Lean Management: Pengertian, Manfaat, Prinsip Dasar, dan Metodenya

Anda mungkin pernah mendengar tentang konsep lean management, atau malah sudah menerapkannya dalam bisnis. Tapi jangan khawatir jika Anda belum melakukannya. Dalam beberapa paragraf berikutnya, Anda akan terbiasa dengan metodologi Lean.

Sebenarnya, tidak mengherankan bahwa lean manajemen sekarang tersebar luas di seluruh industri. Berkat nilai inti dan dampak positifnya terhadap kinerja perusahaan secara keseluruhan, konsep Lean tampaknya menjadi alat manajemen universal.

Anda dapat menerapkan konsep Lean dalam bisnis atau proses produksi apa pun, mulai dari manufaktur hingga pemasaran dan pengembangan perangkat lunak.

Metodologi Lean bergantung pada 3 ide yang sangat sederhana:

• Memberikan nilai dari perspektif pelanggan Anda
• Menghilangkan pemborosan (hal-hal yang tidak memberikan nilai pada produk akhir)
• Perbaikan terus-menerus

Jadi sekarang, ketika Anda mengetahui ide intinya, mari kita gali lebih dalam dan mengenal prinsip-prinsip dasar lean manajemen untuk proses bisnis yang lebih efektif.

Apa itu Lean Management?

Terinspirasi oleh sistem produksi Toyota, Lean Management adalah metode manajemen dan organisasi kerja yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja perusahaan dan, lebih khusus lagi, kualitas dan profitabilitas outputnya.

Lean management mengoptimalkan proses dengan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas yang tidak bernilai tambah (operasi atau transportasi yang tidak perlu, menunggu, produksi berlebih, dll.), penyebab kualitas dan komplikasi yang buruk.

Metode ini didukung oleh dimensi manajerial yang penting untuk memastikan karyawan bekerja dalam kondisi terbaik. Pada akhirnya, ada dua tujuan utama: kepuasan pelanggan yang lengkap dan keberhasilan setiap karyawan.

Diformalkan oleh para peneliti Amerika di Massachusetts Institute of Technology (MIT), Lean Management adalah ekspresi bahasa Inggris dengan kata kunci yang signifikan. “Lean”, pada dasarnya, berarti “tanpa embel-embel”.

Ini menggemakan gagasan untuk mereduksi sesuatu menjadi esensial, menghilangkan yang tidak perlu, yang menjadi dasar metode ini.

Manfaat Menerapakan Lean Management dalam Bisnis

Semakin populernya prinsip Lean berasal dari fakta bahwa mereka benar-benar fokus pada peningkatan setiap aspek proses kerja dan melibatkan semua tingkat hierarki perusahaan.

Ada beberapa keuntungan utama yang dapat dimanfaatkan oleh manajer.

Fokus

Dengan menerapkan metodologi Lean, Anda akan dapat mengurangi aktivitas pemborosan. Oleh karena itu, tenaga kerja Anda akan fokus pada aktivitas yang mendatangkan nilai.

Meningkatkan produktivitas & efisiensi

Ketika karyawan fokus pada memberikan nilai, mereka akan lebih produktif dan efisien karena mereka tidak akan terganggu oleh tugas yang tidak jelas.

Baca juga: Product Positioning: Pengertian, Cara Melakukannya, dan Contohnya

Proses yang lebih cerdas (pull system)

Dengan membangun sistem tarik, Anda akan dapat mengirimkan pekerjaan hanya jika ada permintaan yang sebenarnya. Ini mengarah ke yang berikutnya.

Penggunaan sumber daya yang lebih baik

Ketika produksi Anda didasarkan pada permintaan aktual, Anda hanya dapat menggunakan sumber daya sebanyak yang diperlukan.

Akibatnya, perusahaan Anda (tim) akan jauh lebih fleksibel dan mampu merespons kebutuhan konsumen lebih cepat.

Pada akhirnya, prinsip lean managemenr akan memungkinkan Anda membuat sistem produksi yang stabil (sistem Lean) dengan peluang lebih tinggi untuk meningkatkan kinerja secara keseluruhan.

5 Prinsip dasar Dalam Lean Management

1. Identifikasi Nilai

Apa yang berusaha dilakukan setiap perusahaan? Untuk menawarkan produk/layanan yang siap dibayar oleh pelanggan.

Untuk melakukannya, perusahaan perlu menambahkan nilai yang ditentukan oleh kebutuhan pelanggannya.

Nilainya terletak pada masalah yang Anda coba pecahkan untuk pelanggan. Lebih khusus lagi, di bagian solusi bahwa pelanggan Anda secara aktif bersedia membayar.

Aktivitas atau proses lain yang tidak memberikan nilai pada produk akhir dianggap sebagai pemborosan.

Jadi, Anda harus terlebih dahulu mengidentifikasi nilai yang ingin Anda berikan dan kemudian melanjutkan ke langkah berikutnya.

2. Pemetaan Aliran Nilai

Ini adalah titik di mana Anda benar-benar perlu memetakan alur kerja perusahaan Anda. Itu harus mencakup semua tindakan dan orang-orang yang terlibat dalam memberikan produk akhir kepada pelanggan.

Dengan melakukan itu, Anda akan dapat mengidentifikasi bagian mana dari proses yang tidak memberikan nilai.

Menerapkan prinsip Lean dari pemetaan aliran nilai akan menunjukkan kepada Anda di mana nilai dihasilkan dan dalam proporsi apa bagian-bagian proses yang berbeda menghasilkan atau tidak menghasilkan nilai.

Ketika Anda telah memetakan aliran nilai Anda, akan lebih mudah bagi Anda untuk melihat proses mana yang dimiliki oleh tim mana dan siapa yang bertanggung jawab untuk mengukur, mengevaluasi, dan meningkatkan proses tersebut.

Gambaran besar ini akan memungkinkan Anda untuk mendeteksi langkah-langkah yang tidak membawa nilai dan menghilangkannya.

Baca juga: Poka Yoke: Pengertian dan Pembahasan Lengkapnya

3. Buat alur kerja yang berkelanjutan

Setelah Anda menguasai rantai nilai dalam bisnis atau produk Anda, Anda perlu memastikan bahwa alur kerja setiap tim tetap lancar. Ini mungkin memakan waktu.

Mengembangkan produk atau layanan sering kali melibatkan kerja tim antar departemen.

Hambatan dan gangguan dapat terjadi kapan saja. Namun, dengan memecah tugas menjadi bagian yang lebih kecil dan memvisualisasikan alur kerja, Anda dapat dengan mudah mendeteksi dan menghilangkan hambatan pada proses.

4. Buat sistem traksi

Alur kerja yang stabil memungkinkan tim Anda menyelesaikan tugas mereka lebih cepat dan dengan sedikit usaha.

Namun, untuk memastikan stabilitas ini, perhatian perlu dilakukan untuk membuat sistem traksi dalam kerangka metodologi Lean.

Dalam sistem seperti itu, pekerjaan hanya dihasilkan ketika ada permintaan. Dengan demikian, kapasitas sumber daya dioptimalkan: mereka hanya dimobilisasi ketika ada kebutuhan nyata dan konkret.

Ambil metafora dari sebuah restoran. Anda masuk dan memesan. Pemilik restoran menerima pesanan Anda dan mulai menyiapkan makanan Anda.

Dia tidak memasak hidangan dalam jumlah besar sebelumnya, karena tidak ada permintaan nyata dan hidangan yang berpotensi berlebihan ini dapat menjadi sumber daya yang terbuang.

5. Peningkatan berkelanjutan

Setelah Anda menyelesaikan semua langkah di atas, Anda telah membangun sistem lean manajemen Anda. Namun, pastikan untuk memperhatikan langkah terakhir dan bisa dibilang paling penting ini.

Ingatlah bahwa sistem Anda tidak terisolasi dan statis. Masalah dapat muncul dengan salah satu langkah sebelumnya.

Inilah sebabnya mengapa Anda perlu memastikan bahwa karyawan di semua tingkatan terlibat dalam perbaikan proses yang berkelanjutan.

Ada beberapa teknik untuk mendorong perbaikan terus-menerus. Misalnya, setiap tim dapat mengadakan pertemuan harian untuk membahas apa yang telah dilakukan, apa yang masih harus dilakukan, dan hambatan apa pun – cara mudah untuk mengoptimalkan proses setiap hari.

Peningkatan berkelanjutan dapat dicapai dengan bantuan metode seperti Plan-Do-Check-Act, yang dikenal sebagai PDCA tetapi lebih merupakan pola pikir yang harus Anda ilhami dalam tim Anda.

Untuk membantu tim Anda mencapai peningkatan berkelanjutan, Anda harus mempertimbangkan cara Anda memimpin mereka.

Semakin populernya prinsip Lean adalah karena fakta bahwa mereka fokus pada peningkatan semua aspek proses kerja dan melibatkan semua tingkat hierarki perusahaan.

Baca juga: Manajemen Konflik: Pengertian, Konsep,Strategi dan Tipsnya untuk Bisnis Anda

Metode yang Membantu Proses Lean Management

Metode lean sering digambarkan sebagai solusi pembelajaran dan eksperimen. Staf mengadopsinya dan berkolaborasi dalam proses perbaikan berkelanjutan.

Ada banyak alat dan metode yang tersedia, tetapi berikut adalah beberapa contohnya:

• Metode 5S (jelas, rapi, bersih, teratur dan teliti) untuk mengoptimalkan lingkungan kerja dan mengurangi waktu yang terbuang;
• Metode Six Sigma untuk meningkatkan kualitas dan efisiensi proses;
• Manajemen visual untuk berbagi informasi dan memecahkan masalah;
• Metode Kaizen untuk terus meningkatkan proses;
• Metode SMED untuk mengurangi waktu pergantian seri;
• Metode Kanban untuk mengoptimalkan manajemen inventaris;
• Metode Value Stream Mapping (VSM) untuk menganalisis proses dan mengidentifikasi hambatan.

Meskipun awalnya berasal dari industri otomotif, Manajemen Lean sekarang diadopsi secara luas, terlepas dari sektor atau ukuran perusahaan.

Konsep juga telah diadaptasi, seperti dalam kasus Lean Purchasing, yang berfokus pada keunggulan operasional di departemen pengadaan.

Baca juga: Faktur Penjualan: Pengertian, Fungsi, Komponen dan Cara Membuatnya

Sebelum Menerapkan Lean, Persiapkan Tim Anda untuk Perubahan

Meskipun lean management didasarkan pada 5 prinsip Lean, sebelum menerapkannya, Anda perlu mempersiapkan tim, departemen, dan bahkan seluruh organisasi untuk perubahan tersebut.

Tetapkan tujuan yang jelas

Pertama-tama, Anda perlu tahu apa tujuan akhir Anda dan mengomunikasikannya dengan semua orang di tim Anda. Apa yang ingin Anda capai dengan menerapkan proses Lean di perusahaan Anda?

Apakah ini optimalisasi alur kerja Anda sehingga Anda dapat memiliki pengiriman produk yang lebih cepat?

Apakah Anda mencoba untuk meningkatkan profitabilitas bisnis Anda secara keseluruhan sebagai hasilnya?

Atau mungkin, Anda ingin memastikan kelangsungan hidup bisnis Anda dengan membuatnya lebih berkelanjutan di masa depan?

Apa pun tujuannya, itu perlu didefinisikan dengan jelas. Dengan cara ini, Anda akan dapat berbagi jalan untuk mencapainya, memotivasi orang untuk melakukan perjalanan bersama Anda, dan membantu mereka dengan menghilangkan hambatan apa pun yang muncul di jalan Anda untuk memproses kesempurnaan.

Membangun pola pikir Lean

Setelah Anda mengetahui hasil implementasi, Anda perlu mengintegrasikan pola pikir Lean dalam tim Anda.

Berurusan dengan faktor manusia dan melibatkan semua orang mungkin merupakan tantangan besar.

Itu sebabnya, untuk memulai, Anda perlu menjelaskan kepada anggota tim Anda apa itu Lean dan memastikan mereka memahami manfaatnya tidak hanya dari perspektif organisasi tetapi juga dari perspektif pribadi.

Proses Lean adalah tentang memberikan nilai pelanggan yang unggul dengan menghilangkan pemborosan dan menumbuhkan lingkungan kepemimpinan bersama di mana anggota tim Anda menerima lebih banyak tanggung jawab dan mencari peningkatan berkelanjutan.

Setelah seluruh anggota bisnis memahaminya, mereka akan lebih mungkin menerima perubahan.

Adalah penting bahwa Anda memimpin perubahan, bukan mengelolanya.

Mulailah dari yang kecil dan temukan agen perubahan

Praktik yang baik adalah memulai dengan satu tim dan kemudian menyebarkan praktik Lean ke seluruh departemen, yang pada akhirnya mengubah seluruh perusahaan Anda menjadi organisasi Lean.

Jika Anda bekerja di tingkat perusahaan, Anda harus membentuk grup percontohan sementara yang terdiri dari anggota tim yang berbeda sehingga mereka dapat berfungsi sebagai agen perubahan setelah mereka kembali ke rekan tim aslinya.

Misalnya, jika Anda memiliki departemen RnD besar yang terdiri dari beberapa tim yang bekerja secara independen, Anda harus meminta sukarelawan dari setiap tim.

Cara yang baik untuk memastikan bahwa mereka cocok menjadi agen perubahan adalah dengan memilih hanya orang-orang yang tidak hanya antusias tetapi juga berpengaruh dalam tim mereka (misalnya, anggota senior, pemimpin informal, dll.).

Setelah Anda menetapkan fondasi yang kuat, perkenalkan 5 prinsip lean management.

Kesimpulan

Lima prinsip Lean memberikan kerangka kerja untuk menciptakan organisasi yang efisien dan efektif. Lean management memungkinkan pemilik bisinis untuk menemukan inefisiensi dalam organisasi mereka dan memberikan nilai yang lebih baik kepada pelanggan.

Prinsip-prinsip tersebut mendorong terciptanya aliran yang lebih baik dalam proses kerja dan mengembangkan budaya perbaikan berkelanjutan.

Dengan mempraktikkan kelima prinsip tersebut, sebuah organisasi dapat tetap kompetitif, meningkatkan nilai yang diberikan kepada pelanggan, mengurangi biaya menjalankan bisnis, dan meningkatkan profitabilitas mereka.

Pastikan juga dalam mengukur profitabilitas bisnis Anda menggunakan sistem yang mudah dan sudah teruji seperti Kledo.

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 10 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia, memiliki harga yang terjangkau, dan fitur yang sesuai dengan kebutuhan bisnis yang semakin berkembang.

Anda juga bisa mencoba menggunakan Kledo secara grati selama 14 hari melalui tautan ini.