Setiap pemilik bisnis bekerja keras untuk membuat anggaran yang realistis dan mudah dikelola. Dan tidak peduli seberapa berpengalaman dan berbakatnya Anda, hal ini selalu menjadi tantangan, terlebih jika Anda harus mengelola budget klien.
Manajemen anggaran adalah keseimbangan antara kepemimpinan yang kuat dan kolaborasi dengan mitra bisnis lainnya. Jadi bagaimana jika mitra tersebut bukan kolega Anda, melainkan klien?
Agensi, konsultan, dan kontraktor membutuhkan proses yang efisien dan transparan untuk menangani budget atau uang dari klien. Mereka mempercayakan Anda dengan proyek-proyek penting dan dana mereka yang terbatas, dan mereka perlu melihat bagaimana investasi mereka membuahkan hasil.
Tugas Anda lebih dari sekadar memastikan bahwa tim proyek Anda mengirimkan hasil kerja mereka. Anda juga perlu mengelola anggaran proyek klien Anda sehingga uang mereka masuk ke tempat yang seharusnya.
Pada artikel kali ini kami akan membahas cara dalam mengelola budget klien secara efektif dalam 6 tahap terstruktur, baca sampai selesai.
6 Cara untuk Mengelola Budget atau Anggaran Klien Secara Efektif
Untuk mempermudah Anda dalam memahami cara mengelola budget yang efektif, kita akan berangkat dengan sebuah contoh dari salah satu pengguna Kledo yang memiliki bisnis agency digital marketing.
Perusahaan kami membantu klien mencapai hasil finansial yang positif melalui content marketing, dan kami ingin agensi kami melakukan hal yang sama. Berikut adalah enam kunci untuk melakukan hal ini dengan sukses.
Catatan: Kami adalah agensi content marketing, jadi kami akan menggunakan contoh-contoh pemasaran di seluruh tulisan ini. Tetapi tips ini berlaku untuk proyek apa pun.
1. Pertahankan hubungan yang sudah ada daripada memulai hubungan baru
Proses penyusunan anggaran lebih dari sekadar menghitung angka-angka. Anggaran klien Anda sangat dipengaruhi oleh pemasok mereka.
Dengan mempertahankan hubungan dengan pemasok dan penyedia layanan lainnya, Anda bisa menikmati harga istimewa dan biaya operasional yang lebih rendah.
Pemasok atau supplier akan menawarkan diskon kepada agensi Anda, karena mereka tahu bahwa lebih hemat biaya untuk mempertahankan Anda daripada mendapatkan pelanggan baru.
Misalnya, jika agensi pemasaran Anda sedang mengerjakan rebranding, Anda harus mencakup semua yang telah dikeluarkan klien Anda sebelumnya – mulai dari kartu nama hingga website. Bagian website ini rumit jika agensi Anda tidak memiliki tim pengembangan website yang lengkap.
Tetapi jika Anda pernah bekerja dengan pengembang seperti itu di masa lalu dan mempertahankan hubungan yang baik dengan mereka, akan lebih mudah untuk membawa mereka ke setiap proyek baru.
Manajemen hubungan sangat penting untuk mengelola anggaran klien. Bisnis yang dikelola dengan baik akan membangun kumpulan pemasok pilihan yang stabil dengan sejarah menyediakan layanan sesuai permintaan dan dukungan purnajual yang berkualitas.
Menciptakan hubungan yang stabil juga akan membantu klien Anda mencapai model pertumbuhan yang berkelanjutan dan berjangka panjang.
Saat mengelola hubungan pemasok, Anda perlu menetapkan ekspektasi. Klien Anda mungkin tidak akan mendapatkan diskon atau barang gratis tahun ini atau tahun depan.
Namun, jika mereka puas dengan hasil kerja pemasok, Anda bisa membantu mereka menegosiasikan persyaratan yang menguntungkan untuk proyek-proyek selanjutnya.
Baca juga: Spend Analysis: Pengertian dan Tahapan Melakukannya dalam Bisnis
2. Temukan prioritas utama klien dan lakukan penyesuaian
Pemilik usaha kecil sering terjebak dalam masalah sehari-hari dalam menjalankan bisnis mereka. Mereka melupakan gambaran atau tujuan yang lebih besar.
Jadi sebelum membahas anggaran secara spesifik, bantu klien Anda membuat daftar tujuan utama mereka. Kemudian gunakan ini sebagai titik referensi utama saat Anda menyiapkan anggaran bersama.
Mengetahui tujuan-tujuan ini akan membantu Anda mengelola arus kas klien dan menerapkan anggaran pemasaran mereka secara efektif. Anda juga akan membuat anggota tim tetap fokus pada apa yang perlu mereka lakukan untuk mencapai tujuan tersebut.
Untuk membantu klien Anda melacak kemajuan mereka, Anda dapat memecahnya menjadi tugas-tugas mingguan. Anda kemudian dapat mengalokasikan sumber daya keuangan yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya.
Anda juga harus membantu klien mengaitkan anggaran dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan. Anda dapat menyarankan agar halaman pertama anggaran menjabarkan tujuan keuangan atau bisnis yang ingin Anda capai.
Klien Anda juga harus menyelaraskan strategi pengembangan bisnis mereka dengan anggaran untuk menghindari pengeluaran yang berlebihan.
Setelah prioritas ditetapkan, Anda dan klien Anda dapat melakukan penyesuaian yang diperlukan agar sesuai dengan jumlah pekerjaan yang dibutuhkan. Dengan cara ini, klien Anda akan menjadi conscious spender atau pembelanja yang bijak.
Sangat penting bagi semua pihak yang terlibat untuk mengartikulasikan apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan sesuai prioritas bisnis. Kejujuran memungkinkan semua orang yang terlibat untuk mengelola ekspektasi mereka.
Baca juga: Bottom Up Budgeting: Pengertian Lengkap dan Cara Membuatnya
3. Mengkomunikasikan batasan anggaran
Komunikasi adalah dasar dari manajemen dan mengelola budget klien yang baik. Sepanjang proyek, Anda harus selalu mengomunikasikan semua batasan anggaran dengan klien Anda.
Mempertahankan saluran komunikasi yang terbuka akan membangun kepercayaan antara Anda dan klien dan mengarah pada hubungan yang kuat. Hal ini akan membantu Anda mengelola anggaran klien dengan lebih baik.
Terlepas dari ukuran atau ruang lingkup proyek, jelaskan apa yang mungkin dilakukan berdasarkan dana yang tersedia. Dengan cara ini, Anda bisa menghindari kejutan yang tidak menyenangkan di kemudian hari dan memastikan bahwa klien tetap memperhatikan tujuan dan prioritas bisnis mereka.
Anda juga bisa bekerja secara bertahap jika agensi Anda memiliki sumber daya atau dana yang terbatas.
Perusahaan kami tidak melakukan semuanya sekaligus. Sebaliknya, kami merencanakan kegiatan di sekitar event atau acara tertentu sehingga kami tidak membebani klien kami dengan permintaan anggaran untuk proyek yang belum kami rencanakan.
Selain itu, jika aktivitas tertentu membutuhkan biaya lebih besar pada waktu-waktu tertentu dalam setahun, Anda bisa melakukannya di waktu lain untuk menghemat biaya dan menggantinya dengan tugas lain yang lebih murah.
Semua tantangan yang berhubungan dengan anggaran harus segera didiskusikan dengan klien untuk menghindari kekecewaan.
Jadwalkan pertemuan rutin untuk mendiskusikan bagaimana anggaran mereka dihabiskan, tugas mana yang akan jatuh tempo pada minggu-minggu berikutnya, dan berapa banyak anggaran klien Anda yang dibutuhkan untuk tugas-tugas tersebut.
Baca juga: Varians Anggaran: Pengertian, Penyebab, Rumus, dan Contohnya
4. Sediakan berbagai pilihan
Memiliki rencana terpusat adalah hal yang baik. Namun, Anda juga perlu rencana cadangan untuk kejadian tak terduga.
Membuat skenario hipotetis dengan klien Anda akan membantu mereka mengembangkan fleksibilitas yang mereka butuhkan untuk mengimplementasikan proyek, apa pun situasinya.
Selama proyek apa pun, Anda akan menghadapi penyimpangan buget dan penundaan bahkan ketika ruang lingkupnya jelas dan sudah ada rencanakan dengan baik.
Untuk mengelola semua ini, Anda harus terampil dalam manajemen perubahan. Mengevaluasi proyek di setiap tahap, secara terus menerus. Anda harus tahu bahwa setiap perubahan, sekecil apa pun, dapat berdampak signifikan terhadap anggaran klien Anda. Jika ada kendala yang muncul, diskusikan semua solusi yang mungkin dengan klien sebelum melanjutkan.
Beberapa perubahan akan berdampak lebih besar pada perkiraan anggaran Anda daripada yang lain. Penyesuaian kecil pada ruang lingkup proyek akan memiliki dampak yang lebih kecil pada keuangan klien Anda daripada permintaan perubahan yang lebih besar.
Diperusahaan agensi kami misalnya, contoh perubahan kecil dalam konteks agensi pemasaran adalah perubahan kata kunci target untuk SEO. Jenis perubahan ini membutuhkan lebih sedikit usaha daripada perubahan besar seperti pivot ke B2B ketika yang Anda buat sebelumnya adalah konten yang berpusat pada B2C.
Selain itu, Anda perlu mempertimbangkan metode yang digunakan klien Anda saat mengerjakan proyek. Tim proyek tradisional yang mengandalkan metode waterfall, misalnya, dapat menggunakan proses penganggaran tradisional.
Di sisi lain, bisnis yang berorientasi pada kelincahan bekerja paling baik dengan metode penganggaran dan perkiraan Agile.
Kami merasa bahwa agensi pemasaran digital bekerja paling baik dengan metode penganggaran Agile, karena pasar terus berubah dan pesan dari klien juga harus terus disesuaikan.
Kami juga lebih suka mengenakan tarif campuran daripada memecah tarif sesuai dengan peran yang dimainkan oleh orang-orang dalam tim proyek, terutama untuk keterlibatan yang tidak terlalu rumit seperti SEO atau pemasaran email.
Penganggaran yang agile berarti memungkinkan perubahan yang memengaruhi keuangan perusahaan untuk dimasukkan ke dalam anggaran dan prakiraan.
Pendekatan anggaran yang agile juga mempertimbangkan perubahan apa pun di masa depan yang dapat terjadi. Hal ini membantu perusahaan untuk bersiap menghadapi segala kejutan. Hal ini juga membantu dalam membuat anggaran yang realistis.
Baca juga: Pengendalian Anggaran: Tahapan, Tujuan, dan Tekniknya
5. Pertimbangkan bagaimana Anda ingin menggunakan sumber daya Anda
Sebagian besar agensi marketing mempekerjakan tim yang terdiri dari para profesional pemasaran, copywriter, desainer, dan pengembang web yang mengerjakan berbagai proyek.
Seiring pertumbuhan bisnis Anda dan Anda mendapatkan lebih banyak klien, Anda tidak bisa lagi menugaskan orang hanya pada satu proyek dalam satu waktu.
Sebaliknya, Anda perlu memperhatikan ketersediaan dan workload mereka tergantung pada tugas-tugas yang jatuh tempo untuk proyek yang berbeda dan jumlah pekerjaan yang harus dilakukan.
Dengan kata lain, Anda perlu mengetahui cara menugaskan pekerjaan ke anggota tim tertentu dan menentukan anggaran Anda berdasarkan siapa yang mengerjakan proyek apa pada waktu tertentu.
Meskipun sangat penting untuk tetap berpegang pada anggaran, harus ada ruang untuk melakukan penyesuaian. Penyesuaian dapat dibenarkan jika ada kejadian tak terduga yang mengakibatkan perubahan signifikan pada laba rugi.
Meskipun itu bukan bagian dari rencana awal, Anda dapat memasukkannya ke dalam anggaran Anda.
Baca juga: Download Template Proposal Anggaran Beserta Tips Membuatnya
6. Menghemat uang di area yang tidak terduga
Bahkan setelah anggaran Anda terkunci, selalu cari peluang untuk menghemat uang ekstra tersebut. Anda ingin mengelola anggaran klien dengan lebih baik, jadi jangan pernah berhenti untuk melakukan penghematan. Klien Anda akan menghargainya.
Anda dapat mempertimbangkan metode seperti Lean Sigma untuk menghemat uang. Proses Lean berfokus pada meminimalkan pemborosan dan menggunakan sumber daya sesedikit mungkin.
Sebagai contoh, Anda dapat menginventarisasi software yang digunakan di perusahaan dan memutuskan mana yang tidak lagi digunakan. Menyingkirkan software yang mubazir akan membantu menghemat biaya langganan senilai jutaan rupiah.
[Catatan: software akuntansi bisnis yang baik membantu Anda menemukan ketidakberesan dan melakukan perubahan tepat waktu.]
Proses anggaran lebih dari sekadar angka. Di setiap tahap, Anda harus selalu waspada. Dengan demikian, Anda tidak akan melewatkan peluang baru, dan Anda akan selalu berada di depan dalam menghadapi potensi penundaan.
Dan tentu saja, lakukanlah percakapan ini dengan klien. Mereka mengetahui bisnis mereka dengan lebih baik dan dapat menawarkan beberapa wawasan yang tidak Anda miliki.
Baca juga: 5 Jenis Strategi Penyusunan Anggaran Bisnis Beserta Contohnya
Kesimpulan Tentang Mengelola Budget Klien dengan Efektif
Dalam penyusunan budget, sangat penting untuk mengelola sumber daya yang tersedia dengan bijak. Hal ini sangat penting untuk keberhasilan bisnis klien Anda.
Lakukan percakapan yang jujur dengan klien Anda, dan tetaplah berada di halaman yang sama mengenai tujuan dan anggaran. Anggap ini sebagai kesempatan untuk belajar.
Pengetahuan ini bisa ditransfer dan digunakan dalam proyek-proyek selanjutnya. Dengan cara ini, Anda juga akan lebih efisien dalam menghemat dan menghadapi krisis apa pun.
Klien Anda akan merasa tenang karena mengetahui bahwa Anda menguasai situasi. Jika proyeknya rumit atau Anda kewalahan, selalu cari bantuan sedini mungkin.
- 6 Tips untuk Mengelola Budget Klien Lebih Hemat dan Efektif - 4 Oktober 2024
- Spend Analysis: Pengertian dan Tahapan Melakukannya dalam Bisnis - 4 Oktober 2024
- Bottom Up Budgeting: Pengertian Lengkap dan Cara Membuatnya - 3 Oktober 2024