SAP ERP: Pengertian, Kelebihan, Kekurangan, dan Cara Menggunakannya

Terkadang, memilih sistem manajemen bisnis yang tepat dapat menjadi tantangan bagi perusahaan. Namun, SAP ERP telah menjadi salah satu pilihan teratas untuk perusahaan-perusahaan besar dan menengah yang mencari solusi manajemen bisnis yang komprehensif dan terintegrasi.

Dalam artikel ini, Kledo akan membahas lebih dalam tentang SAP ERP, mulai dari sejarahnya hingga kelebihan dan kekurangannya, serta bagaimana mempelajari dan menggunakan sistem ini secara efektif.

Mari kita mulai dengan membahas apa itu SAP ERP dan mengapa begitu penting bagi perusahaan.

Pengertian SAP ERP Adalah:

SAP ERP adalah singkatan dari “Systems, Applications, and Products in Data Processing Enterprise Resource Planning“.

Sistem ERP adalah sebuah sistem otomasi manajemen sumber daya perusahaan (ERP) yang dikembangkan oleh perusahaan teknologi Jerman yakni SAP AG.

ERP menyediakan solusi untuk membantu perusahaan dalam mengelola berbagai proses bisnis mereka, seperti pembelian, penjualan, produksi, pengelolaan sumber daya manusia, penganggaran, akuntansi, dan laporan keuangan.

Dengan menggunakan sistem ERP, perusahaan dapat memastikan integrasi dan konsistensi informasi bisnis, mempermudah pengambilan keputusan dan mempercepat proses bisnis mereka.

Baca juga: Download Template Akuntansi Excel Gratis untuk UMKM

Mengapa SAP ERP Penting bagi Bisnis?

SAP ERP sangat penting bagi bisnis karena menyediakan solusi yang komprehensif dan terintegrasi untuk mengelola berbagai proses bisnis. Dengan menggunakan ERP, bisnis dapat merampingkan aktivitas operasionalnya.

ERP memberikan gambaran bagaimana kinerja bisnis secara real time, yang membantu perusahaan membuat keputusan yang tepat, merespon dengan cepat terhadap perubahan pasar, dan mendorong pertumbuhan bisnis.

Dengan ERP, bisnis juga dapat mengotomatisasi banyak proses manual, menghemat waktu dan sumber daya sehingga bisa fokus mengerjakan strategi pengembangan bisnis.

Selain itu, sistem ERP membantu perusahaan mematuhi regulasi pemerintah, standar akuntansi, dan mengelola keuangan mereka dengan lebih efektif. Hal ini membantu meminimalkan risiko kesalahan keuangan dan memberikan pondasi yang kuat untuk kesuksesan jangka panjang.

Terakhir, sistem ERP sangat mudah digunakan, sehingga sangat cocok untuk bisnis dari semua ukuran dan industri.

Baik Anda adalah perusahaan startup kecil atau perusahaan multinasional besar, sistem ERP dapat membantu Anda mencapai tujuan Anda dan memperoleh kesuksesan di tengah pasar yang kompetitif seperti saat ini.

Baca juga: Memahami Biaya Pengiriman dalam Akuntansi dan Jurnalnya

Sejarah Perkembangan SAP ERP

SAP ERP memiliki sejarah yang panjang dan rumit. Berikut adalah ringkasan sejarah SAP ERP:

1. Pendirian SAP: SAP didirikan pada tahun 1972 oleh lima orang di Mannheim, Jerman. Mereka menciptakan sistem perangkat lunak bisnis yang kemudian dikenal sebagai R/1.
2. Pengembangan R/2: Pada tahun 1979, SAP mengembangkan R/2, versi kedua dari sistem perangkat lunak bisnis mereka. R/2 adalah sistem perangkat lunak berbasis mainframe yang digunakan untuk mengelola proses bisnis di perusahaan.
3. Peluncuran R/3: Pada tahun 1992, SAP meluncurkan R/3, yang merupakan versi ketiga dari sistem perangkat lunak bisnis mereka. R/3 adalah sistem berbasis klien-server yang menggunakan antarmuka grafis. R/3 menjadi dasar bagi banyak sistem SAP yang dikembangkan selanjutnya.
4. Akuisisi perusahaan-perusahaan lain: SAP mulai mengakuisisi perusahaan-perusahaan lain pada tahun 2000. Perusahaan-perusahaan yang diakuisisi termasuk Ariba, SuccessFactors, dan Qualtrics.
5. Pengembangan SAP ERP: Pada tahun 2004, SAP mengembangkan SAP ERP, yang merupakan versi terbaru dari sistem perangkat lunak bisnis mereka. ERP mencakup modul fungsionalitas untuk manajemen keuangan, manajemen SDM, produksi, dan banyak lagi.
6. Penambahan Cloud dan Big Data: Pada tahun 2010-an, SAP mulai menambahkan layanan cloud dan big data ke portofolio mereka. Ini mencakup SAP HANA, platform big data dan in-memory computing, serta SAP S/4HANA, versi SAP ERP yang dioptimalkan untuk sistem cloud.

Baca juga: Kenali Berbagai Istilah Audit dalam Laporan Keuangan Berikut Ini

Kegunaan SAP ERP

Penggunaan software ERP dapat berbeda tergantung jenis dan ukuran industri. Berikut adalah beberapa contoh penggunaan software SAP:

Keuangan & akuntansi

Keuangan dan akuntansi sebagai fitur terpenting dari ERP. Sistem ERP digunakan untuk mengelola buku besar keuangan dan mengotomatisasi berbagai tugas keuangan dan akuntansi.

Alat ini membantu bisnis untuk:

• Melacak hutang usaha dan piutang usaha
• Menutup pembukuan akuntansi perusahaan pada akhir tahun keuangan.
• Menghasilkan laporan akuntansi secara real time
• Mematuhi peraturan dan standar keuangan yang berlaku

Manajemen SDM

Dalam fungsi bisnis SDM, sistem ERP membantu mencatat kehadiran karyawan dan manajemen penggajian. Dengan modul manajemen sumber daya manusia, pengguna SAP dapat mengelola seluruh siklus perekrutan hingga pemutusan hubungan kerja.

Hal ini dapat meningkatkan fungsi HR karena membantu mereka melakukan analisis tenaga kerja dan menciptakan pengalaman karyawan yang lebih baik.

Baca juga: Balanced Scorecard: Pengertian Lengkap dan Cara Membuatnya

Pengadaan persediaan

Fitur pengadaan persediaan digunakan terutama oleh industri manufaktur, yang membantu mereka mendapatkan bahan baku dan layanan yang mereka butuhkan untuk menghasilkan produk jadi. Beberapa fungsi utamanya meliputi:

• Pembelian otomatis
• Permintaan penawaran harga dari vendor yang terdaftar
• Pembuatan dan persetujuan kontrak

Baca juga: Sistem Akuntansi: Pengertian, Jenis, Metode, Cara Memilihnya

Penjualan

Dalam fungsi penjualan, alat ERP memungkinkan perusahaan untuk berkomunikasi dengan pelanggan yang sudah ada maupun dengan calon pelanggan.

Informasi berbasis data membantu eksekutif penjualan menargetkan prospek penjualan dengan promosi yang tepat dan peluang upselling. SAP juga mencakup fungsionalitas order to cash dengan manajemen pesanan, kontrak pelanggan, dan penagihan.

Baca juga: MRP Adalah: Pengertian, Fungsi, Konsep, dan Cara Kerjanya

Fitur dan Kemampuan SAP ERP

SAP Business adalah inti dari penawaran SAP ERP dan terdiri dari kemampuan-kemampuan berikut ini:

• SAP ECC atau ERP Central Component adalah alat ERP dengan kumpulan berbagai modul ERP.
• SAP S/4 HANA adalah platform ERP in memory yang dioptimalkan untuk database SAP HANA di masa depan. Ini akan menggantikan SAP ECC di tahun-tahun mendatang.
• SAP S/4 HANA Cloud adalah versi cloud atau SaaS dari SAP S/4 HANA yang menyediakan kemampuan HANA dengan model berbasis langganan.
• SAP Business One atau SAP B1 adalah alat manajemen bisnis yang dirancang untuk bisnis kecil hingga menengah. Alat ini dapat beroperasi baik di cloud maupun di lokasi.

Baca juga: Memahami Rekapitulasi Jurnal dalam Akuntansi dan Contohnya

Proses Kerja SAP ERP

Software ERP adalah salah satu sistem ERP yang paling kompleks. Jadi, pertanyaannya adalah, bagaimana cara kerja SAP? Dan apakah ERP mudah digunakan terlepas dari kerumitannya? Jawaban singkatnya adalah ya.

ERP adalah sistem yang menggabungkan 3 komponen, yakni user interface (UI), aplikasi, dan database. Desain ini membuat SAP ERP menjadi mudah digunakan, mudah diskalakan, dan sangat mudah disesuaikan.

• User interface (UI): komponen ini merupakan graphics user interface SAP atau SAP GUI. Di sinilah pengguna dapat menginput data dan melihat outputnya. Anda dapat menginstalnya di komputer Mac atau Windows.
• Aplikasi: Aplikasi adalah penghubung antara UI dan database. Tingkat ini menjalankan logika bisnis, menjalankan proses, dan mengontrol akses ke database.
• Database: Di sinilah data bisnis (pengguna) dan data aplikasi disimpan. Pada dasarnya, database adalah bank memori dari seluruh sistem ERP Anda.

Setiap modul SAP juga dilengkapi dengan berbagai fitur analitis, fleksibilitas untuk membuat aturan yang disesuaikan, dan kemampuan untuk menstandarkan proses bisnis Anda.

Berikut adalah beberapa contoh alur kerja ERP:

• Tim penjualan memeriksa ketersediaan produk dari sistem SAP.
• Kemudian sistem memberitahu tim produksi bahwa produk yang dipesan habis.
• Tim produksi membeli bahan baku dari fitur pengadaan.
• Setelah itu, tim penjualan diberitahu bahwa produk telah tersedia.

Baca juga: Download Nota Pembelian Word, Pdf, dan Excel Gratis

Kelebihan SAP ERP

SAP ERP menawarkan kepada para penggunanya beragam manfaat bagi bisnis. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari perangkat ERP:

• Memberi informasi secara real time di seluruh departemen.
• Meningkatkan kontrol proses bisnis.
• Meningkatkan produktivitas, biaya produksi, dan menghemat biaya overhead di industri manufaktur.
• Meningkatkan interaksi dan layanan pelanggan.
• Meningkatkan agility dan fleksibilitas bisnis.
• Meningkatkan efisiensi dan produktivitas karyawan.
• Pengelolaan aset bisnis termasuk modal, bahan baku, dan infrastruktur.
• Pelacakan permintaan pelanggan, sehingga meningkatkan kinerja manajemen inventaris dan menghindari pemborosan.
• Kepatuhan terhadap peraturan industri.

Baca juga: Akuntansi Koperasi: Pengertian, Jenis Transaksi, dan Pencatatannya

Kekurangan SAP ERP

Meskipun sistem ERP memiliki banyak kelebihan, namun ada beberapa kekurangan yang perlu diperhatikan, di antaranya:

Mahal

SAP ERP adalah sistem manajemen bisnis yang kompleks, yang membutuhkan waktu dan biaya yang cukup mahal untuk diimplementasikan.

Penerapan ERP dapat memakan waktu berbulan-bulan atau bahkan bertahun-tahun, tergantung pada ukuran dan kompleksitas perusahaan.

Ketergantungan pada vendor

Perusahaan yang menggunakan ERP menjadi sangat tergantung pada vendor SAP. Hal ini dapat menjadi masalah jika perusahaan membutuhkan dukungan teknis atau peningkatan, tetapi tidak dapat memiliki dana yang cukup.

Membutuhkan keterampilan khusus

Untuk mengelola sistem ERP, perusahaan memerlukan sumber daya manusia yang memiliki keterampilan dan pengetahuan khusus tentang ERP.

SDM ini harus mengikuti pelatihan yang memakan waktu dan biaya untuk mempelajari sistem dan memahami bagaimana mengoperasikannya.

Tidak mudah diintegrasikan dengan sistem lain

SAP ERP mungkin sulit untuk diintegrasikan dengan sistem lain di perusahaan Anda. Hal ini dapat menjadi masalah jika perusahaan membutuhkan informasi dari beberapa sistem untuk membuat keputusan yang tepat.

Memerlukan infrastruktur IT yang kuat

SAP ERP memerlukan infrastruktur IT yang kuat agar bisa berjalan dengan baik. Infrasruktur tersebut bisa berupa server, jaringan, dan database yang memadai, yang memerlukan biaya yang cukup tinggi.

Baca juga: Biaya Utilitas dalam Akuntansi: Pengertian dan Cara Jurnalnya

Cara Menggunakan SAP ERP

Berikut adalah langkah-langkah umum yang dapat diikuti untuk menggunakan sistem ERP:

1. Pelajari tentang SAP ERP: Pelajari dasar-dasar SAP ERP, seperti struktur organisasi, proses bisnis yang umum, dan modul yang tersedia. Pelajari juga istilah dan konsep yang digunakan dalam sistem.
2. Instalasi dan konfigurasi: Lakukan instalasi ERP dan konfigurasikan sistem sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Pada langkah ini, Anda juga harus memilih modul yang sesuai dan menyesuaikan parameter sistem.
3. Pelatihan: Berikan pelatihan kepada pengguna yang akan menggunakan ERP. Pastikan mereka memahami bagaimana cara menggunakan sistem dan memahami proses bisnis yang terlibat.
4. Data master: Masukkan data master ke dalam sistem. Data master mencakup informasi tentang produk, pelanggan, dan vendor, serta informasi tentang struktur organisasi perusahaan.
5. Proses transaksi: Mulailah melakukan proses transaksi bisnis dalam sistem. Ini akan mencakup proses seperti penjualan, pembelian, dan pengiriman barang.
6. Analisis dan pelaporan: Gunakan laporan dan analisis yang tersedia dalam sistem untuk memantau kinerja bisnis Anda dan mengambil keputusan berdasarkan data.
7. Pemeliharaan: Lakukan pemeliharaan rutin untuk memastikan sistem tetap berjalan dengan baik. Ini mencakup tugas seperti backup data dan pembaruan sistem.

SAP ERP adalah sistem manajemen bisnis yang kompleks dan mungkin membutuhkan waktu dan sumber daya untuk mempelajarinya dan menggunakannya dengan efektif.

Namun, dengan pemahaman yang cukup dan pelatihan yang memadai, SAP ERP dapat membantu perusahaan Anda meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

Cara Mempelajari SAP ERP

Berikut adalah 6 cara paling mudah untuk mempelajari SAP ERP:

Mengikuti pelatihan resmi SAP

SAP menyediakan pelatihan resmi untuk pengguna ERP. Pelatihan ini dapat dilakukan secara online atau tatap muka dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda.

Pelatihan resmi SAP mencakup pelatihan pada berbagai modul ERP, termasuk penjualan, pembelian, produksi, dan keuangan.

Membaca buku dan materi pelatihan

Banyak buku dan materi pelatihan yang tersedia yang dapat membantu Anda mempelajari ERP. Materi ini dapat ditemukan secara online atau di toko buku terdekat. Buku dan materi pelatihan biasanya membahas konsep dan kegunaan ERP dengan cara yang mudah dipahami.

Mengikuti komunitas online

Ada banyak komunitas online yang berfokus pada ERP. Bergabunglah dengan komunitas ini untuk bertanya dan berdiskusi dengan pengguna software ERP lainnya. Komunitas online biasanya terdiri dari forum, blog, dan grup media sosial.

Mencoba versi demo SAP:

SAP menyediakan versi demo SAP ERP yang dapat diunduh secara gratis. Versi demo ini memberikan pengguna kesempatan untuk menjelajahi fitur-fitur ERP dan mencoba beberapa skenario bisnis.

Mengikuti kursus online

Ada banyak kursus online yang tersedia yang dapat membantu Anda mempelajari ERP. Kursus ini biasanya terdiri dari video, tes, dan tugas. Beberapa kursus online dapat diikuti secara gratis, namun ada juga yang berbayar.

Berlatih

Setelah memahami konsep dasar SAP ERP, mulailah berlatih dengan mencoba memasukkan data atau melakukan proses transaksi bisnis sederhana dalam sistem.

Dengan berlatih secara teratur, Anda dapat meningkatkan pemahaman dan keterampilan Anda dalam menggunakan ERP.

Baca juga: Akuntansi Perbankan: Pengertian, Manfaat, dan Prinsipnya

Kesimpulan

SAP ERP tidak hanya dirancang untuk perusahaan besar. Solusi ini juga dapat digunakan untuk perusahaan kecil dan menengah yang ingin mengembangkan bisnis mereka ke level selanjutnya.

Dalam proses pengelolaan keuangan, gunakanlah software akuntansi seperti Kledo yang akan membantu perusahaan mengelola operasi bisnis dengan lebih efisien dan efektif.

Kledo merupakan software akuntansi online berbasis cloud yang menyediakan berbagai fitur seperti pencatatan transaksi, pembuatan laporan keuangan, manajemen pajak, dan masih banyak lagi.

Tertarik mencoba? Anda bisa menggunakan Kledo gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.