Download Kartu Persediaan Barang, Pengertian, dan Komponennya

Menghitung persediaan memiliki manfaat penting dari bisnis yang menjual barang. Hal ini memberikan gambaran menyeluruh mengenai barang apa saja yang tersedia untuk dijual, nilai moneternya, dan apa saja yang sudah terjual, dan atas hal ini, memiliki kartu persediaan sangat penting.

Persediaan adalah jumlah moneter yang dicatat sebagai aset di neraca. Ini tidak berarti bahwa perusahaan ingin tetap berada dalam kategori tersebut.

Hal ini karena persediaan yang stagnan membuat perusahaan harus mengeluarkan biaya untuk penyimpanan dan tidak menghasilkan pendapatan jika tidak terjual.

Penghitungan stok masuk dan keluar yang akurat membantu mempertahankan gambaran tentang apa yang terjual dan apa yang membutuhkan bantuan untuk bergerak dalam bisnis.

Pada artikel kali ini, kami akan membahas apa itu kartu persediaan barang, komponen yang ada di dalamnya, beserta contoh yang bisa Anda download gratis.

Apa itu Kartu Persediaan Barang?

Kartu persediaan barang adalah dokumen atau alat pencatatan yang digunakan untuk mencatat secara terperinci informasi mengenai barang yang ada di gudang. Kartu persediaan barang berisi detail seperti nama barang, jumlah awal persediaan, pembelian baru, penjualan, dan jumlah akhir persediaan setelah transaksi terjadi.

Informasi yang tercatat dalam kartu persediaan barang membantu petugas gudang dalam mengawasi dan mengontrol persediaan barang dengan lebih efektif.

Pemantauan persediaan biasanya menjadi tanggung jawab petugas gudang atau departemen yang bertanggung jawab atas manajemen persediaan dalam sebuah perusahaan. Namun, peran dan tanggung jawab pemantauan persediaan dapat bervariasi tergantung pada ukuran dan struktur organisasi.

Dalam bisnis kecil, pemilik usaha atau manajer mungkin bertanggung jawab langsung untuk melacak persediaan. Mereka dapat menggunakan kartu persediaan atau metode pencatatan lainnya untuk memantau masuk dan keluarnya barang, serta memperbarui stok persediaan secara berkala.

Dalam bisnis yang lebih besar, perusahaan dapat memiliki departemen khusus seperti departemen logistik atau departemen persediaan yang bertanggung jawab atas pemantauan persediaan. Petugas gudang atau staf yang ditugaskan dalam departemen ini akan melacak persediaan, mencatat setiap transaksi masuk dan keluar, dan memperbarui informasi persediaan secara teratur.

Selain itu, dalam beberapa organisasi yang lebih kompleks, penggunaan sistem manajemen persediaan atau perangkat lunak khusus dapat mempermudah pemantauan persediaan. Sistem ini dapat membantu otomatisasi proses pemantauan persediaan, menghitung saldo persediaan, memberikan laporan analisis, dan memfasilitasi pengambilan keputusan yang lebih baik.

Penting untuk memiliki proses dan sistem yang baik untuk melacak persediaan guna memastikan akurasi, menghindari kehilangan atau kekurangan stok, serta menjaga kelancaran operasional bisnis.

Baca juga: Manajemen Ritel: Pengertian, Komponen, Fungsi dan Strateginya

Apa Manfaat Menggunakan Kartu Persediaan Barang?

Pemantauan persediaan yang akurat

Kartu persediaan barang memungkinkan Anda untuk memiliki pemantauan yang akurat terhadap jumlah persediaan yang tersedia.

Dengan catatan yang terperinci tentang barang masuk dan keluar, Anda dapat mengetahui dengan pasti berapa banyak barang yang masih ada di gudang pada setiap saat.

Pengendalian persediaan

Dengan menggunakan kartu persediaan barang, Anda dapat mengendalikan persediaan dengan lebih efektif.

Informasi yang tercatat dalam kartu persediaan memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi kelebihan atau kekurangan stok, sehingga Anda dapat mengambil tindakan yang diperlukan, seperti melakukan pemesanan tambahan atau mengurangi pembelian.

Baca juga: Inventory Tracking: Pengertian, Tantangan, dan Tips Mengelolanya

Perencanaan pengadaan yang lebih baik

Dengan memliki pencatatan yang detail, Anda dapat melakukan perencanaan pengadaan yang lebih baik.

Anda dapat melihat tren permintaan barang, mengidentifikasi waktu yang tepat untuk melakukan pembelian, dan menghindari kekurangan stok yang dapat mengganggu operasional bisnis.

Efisiensi operasional

Dengan memiliki kartu persediaan barang yang teratur dan terperinci, Anda dapat meningkatkan efisiensi operasional gudang.

Anda dapat dengan mudah melacak lokasi dan ketersediaan barang, menghindari kehilangan atau kerusakan barang, serta mempersiapkan pengiriman atau pengambilan barang dengan lebih efisien.

Baca juga: Mengetahui Peran AI dalam Manajemen Persediaan

Pemantauan keuntungan dan kerugian

Kartu persediaan barang memungkinkan Anda untuk memantau keuntungan dan kerugian secara lebih efektif.

Dengan mencatat harga pembelian dan harga penjualan, Anda dapat melacak marjin keuntungan, mengidentifikasi barang yang memberikan keuntungan terbesar, serta mengatasi situasi yang dapat menyebabkan kerugian.

Pengambilan keputusan yang informasional

Anda dapat membuat keputusan yang lebih baik terkait persediaan. Misalnya, Anda dapat menentukan kapan melakukan promosi penjualan atau menghentikan penjualan barang tertentu yang tidak populer. Informasi ini membantu Anda untuk mengoptimalkan strategi bisnis dan meningkatkan efektivitas operasional.

Baca juga: Ingin Menjadi Akuntan Publik? Ketahui Tips Lulus Tes CPA

Komponen dalam Kartu Persediaan Barang

Komponen utama yang biasanya ada dalam kartu persediaan adalah sebagai berikut:

• Nama Barang: Komponen ini mencatat nama atau deskripsi barang yang akan dicatat dalam kartu persediaan.
• Kode Barang: Jika diperlukan, dapat mencatat kode unik atau referensi yang digunakan untuk mengidentifikasi setiap barang secara khusus.
• Jumlah Awal Persediaan: Komponen ini mencatat jumlah awal persediaan barang pada awal periode pencatatan.
• Pembelian: Komponen ini mencatat setiap pembelian baru yang dilakukan dalam periode pencatatan. Biasanya mencakup informasi seperti tanggal pembelian, jumlah unit, harga per unit, dan total harga pembelian.
• Penjualan: Komponen ini mencatat setiap penjualan yang terjadi dalam periode pencatatan. Informasi yang dicatat meliputi tanggal penjualan, jumlah unit yang dijual, harga per unit, dan total harga penjualan.
• Jumlah Akhir Persediaan: Komponen ini mencatat jumlah persediaan barang yang tersisa setelah menghitung pembelian dan penjualan dalam periode pencatatan. Jumlah ini diperoleh dengan mengurangi jumlah penjualan dari jumlah awal persediaan dan menambahkan jumlah pembelian.
• Harga Per Unit: Jika diperlukan, kartu persediaan juga dapat mencatat harga per unit barang, baik untuk tujuan perencanaan atau evaluasi keuntungan.
• Catatan Tambahan: Kartu persediaan juga dapat mencakup kolom atau ruang untuk mencatat informasi tambahan, seperti catatan khusus, pemasok, atau lokasi penyimpanan.

Setiap kolom atau komponen ini biasanya ditempatkan dalam baris-baris yang terpisah dalam kartu persediaan untuk setiap barang yang dicatat. Dengan demikian, setiap baris dalam kartu persediaan mewakili entri terkait dengan satu barang tertentu.

Baca juga: Manfaat Batch Tracking, Strategi, dan Implementasinya

Contoh dan Download Kartu Persediaan Barang

Berikut ini adalah contoh kartu persediaan barang dalam format tabel:

Nama Barang	Kode Barang	Jumlah Awal Persediaan	Pembelian	Penjualan	Jumlah Akhir Persediaan
Barang A	A001	100	50	20	130
Barang B	B002	50	30	10	70
Barang C	C003	200	80	50	230

Dalam contoh ini, terdapat empat kolom utama, yaitu “Nama Barang”, “Kode Barang”, “Jumlah Awal Persediaan”, “Pembelian”, “Penjualan”, dan “Jumlah Akhir Persediaan”. Setiap baris mewakili satu barang yang dicatat dalam kartu persediaan.

Anda dapat menambahkan lebih banyak kolom jika diperlukan, seperti “Harga Per Unit” atau kolom tambahan untuk informasi lain yang relevan. Selain itu, pastikan untuk mengatur lebar kolom dengan tepat agar data dapat terlihat dengan jelas.

Anda juga bisa mendownload kartu persediaan barang secara dengan format excel melalui tautan di bawah ini:

Baca juga: Cara Menghitung Persediaan Akhir: Laba Kotor, Ritel, dan Work in Process

Bagaimana Cara Menggunakan Kartu Persediaan Barang?

Untuk memulai menggunakan kartu persediaan barang, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut:

Identifikasi tujuan dan kebutuhan

Tentukan tujuan penggunaan kartu persediaan barang. Apakah Anda ingin memantau stok persediaan, mengendalikan pembelian, atau melakukan analisis keuntungan dan kerugian?

Identifikasi juga kebutuhan spesifik bisnis Anda, seperti informasi yang perlu dicatat dalam kartu persediaan.

Pilih format dan metode

Pilih format kartu yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Anda dapat menggunakan format tabel di spreadsheet seperti Excel atau menggunakan software manajemen persediaan yang menyediakan fitur kartu persediaan.

Pastikan format dan metode yang dipilih dapat mencakup informasi yang relevan seperti nama barang, jumlah awal persediaan, pembelian, penjualan, dan jumlah akhir persediaan.

Identifikasi dan kode barang

Berikan nama dan kode unik untuk setiap barang yang akan dicatat dalam kartu tersebut. Kode ini dapat membantu dalam mengidentifikasi barang secara unik dan memudahkan pencarian data.

Baca juga: Metode Analisis Persediaan atau Inventory Analysis, KPI, dan Tipsnya

Catat jumlah awal persediaan

Mulailah dengan mencatat jumlah awal persediaan untuk setiap barang yang ada dalam kartu. Ini adalah jumlah persediaan barang yang tersedia pada awal periode pencatatan.

Pencatatan pembelian

Setiap kali Anda melakukan pembelian barang, catat informasi yang relevan seperti tanggal pembelian, jumlah unit, harga per unit, dan total harga pembelian.

Tambahkan entri baru dalam kartu persediaan untuk mencerminkan pembelian tersebut.

Pencatatan penjualan

Setiap kali Anda melakukan penjualan barang, catat informasi penjualan seperti tanggal penjualan, jumlah unit yang dijual, harga per unit, dan total harga penjualan. Kurangi jumlah penjualan dari jumlah persediaan pada kartu persediaan.

Baca juga: Mengetahui Analisis ABC dalam Manajemen Persediaan Bisnis

Perbarui jumlah akhir persediaan

Setelah mencatat pembelian dan penjualan, hitung jumlah akhir persediaan untuk setiap barang dengan mengurangi jumlah penjualan dari jumlah awal persediaan dan menambahkan jumlah pembelian.

Lakukan pembaruan rutin

Lakukan pembaruan rutin pada kartu persediaan barang. Lakukan inventarisasi secara teratur untuk memverifikasi konsistensi antara persediaan fisik dan catatan persediaan yang ada dalam kartu.

Analisis dan pengambilan keputusan

Gunakan kartu persediaan barang untuk melakukan analisis dan pengambilan keputusan yang informasional.

Analisis tren permintaan, perhitungan marjin keuntungan, dan evaluasi kinerja produk dapat membantu Anda dalam mengoptimalkan persediaan dan mengambil tindakan yang diperlukan.

Evaluasi dan koreksi

Evaluasi efektivitas penggunaan kartu persediaan secara berkala. Tinjau kembali proses dan perbaiki jika diperlukan untuk meningkatkan keakuratan, efisiensi, dan efektivitas pengelolaan persediaan Anda.

Baca juga: Biaya Persediaan (Inventory Costing): Pengertian, Metode dan Contohnya

Bagaimana Cara Mengelola Persediaan yang Efektif?

Mengelola persediaan yang efektif adalah kunci untuk menjaga kelancaran operasional bisnis dan mengoptimalkan keuntungan. Berikut ini adalah beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk mengelola persediaan dengan lebih efektif:

Analisis permintaan dan forecasting

Lakukan analisis permintaan yang cermat untuk mengidentifikasi tren dan pola pembelian pelanggan.

Gunakan data historis dan faktor-faktor eksternal seperti musim atau tren pasar untuk melakukan peramalan permintaan yang lebih akurat.

Hal ini akan membantu Anda dalam merencanakan persediaan dan menghindari kekurangan atau kelebihan stok.

Pilih sistem manajemen persediaan yang tepat

Pertimbangkan penggunaan sistem manajemen persediaan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, contohnya adalah Kledo.

Kledo dapat membantu dalam mengotomatisasi proses pemantauan persediaan, menghasilkan laporan keuanga, dan meningkatkan efisiensi operasional.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Klasifikasikan barang berdasarkan nilai

Gunakan analisis ABC (Pareto) untuk mengklasifikasikan barang berdasarkan nilai atau kepentingannya.

Barang dengan nilai tinggi (A) harus diperhatikan dengan lebih cermat dan dipantau secara lebih intensif, sedangkan barang dengan nilai rendah (C) mungkin membutuhkan pemantauan yang lebih longgar.

Perencanaan persediaan yang optimal

Gunakan prinsip-prinsip manajemen persediaan seperti metode EOQ (Economic Order Quantity) atau metode JIT (Just-In-Time) untuk merencanakan persediaan dengan optimal.

Pertimbangkan faktor-faktor seperti tingkat permintaan, biaya penyimpanan, dan waktu pengiriman untuk menentukan jumlah pemesanan yang tepat.

Baca juga: Sistem Persediaan Periodik: Pengertian, Contoh, Manfaat, dan Tantangannya

Kelola siklus pemesanan

Tetapkan jadwal reguler untuk melakukan pemesanan ulang. Perhatikan waktu pengiriman dan tingkat persediaan saat menentukan kapan harus memesan lebih banyak barang.

Hindari terlambat dalam melakukan pemesanan, yang dapat mengakibatkan kekurangan stok, atau memesan terlalu banyak, yang dapat menyebabkan kelebihan persediaan.

Lacak dan kontrol persediaan secara akurat

Gunakan sistem pencatatan yang tepat, seperti kartu persediaan atau sistem manajemen persediaan, untuk melacak setiap perubahan dalam persediaan barang.

Pastikan persediaan fisik selalu sesuai dengan catatan persediaan, dan lakukan inventarisasi secara teratur untuk memverifikasi keakuratan data.

Evaluasi dan perbarui kebutuhan persediaan

Lakukan evaluasi berkala terhadap persediaan barang Anda. Tinjau kembali peramalan permintaan, analisis tren penjualan, dan performa produk untuk menentukan apakah ada kebutuhan untuk mengubah tingkat persediaan atau mengeluarkan barang yang kurang laku.

Optimalkan penyimpanan dan pengaturan gudang

Organisasi dan pengaturan gudang yang efisien dapat membantu memaksimalkan penggunaan ruang dan mempermudah pencarian dan pengambilan barang.

Identifikasi barang dengan label yang jelas, gunakan metode penyimpanan yang sistematis, dan pertimbangkan penggunaan teknologi seperti barcode atau RFID untuk mempermudah pengelolaan persediaan.

Analisis keuntungan dan kerugian

Lacak marjin keuntungan dan kerugian pada setiap produk atau kelompok barang.

Identifikasi barang dengan keuntungan tinggi dan pertimbangkan strategi harga, promosi, atau penjualan untuk meningkatkan keuntungan, serta identifikasi barang dengan kerugian untuk menghindari pembelian yang tidak menguntungkan.

Kolaborasi dengan pemasok dan pelanggan

Jalin hubungan yang baik dengan pemasok dan pelanggan. Komunikasikan kebutuhan persediaan Anda dengan pemasok untuk memastikan ketersediaan barang yang tepat waktu.

Juga, pertimbangkan kerjasama dengan pelanggan untuk mendapatkan informasi lebih lanjut tentang permintaan dan tren pasar yang dapat membantu dalam perencanaan persediaan yang lebih akurat.

Baca juga: Mengenal Apa Itu Sistem Persediaan Perpetual untuk Pemilik Bisnis

Buat Pengelolaan Persediaan Lebih Mudah dengan Kledo

Kledo adalah software akuntansi yang memiliki fitur manajemen persediaan yang dirancang untuk membantu pengusaha mengelola persediaan mereka dengan lebih mudah dan efisien.

Dengan Kledo, pengelolaan persediaan menjadi lebih mudah karena menyediakan fitur-fitur yang mendukung proses pencatatan, pemantauan, dan analisis persediaan secara terintegrasi.

Pertama, Kledo memungkinkan pengguna untuk dengan mudah mencatat pembelian dan penjualan barang.

Dengan fitur input yang intuitif, pengguna dapat mencatat transaksi dengan cepat dan akurat. Data-data ini kemudian secara otomatis tercatat dalam kartu persediaan barang, memastikan konsistensi dan keakuratan informasi persediaan.

Selain itu, Kledo menyediakan fitur pemantauan persediaan secara real-time. Pengguna dapat dengan mudah melihat jumlah persediaan yang tersedia untuk setiap barang, serta mendapatkan informasi tentang persediaan terendah atau barang yang hampir habis.

Ini memungkinkan pengguna untuk mengambil tindakan yang cepat, seperti memesan lebih banyak barang atau mengatur promosi untuk barang yang kurang laku.

Terakhir, Kledo menawarkan fitur analisis persediaan yang dapat membantu pengguna dalam pengambilan keputusan yang lebih baik. Pengguna dapat melihat laporan-laporan analisis seperti penjualan terbaik, atau marjin keuntungan perbarang.

Informasi ini membantu pengguna dalam merencanakan persediaan dengan lebih baik, mengoptimalkan pembelian, dan mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan efisiensi dan profitabilitas.

Dengan menggunakan Kledo, pengelolaan persediaan menjadi lebih mudah dan efisien. Pengguna dapat dengan mudah mencatat, memantau, dan menganalisis persediaan mereka, memungkinkan mereka untuk mengoptimalkan pengelolaan persediaan, mengurangi biaya penyimpanan, menghindari kekurangan atau kelebihan stok, serta meningkatkan kepuasan pelanggan.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.