Setiap perusahaan yang sukses, tak peduli seberapa besar atau kecil, pasti memiliki petty cash sebagai bagian dari proses akuntansi untuk pengeluaran kecil dan reimburse karyawan.
Jika Anda memiliki rekening petty cash untuk mengelola transaksi perusahaan, akan lebih mudah bagi Anda untuk melacak pengeluaran yang dapat dikurangkan dari pajak dan memisahkan pengeluaran bisnis dari pengeluaran pribadi.
Karena itu, sangat penting untuk memahami petty cash agar dapat melacak keuangan perusahaan Anda dengan lebih akurat dan efektif.
Dalam artikel ini, kami akan membahas seberapa pengertian petty cash, cara kerja, cara mencatat, hingga contoh laporan penggunaannya.
Apa itu Petty Cash?
Di perusahaan, menulis cek untuk setiap pengeluaran adalah tugas yang merepotkan, melelahkan, dan memakan waktu. Itulah sebabnya, banyak perusahaan yang memilih membayar dengan sejumlah uang tunai untuk pengeluaran kecil.
Di sinilah petty cash atau kas kecil memainkan perannya. Kas kecil adalah sejumlah kecil uang yang perusahaan simpan untuk pengeluaran kecil dan insidental.
Pembayaran kecil ini bisa mencakup:
- Makan siang karyawan
- Peralatan kantor
- Alat tulis
- Biaya internet
- Biaya perbaikan
- Biaya reimburse dari kantor
- Biaya sewa
- Ongkos kirim
Jumlah dana kas kecil dapat berubah tergantung pada ukuran organisasi. Misalnya, organisasi besar dengan ratusan karyawan akan menyediakan dana kas kecil untuk masing-masing departemen. Sementara itu, di perusahaan kecil, ada satu orang yang biasanya bertanggung jawab atas kas kecil.
Cara kerja petty cash
Perusahaan menggunakan pety cash sebagai pengganti tunai atau cek untuk membayar pengeluaran kecil. Sebab, untuk memproses cek memerlukan waktu yang cukup lama. Karena itu, perusahaan pun memilih petty cash.
Dalam kebanyakan perusahaan, seperti inilah alur transaksi penggunaan petty cash:
- Pertama, kasir mempersiapkan voucher dan struk kas kecil
- Kedua, manajer atau penanggung jawab menyetujui penggunaan petty cash tersebut
- Kemudian, orang yang mengajukan klaim akan menerima uang tunai.
Baca Juga: Kas Adalah: Pengertian, Jenis, Karakteristik, dan Contohnya
Kelebihan dan Kekurangan Petty Cash
Petty cash memberi banyak keuntungan pada perusahaan, seperti penggunaannya yang praktis dan aksesnya yang mudah. Namun, ada juga kekurangan atau kerugian yang harus Anda antisipasi dalam menyiapkan petty cash.
Berikut ini adalah beberapa kelebihan dan kekurangan kas kecil:
Kelebihan
- Merupakan cara tercepat dan termudah untuk menangani pengeluaran kecil perusahaan.
- Dana kas kecil mudah diakses. Dalam kebanyakan kasus, Anda tidak memerlukan otorisasi atau izin untuk uang tunai
- Kas kecil berguna untuk pengeluaran darurat
- Tidak perlu menunggu uang dikreditkan dari rekening utama
- Kas kecil jauh lebih cepat daripada cek
Kekurangan
- Dana kas kecil rentan terhadap penipuan dan pencurian
- Bagi perusahaan besar, jika Anda tidak memiliki software manajemen kas kecil, pelacakan dan pencatatan merupakan tugas yang sangat melelahkan dan rentan terjadi ketidaksesuaian
- Pencairan kas kecil secara manual merupakan metode yang kuno dan sering mengakibatkan kesalahan.
Baca Juga: Voucher Kas Kecil: Definisi, Contoh, Manfaat, dan Cara Menggunakannya
Apa Saja Persyaratan untuk Petty Cash?
Dana petty cash sangat fleksibel dan berguna untuk pengeluaran bisnis yang sah dan legal. Namun, bukan berarti semua orang bebas mengakses kas kecil untuk tujuan apa saja.
Perusahaan harus menerapkan kebijakan dan kontrol internal yang ketat untuk mengelola kas kecil. Di kebanyakan organisasi, ada beberapa individu yang ditunjuk untuk mengotorisasi dan menyetujui pengeluaran kas kecil. Mereka adalah kasir kas kecil.
Kasir kas kecil akan bertanggung jawab atas laci kas kecil dan membuat entri akuntansi yang benar.
Selain itu, ada juga custodian atau penjaga kas kecil yang bertanggung jawab untuk mendistribusikan uang tunai dan mengumpulkan tagihan serta tanda terima untuk semua pengeluaran kas kecil.
Baca Juga: Perbedaan Kas Besar dan Kas Kecil yang Perlu Anda Ketahui
Bagaimana Cara Mencatat Petty Cash?
Langkah 1: Buat kebijakan dan prosedur kas kecil
Dana kas kecil dapat memberikan banyak manfaat bagi organisasi Anda. Dana ini dapat mempercepat proses reimburse, dan karyawan Anda tidak perlu mengeluarkan uang dari kantong mereka untuk pengeluaran langsung dan kecil.
Namun, untuk menggunakan dana kas kecil organisasi Anda secara efektif, Anda harus membuat daftar kebijakan kas kecil dan praktik terbaiknya. Anda juga harus memastikan bahwa karyawan Anda mengikuti kebijakan dan praktik ini dengan tekun.
- Sebutkan pengeluaran yang diizinkan: Buat daftar jenis pengeluaran apa yang diizinkan untuk penggunaan dana kas kecil. Misalnya, pengeluaran kecil seperti perangko, biaya kantor, parkir, dll., dapat dibayarkan menggunakan kas kecil. Pastikan Anda juga menetapkan batas pengeluaran untuk kas.
- Tunjuk kustodian kas kecil: Kustodian akan bertanggung jawab untuk menangani dan mendistribusikan kas kecil secara adil. Selain itu, mereka juga bertanggung jawab untuk menjaga kotak kas kecil dan kotak tanda terima dengan aman.
- Tetapkan batas penggantian: Perusahaan sering kali menyimpan saldo dana kas kecil, dan jumlah ini akan bervariasi berdasarkan kebutuhan perusahaan Anda. Oleh karena itu, selalu tetapkan batas penggantian untuk menghindari kebocoran uang tunai.
Langkah 2: Simpan kas kecil dalam kotak
Setelah mendapatkan kas kecil, kustodian akan menyimpan kas kecil dalam kotak yang berisi uang tunai dan tanda terima, lalu menguncinya. Kustodian kas kecil akan menjadi satu-satunya orang yang dapat mengakses kotak tersebut.
Langkah 3: Reimburse dan catat dalam catatan kas kecil
Jika karyawan membutuhkan reimburse, mintalah mereka untuk menyerahkan struk atau tanda terima. Anda dapat menerima tanda tersebut lalu mengganti biaya mereka. Selanjutnya, simpan tanda terima di dalam kotak dan catat biaya dalam log atau catatan kas kecil.
Berikut ini beberapa hal yang bisa Anda catat dalam log kas kecil:
- Tanggal: Tanggal saat penggantian dilakukan
- Nomor referensi: Nomor tanda terima. Jika tidak ada nomor tanda terima, Anda dapat membiarkannya kosong.
- Penerima pembayaran: Nama karyawan yang meminta penggantian
- Keterangan: Jelaskan secara singkat tentang alasan pengeluaran
- Jumlah: Jumlah total yang perlu kas kecil ganti
Baca Juga: Manajemen Kas dan Likuiditas: Manfaat, Jenis, dan Strateginya
Langkah 4: Lakukan rekonsiliasi secara berkala
Setiap kali petty cash diisi ulang, kustodian harus merekonsiliasinya. Terkadang, kustodian melakukan rekonsiliasi mingguan atau bulanan untuk melacak saldo kas.
Proses rekonsiliasi cukup mudah. Setiap kali uang tunai keluar dari dana kas kecil, tanda terima dengan jumlah yang sama harus dikembalikan ke dalam kotak.
Oleh karena itu, selama proses rekonsiliasi, tanda terima dan sisa uang tunai di dalam kotak harus sama dengan jumlah kas kecil awal.
Langkah 5: Mencatat kas kecil
Setiap kali karyawan membutuhkan kas kecil, atau setiap bulan, kustodian kas kecil harus meringkas catatan kas kecil menurut akun pengeluaran. Ia juga harus mencatat jurnal yang mendebit setiap pengeluaran dan mengkredit kas kecil.
Saldo awal adalah saldo dana kas kecil. Di kolom jumlah total, masukkan total pengeluaran kas kecil, dan ini adalah jumlah yang akan Anda minta sebagai penggantian kas kecil.
Jadi, saldo akhir dalam catatan kas kecil adalah selisih antara saldo awal dan total pengeluaran kas kecil. Jumlah yang tersisa di dalam kotak harus sama dengan saldo akhir.
Langkah 6: Mengisi ulang kas
Biasanya, perusahaan mengisi dana petty cash ketika saldonya mulai menipis atau di akhir setiap periode akuntansi. Di kasus kedua, perusahaan melakukannya agar tidak ada catatan pengeluaran dana dalam akun hingga terbit cek dan entri jurnal dibuat.
Untuk mengetahui akun mana yang harus didebit, kustodian menggabungkan tanda terima kas kecil dan meringkas alasan pengeluaran.
Misalnya, katakanlah dana kas kecil perusahaan Anda sebesar Rp10.000.000. Saat ini, saldonya tersisa sebesar Rp1.000.000. Catatan menunjukkan pengeluaran dengan rincian sebagai berikut:
- Rp2.000.000 untuk pengiriman ke pelanggan
- Rp2.000.000 untuk uang muka kepada karyawan
- Rp5.000.000 untuk biaya perbaikan
Total pengeluaran ini adalah Rp9.000.000. Setelah catatan mendapat verifikasi dan persetujuan, kustodian akan menerima cek sebesar Rp9.000.000. Cek ini berguna untuk mengembalikan uang tunai ke dalam saldo kas kecil Rp10.000.000.
Langkah 7 (situasional): Mengubah jumlah petty cash
Jika dana kas kecil ternyata lebih besar dari kebutuhan, kustodian bisa mendepositkan kelebihan uang tersebut ke akun perusahaan.
Untuk menjelaskan penurunan dalam saldo, kustodian mendebit tunai dan mengkredit petty cash sejumlah nilai yang terdeposit ke akun perusahaan.
Berikut ini contoh cara mencerminkan penurunan Rp1.000.000 dalam dana kas kecil:
| Rekening | Debit | Kredit |
| Cash | Rp1.000.000 | |
| Petty Cash | Rp1.000.000 |
Baca Juga: Uang Giro: Pengertian, Fungsi, Jenis, dan Cara Kerjanya
Bagaimana Cara Merekonsiliasi Petty Cash?
Anda harus merekonsiliasi kas kecil secara berkala untuk memastikan saldo dana sudah benar. Setiap kali saldo kas kecil mencapai level yang telah ditetapkan, pengurus kas kecil akan meminta tambahan uang tunai dari kasir.
Selama waktu tersebut, jumlah semua penerimaan dihitung, dan harus sesuai dengan dana yang dikeluarkan dari kas kecil. Ketika dana baru dibutuhkan, kasir menulis cek baru dan, sebagai gantinya, menyerahkan tanda terima kas kecil dari pengeluaran.
Singkatnya, proses rekonsiliasi kas kecil memastikan bahwa saldo dana yang tersisa sama dengan selisih antara saldo awal dikurangi pengeluaran yang tercantum pada tanda terima dan faktur.
Kekurangan terjadi jika saldo yang tersisa kurang dari yang seharusnya. Sebaliknya, kelebihan terjadi jika saldo yang tersisa lebih dari yang seharusnya.
Jika terjadi ketidaksesuaian, artinya ada indikasi penipuan biaya, tanda terima yang hilang, dsb. Dengan menyiapkan pengendalian internal yang lebih baik, Anda dapat mencegah terjadinya ketidaksesuaian tersebut.
Baca Juga: Cara Mencegah dan Mendeteksi Invoice Fraud pada Bisnis
Contoh Laporan Penggunaan Petty Cash
Berikut ini adalah contoh laporan penggunaan petty cash yang bisa Anda gunakan:
Laporan Penggunaan Petty Cash Periode: 1 – 31 Januari 2024
Jumlah Awal: Rp1.000.000
| Tanggal | Keterangan Pengeluaran | Jumlah (Rp) | Bukti Pengeluaran |
|---|---|---|---|
| 5 Januari | Pembelian alat tulis (pulpen, kertas) | 100.000 | Kuitansi Toko Buku |
| 10 Januari | Ongkos kirim dokumen | 50.000 | Nota Pengiriman |
| 15 Januari | Konsumsi rapat (kopi, snack) | 200.000 | Nota Restoran |
| 20 Januari | Transportasi karyawan (taksi) | 150.000 | Nota Taksi |
| 25 Januari | Perbaikan printer | 250.000 | Kwitansi Teknisi |
| Total Pengeluaran | 750.000 | ||
| Saldo Akhir | 250.000 |
Jumlah pengeluaran: Rp750.000
Sisa petty cash: Rp250.000
Pada akhir periode, perusahaan dapat mengisi kembali dana kas kecil mereka sesuai dengan pengeluaran, yaitu Rp750.000. Dengan begitu, perusahaan akan memiliki petty cash sebesar Rp1.000.000 di setiap awal periode.
Baca Juga: Cara Membuat Jurnal Kas Kecil dan Contoh Kasusnya
Kesimpulan
Kesimpulannya, petty cash adalah sejumlah uang tunai yang perusahaan sediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran kecil dan mendadak yang tidak praktis untuk dibayar dengan cek atau transfer bank.
Uang ini biasanya disimpan dalam jumlah tertentu dan digunakan untuk berbagai keperluan sehari-hari, seperti membeli alat tulis, membayar ongkos kirim, atau membeli makanan ringan untuk rapat.
Namun, pengelolaan petty cash secara menual bisa jadi melelahkan dan memakan waktu. Belum lagi, jika terjadi human error dalam prosesnya.
Karena itu, jika memungkinkan, gunakan software berteknologi canggih seperti aplikasi kasir Kledo POS. Sebab, Kledo POS dapat mempermudah Anda dalam mencatat dan mengelola pengeluaran.
Ingin mencoba Kledo POS? Yuk, klik tautan ini sekarang juga!
- Petty Cash: Arti, Cara Mencatat, dan Contoh Jurnalnya - 26 Desember 2024
- Conversion Rate Optimization: Pengertian dan Tekniknya - 26 Desember 2024
- Retur Barang: Pengertian dan Cara Meminimalisirnya - 24 Desember 2024