendapatan yang digunakan bisnis Anda, dan membuat jenis akun untuk masing-masingnya.

Anda akan mencantumkan berbagai jenis kategori ini dalam bagan akun, dan akan menggunakan lembar Excel pembukuan ini untuk referensi saat Anda memasukkan dan mengelompokkan transaksi nanti.

Penting untuk dicatat bahwa bagan kategori Anda tidak harus terlihat persis seperti contoh diatas— lagipula, setiap bisnis memiliki pendapatan dan pengeluaran yang berbeda.

Misalnya, jika Anda bepergian untuk bekerja, Anda mungkin memiliki akun untuk “Ongkos atau BBM”. Atau kategori pemasukan dan pengeluaran lainnya.

Namun, pada akhirnya, untuk memastikan Anda memilliki referensi yang benar untuk setiap akun Anda di Excel, setiap akun harus dikategorikan sebagai salah satu dari yang berikut

• Pemasukan: Setiap akun yang Anda gunakan untuk melacak uang yang masuk ke bisnis Anda.
• Pengeluaran: Setiap akun yang Anda gunakan untuk melacak uang meninggalkan bisnis Anda.

Baca juga: 12 Tips Pembukuan UMKM yang Mudah Dilakukan

Catat setiap pemasukan dan pengeluaran berdasarkan kategori yang Anda masukkan

Pada template yang Anda dapatkan, terdapat tab pengeluaran dan pemasukan seperti pada gambar di bawah ini:

Catatlah semua transaksi sesuai tanggal, keterangan, dan kategori yang telah Anda buat lengkap beserta nilainya.

Nantinya semua ini akan tersaji pada laporan pengeluaran dan pendapatan pada tab laporan. Pastikan Anda tidak salah mencatat detail transaksi yang telah Anda lakukan, jika itu sampai terjadi maka akan berpengaruh pada laporan lembar laporan Anda nantinya.

Baca juga: Rekapitulasi Jurnal dalam Akuntansi dan Contohnya

Dapatkan informasi finansial bisnis Anda pada tab laporan

Anda dapat melihat semua pengeluaran dan pemasukan Anda pada bagian laporan. Pada tab ini Anda juga dapat melihat pemasukan dan pengeluaran berdasarkan kategori yang telah Anda buat.

Dari laporan ini Anda dapat menggali informasi tentang pos pengeluaran mana yang bisa dihemat atau pos pemasukan mana yang memiliki potensi menghasilkan keuntungan yang lebih besar di masa mendatang.

Baca juga: Akuntansi Koperasi: Pengertian, Jenis Transaksi, dan Pencatatannya

Keuntungan Menggunakan Template Akuntansi Excel

Fleksibilitas

Salah satu keuntungan terbesar menggunakan template akuntansi Excel adalah fleksibilitasnya. Anda dapat menyesuaikan template agar sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda dan melacak data keuangan Anda dengan cara yang paling sesuai untuk Anda.

Misalnya, Anda dapat menambah atau menghapus kolom, membuat rumus khusus, dan menggunakan berbagai opsi pemformatan untuk membuat data keuangan Anda lebih mudah dibaca dan dipahami.

Kemudahan penggunaan

Keuntungan lain dari menggunakan template akuntansi Excel adalah mudah digunakan dan dapat digunakan oleh individu dengan berbagai tingkat keterampilan teknis.

Template yang kami berikan ini sederhana dan mudah digunakan, sehingga Anda tidak perlu memiliki latar belakang di bidang akuntansi atau menjadi ahli dalam software spreadsheet untuk memulai.

Anda bisa mulai melacak data keuangan Anda dengan segera hanya dengan pemahaman dasar tentang Excel.

Hemat biaya

Excel sudah tersedia dan tidak memerlukan perangkat lunak yang mahal. Anda bisa mengunduh program ini secara gratis jika Anda memiliki langganan Office 365, atau Anda bisa membeli versi mandiri.

Hal ini menjadikannya solusi hemat biaya untuk usaha kecil dan individu yang ingin mengelola keuangan mereka tanpa menghabiskan banyak uang.

Aksesibilitas

Keuntungan lain dari menggunakan template akuntansi Excel adalah Anda dapat mengakses data keuangan dari mana saja dengan koneksi internet.

Anda dapat menyimpan data Anda di cloud menggunakan OneDrive, Google Drive, atau layanan penyimpanan cloud lainnya, sehingga Anda dapat mengaksesnya dari laptop, tablet, atau ponsel cerdas.

Hal ini memudahkan Anda untuk tetap mengetahui kondisi keuangan Anda dan mengambil keputusan di mana saja.

Baca juga: Biaya Utilitas dalam Akuntansi: Pengertian dan Cara Jurnalnya

Kekurangan Menggunakan Templat Akuntansi Excel

Fungsionalitas terbatas

Meskipun Excel adalah program yang hebat, Excel mungkin tidak memiliki semua fitur software akuntansi khusus.

Misalnya, Excel mungkin tidak memiliki fitur kategorisasi data otomatis, pembuatan faktur, dan pembuatan laporan, yang dapat mempersulit pengelolaan data keuangan Anda.

Hal ini dapat menjadi tantangan tersendiri bagi bisnis yang memiliki data keuangan dalam jumlah besar untuk dikelola.

Rawan kesalahan

Kerugian lain dari penggunaan template akuntansi Excel adalah rentan terhadap kesalahan.

Hal ini terutama terjadi jika Anda tidak terbiasa dengan fungsi dan rumus program.

Misalnya, jika Anda membuat kesalahan dalam rumus, data keuangan Anda mungkin tidak akurat, yang dapat menyebabkan keputusan yang salah.

Kurangnya keamanan

Data keuangan Anda mungkin tidak aman jika Anda menyimpannya di komputer Anda, dan bisa jadi rentan terhadap pencurian atau peretasan.

Jika Anda menyimpan informasi keuangan yang sensitif dalam file Excel, Anda harus memastikan bahwa informasi tersebut dilindungi kata sandi dan disimpan di lokasi yang aman.

Baca juga: Memahami Periode Akuntansi, Syarat, dan Jenisnya

Memakan waktu

Menyiapkan templat akuntansi di Excel dapat memakan waktu dan mungkin memerlukan entri data dalam jumlah besar. Anda harus memasukkan data keuangan Anda ke dalam template, yang dapat memakan waktu dan membosankan. Selain itu, Anda perlu memastikan bahwa data tersebut akurat dan terbaru, yang dapat memakan waktu lebih lama lagi.

Anda juga perlu memperbarui data keuangan Anda secara teratur untuk memastikan keakuratannya, yang dapat memakan waktu dan tenaga.

Dukungan terbatas

Jika Anda mengalami masalah dengan templat Excel Anda, Anda mungkin tidak memiliki akses ke dukungan teknis.

Anda mungkin perlu mengandalkan sumber daya online atau forum untuk menemukan solusi untuk masalah Anda, yang dapat memakan waktu dan membuat frustrasi.

Selain itu, jika Anda membutuhkan bantuan untuk masalah yang lebih kompleks, Anda mungkin perlu menyewa konsultan atau mencari bantuan profesional, yang dapat menambah pengeluaran Anda.

Baca juga: Akuntansi Perbankan: Pengertian, Manfaat, dan Prinsipnya

Kapan Anda Harus Beralih Ke Software Akuntansi?

Seperti yang Anda lihat, membuat dan mendapatkan laporan keuangan pada sistem pembukuan Excel adalah suatu proses yang sangat manual.

Anda tidak hanya perlu menemukan template atau membuat sendiri, tetapi Anda juga perlu mengelola file pada proses sehari-hari, memasukkan transaksi berdasarkan catatan eksternal, dan mungkin bahkan membuat perhitungan yang diperlukan untuk menghasilkan suatu laporan laba rugi bulanan.

Karenanya, terlepas dari ukuran bisnis Anda, melakukan pembukuan dasar di Excel akan memakan waktu dan sangat rawan kesalahan.

Namun, ini bukan untuk mengatakan bahwa Anda tidak dapat membuat sistem akuntansi di Excel dan mengelolanya secara efektif.

Jika Anda memiliki bisnis yang sangat kecil atau usaha sampingan, sistem pembukuan Excel mungkin yang Anda butuhkan.

Di sisi lain, jika Anda berencana untuk mengembangkan ataupun memperluas bisnis Anda dalam kapasitas nyata, Anda harus berinvestasi dan menggunakan software akuntansi untuk proses pembukuan yang lebih baik seperti Kledo.

Jika Anda tertarik membuat proses akuntansi bisnis Anda menjadi lebih baik, Anda bisa mencoba Kledo secara gratis selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Download Kertas Kerja Akuntansi Gratis, Format, dan Contohnya

Bagaimana Anda tahu kapan Anda harus mulai menggunakan software akuntansi?

Secara umum, kami akan merekomendasikan bahwa semua pemilik bisnis harus menggunakan software akuntansi seperti Kledo untuk mengelola keuangan mereka.

Namun, jika Anda tidak yakin apakah software akuntansi cocok untuk bisnis Anda atau tidak, Anda mungkin perlu bertanya pada diri sendiri beberapa pertanyaan berikut:

• Apakah Anda merasa membuang terlalu banyak waktu dan upaya untuk melakukan pembukuan di Excel?
• Apakah Anda menemukan bahwa proses entri data yang ada itu membosankan dan Anda sering membuat kesalahan?
• Apakah Anda lebih suka mengelola pembukuan Anda dalam suatu sistem yang secara otomatis menarik transaksi dan mengkategorikannya?
• Apakah Anda ingin dapat mengakses sistem pembukuan Anda di mana pun Anda memiliki akses internet?

Pada dasarnya, jika jawaban Anda untuk salah satu dari pertanyaan ini adalah “ya,” ada baiknya mencari solusi ke dalam pembukuan otomatis atau software akuntansi.

Setiap software akuntansi yang Anda pilih pada akhirnya akan membuat data keuangan Anda lebih mudah diakses, lebih akurat, dan lebih mudah untuk dikelola dan digunakan.

Lagipula, seiring bisnis Anda tumbuh, akan semakin sulit untuk mengelola sistem pembukuan Excel Anda.

Seperti yang kami sebutkan secara singkat di atas, jika Anda berpikir bisnis Anda akan mendapat manfaat dari sistem pembukuan entri ganda,

Anda pasti ingin mencari solusi alternatif. Sekali lagi, meskipun dimungkinkan untuk membuat sistem akuntansi entri ganda di Excel, akan sangat merepotkan dan menyita waktu untuk proses mengelola dan memenatau setiap transaksi yang terjadi.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi online Kledo secara gratis selamanya melalui tautan ini.